2051992 College van B en W - evaluatie Delfts Doen

Bestuur

Mt+

™

Gemeente Delft

bezoekadres: Stationsplein 1 2611 BV Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door Manon van Velzen T elefoon 0653634066

Retouradres. Postbus 78, 2600 ME Delft

mwelzen@delft.nl Internet www.delft.nl

De gemeenteraad

Telefoon 14015

VERZONDEN 1 8 DEC 2020 Datum

Onderwerp

15-12-2020

Evaluatie Delfts Doen

Ons kenmerk

4436065 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

Geachte leden van de gemeenteraad

1

Bij deze sturen wij u ter informatie de evaluatie van een aantal trajecten waarin Delfts Doen is toegepast. De nieuwe Omgevingswet verplicht alle gemeenten om een participatiemethode te ontwikkelen. Delft heeft deze methode samen met de stad gemaakt: Delfts Doen. Het is een set spelregels voor een goed participatieproces. De gemeenteraad heeft Delfts Doen in juni 2017 vastgesteld met de opdracht om: • te gaan oefenen met de spelregels, • voor de inwerkingtreding van de wet Delfts Doen te evalueren, • en een voorstel te doen voor de definitieve set van regels. Uit de evaluatie blijkt dat Delfts Doen een succesvolle methode is. Er zijn wel aandachtpunten voor de uitvoering. Die aandachtspunten worden verwerkt in participatiebeleid en de participatieverordening die naar verwachting mei 2021 aan u toegezonden wordt voor besluitvorming. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

, burgemeester

ir. T.C.S. Vollebregt 1.b. , secretaris

dr. M. Berger, l.s.

4436062

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen November 2020

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

Inhoudsopgave 1 Afwegingskader toepassen Delfts Doen 1.1 1.2 1.3

Inleiding Evaluatie Delfts Doen: wat nemen we mee Hoe nu verder

2 Bijlage: Participatiemethoden in Delft 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2 2 2 3

5

Delfts Doen (Strategisch) omgevingsmanagement Co-creatie Overige vormen Inspraak en beginspraak

5 5 6 6 6

3 Bijlage: De spelregels van Delfts Doen in beeld

7

4 Bijlage: Experimenten Delfts Doen

8

5 Bijlage: Evaluatie Delfts Doen

9

5.1 Aanleiding ontwikkeling Delfts Doen 5.2 Delfts Doen in de praktijk 5.3 Resultaten onderzoek Delfts Doen (Hoge School Utrecht) 5.3.1 Participatie op ambitiedocument Yperstraat 5.3.2 Participatie op herontwikkeling Staalweglocatie 5.3.3 Participatie op de proeftuin The Green Village 5.3.4 Participatie op de energietransitie - Beleidskaders aardgasvrije wijken

9 9 9 11 11 12 13

6 Bijlage: Delfts Doen leerervaringen (ambtelijke organisatie)

15

7 Bijlage: Bevindingen gesprekken raad over participatie

18

1

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

1 Afwegingskader toepassen Delfts Doen 1.1 Inleiding De nieuwe Omgevingswet verplicht alle gemeenten om een participatiemethode te ontwikkelen. Delft heeft deze methode samen met de stad gemaakt in 2017: Delfts Doen. Het is een set spelregels voor een goed participatieproces (zie bijlage ‘De spelregels van Delfts Doen’). Met de gemeenteraad is afgesproken om te gaan oefenen met een aantal projecten. En om vervolgens de spelregels te evalueren voordat de Omgevingswet ingaat. Ook het bestuursprogramma zegt dat wij een afwegingskader maken voor participatietrajecten.

Definitie participatie: actieve deelname aan publieke besluitvorming Definitie Delfts Doen: Delftse participatiemethode met als basis een set spelregels voor het betrekken van de stad.

Afgelopen jaren hebben we in verschillende trajecten geoefend met de spelregels van Delfts Doen. Het overzicht van die trajecten staat in bijlage ‘Experimenten Delfts Doen’. Na de projecten uit de evaluatie is participatie niet gestopt. Op dit moment gebruiken we de spelregels van Delfts Doen waar dat passend is. Een goed voorbeeld is de recente Erfgoednota. Met daarin een stads brede enquête, gesprekken met experts en partners, monumenteneigenaren en vrijwilligers. Ook zijn de uitkomsten van een eerder onderzoek voor de Omgevingsvisie meegenomen.

Uit onderzoek blijkt dat Delfts Doen een succesvolle methode is. Er zijn wel aandachtpunten voor de uitvoering. In de toepassing van Delfts Doen is de gemeente lerend. Sommige keuzes blijken meer tijd en geld te kosten dan verwacht. Waar in andere trajecten gelijkwaardige opbrengst gehaald wordt uit een eenvoudiger participatieproces. Daarom stellen we voor om scherper te omschrijven wanneer Delfts Doen volledig toegepast wordt en wanneer het voldoende is om het goede gesprek te voeren. Dit wordt verwerkt in het participatiebeleid en de participatieverordening die in de eerste helft van 2021 naar de raad worden gestuurd voor besluitvorming.

1.2 Evaluatie Delfts Doen: wat nemen we mee Om te kunnen beoordelen in welke situaties participatie meerwaarde heeft, hebben we in 2018-2019 een evaluatie uitgevoerd. Deze is opgenomen in de bijlage ‘Evaluatie Delfts Doen’. De evaluatie heeft plaatsgevonden door 3 partijen: het PUBlab Utrecht, de werkgroep Nieuw vergadermodel raad en de ambtelijke organisatie. Uit de evaluatie kwam dat deelnemers de volgende vier spelregels het meest waarderen: A. Het voeren van het ‘goede gesprek’ waarbij luisteren naar de inbreng voorop staat. B. Duidelijkheid over wat er niet ter discussie staat en waar nog beïnvloeding mogelijk is. C. Gelegenheid voor het uitwisselen van belangen. D. Terugkoppeling van wat gedaan is met de inbreng van de stad. 2

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

Concluderend uit alle onderzoeken heeft Delft met Delfts Doen een unieke participatiemethode in handen, juist omdat deze methode met de inwoners van Delft is ontwikkeld en de spelregels zo eenvoudig zijn. Extra aandacht is nodig voor helderheid aan het begin over waar de participatie over gaat. Het met een open houding luisteren naar de inbreng en het duidelijk teruggeven van wat er gedaan is. Dit vergroot het gevoel van een ‘rechtmatig proces’ en het vertrouwen in de gemeente.

1.3 Hoe nu verder Op grond van de Omgevingswet is participatie verplicht bij het omgevingsplan, de omgevingsvisie en programma's. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de gemeente. De verplichting is een motiveringsplicht: bij de vaststelling van een visie/plan/programma moet worden gemotiveerd hoe invulling is gegeven aan de participatieplicht. En over wat met de opbrengst is gedaan. Met Delfts Doen heeft Delft een participatiemethode om dit te ondersteunen. Wet Versterking Participatie op Decentraal Niveau Daarnaast is een nieuwe wet in voorbereiding: de Wet Versterking Participatie op Decentraal Niveau. Hierin wordt geregeld dat er een participatieverordening moet zijn waarin staat op welke manier inwoners en maatschappelijke partijen bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid worden betrokken. De 1e Kamer heeft bij de behandeling van de Omgevingswet een motie aangenomen (de motieNooren) die vooruitloopt op de Wet Versterking Participatie op Decentraal Niveau. In de motie staat dat gemeenten de verplichting krijgen om participatiebeleid vast te stellen. De verplichting is inmiddels via het Invoeringsbesluit (dat bij de Omgevingswet hoort) opgenomen in het Omgevingsbesluit. Dit is vormgegeven als verzwaring van de motiveringsplicht: er moet niet alleen gemotiveerd worden hoe geparticipeerd is maar ook hoe het gemeentelijke participatiebeleid is toegepast.

Hierdoor is (impliciet) geregeld dat participatiebeleid verplicht is. Dit is nog niet definitief, de Wet Versterking Participatie op Decentraal Niveau is nog in voorbereiding. Als de wet verandert, dan wordt de Omgevingswet ook weer aangepast. Lijst raad verplichte participatie Bij omgevingsvergunningen kan de raad gevallen aanwijzen waarbij participatie verplicht is. Dit kan alleen bij plannen die niet in het omgevingsplan passen. Het participatiebeleid is hier ook voor van belang. Als niet (voldoende) aan de participatieplicht is voldaan, kan de aanvraag buiten behandeling worden gelaten. In het participatiebeleid wordt vastgelegd hoe dit wordt getoetst (toetsingscriteria). Voldoet de aanvraag hier niet aan, dan moet de aanvraag buiten behandeling worden gelaten. Voor initiatieven die niet passen in het Omgevingsplan én die op de ‘participatielijst’ staan die de gemeenteraad vaststelt, geldt vanaf 1 januari 2022 de volledige set spelregels van Delfts Doen. De initiatiefnemer moet participatie organiseren volgens Delfts Doen voordat deze de formele aanvraag kan indienen. Die initiatiefnemer kan de gemeente zijn maar ook een derde.

3

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

Bij omgevingsvergunningen voor plannen die niet op de door de raad vastgestelde participatielijst staan is participatie niet verplicht. De initiatiefnemer moet bij de aanvraag wel aangegeven of en hoe participatie heeft plaatsgevonden. Een participatieplicht is dit echter niet en de vergunning kan niet worden geweigerd omdat de participatie onvoldoende was. Om participatiebeleid vast te stellen komt er een kadernota Participatie in Delft. Delfts Doen is daarvoor de basis, aangevuld met de criteria zoals in deze evaluatie genoemd. Deze kadernota wordt samen met de participatieverordening in de eerste helft van 2021 aangeboden aan de raad.

Criteria voor het gebruik van Delfts Doen We stellen voor om onderscheid te maken in participatie bij een project waarbij de plannen nagenoeg vastliggen en inwoners beperkt invloed kunnen uitoefenen. Gemeente en initiatiefnemers gebruiken dan de vier meest gewaardeerde spelregels van Delfts Doen. A. voeren van het ‘goede gesprek’ waarbij luisteren naar de inbreng voorop staat; B. duidelijkheid over wat er niet ter discussie staat en waar nog beïnvloeding mogelijk is; C. gelegenheid voor het uitwisselen van belangen; D. terugkoppeling van wat gedaan is met de inbreng van de stad. Initiatiefnemers én gemeente zetten Delfts Doen in voor initiatieven die aan alle criteria in samenhang (a t/m d) voldoen: a. (fors) afwijken van de beleidsregels; b. grote impact hebben op de stad (indicatoren: het aantal mensen wat iets gaat merken van de plannen, de mate van verandering die de plannen met zich meebrengen, trajecten uit het verleden die onrust hebben veroorzaakt); c. wel contouren hebben (bijvoorbeeld schetsontwerp), maar ook nog voldoende mogelijkheid om met de inbreng van de stad te worden uitgewerkt; d. niet eerder onderwerp zijn geweest van participatie. Daarbij geldt dat initiatiefnemers voor een vergunningaanvraag moeten motiveren of en hoe zij het participatiebeleid van de gemeente toe hebben gepast. Het is geen grond om een vergunning te weigeren.

Als het gaat om een traject waarbij de gemeente het initiatief neemt en er sprake is van Delfts Doen, dan is het aan het college om een besluit over te nemen over de invulling van de participatie. Afwegingen zijn: • Wat is de reden voor de toepassing van Delfts Doen? • Hoe ziet Delfts Doen er in deze concrete situatie uit? • Wat zijn globaal de verwachtte kosten en de inzet van capaciteit? • Wat is het beoogde effect van Delfts Doen? • Wat zijn de risico’s van het niet toepassen van Delfts Doen? In voorstellen die we voorleggen aan de raad, staat of Delfts Doen wel of niet is toegepast en wat de reden daarvan is.

4

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

2 Bijlage: Participatiemethoden in Delft Participatie betekent: actieve deelname. Participatie gaat altijd over een persoon of een groep die deelneemt (het subject) en datgene waaraan zij deelnemen (het object). In deze bijlage komen de participatiemethoden aan bod die we in Delft gebruiken.

2.1 Delfts Doen De Delftse participatiemethode is in Delft ontwikkeld als een van de opgaven uit de Omgevingswet. De Omgevingswet stelt participatie verplicht bij ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving. De methode is ontwikkeld samen met de stad en de partners en bestaat uit een set van negen spelregels. In de methode is een lus opgenomen waarin aanpassingen van plannen door de initiatiefnemer worden teruggelegd bij belanghebbende. Deze lus kan afhankelijk van de complexiteit van het initiatief meerdere keren doorlopen worden. Belangrijke voorwaarde om Delfts Doen toe te passen is dat er nog wel aanpassingen in plannen mogelijk zijn. Delfts Doen is de enige methode die beschreven is. Delfts Doen wordt momenteel voor allerlei situaties ingezet, niet alleen voor ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving. Deze aanpak is ingezet bij onder meer The Green Village, De Staal, Rode Dorp, Omgevingsvisie, Energietransitie, Voorhof-Oost, Yperstraat, Schieoevers, de ontwikkelingen in de Reinier de Graafbuurt en recent de Erfgoednota.

2.2 (Strategisch) omgevingsmanagement Strategisch omgevingsmanagement (SOM) stelt dat een project de omgeving nodig heeft om goed te slagen. Omgevingsmanagement zoekt proactief samen met de buitenwereld naar het vergroten van de voordelen en opbrengsten vanuit de omgeving, houdt de relaties goed en zorgt dat de projectorganisatie transparant werkt. In de Spoorzone gebruiken we de volgende uitgangspunten voor omgevingsmanagement: • gericht op samenwerking met alle partijen; • ruimte bieden aan betrokkenen om voor eigen belangen op te komen, ook bij grote verschillen; • de insteek is: de omgeving wordt deelnemer in plaats van toeschouwer; • het resultaat is een opgave die van grotere waarde is voor alle partijen. In Delft gebruiken we de term omgevingsmanagement voor infrastructurele werken die meer in de uitvoerende fase verkeren, zoals de Sebastiaansbrug. We vullen omgevingsmanagement op verschillende manieren in, van het organiseren van bijeenkomsten, het aangaan van individuele gesprekken tot een app-groep. De stappen van Delfts Doen zijn ook hier leidraad.

5

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

2.3 Co-creatie Co-creatie gaat uit van een gelijkwaardige samenwerking tussen overheid en burgers (partners). Het burgerinitiatief is bereid om zijn doelen bij te stellen aan de door de overheid gestelde beleidsdoelen, én de overheid is bereid om haar beleidsdoelen bij te stellen om een gezamenlijk doel te behalen. De uitgangspuntennotitie voor het warmteplan is in co-creatie gemaakt. De spelregels van Delfts Doen waarborgen ook hier een zorgvuldig proces.

2.4 Overige vormen Overige vormen van participatie zijn: • de kansenkaarten (Buitenhof en Voorhof) • placemaking • stadsdialoog (Park Spoorloos) • interactief beleid (Horeca) • right to challenge

2.5 Inspraak en beginspraak Inspraak omvat de wettelijke verankerde mogelijkheden om te reageren op een voorgenomen besluit. Die wettelijke mogelijkheden blijven bestaan, ook al is participatie toegepast. Een andere term die circuleert is ‘beginspraak’. Dit is een verouderde term voor het betrekken van bewoners bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid.

6

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

3 Bijlage: De spelregels van Delfts Doen in beeld

7

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

4 Bijlage: Experimenten Delfts Doen Experimenten en ingezette capaciteit Delfts Doen (indicatie): Project /proces

Urenbesteding A – tot 40 uur B – tot 100 uur C – meer dan 100 uur

AFGEROND

LOPEND

UITVOERING DOOR DERDEN

✓ Yperstraat ✓ Nieuwe website delft.nl ✓ Cruijffcourt ✓ Prinsenhof ✓ Kansen voor de Buitenhof: Rode Dorp ✓ Herontwikkeling van de Staal ✓ Schieoevers ✓ Energietransitie (Plan van Aanpak) ✓ Omgevingsplan The Green Village ✓ Vervanging fiets- en loopbruggen ✓ Locatieprofielen evenementenlocaties ✓ Omgevingsvisie ✓ Reinier de Graaf / Bethelpark ✓ Erfgoednota • Mobiliteitsplan • Kansen voor Buitenhof: Rode Dorp • Tanthof (wijkopgave inclusief scholen) • Gebiedsvisie Reinier de Graaf Junius buurt • Stadslab Tanthof • Noord kavel station Zuid • Maria Duystlaan • Voorhofdreef • Gelatinebrug • Tanthof-Oost Fuutlaan • Julianalaan Midden • Warmteplan Delft 2021 • Open Warmtenet Delft • Bagijnhof • Schieoevers Noord ➢ IZA-pand / Certitudo The Leo ➢ Abtswoudseweg/Zuideinde ➢ Nieuwe Kerk ➢ Teding van Berkhoutlaan ➢ Brasserskade ➢ Brasserskade/Indische buurt ➢ Verbreding van de Schie ➢ Bachsingel 1 ➢ Paradijspoort 15

A C A C A B C C C A B C A B B B C B B C B A B A A B B A C A A C A B A A A A

8

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

5 Bijlage: Evaluatie Delfts Doen 5.1 Aanleiding ontwikkeling Delfts Doen De Omgevingswet verplicht initiatiefnemers die plannen hebben in de fysieke leefomgeving die niet passen in het Omgevingsplan (het nieuwe bestemmingsplan) om in een vroegtijdig stadium belanghebbenden te betrekken bij de planvorming. Het doel is om te komen tot betere plannen en meer draagvlak (en daarmee mogelijk minder juridische procedures na besluitvorming). De Omgevingswet geeft geen richtlijnen voor die participatieaanpak, maar draagt gemeenten op die zelf vorm te geven. Eind 2016 heeft de Delftse gemeenteraad verzocht om het ontwikkelen van het participatietraject prioriteit te verlenen in het proces van de implementatie van de Wet. En deze aanpak samen met de stad te maken. Via diverse kanalen en met toepassing van verschillende technieken is de Delftse methode ontwikkeld. De methode bestaat uit een set duidelijke spelregels voor het participatieproces. Een belangrijke regel daarbij is dat de initiatiefnemer zelf aan zet is om het proces te doorlopen. De gemeente zal daarin, indien nodig, faciliteren. De gemeenteraad heeft Delfts Doen in juni 2017 vastgesteld met de opdracht om: • te gaan oefenen met de spelregels, • voor de inwerkingtreding van de wet Delfts Doen te evalueren, • en een voorstel te doen voor de definitieve set van regels.

5.2 Delfts Doen in de praktijk Delfts Doen is bijzonder populair. Hoewel Delfts Doen in eerste instantie vanuit de Omgevingswet is ontwikkeld, blijkt de aanpak ook op andere projecten en trajecten goed toe te passen. Denk aan de ontwikkeling van beleid en visies. De methode is onderzocht/geëvalueerd door de Hoge School Utrecht, sub werkgroep Nieuw vergadermodel Raad en door en ambtelijke organisatie. Onderstaand de bevindingen.

5.3 Resultaten onderzoek Delfts Doen (Hoge School Utrecht) De gemeente wilde weten hoe de stad Delfts Doen ervaart. Daarom is een aantal Delfts Doen-trajecten onderzocht door het lectoraat ‘Crossmediale Communicatie in het Publieke domein’ van de Hogeschool Utrecht. Het onderzoek is uitgevoerd door: • Drs. Christine Bleijenberg, onderzoeker en docent aan het lectoraat Crossmediale Communicatie in het Publieke Domein van de Hogeschool Utrecht en promovendus aan de Radboud Universiteit in Nijmegen. • Dr. Reint Jan Renes, lector Psychologie voor een Duurzame Stad aan het Amsterdams Kenniscentrum voor Maatschappelijke Innovatie van de Hogeschool van Amsterdam. • Prof. dr. Noëlle Aarts, professor Socio-Ecologische Interacties aan het Institute for Science in Society (ISiS) van de Radboud Universiteit Nijmegen. • Jonas Moons MSc, onderzoeker en docent verbonden aan het lectoraat Crossmediale Communicatie in het Publieke Domein van de Hogeschool Utrecht. 9

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

Onderzocht is: • Beleefdheid & respect (respect): het gevoel beleefd en respectvol benaderd te zijn • Inbreng (voice): de ervaring dat er ruimte was om je mening te geven en dat deze serieus werd genomen • Verantwoording (explanation): begrijpelijke uitleg van, en verantwoording over het proces en de inhoudelijke keuzes met betrekking tot het eindresultaat • Integriteit (integrity): ambtenaren betrokken bij het participatieproces worden ervaren als deskundig, professioneel en integer. Dit komt naar voren in de manier waarop het participatieproces is ingericht en in de gedragingen van ambtenaren. Concreet gaat het om de volgende participatietrajecten: • Ambitiedocument Yperstraat • Herontwikkeling Staalweg • Proeftuin de The Green Village • De Energietransitie; mogelijkheden voor een aardgasvrije wijk. Algemeen resultaat van het onderzoek is dat deelnemers meer waarde hechten aan een eerlijk verloop van het proces dan aan een voor hen gunstige uitkomst. Het zogenaamde ‘fair play effect’. Gemeten over de vier projecten is het resultaat positief. Het vertrouwen in de gemeente is gemiddeld 4,4 op een schaal van 7 en het rapportcijfer voor de participatie een 6,1 op een schaal van 7. Aanbevelingen zijn: • Wanneer deelnemers zeggen gehoord te willen worden, doelen zij primair op het verloop van het participatieproces.

Dit vraagt om aandacht voor de inrichting van participatieprocessen. De dimensies respect, voice en explanation kunnen worden gebruikt als richtinggevende principes. • Regelmatig en (gedeeltelijk) gestandaardiseerd evaluatieonderzoek onder deelnemers is nodig om effectieve participatieprocessen in te richten die aansluiten bij wat deelnemers belangrijk vinden. Enquête onderzoek met behulp van de dimensies van procedurele rechtvaardigheid is toepasbaar in participatieprocessen van verschillende opzet en omvang in verschillende gemeenten, waardoor vergelijking mogelijk is. Samen kan dit een betrouwbaar beeld opleveren van het perspectief van deelnemers op burgerparticipatie. • Tot slot lijkt explanation, uitleg over het (vervolg)proces en de inhoudelijke keuzes die zijn gemaakt door de gemeente, de dimensie waar verbetering te halen valt. Gemeentelijke organisaties richten zich na de afronding van een participatieproces logischerwijze op interne besluitvormingsprocessen waardoor de communicatie met de omgeving nogal eens wordt vergeten. Als er intussen wel degelijk opvolging wordt gegeven aan de uitkomsten is dit al helemaal een gemiste kans. Een participatieproces is pas succesvol als het niet eindigt wanneer deelnemers naar huis zijn of het verslag is gemaakt, maar wanneer het contact wordt voortgezet.

10

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

5.3.1

Participatie op ambitiedocument Yperstraat

Proces en deelnemers De gemeente heeft de ambities voor de Yperstraat en omgeving besproken met enkele genodigden van belangengroeperingen uit de binnenstad. Daarnaast is onder direct omwonenden en andere gebruikers van de Yperstraat en omgeving een online enquête gehouden over de ambities en heeft de gemeente een bijeenkomst gehouden met omwonenden en andere belanghebbenden. Resultaat participatieproces Naar aanleiding van dit proces is het ambitiedocument op een aantal punten aangepast en zijn 3 deelprojecten benoemd waarover de gemeente verder in gesprek kan gaan met de belanghebbenden. Onderzoeksresultaten Uit het onderzoek naar de ervaringen van de deelnemers aan het participatietraject blijkt dat: • 65% van de deelnemers aan de enquête het participatietraject met een 7 of hoger waardeert. • ruim 85% aangeeft weer mee te doen aan een participatietraject als het onderwerp hen interesseert. • deelnemers tevreden zijn over de respectvolle benadering en de mogelijkheid hun mening te geven. • Verbeterpunten voor de gemeente: o meer uitleggen wat er met de inbreng van deelnemers is gedaan, o uitleggen van de keuzes die zijn gemaakt, o serieus nemen van inbreng, o zorgen voor voldoende informatie over het proces. 5.3.2

Participatie op herontwikkeling Staalweglocatie

Proces

11

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

Dit participatieproces heeft zowel online als offline plaatsgevonden en zowel op lokale schaal als op stads brede schaal vanwege het belang van de locatie voor de gehele stad. De gemeente heeft ervoor gekozen om het participatieproces van de initiatiefnemers (in dit geval de ontwikkelaars) te faciliteren en te (communicatief) ondersteunen, omdat het voor de ontwikkelaars een nieuwe manier van werken is. Resultaat participatieproces Naar aanleiding van dit proces hebben de ontwikkelaars uit de top 3 hun plannen op een aantal punten aangepast aan de opmerkingen en wensen van de participatiedeelnemers. Hierbij viel op dat de ene ontwikkelaar meer heeft gedaan met de inbreng dan de ander en dat de ene ontwikkelaar participatie in de praktijk serieuzer en uitgebreider aanpakte dan de andere ontwikkelaar. Dit heeft een grote rol gespeeld bij de beoordeling van de ontwikkelaars en de manier waarop ze Delfts Doen serieus hebben toegepast. Onderzoeksresultaten Uit het onderzoek naar de ervaringen van de deelnemers aan het participatietraject blijkt dat: • Iets meer dan de helft van de respondenten die ook naar bijeenkomsten zijn geweest, tevreden is met het participatietraject. Ze geven een 7 of hoger.

• Van de respondenten die wel steeds zijn uitgenodigd voor het participatietraject maar niet naar de bijeenkomsten zijn geweest, geeft 85% aan zich geïnformeerd te voelen door de gemeente. Maar daarvan geeft 65% aan geen tijd te hebben om naar de bijeenkomsten te komen. Ook geeft ruim 60% aan zich prettig benadert te voelen door de gemeente en een kleine 60% heeft het idee dat hun mening serieus wordt genomen door de gemeente. • Respondenten die ook naar de bijeenkomsten zijn geweest, zijn relatief tevreden over de benadering, het nakomen van afspraken en het uitleggen van keuze. • Deelnemers die ook naar de bijeenkomsten zijn geweest, zijn relatief minder tevreden over de wijze waarop naar de inbreng werd geluisterd en de eerlijkheid van het proces. • Ca. 80% van de respondenten die ook naar de bijeenkomsten zijn geweest, geeft aan weer mee te doen aan een participatietraject als het onderwerp hen interesseert. • Verbeterpunten voor de gemeente: o serieus nemen van de mening, o oprecht luisteren, o aandacht voor de beleving van de eerlijkheid van het proces, meer uitleggen waarom er voor dit proces gekozen is, o uitleggen wat er met de mening wordt gedaan. Opmerking: Omdat in dit participatieproces de ontwikkelaars gefaciliteerd en ondersteund werden door de gemeente, is de beoordeling van het proces zowel voor hoe de gemeente als de ontwikkelaars het heeft gedaan. 5.3.3

Participatie op de proeftuin The Green Village

Proces De proeftuin The Green Village is een locatie voor duurzame innovaties. Het omgevingsplan wilde de gemeente maken in samenwerking met alle betrokkenen. Er werd een online vragenlijst uitgezet via Facebook (380 reacties) waarmee de voor bewoners belangrijke onderwerpen werden bepaald. Deze onderwerpen stonden centraal in de uitnodiging en opzet van de bijeenkomsten. Sommige 12

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

directbetrokkenen werden persoonlijk uitgenodigd, andere deelnemers reageerden op een open oproep. Het participatieproces bestond uit zes bijeenkomsten, een rondleiding op de locatie en een online Webinar en had een doorlooptijd van negen maanden. Het aantal deelnemers bij de eerste bijeenkomst betrof 30. Gedurende het traject nam de animo om mee te praten af, de slotbijeenkomst werd afgezegd omdat er geen aanmeldingen waren. Mede op basis van de uitkomsten van het participatieproces werd een omgevingsplan opgesteld ten behoeve van de besluitvorming in het College van Burgemeester en Wethouders. Resultaat participatieproces Gedurende het participatieproces gaven meer dan 300 respondenten hun wensen aan over de manier waarop zij betrokken wilden worden bij gemeentelijke plannen. In ‘real-life’ en in onlinebijeenkomsten werkten bewoners mee aan het omgevingsplan. Het startpunt was in dit geval een blanco canvas. Dan moet je goede procesafspraken maken over hoe je met elkaar samenwerkt en over de nieuwe rol van bewoners en gemeente. Die open en lerende houding, van alle partijen, heeft gezorgd voor een gedragen, eenvoudig en flexibel omgevingsplan. Onderzoeksresultaten Uit het onderzoek naar de ervaringen van de deelnemers aan het participatietraject blijkt dat de onderdelen respect en inbreng het hoogst scoorden (resp. 6.1 en 5.8 op een schaal van 7).

De begrijpelijke uitleg en de integriteit scoorden nog steeds goed met resp. 5.0 en 5.3 op een schaal van 7. Verbeterpunten voor de gemeente: • Vasthouden van de aandacht gedurende een langer traject. 5.3.4

Participatie op de energietransitie - Beleidskaders aardgasvrije wijken

Proces De gemeente heeft bewoners gevraagd mee te denken over de uitgangspunten voor een aardgasvrije gemeente in 2030. Doel was om met elkaar de uitgangspunten en acties op te stellen. Deelnemers zijn uitgenodigd via een aankondiging online en in diverse lokale media, en een aantal is persoonlijk uitgenodigd. De uitkomsten zijn vastgelegd in een eindverslag en meegenomen in het collegebesluit hierover. Er zijn drie bijeenkomsten georganiseerd (40-60 deelnemers per bijeenkomst). Ook is er via Facebook een vragenlijst verspreid om ideeën en suggesties te vragen (200 reacties). Het participatieproces duurde vijf maanden. Resultaat participatieproces Er is een eindverslag participatie gemaakt wat is toegestuurd aan alle deelnemers. Hierin staat wat er met de uitkomst van het participatietraject is gedaan. In een bijlage zijn de niet gebruikte suggesties opgenomen met een uitleg waarom deze niet zijn overgenomen. Het onderzoek laat zien dat de meeste mensen die de enquête hebben ingevuld het participatietraject ervaren als rechtvaardig. ‘Verantwoording’ scoorde voor dit project het laagst (4,4 op een schaal van 7). Dit duidt erop dat deelnemers minder tevreden zijn over de uitleg over het traject en over hoe de resultaten gebruikt zijn.

13

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

Verbeterpunten voor de gemeente: Een van de respondenten reageert als volgt: ‘Hoewel ik keurig de uitnodigingen kreeg voor de volgende participatiebijeenkomst, voelde het elke keer weer als een ver van mijn bed show. Ik heb ooit eens een idee geopperd, zonder daar ooit een bedankje of inhoudelijke reactie op te krijgen. Sindsdien krijg ik wel elke keer de verslagen etc., maar ik word er niet wijzer van. […] De opzet, de vorm en de inhoud was zodanig geschreven dat alleen al daarmee mensen uitgesloten worden. Ik heb dit proces dus als negatief ervaren en zou de volgende keer niet meedoen.’ (respondent project 4) • Een verbeterpunt is het alert zijn op de bijdragen van mensen en daar actief op te reageren met bijvoorbeeld een bedankje. • Nog vaker checken of de manier van participeren aansluit bij wat mensen verwachten en wensen. En of de informatie begrijpelijk genoeg is. • Nog duidelijker zijn in wat er met de inbreng van individuele mensen is gedaan.

14

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

6 Bijlage: Delfts Doen leerervaringen (ambtelijke organisatie) Op basis van de opgedane ervaring tot nu toe zijn de volgende leerervaringen van belang om mee te nemen in toekomstige participatietrajecten. 1. Wennen: actieve rol van inwoners en ondernemers. Wat betekent participatie voor inwoners en ondernemers? Meedenken is ook je medeverantwoordelijk voelen voor het eindresultaat. Niet vanaf de zijlijn reageren, maar ook een bijdrage leveren, meedenken en meedoen. Dat betekent een andere houding van inwoners en ondernemers maar zeker ook van collega’s. De vraag is of de bewoners dit beseffen. Of zij die rol ook oppakken. En of collega’s van de gemeente hier op een adequate manier mee omgaan. Dit is een belangrijk punt om steeds opnieuw onder de aandacht te brengen bij de start van participatietrajecten, zowel intern als extern. 2. Wennen: actieve rol van ontwikkelaars én van gemeente. De manier waarop wij in Delft werken met Delfts Doen, is nieuw voor projectontwikkelaars. Het is voor hen wennen dat zij gelijktijdig, volledig open en transparant en al heel vroeg in het proces, in gesprek moeten met de stad. Volgens de Omgevingswet zijn zij als initiatiefnemer zelf verantwoordelijk voor het participatietraject met de stad.

Maar omdat dit voor de gemeente de eerste keer is dat we op een dergelijke manier een locatie laten ontwikkelen (de Staal), heeft de gemeente een regisserende rol gepakt. In deze rol bepaalt de gemeente hoe de participatie er op hoofdlijnen uit moet zien, dus volgens Delfts Doen en faciliteert de gemeente de ontwikkelaars op een aantal punten. Dit moet er ook voor zorgen dat de bewoners een gelijkwaardige kans krijgen om over alle plannen mee te kunnen denken, zodat niet 1 plan bevoordeeld wordt. 3. Gelijkwaardigheid. Samen met de stad bijvoorbeeld ook het proces bepalen. Deelnemers willen graag invloed op het proces en de planning hebben en houden. Tijdens de laatste bijeenkomst van The Green Village bleek bijvoorbeeld dat het lastig is om mee te praten over een plan dat nog niet concreet is. De gezamenlijke conclusie van deelnemers en de gemeente was daarom dat het plan eerst verder moet worden uitgewerkt. Dat gaan we dan ook doen en dat verandert de planning. Participatie kost tijd en het betekent ook dat je als gemeente soms eerst meer de leiding moet nemen om vervolgens op basis van gelijkwaardigheid verder te kunnen. 4. Open en transparant. Inwoners actief meenemen in het proces betekent actief online op social media en offline in de krant inwoners meenemen. En goed monitoren en terugvragen wat werkt en wat niet.

Dat kan prima met de Mentimeter tijdens bijeenkomsten maar ook achteraf met een enquête. Deelnemers blijken bijvoorbeeld graag per e-mail op de hoogte te blijven. 5. Op elk moment mee kunnen denken. Dat betekent ervoor zorgen dat de basisinformatie altijd op orde is en blijft en dat iedereen op elk moment kan instappen. Bijvoorbeeld door voorafgaand aan een bijeenkomst nieuwe deelnemers tijdens een korte bijpraatsessie op hetzelfde kennisniveau brengen als de ervaren deelnemers.

15

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

6. Belangenafweging zichtbaar maken. Als we ideeën en wensen bij inwoners en ondernemers ophalen, koppelen we terug wat we ermee doen. Sterker nog: we maken helder waarom we met sommige ideeën en wensen wél aan de slag gaan en met sommige niet. Dat houdt deelnemers gemotiveerd. Een belangrijk aandachtspunt in Delfts Doen. 7. Nodig breed uit. Probeer zoveel mogelijk mensen mee te laten denken. Geef iedereen de mogelijkheid om te komen. Motiveer deelnemers om hun netwerk uit te nodigen. Zet daarbij zowel inwoners- als zakelijke kanalen in en die van partners. Zorg ervoor dat je representatief uitnodigt. Zorg voor diversiteit in de groep, zodat je een breed scala aan meningen ophaalt. Ook mensen die niet zelf naar ons toe kunnen komen (moeilijk bereikbare doelgroepen bijvoorbeeld) betrekken we door hen te benaderen op een toegankelijke manier (zelf ernaartoe gaan) of door een Webinar achteraf te organiseren. 8. Neem de vaste groep bevlogen en betrokken stakeholders ook serieus. Noem hen geen ‘usual suspects’ meer, maar zie hen als bevlogen en betrokken deelnemers. Je hoeft ze geen voorkeurspositie te geven maar neem hun inbreng net zo serieus als van de andere deelnemers. 9. Wanneer is het genoeg? Omarm de actieve meedenkers. Deelnemers die willen meedenken en bereid zijn om naar bijeenkomsten te komen, zijn gemotiveerd om er tijd en energie in te steken.

Tijdens de eerste bijeenkomst vond een deelnemer de opkomst laag en stelde vraagtekens bij de verspreiding van de uitnodiging. Die bleek voldoende. Houd rekening met een hoog aantal ‘no shows. Check waarom zij (ondanks aanmelding) toch niet komen. Belangrijkste uitgangspunt is dat de diversiteit in meningen belangrijker is dan het aantal deelnemers. 10. Online en offline krijgen een gelijkwaardige positie. Er zijn instrumenten waarmee inwoners en ondernemers vanuit huis kunnen meedenken en meepraten. Deze bijdragen zijn net zo waardevol en bepalend als die we ophalen tijdens bijeenkomsten. Webinar, enquête, argu.co. 11. Ook al willen inwoners aan de voorkant van het proces betrokken worden (volgens Delfts doen), toch helpt het om met iets te komen waardoor zij kunnen meedenken. Mensen zijn reactief ingesteld. Hoe zorg je er toch voor dat het gedachtenproces op gang komt? Door bijvoorbeeld conceptuitwerking en/of door associaties en/of prikkelende stellingen. Dit hangt af van het onderwerp. Over NIMBY-onderwerpen kunnen mensen wel gelijk meedenken. 12. Stimuleer het echte gesprek. Zorg voor goede randvoorwaarden. Tijdens de bijeenkomsten en de gesprekken ontwikkelen gedachten en meningen. Daar moet ruimte voor zijn. Maak het interactief. Plenaire gesprekken in kleinere groepjes helpt, maar ook een kaart met een concept. Zorg voor goede gespreksleiders. 13.

Betrek een aantal betrokkenen bij het ontwerp van de agenda van de bijeenkomst en/of de inhoud. Hiermee creëer je dat zij zich onderdeel gaan voelen van het participatietraject. Daardoor voelen zij zich mede-eigenaar van het proces en de inhoud. Ons geeft het comfort omdat je vooraf checkt of wat je gaat doen, werkt. Je kunt vooraf bijsturen. 14. Duurzaam verbinden. Na drie bijeenkomsten gaan betrokken deelnemers zich duurzaam verbinden aan de oplossing. Deelnemers voelen zich soms bijna eigenaar van het onderwerp, beleid. We zien steeds dezelfde gezichten.

16

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

15. Bied comfort. Bespreek vooraf met collega’s wat zij spannend vinden. Niet iedereen kan van nature in gesprek met inwoners/ondernemers. Bied hen comfort waar dat kan. Bijvoorbeeld door de inhuur van een expert die kan helpen in het gesprek of door het koppelen van collega’s. 16. Maak het concreet. Meedenken vereist aardig wat kennis en dat is soms lastig voor complexere onderwerpen. Meedenken op een hoger abstractieniveau is niet voor iedereen weggelegd. Probeer de discussie aan de hand van voorbeelden of een uitleg-animatie op gang te krijgen. Pas in een concrete situatie blijkt of je een abstractie ook waar kunt maken of echt meent. 17. Verwachtingsmanagement. Zorg dat je van tevoren een beeld hebt van welke verwachtingen er leven en maak deze van tevoren met iedereen expliciet. En maak vooraf duidelijk waarover wel of niet nog iets te vinden is door de betrokkenen. 18. Leuk! Participatie geeft energie. Aan ambtenaren en deelnemers. Nieuwe inzichten en betere plannen. 19. Wees proactief, tijdig en expliciet in het verstrekken van informatie. Zorg aan het begin van een participatietraject dat alle informatie die je kunt delen met stakeholders, ook daadwerkelijk wordt gedeeld. Liever meer informatie delen dan te weinig. Uit onderzoek blijkt dat de gemeente te vaak te impliciet is als het gaat om het delen van informatie.

Stakeholders hebben behoefte aan basisinformatie als het wie, wat, waarom, wanneer, waar en hoe. Maar willen ook graag uitleg over wat er met de inbreng van deelnemers aan het participatietraject is gedaan en uitleg van de keuzes die zijn gemaakt door de gemeente. Welke belangenafweging is er gemaakt? 20. Neem de inbreng serieus. Het allerbelangrijkste voor deelnemers aan een participatietraject is dat zij zich serieus genomen voelen. Zowel als deelnemers als hun inbreng. Als dit niet serieus genomen wordt, zullen deelnemers die ontevreden zijn over de uitkomst van het participatietraject nog meer ontevreden zijn. Deelnemers die zich serieus behandeld voelen, kunnen tevreden zijn over het proces ook al zijn ze niet tevreden over de uitkomst. Het gaat er niet om of bewoners gelijk hebben, maar over of dat wat gezegd wordt, serieus genomen wordt.

17

Evaluatie participatiemethode Delfts Doen

7 Bijlage: Bevindingen gesprekken raad over participatie 1.

Inwoners vinden het belangrijk dat we ‘transparant zijn in onze belangenafweging’.

2.

Aandachtpunten: a. De raad moet steeds parallel worden geïnformeerd. b. Aan de voorkant steeds in beeld brengen waarom de participatie wordt georganiseerd. c. Zorg dat je vooraf weet wat er in het verleden gespeeld heeft. d. Verdieping mogelijke rollen van bestuurders, zowel raadsleden als wethouders. e. Misschien is ‘het goede gesprek’ wel dat wat centraal moet staan, en is ondergeschikt welke methode dat is. f. Participatie draagt bij aan ‘betrouwbare overheid’; daar moet je in ieder geval in investeren. g. Participatie is soms ook nodig als draagvlak voor besluiten. h. Degene die het participatietraject begeleidt of omgevingsmanager is, is heel belangrijk in het proces: wat zegt dit over de benodigde competentie? Meenemen in onderzoek.

3.

Aan de voorkant van nieuwe opdrachten moet ambtelijk en bestuurlijk een zorgvuldige afweging worden gemaakt of er wel of niet geparticipeerd gaat worden. Als de keuze is voor participatie, welk doel beogen we daar dan mee; welke methode/middel leent zich het beste om dat doel te bereiken en wat zijn de kosten van de participatie (financieel én inzet van capaciteit). Daarnaast ook in kaart brengen wat de mogelijke risico’s zijn van het niet inzetten van participatie. Het college wil deze afweging steeds aan de voorkant van het proces kunnen maken.

4.

Gezocht wordt naar mogelijkheden om het effect van participatie te kunnen meten, zowel incidentele als structurele effecten.

18