2107133 Voorstel van de R&A commissie inzake ordevoorstel planning- en controlcyclus 2021

tt

Gemeente Delft

Raadsvoorstel Van Datum Pfh. Steller tel.nr.

e-mail Programma Griffienr.

Onderwerp

: R&A-commissie :27 januari 2021 : n.v.t. : A.I. de Boer : 06 40 88 63 80 : adboer@delft_nl : Raad : 2107133

: Ordevoorstel planning- & controlcyclus 2021

Gevraagde beslissing: 1. Het ordevoorstel planning- & controlcyclus 2021 vast te stellen. Samenvatting In dit voorstel over de inrichting van de planning- & controlcyclus in 2021 wordt de procedure random de aanbieding en behandeling van de cyclusdocumenten vastgelegd. 1. Aanleiding Jaarlijks wordt de planning & controlcyclus door de raad vastgesteld via het ordevoorstel. 2. Bevoegdheid Het betreft een procedurevoorstel voor de raad en is voorbereid door de Rekening- & Auditcommissie (R&A-commissie); de vermelde aanbiedingsdata van de planning- en controldocumenten zijn met de ambtelijke ondersteuning van het college besproken. 3. Historie/ relatie met eerdere besluiten/ preces Voorgesteld wordt de cyclus zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij die van 2020. 4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Een kwalitatief goede planning & controlcyclus, welke de gemeenteraad in staat stelt zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal te vervullen. 5. Wat gaan we daarvoor doen? In de eerste helft van 2021 worden de jaarstukken en de Kaderbrief aangeboden en bestuurlijk behandeld. In de tweede helft van het jaar wordt via de Najaarsrapportage per programma een overzicht geboden van ontwikkelingen, risico's en budgettaire positie. Daarbij wordt het college evenals in de afgelopen jaren gevraagd een link te leggen met de realisatie van geformuleerde prestaties.

Verder wordt in het najaar de Programmabegroting 2022 -2025 behandeld. Jaarstukken 2020 Het college wordt verzocht de jaarstukken 2020 (uiterlijk) vrijdag 21 mei 2021 aan de raad aan te bieden. lnhoudelijk geldt evenals voorgaande jaren dat de drie W-vragen op schematische wijze worden beantwoord waarbij het college tevens wordt verzocht te rapporteren over hetgeen niet of op andere wijze is uitgevoerd en over de mate waarin programma's op koers liggen. Het college

wordt daarbij verzocht de eventueel optredende beleidsmatige consequenties van afwijkingen uit 2020 voor 2021 te vermelden. R&A-adviestraject over de jaarstukken Raads- en commissieleden wordt verzocht om (financieel-technische) vragen over de jaarstukken zoveel mogelijk via het voorafgaande adviestraject van de R&A-commissie en de Tafeltjesavond te laten lopen. Daarbij zou de commissie R&A tijdens haar voorbereidende werkzaamheden portefeuillehouders kunnen uitnodigen om financieel-technische vragen over hun deel van de jaarrekening te beantwoorden. De eerste vergadering van de R&A-commissie over de jaarstukken staat in het teken van een cijfermatige toelichting op de jaarrekening door de ambtelijke ondersteuning van het college. Tijdens deze vergadering wordt verder een toelichting gegeven over de zgn. ENSIA-verklaring (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) over 2020 inzake privacy en informatiebeveiliging. Verder zal de accountant een toelichting geven op de bevindingen uit het accountantsverslag. Daarnaast zullen op deze avond eventuele eerste antwoorden op technische vragen worden behandeld. Tijdens de tweede R&A-vergadering staat het eerste dee! van de avond in het teken van de bespreking van de antwoorden op de technische vragen, samen met de afdelingen Controlling en Financiën.

Het tweede deel van deze avond is om onderwerpen te onderkennen die voor opname in het R&A-advies in aanmerking kamen. Tijdens de derde vergadering staat het beoordelen van het concept-R&A-advies bij de jaarstukken centraal. Voor zover naar aanleiding van deze bespreking van toepassing, worden zo spoedig mogelijk daarna evt. aanpassingen en/of toevoegingen via een emailronde onder de commissieleden afgewikkeld. Vervolgens wordt het R&A-advies verzonden aan de raad en het college. De gedachte is dat door deze voorbereiding in de commissie van dinsdag 22 juni optimaal inhoudelijk aandacht kan worden besteed aan de samenhang tussen de verantwoording over het gevoerde beleid en de ingezette middelen. Indien de commissie EFB adviseert het voorstel door te geleiden naar de hamerstukkenagenda van de raad zal besluitvorming voorzien zijn op 24 juni 2021 Indien nadere bespreking in de raad gewenst is moet overwogen worden om de geplande raadsvergadering van 15 juli te vervroegen naar 13 juli, zodat de tijdige aanlevering van de door de raad vastgestelde jaarstukken (vóór 15 juli 2021) bij de provincie niet in het geding komt. Voorde planning gelden de volgende stappen: • Jaarstukken en accountantsrapportage beschikbaar voor raad • 1bijeenkomst R&A-commissie • 2°bijeenkomst R&A-commissie • Tafeltjesavond Jaarrekening • 3° bijeenkomst R&A-commissie • Publicatie raadsvoorstel R&A-cie.

over jaarstukken • lnhoudelijke commissiebehandeling jaarverslag (in EFB) • Besluitvorming over vaststelling jaarverslag in raad •

Jaarstukken bij Provincie Zuid Holland

vrijdag 21 mei woensdag 26 mei woensdag 2 juni maandag 7 juni 18.30 uur woensdag 9 juni vrijdag 11 juni dinsdag 22 jun i donderdag 24 juni of dinsdag13 juli vóór 15 juli

2

Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de jaarstukken het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG).

Kaderbrief 2021 Bij de Kaderbrief 2021 wordt het college verzocht de raad een overzicht te bieden van: • structurele effecten uit de jaarstukken 2020 voor de begrotingsjaren 2021 e.v.; • majeure financiële afwijkingen in het eerste kwartaal van 2021; deze worden in sa men hang aangeboden met eventueel voorziene significante afwijkingen op beoogde resultaten aan de hand van de in de programmabegroting 2021 geformuleerde prestaties; • analyse vaneen eventueel in 2021 reeds ontvangen circulaire over de uitkering uit het Gemeentefonds; • het meerjarig financieel kader, inclusief de benodigde (proces-)maatregelen over een bezuinigingsoperatie om tot een sluitend beeld te kamen; Voor zover een circulaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking kamt om geïntegreerd te kunnen worden in de Kaderbrief, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling, een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd. Omdat in de circulaire informatie staat opgenomen die in belangrijke mate effect heeft op de financiële ruimte van de gemeente, is het voor de vast te stellen kaders relevant dat deze informatie door de raad kan worden meegewogen.

Het aanbiedingsmoment is gelijktijdig aan dat van de jaarstukken, aangezien het door de accountant geverifieerde resultaat gebruikt wordt bij de bepaling van de financiële ruimte. Planning: • Kaderbrief beschikbaar voor raad • T afeltjesavond • Besluitvorming Kaderbrief in raad

vrijdag 21 mei maandag 7 juni 18.30 uur donderdag 24 juni en 15 juli

Najaarsrapportage 2021 In de Najaarsrapportage wordt verantwoord over de uitvoering van de Programmabegroting 2021, nieuwe ontwikkelingen in het lopende jaar en de prognose voor het jaarrekeningresultaat. In deze rapportage wordt tevens ingegaan op de Septembercirculaire en de voortgang van de actielijst accountant en op de administratieve organisatie/interne controle in de vorm van de paragraaf Audits. Oak in deze rapportage is het van belang dat eventueel optredende afwijkingen in financiële zin in samenhang met de gevolgen voor de geformuleerde prestaties worden gepresenteerd. Overeenkomstig de Financiële Verordening ontvangt de raad gelijktijdig met de Najaarsrapportage het Tussentijdse Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (T-MPG). De Najaarsrapportage, met eventuele structurele effecten, wordt de raad woensdag 29 september (eind van de dag) ter beschikking gesteld. Daardoor bestaat de mogelijkheid de inhoudelijke en financiële stand van zaken over het lopende jaar tijdig te kunnen betrekken bij de voorbereidingen van fracties op de begrotingsbehandeling, waarbij de focus op de toekomst ligt. Dit sluit aan op de eerder geuite wens vanuit de raad om zo tijdig mogelijk te kunnen bijsturen.

3

Planning: Beschikbaar kamen Najaarsrapportage Tafeltjesavond Commissie Algemeen Besluitvorming Najaarsrapportage in raad

woensdag 29 september maandag 4 oktober 18.30 uur donderdag 14 oktober donderdag 4 november

Indien de Septembercirculaire van het Gemeentefonds te laat ter beschikking kamt om geïntegreerd te kunnen worden in de Najaarsrapportage, wordt het college verzocht de raad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling over de Programmabegroting 2022 een separate brief te zenden waarin de (aanvullende) financiële consequenties worden gerecapituleerd, zodat deze bij de commissiebehandeling kan worden meegewogen. Programmabegroting 2022 - 2025 Het college wordt verzocht om de programmabegroting 2022 (uiterlijk) vrijdag 17 september 2021 beschikbaar te stellen Om goede integrale afwegingen te kunnen maken bij de Programmabegroting 2022 - 2025 wordt het college verzocht de daaraan gerelateerde Belastingverordeningen 2022 tegelijk met de Programmabegroting aan te bieden. Bij de begrotingsbehandeling hoort het volgende schema: • Programmabegroting 2022 - 2025 beschikbaar voor raad • Tafeltjesavond Beg roting ( en Najaarsrapportage) • Commissie Algemeen • Besluitvorming Programmabegroting in raad • Programmabegroting bij provincie

vrijdag 17 september maandag 4 oktober 18.30 uur donderdag 14 oktober donderdag 4 november vóór 15 november

De programmabegroting 2022 - 2025 dient vóór 15 november bij de Provincie luid-Holland te zijn ingediend. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf) n.v.t. 7. n.v.t.

Communicatie

8. Verdere procedure Op 27 januari 2021 hebben de commissieleden R&A en de wethouder Financiën aangegeven in te kunnen stemmen met dit ordevoorstel. De commissie R&A heeft geadviseerd het voorstel te agenderen voor een vaststelling via de hamerstukkenagenda in de raad van 4 maart 2021. Hoogachtend, de Commissie Rekening en Audit,

G,JE. Valk

, voorzitter.

I

-5-

o«e

27

,griffier. 4

Raadsbesl u it

Datum Griffienr.

: 4 maart 2021 : 2107133

De raad van de gemeente Delft; gelezen het voorstel van de Rekening- en Auditcommissie van 27 januari 2021;

besluit:

Het ordevoorstel planning- & controlcyclus 2021 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 maart 2021.

, burgemeester. n Bijsterveldt-Vliegenthart

,griffier.

5