2106109 College van B en W - aanvullende brief m.b.t. DBS Belastingadviseurs

Bestuur Bestuursondersteuning

t,M

Gemeente Delft

bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door Victor Jansen Schipper

Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft

De gemeenteraad

vJansenschipper@delft.nl Internet www.delft.nl Telefoon 14015

VERZOiiDEN î î FEB z• 2] Datum

05-02-2021

Onderwerp

Aanvullende brief m.b.t. OBS Belastingadviseurs

Ons kenmerk

4481615

Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

Geachte leden van de raad, Op 2 december jongstleden heeft het college antwoord gegeven op de schriftelijke vragen van de fracties Groep Stoelinga en Stadsbelangen met betrekking tot de "(. . .) samenwerkingsovereenkomst tussen OBS Belastingadviseurs BV en Gemeente Delft" (reg.nr. 4435526; opmerking griffie: griffienummer op het RIS: 2051960)). Vervolgens zijn er door fracties, via verschillende kanalen, opmerkingen en vragen gesteld over deze beantwoording. Ten behoeve van een goede commissie behandeling van dit onderwerp heeft het college besloten om een aanvullende raadsbrief te sturen om in te gaan op deze vragen en opmerkingen. Archiefwet In de beantwoording van vraag vijf van de betreffende schriftelijke vragen heeft het college aangegeven dat "Conform de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, vastgesteld in staatscourant 11143 van 26 februari 2020 zijn de documenten die betrekking hebben op dit contract vernietigd" Deze passage heeft geleid tot vragen van fracties met betrekking tot wanneer deze documenten zijn vernietigd en of dit inderdaad terecht is geweest. Ten eerste suggereert de beantwoording van het college onterecht dat de vernietiging van de documenten heeft plaatsgevonden in 2020.

Vanwege de gevoeligheid van deze kwestie heeft het college een onderzoek laten uitvoeren door de gemeentearchivaris over de status van de verschillende documenten met betrekking tot OBS belastingadviseur. De aanvraag, de verlengingen en de opzegging zijn als losse documenten in het zaaksysteem Verseon geregistreerd. Er is hiervoor geen zaak aangemaakt. De uiteindelijke overeenkomst hebben we niet aangetroffen in Verseon. Wel is deze overeenkomst teruggevonden in e-mailarchief. Deze stukken vallen onder categorie 17 van de selectielijst 2012 en dienen te

Datum

05-02-2021 Ons kenmerk

4481615

worden vernietigd 0p 1-1-2021. Deze vernietiging heeft nog niet plaats gevonden zodat de stukken nog beschikbaar zijn. Deze stukken zijn gedeeld met de raadsleden die om deze stukken verzocht hebben. De facturen voortvloeiend uit deze overeenkomst tot 1-1-2011 werden na ontvangst gescand en verwerkt in het financiële pakket van de gemeente. Deze facturen zijn relevant omdat men vermoedt dat daarop staat welke cliënten zijn doorverwezen naar DBS. Facturen dienen na 7 jaar te worden vernietigd conform categorie 2 van de selectielijst 2012. Dat betekent dat facturen van 1-1-2009 uiterlijk 1-1-2016 vernietigd moeten worden en die van 1-1-2010 uiterlijk 1-1-2017. Deze bescheiden zijn in het laatste kwartaal van 2017 aangeboden voor vernietiging waarvoor in 2018 goedkeuring is gegeven voor vernietiging. Er was in deze geen indicatie afgegeven door de beheerder en proceseigenaar dat een uitzonderingsgrond uit de selectielijst 2012 van toepassing was. Achteraf kunnen we concluderen dat één klacht over het door de gemeente aangegane contract geen rechtvaardiging is voor het niet vernietigen van de facturen. Zeker omdat deze facturen wellicht ook persoonsgegevens bevatten. Een opmerking is wel dater tussen het aanbieden van de vernietigingslijsten een het daadwerkelijke aflopen van de bewaartermijn enige tijd zit.

Evaluatie en beëindiging samenwerking DBS Belastingadviseurs Daarnaast zijn er vragen gesteld over de (eind)evaluatie van het gevoerde beleid met betrekking tot DBS Belastingadviseurs (DBS) en de achtergrond van de beëindiging van de samenwerking met DBS. Het college heeft aangegeven dat de raad toentertijd regelmatig is geïnformeerd over de uitvoering van het schuldhulpverleningsbeleid 20072010, waar de samenwerking met DBS onderdeel van was. Deze dienstverlening is vervolgens voortgezet via de Nota Schuldhulpverlening Nieuwe Stijl 2011-2014, totdat de samenwerking met DBS eind 2012 met ingang van 1 januari 2013 van rechtswege beëindigd werd. Er is inderdaad nooit een specifieke (eind)evaluatie over de samenwerking met DBS gedaan, geiet op het feit dater toen geen klachten waren. De redenen dat de samenwerking met DBS niet verder is verlengd zijn de volgende: In het laatste jaar van uitvoering (2012) kwamen er signalen over siechte bereikbaarheid van DBS, stiptheid en aanwezigheid van de adviseur. Tot september 2017 (4 jaar na afloop van de overeenkomst) had de gemeente geen enkele inhoudelijk klacht ontvangen over de werkzaamheden van DBS. Ondanks de relatief grote politieke en media aandacht hebben zieh met uitzondering van de hierboven genoemde klacht ook in de periode daarna geen andere gedupeerden gemeld die mogelijk door de gemeente doorverwezen zijn naar DBS. -

Ten tweede zijn er in die jaren een aantal wijzigingen geweest in het belastingstelsel, waardoor de mogelijkheden om achteraf alsnog belasting terug te vragen verminderden. Voor hulp bij het invullen 2/4

Datum

05-02-2021 Ons kenmerk

van de belastingaangifte konden en kunnen mensen terecht bij het belastingspreekuur voor minima van Delft voor Elkaar.

4481615

Om deze twee redenen heeft het toenmalige college besloten niet opnieuw een uitvraag te doen voor dienstverlening door een belastingadviseur toen het contract van rechtswege eindigde. Werkzaamheden DBS Belastingadviseurs Tenslotte zijn er verschillende vragen gesteld over de doorverwijzing naar en de werkzaamheden van DBS, de aangeboden faciliteiten, de registratie van cliënten en de verantwoordelijkheid van de gemeente. In algemene zin is belastingadvies, oak in de vorm van belastingaangifte, geen gemeentelijke verantwoordelijkheid. Flke burger is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen belastingaangifte. Wei zijn er talloze zelfstandigen, bedrijven en organisaties die betaald en onbetaald hulp aanbieden bij de belastingaangifte. Zoals gezegd biedt DvE deze dienst aan voor minima, maar gratis hulp bij de belastingaangifte wordt voor alle burgers oak aangeboden door bijvoorbeeld de ANSO, FNV en het CNV. Het klopt dat DBS faciliteiten gebruikte van de gemeente en dat cliënten oak door de gemeente verwezen werden naar DBS. Echter, er is nooit een verplichting geweest voor burgers om hiervan gebruik te maken. Het toenmalig college heeft gekozen voor deze constructie met als doel de versterking van de inkomenspositie van minima, door het achteraf aanvragen van toeslagen waar zij recht op hadden.

Het toenmalig college vond dat minima een laagdrempelige toegang moesten krijgen tot advies voor hun belastingaangifte en was van mening dat deze laagdrempeligheid het beste op deze manier, dat wil zeggen met gebruik gemeentelijke faciliteiten door DBS, gerealiseerd kan worden. Verwijzingen werden ongetwijfeld geregistreerd, maar in de afgelopen acht tot twaalf jaar is er door verloop van personeel en de eerdere genoemde vernietiging in het kader van de Archiefwet niet meer terug te vinden wie precies verwezen is naar DBS en wie oak daadwerkelijk gebruik heeft gemaakt van deze dienstverlening. De vraag welke ruimte precies gebruikt werd door DBS, los van dat de werkzaamheden plaatsvonden op Westlandseweg 40 (toenmalige gemeentelijke locatie Het Werkplein), is om dezelfde reden niet meer te achterhalen. Het werd burgers duidelijk gemaakt bij de verwijzing dat het hier ging om een apart belastingadviesbureau. Echter, het college geeft toe dat het gebruik van de gemeentelijke faciliteiten door DBS niet bijdroeg aan de duidelijkheid voor cliënten met betrekking tot de relatie tussen gemeente en DBS. Echter, het college is van mening dat dit alles niet afdoet aan de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van DBS voor haar eigen handelen en dienstverlening. Oak in het geval van mogelijke fraude is DBS verantwoordelijk en aansprakelijk, niet de gemeente.

3/4

Datum

05-02-2021 Ons kenmerk

4481615

Wij hopen u zo voldoende nader geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

, burgemeester

K. Schrederhof I .b. , secretaris

dr. M. Berger, 1.s.

4/4