2107123 College van B en W - evaluatie van de kwaliteitsketen n.a.v. de in 2018 doorgevoerde herinrichting

Veiligheid Advies

tt

Gemeente Delft

bezoekadres. Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door Sascha van Zijll Langhout Telefoon 06-52 73 87 05

Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

svzijll@delft.nl Internet www.delft.nl

De gemeenteraad van Delft

Telefoon 14015

Datum

Onderwerp

16-02-2021

Evaluatie van de kwaliteitsketen naar aanleiding van de in 2018 doorgevoerde herinrichting

Ons kenmerk

4486640 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

Geachte leden van de raad,

1

Ter kennisname sturen wij u de evaluatie van de kwaliteitsketen welke is uitgevoerd naar aanleiding van de herinrichting doorgevoerd in 2018. De aanbevelingen opgenomen in de conclusie van het stuk zijn wij voornemens over te nemen.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

, burgemeester

ir. M.A. Hluijsmans MCA I.b. , secretaris

dr. M. Berger, l.s.

DE DELFTSE KWALITEITSKETEN Evaluatie van de kwaliteitsketen naar aanleiding van de herinrichting

UITGEVOERD DOOR JUDIT BAX EN SASCHA VAN ZIJLL LANGHOUT

1

18 januari 2021

0. INLEIDING

Aanleiding voor deze evaluatie is de herinrichting van de kwaliteitsketen uitgevoerd in 2018. De kwaliteitsketen is een samenwerking van de stadsbouwmeester, supervisors en de Adviescommissie Omgevingskwaliteit (AOK) met als doel het bevorderen van de ruimtelijke kwaliteit van de gemeente Delft. In hoofdstuk 1 volgt een uitgebreidere uitleg over de kwaliteitsketen en de rollen. Bij de herinrichting van de kwaliteitsketen stonden twee doelen centraal, namelijk een duidelijke rolverdeling en een goede samenwerking. In deze evaluatie wordt beoordeeld of de herinrichting bij heeft gedragen aan deze twee doelen en of er verbeterpunten zijn voor de doorontwikkeling van de kwaliteitsketen. De evaluatie is opgebouwd uit een drietal onderdelen. Ten eerste zal een feitelijke beschrijving worden gegeven van de kwaliteitsketen waarin de verschillende rollen en de afspraken ten aanzien van de onderlinge samenwerking aan bod zullen komen. Het tweede deel bestaat uit de informatie verkregen vanuit interviews en enquêtes, dit hoofdstuk is onderverdeeld in drie verschillende delen om verschillende kanten van de kwaliteitsteken te belichten. Het gaat daarbij om de kwaliteitsketen in relatie tot externe partijen, de kwaliteitsketen in relatie tot ambtelijke adviseurs en de kwaliteitsketen in relatie tot zichzelf.

Het derde en laatste deel van de evaluatie bespreekt de conclusies die getrokken kunnen worden en gaat in op verbeteringen voor de verdere doorontwikkeling van de kwaliteitsketen. Deze evaluatie gaat niet in op eventuele veranderingen die nog nodig zijn voor de Omgevingswet aangezien dit buiten de scope van de opdracht ligt. Het is echter niet te verwachten dat er grote veranderingen nodig zijn omdat er bij de herinrichting in 2018 al is voorgesorteerd op de komst van de Omgevingswet. De concrete positionering van de kwaliteitsketen onder de Omgevingswet in relatie tot beleidsvorming en nieuwe ontwikkelingen en concrete initiatieven wordt meegenomen bij de implementatie van de Omgevingswet. De stadsbouwmeester en voorzitter van de AOK worden bij dit traject nauw betrokken.

2

18 januari 2021

HOOFDSTUK 1: INTRODUCTIE VAN DE KWALITEITSKETEN

De gemeente Delft heeft een kwaliteitsketen waarin onafhankelijke deskundigen de gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) en initiatiefnemers gevraagd en ongevraagd adviseren over de ruimtelijke kwaliteit van nieuwe ontwikkelingen in de stad. Hierbij gaat het om gebiedsontwikkelingen, bouwplannen, inrichtingsplannen voor de openbare ruimte en ook de samenhang met de bestaande stad. In 2018 heeft een herinrichting van de kwaliteitsketen plaatsgevonden. Een belangrijk onderdeel van deze herinrichting was de samenvoeging van de Commissie voor Welstand en Monumenten en de Kwaliteitskamer tot de Adviescommissie Omgevingskwaliteit (AOK). De kwaliteitsketen bestaat daardoor nu uit externe adviseurs in drie functies: 1. De stadsbouwmeester 2. De supervisor(s) 3. De Adviescommissie Omgevingskwaliteit (AOK) Ook is er bij de herinrichting aandacht besteed aan de taakomschrijving van de stadsbouwmeester, supervisors en AOK, hier bestond in het verleden onduidelijkheid over. Verder is een goede samenwerking vereist voor het functioneren van de kwaliteitsketen, om hieraan tegemoet te komen is de rolomschrijving van de verschillende rollen en de samenwerking onderling vastgelegd. Hieronder volgt een beschrijving van de drie functies en de wijze van samenwerking binnen de kwaliteitsketen en daarbuiten.

1.1 DE STADSBOUWMEESTER De stadsbouwmeester stimuleert de ruimtelijke kwaliteit van de stad als geheel, in het bijzonder in relatie tot de groei en verstedelijking van Delft, de ruimtelijke samenhang tussen nieuwe ontwikkelingen en de aanhechting van nieuwe projecten op de bestaande stad met zijn monumenten en cultuurhistorische waarden. De stadsbouwmeester wordt aangesteld door de raad en is onafhankelijk. Hij heeft een vrije, inspirerende en agenderende rol naar zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie en stimuleert het debat met de stad. De stadsbouwmeester kan in elke fase (on)gevraagd advies geven aan de initiatiefnemer, supervisor, AOK, raad, college of ambtelijke organisatie. De stadsbouwmeester geeft - indien de situatie daartoe aanleiding geeft - ook rechtstreeks en openbaar advies aan de raad. Daarbij gaat het vrijwel altijd om de verbinding tussen verschillende beleidsvelden. Eind september 2019 is een nieuwe stadsbouwmeester benoemd door de raad, namelijk de architect Tako Postma. De stadsbouwmeester is normaal gesproken regelmatig aanwezig in de raadsvergaderingen. Momenteel stuurt de stadsbouwmeester de raad ieder kwartaal een voortgangsnotitie, mede in verband met de coronabeperkingen. Binnen de kwaliteitsketen heeft de stadsbouwmeester werkafspraken gemaakt met de supervisors en de AOK.

De stadsbouwmeester schuift tweewekelijks aan in de voorbespreking van de AOK. Bij relevante agendapunten is hij tevens aanwezig. De stadsbouwmeester heeft twee keer per jaar overleg met supervisors die door de gemeente zijn aangesteld. Met de supervisors van Schieoevers Noord vindt op

3

18 januari 2021

dit moment intensiever contact plaats, mede vanwege de fase waarin de ontwikkeling zich bevindt en de impact op de stad. De stadsbouwmeester levert regelmatig gevraagd of ongevraagd advies aan de ambtelijke organisatie en het college tijdens het opstellen van beleidsvisies en planvorming in projecten. In bepaalde gevallen geeft de stadsbouwmeester ook rechtstreeks (en openbaar) advies aan de raad. Soms vervult de stadsbouwmeester hierbij de rol van sparringpartner en soms is hij de spreekwoordelijke luis-in-de-pels. De stadsbouwmeester is zich bewust dat er steeds moet worden gezocht naar de juiste samenwerkingsvorm en blijft hierover in overleg. 1.2 DE SUPERVISOR De supervisor stimuleert de ruimtelijke kwaliteit van een grote gebiedsontwikkeling en informeert en begeleidt ontwerpers vanaf een vroeg stadium in de planvorming. De supervisor wordt aangesteld door het college en is onafhankelijk, maar werkt in de praktijk wel nauw samen met het (ambtelijke) projectteam. Op dit moment zijn er in Delft bij de volgende gebiedsontwikkelingen supervisors aangesteld door het college: 1. Nieuw Delft, supervisor Jaap van den Bout 2. Schieoevers Noord, supervisors Hilde Blank en Albert Herder NIEUW DELFT

Jaap van de Bout is sinds 2013 supervisor voor Nieuw Delft. Deze aanstelling vloeit voort uit het stedenbouwkundig plan dat hij met zijn bureau Palmbout Urban Landscapes heeft gemaakt. Palmbout won in 2012 de prijsvraag voor de spoorzone. Dit is uitgewerkt in een stedenbouwkundig referentieplan dat onderdeel is van het Integraal ontwikkelingsplan 2025 Nieuw Delft. Dit document is in 2013 vastgesteld door de Raad. De supervisor zet in Nieuw Delft de grote lijnen uit ten aanzien van stedenbouw. Voor de bouwvelden in Nieuw Delft worden steeds kavelpaspoorten gemaakt. Onderdeel hiervan is de ruimtelijke bouwenvelop, deze wordt gemaakt door bureau Palmbout onder aansturing van de supervisor. Hierover vind nauw overleg plaats met het projectteam binnen de ambtelijke organisatie, in het bijzonder de stedenbouwkundige. De bouwenvelop is een instrument in de begeleiding van de ontwikkelende partijen en hun architect. De supervisor is altijd bij de behandeling van een bouwplan in de AOK en leidt dit plan ook in. Voor de kavels die in (collectief) particulier opdrachtgeverschap worden uitgegeven is met hoge uitzondering gekozen voor een begeleiding van de supervisor samen met een gedelegeerd commissielid van de AOK. SCHIEOEVERS NOORD

In 2020 zijn voor Schieoevers Noord twee supervisors benoemd door het college. Dit zijn Hilde Blank, stedenbouwkundige en directeur van BVR en Albert Herder, architect en directeur van StudioNineDots. In 2019 is het Ontwikkelplan Schieoevers Noord vastgesteld door de Raad. Vanuit het project Schieoevers Noord is een kwaliteitsteam opgericht dat wordt voorgezeten door de projectdirecteur en waarvan naast enkele ambtenaren ook beide supervisors onderdeel zijn. Door het kwaliteitsteam is een

4

18 januari 2021

kwaliteitskader opgesteld. Dit kwaliteitskader zal dienen als basis voor concrete projecten zoals Kabeldistrict en Schiekwartier. Het kwaliteitsteam spreekt hierover regelmatig met de AOK. OVERIGE GEBIEDSONTWIKKELINGEN IN DE STAD

Voor de overige, veelal kleinere gebiedsontwikkelingen en projecten gebeurt de planbegeleiding en bijbehorende sturing op ruimtelijke kwaliteit vanuit de ambtelijke organisatie, met name door de gemeentelijke stedenbouwkundigen. Stedenbouwkundige plannen en kaders worden besproken in het informeel overleg van de AOK. Eén van de stedenbouwkundigen schuift aan in de voorbespreking van de AOK. 1.3 DE ADVIESCOMMISSIE OMGEVINGSKWALITEIT (AOK) De AOK heeft zowel een stimulerende als toetsende rol ten aanzien van de ruimtelijke kwaliteit van (ver)bouwplannen. De stimulerende rol geldt naast bouwplannen ook voor plannen en visies op het gebied van stedenbouw, openbare ruimte en erfgoed. De AOK is onafhankelijk en bestaat momenteel uit een voorzitter met architectonische en stedenbouwkundige achtergrond, daarnaast bestaat de commissie uit een architect, een stedenbouwkundige, landschapsarchitect, restauratiearchitect en een bouwhistoricus. De commissieleden worden benoemd door de raad. Voor plannen gerelateerd aan erfgoed worden de commissieleden ondersteunt door de Adviseurs Monumenten van de afdeling Erfgoed De commissie vergadert twee wekelijks en onderwerpen kunnen worden aangemeld voor drie typen overleg zoals vastgelegd in de verordening op de Adviescommissie Omgevingskwaliteit 2018. 1.

Informeel overleg: waarbij de AOK in haar stimulerende rol aanbevelingen geeft aan de initiatiefnemer of ambtelijke organisatie ten aanzien van uiteenlopende ruimtelijke kaders waaronder een beleidskader, stedenbouwkundige planstudies, randvoorwaarden voor een nieuwe ontwikkelingen, een erfgoedvisie of bouwplannen. De commissie brengt aanbevelingen uit aan de aanvrager/initiatiefnemer of de ambtelijk adviseur. 2. Formeel vooroverleg: waarbij de commissie in haar toetsende rol tijdens de laatste ontwerpfase advies geeft over een bouwplan. Het gaat dan meestal om een voorlopig ontwerp of een definitief ontwerp. De commissie toetst en adviseert op basis van de welstandsnota. 3. Formeel advies: waarbij de commissie naar aanleiding van een ingediende aanvraag om omgevingsvergunning toetst of het aangevraagde bouwplan voldoet aan de wettelijke toetsingscriteria: redelijke eisen van welstand, monumentale waarden en cultuurhistorische waarden. De commissie brengt hierover advies uit aan het college. De stimulerende rol van de AOK bij het informeel overleg is mede bedoeld om initiatiefnemers – in de geest van de nieuwe omgevingswet – in een vroeg stadium van een ontwikkelproces advies te geven en uit te dagen tot het realiseren van een hogere, ruimtelijke kwaliteit dan ‘slechts’ voldoen aan de (minimale) wettelijke toetsingscriteria.

1.4 SAMENWERKING BINNEN EN BUITEN DE KWALITEITSKETEN Voor de stadsbouwmeester, supervisors en de AOK is een actieve plicht om goed samen te werken vastgelegd bij de herinrichting in 2018. Daaronder valt onder andere het tijdig informeren van elkaar en elkaar in de juiste positie brengen voor het adviseren op relevant onderwerpen, ontwikkelingen en

5

18 januari 2021

raakvlakken. De stadsbouwmeester staat op de voorgrond in de kwaliteitsketen in het geval van stadsbrede kaders en individuele (al dan niet grote) initiatieven buiten gebiedsontwikkelingen om. Hierbij vervult de stadsbouwmeester een vrije en stimulerende rol. Bij kaders en in het geval van individuele initiatieven binnen ontwikkelgebieden staat de supervisor centraal waarbij de supervisor een onafhankelijke en stimulerende rol dient te vervullen. De stadsbouwmeester heeft in dit geval een terughoudende rol. Voor de AOK geldt dat er relevante onderwerpen of ontwikkelingen en raakvlakken op de agenda geplaatst kunnen worden. Dit kan op verzoek van de stadsbouwmeester en supervisors maar ook door projectleiders, ambtelijk adviseurs, etc. Waar de stadsbouwmeester en supervisors ook ongevraagd advies kunnen geven, werkt de AOK enkel op basis van vraagstelling. Initiatiefnemers hebben de keuze om zich te laten adviseren door de stadsbouwmeester of supervisors net zoals ze de keuze hebben om gebruik te maken van de aanbevelingen van de AOK. Dit kan niet worden afgedwongen. Wel wordt dit gestimuleerd en de gemeente streeft ernaar hierin het goede voorbeeld te geven. Door middel van het informeel overleg kunnen ambtelijke adviseurs in een vroeg stadium de AOK betrekken en aanbevelingen inwinnen voor het verder ontwikkelen van het beleid.

Daarnaast overleggen de stedenbouwkundigen veelvuldig met de stadsbouwmeester en supervisors over de ruimtelijke ontwikkeling binnen de gemeente. Als er voor een bouwplan een omgevingsvergunning moet worden aangevraagd, is alleen de AOK aangewezen om het college bij de behandeling van de aanvraag te adviseren op redelijke eisen van welstand, monumentale waarden en cultuurhistorische waarden. In de regel moet het college het advies van de AOK overnemen en zijn er slechts een paar uitzonderlijke redenen waarbij er kan worden afgeweken van het uitgebrachte advies. In de praktijk komt dat vrijwel niet voor.

6

18 januari 2021

HOOFDSTUK 2: INTERVIEWS

In dit hoofdstuk worden de uitkomsten van de interviews besproken. De interviews zijn gehouden met een aantal verschillende stakeholders zoals ambtelijke adviseurs, leden van de kwaliteitsketen, en externe partijen waaronder architecten en belanghebbenden. Ook zijn de bezoekers van de AOK bevraagd door middel van een enquête. Door het interviewen van de verschillende stakeholders wordt er een zo compleet mogelijk beeld verkregen over de kwaliteitsketen. In de interviews stonden een drietal thema’s centraal. Ten eerste, de verhouding van de kwaliteitsketen met externe partijen (bijvoorbeeld architectenbureaus of particulieren). Ten tweede, de verhouding van de kwaliteitsketen met ambtelijke adviseurs. En als laatste de verhouding tussen de rollen binnen de kwaliteitsketen onderling. 2.1 VERHOUDING VAN DE KWALITEITSKETEN MET EXTERNE PARTIJEN De geïnterviewden zijn positief over de professionaliteit van de AOK. De leden van de AOK staan duidelijk voor goede welstand en behartigen dit belang ook zonder mee te willen gaan ontwerpen. Desgevraagd geven de respondenten aan dat de AOK bijdraagt aan de kwaliteit van de gebouwde omgeving omdat het duidelijk is dat de welstand en de kwaliteit van de leefomgeving als belangrijk worden ervaren door de leden van de AOK.

Verder zijn de respondenten van mening dat de leden van de AOK de persoonlijke mening over mooi of niet mooi aan de kant kunnen zetten om objectief advies te geven over het project. Ook worden de leden als kundig ervaren. Uit de enquête gehouden onder bezoekers van de AOK komt een positief beeld naar voren. Over het algemeen geven de respondenten aan dat het overleg met de AOK een positieve ervaring was. Ook was de te doorlopen procedure voor hen duidelijk. Deze resultaten zijn onafhankelijk van het type overleg waarvoor de bezoeker langs kwam, de ervaringen zijn voor de toetsende en stimulerende overleggen gelijk. Voor bewoners en toehoorders bij de AOK vergaderingen is er ruimte voor verbetering. Bij de herinrichting van de kwaliteitsketen is vorm gegeven aan twee belangrijke uitgangspunten. Ten eerste, het algemene beleid bij initiatieven is dat initiatiefnemer en omgeving rechtstreeks met elkaar in gesprek gaan (participatie) en dat de vergadering van de AOK daarvoor niet het platform is. Ten tweede, de AOK komt eigenstandig tot haar adviezen. Daarom is er geen inspraakmogelijkheid voor toehoorders opgenomen in het Reglement van Orde. Die keuze is bewust gemaakt en onderdeel van bespreking geweest op het moment dat de raad de verordening heeft vastgesteld waarmee de AOK is ingesteld. Enkele respondenten hebben aangegeven toch graag een mogelijkheid tot inspraak te hebben.

Op de webpagina van de AOK is informatie beschikbaar over wat de AOK doet en welke typen adviezen de AOK geeft. Aangegeven wordt dat deze informatie niet voor iedereen duidelijk genoeg is. Op de webpagina en vooraf aan de vergadering wordt geen informatie gegeven over welke spelregels er zijn voor initiatiefnemers en voor toehoorders. Dat wordt als een gemis ervaren. De respondenten geven verder aan dat het verslag voor leken lastig te begrijpen is. Hoewel op de webpagina van de AOK duidelijk een link naar de agenda van de komende vergadering staat en een emailadres om verslagen op te vragen, wordt aangegeven dat de digitale vindbaarheid van het verslag (en de agenda) verbeterd kunnen worden.

7

18 januari 2021

De stadsbouwmeester wordt door respondenten gezien als een schappelijk iemand. De huidige stadsbouwmeester en AOK spreken elkaar niet meer tegen, dit kwam met de vorige stadsbouwmeester nog wel eens voor wat voor verwarring zorgde bij de respondenten. De rolverdeling tussen de AOK, stadsbouwmeester en supervisors is voor sommige van de respondenten nog enigszins onduidelijk waarbij er ook wordt opgemerkt dat dit in de praktijk geen belemmeringen oplevert. Bij de herinrichting is aandacht besteed aan het verduidelijken van de verschillende rollen binnen de kwaliteitsketen. Uit de gesprekken blijkt dat het onderscheid tussen de verschillende rollen voor sommigen toch nog niet duidelijk is. Met name het onderscheid tussen de supervisors en de stadsbouwmeester wordt opgemerkt als iets wat nog verder verduidelijkt kan worden. Verder is het van belang dat er aandacht wordt besteed aan de mandaten van rollen binnen de kwaliteitsketen. Voor de herinrichting ervoeren de externe partijen weleens tegenstrijdigheden in uitingen. Hierdoor leeft er bij de externe partijen de vraag wie er opgevolgd moet worden in het geval van tegenstrijdigheden ook al komen tegenstrijdigheden sinds de herinrichting niet meer voor.

Eén van de respondenten noemde zelfs de mogelijkheid dat de posities van de verschillende rollen hierdoor aangetast kunnen worden omdat er de mogelijkheid zou bestaan dat de leden van de kwaliteitsketen tegen elkaar uit gespeeld kunnen worden. Hiervan is echter in de praktijk geen sprake mede dankzij het veelvuldig overleg tussen de AOK, stadsbouwmeester en supervisors. Met name het verslag wordt door respondenten genoemd als een praktisch verbeterpunt. Naar het inzien van sommige respondenten ontbreken hierin zaken en mist de nuancering. Andere respondenten zouden graag een lijst met conclusies en afspraken in het verslag zien. Deze voorkeuren lijken te herleiden naar de verschillende vormen voor het verslag die gehanteerd worden. Voor het informeel overleg wordt een gedetailleerd verslag geschreven waarin de aanbevelingen aan de initiatiefnemer opgenomen zijn. Voor de overige overlegvormen is een andere manier van verslaglegging gekozen aangezien het in die gevallen om een toetsing aan de welstandseisen gaat. Hier lijkt een discrepantie te bestaan tussen de verwachtingen en de vorm die is gekozen voor het verslag. Sommige respondenten verwachten een verslag in de vorm van het informele overleg ongeacht het type overleg terwijl andere respondenten een verslag verwachten in de vorm van de formele overleggen ongeacht het overleg.

Verder blijkt uit de interviews dat de naamgeving van de overleggen van de AOK niet eenduidig genoeg is. Tijdens de interviews kwam het geregeld voor dat de respondent een naam behorend bij een ander overleg gebruikte. De naamgeving van de overleggen aanpassen zodat de naam beter overeenkomt met het type overleg is daarmee ook een verbeterpunt. 2.2 VERHOUDING VAN DE KWALITEITSKETEN MET AMBTELIJK ADVISEURS Afhankelijk van de functie van de ambtelijk adviseur is er contact met de AOK in de stimulerende of toetsende fase. De ervaringen met de AOK zijn echter over het algemeen gelijk. De ambtelijk adviseurs geven aan dat een goede voorbereiding van belang is voor een goed overleg met de AOK. De voorgeschiedenis en vraag moeten duidelijk ingekaderd worden om tot de benodigde antwoorden te komen. Wat verder ook van belang is, is voldoende context. De ambtelijk adviseurs bereiden regelmatig een presentatie van het plan voor om de context duidelijk neer te zetten voor de AOK. De ambtelijk adviseurs merken op dat de samenvoeging van de stimulerende en toetsende taak er voor zorgt dat de AOK meer één lijn aanhoudt. Het plan wordt immers in de stimulerende (informele) fase en in de toetsende (formele) fase door dezelfde personen behandeld. Verder zijn de ambtelijk adviseurs tevreden met de aanbevelingen en adviezen, het merendeel plaatst hierbij wel de kanttekening dat de 8

18 januari 2021

motivatie bij de adviezen ontbreekt. Het advies van de AOK en de bijbehorende motivatie zijn van belang voor de onderbouwing van het besluit op een vergunningaanvraag. Over het algemeen is de manier van samenwerking tussen de ambtelijk adviseurs en de AOK duidelijk en recht toe recht aan geregeld. De ambtelijk adviseur (met uitzondering van de adviseur monumenten) agendeert het plan bij de AOK en levert de benodigde stukken aan zodat de AOK hierop kan adviseren. Het verkregen advies wordt vervolgens door de ambtelijk adviseur gebruikt in het verdere traject. Voor de adviseur monumenten verloopt deze samenwerking anders. De adviseur monumenten agendeert het plan bij de AOK en levert de benodigde stukken aan. Vervolgens doet de adviseur monumenten een voorzet voor het verslag waar de leden van de AOK op aanvullen indien nodig. De voorzitter van de AOK heeft in alle gevallen de eindredactie en is de verantwoordelijke voor het verslag. Soms wordt er door initiatiefnemers of ambtelijk adviseurs te lang gewacht met het inbrengen van het plan in de AOK waarmee aan de mogelijkheid tot stimulerend overleg voorbij wordt gegaan. Door meteen over te gaan tot de toetsende fase is het niet meer mogelijk om aanbevelingen te krijgen maar wordt het plan direct getoetst aan de welstandsnota.

Een voorbeeld hiervan is dat de ambtelijk adviseur inschat dat de AOK positief zal reageren, het komt dan soms voor dat deze inschatting niet klopt waardoor het plan dan weer rechtgezet moet worden. De secretarissen en voorzitter van de AOK proberen contact te leggen met de verschillende afdelingen om het proces (voor bijvoorbeeld het inbrengen van initiatieven) uit te leggen. Niet elke ambtelijk adviseur heeft te maken met de stadsbouwmeester. Interne adviseurs die meer werken in het voorstadium van projecten overleggen regelmatig met de stadsbouwmeester, ambtelijk adviseurs die werken in de vergunningverleningsfase werken nagenoeg niet samen met de stadsbouwmeester. Het contrast met de vorige stadsbouwmeester wordt enkele malen geschetst waarbij er wordt aangegeven dat de huidige samenwerking tussen stadsbouwmeester en de AOK beter lijkt te verlopen dan voorheen. Een punt wat hierin genoemd wordt is het feit dat de vorige stadsbouwmeester ook voorzitter was van de voormalige Kwaliteitskamer, de huidige stadsbouwmeester is geen lid van de AOK. In de praktijk bleek namelijk dat de rol van voorzitter van een adviescommissie teveel beperkingen geeft voor de vrije, stimulerende rol als stadsbouwmeester. Dit knelpunt geldt niet voor de huidige positie van de stadsbouwmeester en dat wordt ervaren als een goede aanpassing.

De stadsbouwmeester wordt gezien als iemand die een overbruggende rol speelt tussen de ambtelijke organisatie en de AOK. De stadsbouwmeester sluit bij de AOK aan in het geval van vooroverleggen of concrete plannen waar de stadsbouwmeester bij betrokken is. De respondenten geven aan dat de stadsbouwmeester het overzicht behoudt en een belangrijke overkoepelende rol speelt bij projecten. Verder heeft de stadsbouwmeester ook een aantal verbindende thema’s zoals bijvoorbeeld de energietransitie waarin hij de grote lijnen neerlegt. Er wordt onderkend dat het van belang is dat de stadsbouwmeester en de AOK geen tegenstrijdige adviezen geven, vooral als het om mogelijk politiek gevoelige projecten gaat. Er wordt door respondenten opgemerkt dat de stadsbouwmeester eens in de zoveel tijd wat te gedetailleerd op sommige plannen in gaat, waarbij er overigens ook begrip voor wordt getoond dat het een behoorlijke uitdaging is om bij elk plan daarin een goede balans te vinden die ook aansluit bij de behoefte van de betreffende initiatiefnemer. Een aandachtspunt is de samenwerking tussen de AOK en de ambtelijke adviseurs van stedenbouw, deze samenwerking wordt door alle partijen van de

9

18 januari 2021

kwaliteitsketen als essentieel gezien. Op dit moment verloopt de samenwerking tussen de AOK en stedenbouw via de informele vooroverleggen van de AOK, een aantal respondenten gaven aan dat voor deze afstemming beter een andere oplossing gezocht kan worden. De frequentie en duur van de samenkomst is in sommige gevallen te beperkt, een oplossing buiten de vooroverleggen om zou het mogelijk maken vaker af te stemmen en indien nodig meer tijd te nemen voor het overleg. Ook de naamgeving van de overlegtypen binnen de AOK wordt aangemerkt als verbeterpunt. Het informeel vooroverleg wordt een aantal keer genoemd als voorbeeld hiervan. Doordat het informeel genoemd wordt kan de indruk gewekt worden dat dit overleg minder belangrijk is dan de overige overlegtypen terwijl dit overleg juist de ruimte biedt om de stimulerende rol van de AOK te benutten. 2.3 VERHOUDING BINNEN DE KWALITEITSKETEN Er wordt opgemerkt door de respondenten dat de verhouding binnen de kwaliteitsketen altijd wat bijzonder is en zal blijven. De supervisors zijn verbonden aan een specifiek gebied en de plannen binnen dat gebied, de AOK adviseert over de welstand voor de hele stad en de stadsbouwmeester houdt het gehele gemeentelijke gebied in de gaten, maar is terughoudend bij (plannen binnen) de gebieden van de supervisors. De rolverdeling tussen deze taken is na de herinrichting een stuk duidelijker.

In het verleden kwam het nog weleens voor dat de ene rol advies of aanbevelingen gaf over zaken waar ze strikt genomen niet over gingen. Sinds de herinrichting in 2018 is dit merkbaar verbeterd, de leden van de kwaliteitsketen hebben nu een veel betere rolvastheid. Voor de AOK wordt erkend dat de duale rol die er gespeeld moet worden wat lastig kan zijn. Door de herinrichting heeft de AOK een toetsende en stimulerende rol verkregen. In de stimulerende rol heeft de AOK de vrijheid om aanbevelingen te kunnen doen aan de aanvrager, in de toetsende rol toetst de AOK en wordt er advies gegeven aan het college over het voldoen aan de wettelijke eisen. Tijdens de overleggen komt het weleens voor dat de commissieleden vanuit de verkeerde insteek naar een plan kijken. De commissieleden kijken dan met een stimulerende blik naar een plan dat voorligt voor toetsing of vice versa, dit kan vervolgens leiden tot verwarring. De voorzitter van de AOK is hier alert op en corrigeert dit indien nodig. De stadsbouwmeester, supervisors en de AOK dragen allen zorg voor een goede samenwerking. Die samenwerking krijgt onder andere vorm door het feit dat de stadsbouwmeester en de voorzitter van de AOK elkaar regelmatig opzoeken voor overleg. Ook sluit de stadsbouwmeester aan bij de vooroverleggen.

In gevallen dat de stadsbouwmeester in overleg gaat met de AOK probeert de stadsbouwmeester een concrete vraag neer te leggen zodat het voor de AOK duidelijk is of er vanuit de formele of informele rol advies wordt uitgebracht. Vanaf de andere kant houdt de AOK de stadsbouwmeester op de hoogte als ze weten dat deze in gesprek is over een plan. In het geval de stadsbouwmeester een vraag stelt aan de AOK komt hier een goed antwoord op. De partijen zijn van mening dat er veel overleg nodig is tussen de stadsbouwmeester, supervisors en AOK. Als dit niet gebeurt betekent dit wat de stadsbouwmeester en de voorzitter van de AOK betreft dat de kwaliteitsketen niet goed functioneert. De partijen geven aan tevreden te zijn met de samenwerking en zetten zich hier ook actief voor in.

10

18 januari 2021

HOOFDSTUK 3: CONCLUSIES EN AANBEVELI NGEN

3.1 CONCLUSIES Heeft de herinrichting van de kwaliteitsketen bijgedragen aan een duidelijke rolverdeling en goede samenwerking? De volgende conclusies kunnen worden getrokken: 1. De herinrichting heeft geleid tot de beoogde verbeteringen: de samenwerking verloopt een stuk beter dan voorheen en de rolverdeling is voor de meeste betrokken partijen duidelijk; 2. Voor onder meer bewoners zijn de opbouw van de kwaliteitsketen en de bijbehorende procedures en spelregels vaak niet duidelijk; 3. De AOK, stadsbouwmeester en supervisors kennen hun rol en mandaat en stemmen onderling af om zoveel mogelijk één boodschap uit te dragen. 4. De kwaliteitsketen probeert een goede samenwerking met de ambtelijke organisatie te onderhouden. Wel is het zo dat bij gebiedsontwikkelingen of beleidsontwikkeling niet altijd gebruik wordt gemaakt van de stimulerende rol van de AOK. 5. De naamgeving van de typen overleggen binnen de AOK leidt tot verwarring. 6. De respondenten erkennen de bijdrage van de kwaliteitsketen aan de kwaliteit van de gebouwde omgeving. Verschillende externe partijen zien de leden van de kwaliteitsketen als medestanders /stok achter de deur om de ruimtelijke kwaliteit van een plan te verhogen. 7. Eén van de respondenten (belangenvereniging) mist de mogelijkheid tot inspraak op plannen die in de AOK behandeld worden.

Dit is echter een bewuste keuze, de AOK is niet het gremium voor inspraak op plannen, deze inspraak wordt via een andere route georganiseerd. 3.2 AANBEVELINGEN Welke verbeterpunten zijn er voor de doorontwikkeling van de kwaliteitsketen? Uit deze evaluatie komen de volgende aanbevelingen: 1.

Een betere toelichting op de rolverdeling en mandaten binnen de kwaliteitsketen aan zowel externe partijen als de ambtelijke organisatie. Zowel het secretariaat van de AOK, de stadsbouwmeester als ambtelijke adviseurs die nauw samenwerken met de kwaliteitsketen (stedenbouwkundigen, erfgoedadviseurs) kunnen hierin een rol spelen. 2. Duidelijkere informatievoorziening en communicatie. Belangrijk om hierin mee te nemen: a. De procedure tijdens de openbare vergadering van de AOK. Hierbij is het van belang om te verduidelijken dat de AOK geen gelegenheid biedt voor inspraak van belanghebbenden b. Duidelijke communicatie over de vorm van het verslag behorende bij het type overleg en rechten en plichten die daaruit voortvloeien zodat de verwachtingen beter aansluiten op de manier van verslagging. c. Aan het einde van een overleg met de AOK de voorzitter een samenvatting van het overleg met de belangrijkste conclusies laten geven. Dit geeft voor de deelnemers duidelijkheid en kan ook ten goede komen van de verslaglegging. 3. Betere vraagstelling aan de AOK: aanvrager en de ambtelijk adviseur moeten de adviesvraag duidelijk stellen zodat het inspirerend advies van de AOK aansluit op de behoefte. In het geval

11

18 januari 2021

van beleidsontwikkeling is het van belang dat de aanvrager duidelijk aangeeft waarop de commissie dient te adviseren. 4. De ambtelijk adviseurs zouden de AOK vaker en in een eerder stadium moeten betrekken bij grote gebiedsontwikkelingen of beleidsveranderingen via het informeel vooroverleg. 5. Herzien van de overleggen binnen de AOK. De naamgeving komt nu niet goed overeen met de inhoud waardoor onduidelijkheid ontstaat. Daarnaast is het ook aan te bevelen naar de inhoud en de spelregels van de overleggen te kijken en deze nu al aan te passen aan de Omgevingswet. 6. Stukken van tevoren laten aanleveren zodat de AOK zich beter kan voorbereiden en vergaderingen soepeler verlopen.

12

18 januari 2021

BIJLAGEN Documenten: Verordening voor de Adviescommissie Omgevingskwaliteit

Lijst van geïnterviewden: -

13

Drie architectenbureaus werkzaam binnen Delft Een belangenvereniging Zes medewerkers van de gemeente Delft afkomstig van drie afdelingen De stadsbouwmeester De voorzitter en secretarissen van de AOK. Sporadische bezoekers van de AOK (door middel van een enquête).

18 januari 2021