1 Voorstel van het college aan de raad inzake Van visie naar ontwerp Prinsenhof Delft, start Ontwerpfase

Raadsvoorstel Aan de gemeenteraad Van Datum Pfh. Steller tel.nr. e-mail Programma Registratie nr. BBV Griffienr.

: College van B&W : 24 november 2020 : Bas Vollebregt, Martina Huijsmans : José Heskes : 06-51761532 : jheskes@delft.nl : Solide maatschappelijke basis : 4412906 : 4412905 : 2048909

Onderwerp

: Van visie naar ontwerp Prinsenhof Delft: start Ontwerpfase

Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van het Programma van Eisen en daarin opgenomen scope, als basis voor de renovatie en restauratie 2. Kennis te nemen van het ondernemingsplan van het vernieuwde Museum Prinsenhof Delft na renovatie en restauratie van het complex, als input vanuit het museum voor het Programma van Eisen. 3. Kennis te nemen van de indicatieve investeringsraming die is gemaakt op basis van het Programma van Eisen van € 37 miljoen. 4. Kennis te nemen van de uitgangspunten voor de wijze waarop op- en afgeschaald moet kunnen worden, voor de gewenste modulaire opbouw van het ontwerp. 5. Een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen ter grootte van € 3,7 miljoen voor de VO en DO fase waaronder het opstellen van een voorlopig en definitief ontwerp met de gewenste modulaire opbouw. 6. De kapitaallasten die samenhangen met het voorbereidingskrediet ten laste te laten komen van de reserve dekking kapitaallasten. 7. De 6e begrotingswijziging 2021 vast te stellen. 8. Kennis te nemen van het feit dat de gunningscommissie in de week van 7 tot 11 december 2020 een voornemen tot gunning van de opdracht aan een ontwerpteam kenbaar heeft gemaakt; 9. Het financieel kader voor het door het ontwerpteam uit te werken plan vast te stellen op een maximaal investeringsbedrag van € 37 miljoen 10.

Dit financieel investeringskader alsmede een eerste indicatie van de extra onderhouds- en beheerlasten te betrekken bij het opstellen van het herstelplan voor de programmabegroting 2021-2024 en bij het opstellen van de kadernota 2021 en de programmabegroting 2022-2025. 11. Akkoord te gaan met de voorgestelde planning en besluitvorming in de raad. 1.

Aanleiding; Het Prinsenhof, top 100 monument, icoon voor Delft

Met het monumentale kloostercomplex St. Agatha met daarin gevestigd Museum Prinsenhof Delft beschikt Delft over een nationaal icoon. Een belangrijke plek in de Nederlandse geschiedenis. Een gebouw met een religieuze geschiedenis uit de begintijd van het complex rond 1400 als klooster, met een nationale geschiedenis dankzij Willem van Oranje en een militaire geschiedenis uit de tijd dat het gebouw als kazerne werd gebruikt. Sinds 1887 heeft het

ook een culturele functie van een museum. Na een periode van verval heeft de laatste grote renovatie uit 1950 ertoe geleid dat het complex behouden bleef voor Delft en voor Nederland. Het is dan ook niet voor niets dat het kloostercomplex St. Agatha een welverdiende plaats heeft in de Top 100 van Rijksmonumenten in Nederland. De gemeente Delft staat voor de opgave om het gebouw na ca. 70 jaar opnieuw te renoveren en restaureren en toekomstbestendig te maken. De kwaliteit en het verhaal van het monument vraagt van de gemeente dat het complex ook getoond kan worden aan het publiek. Om dat ook op termijn te kunnen blijven doen is het gewenst dat het complex een publieksfunctie heeft en bezoekers ontvangt. In de achterliggende decennia heeft het complex in dat verband de museumfunctie gehad. Museum Prinsenhof Delft heeft al vele jaren een belangrijke positie in het Nederlandse museumlandschap. Het ligt dan ook voor de hand dat de museale functie behouden blijft en wordt versterkt: een vernieuwd Museum Prinsenhof Delft dat toekomstbestendig is en met haar bijzondere collectie haar functie voor de stad, haar inwoners en de nationale en internationale bezoekers kan behouden. In maart 2020 stemde de gemeenteraad in met het raadsvoorstel van ‘Visie naar Ontwerp’. Op basis van dit besluit is de afgelopen maanden de definitiefase doorlopen.

In dit voorliggende raadsvoorstel neemt het college de raad mee in de bevindingen en conclusies uit deze definitiefase. De definitiefase beschouwen wij met dit voorstel als afgerond. Daarnaast doen wij voorstellen voor de vervolgstap: de start van de ontwerpfase. 2.

Bevoegdheid

Voor het vervolg van het proces, de ontwerpfase, dient een budget ter beschikking te worden gesteld. Dit budget is niet opgenomen in de programmabegroting. Het is de bevoegdheid van de raad om het budget en de daarbij behorende kaders beschikbaar te stellen. Een belangrijk kader betreft het financieel investeringskader voor het door het ontwerpteam uit te werken plan. 3.

Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces

In maart 2020 heeft de gemeenteraad ingestemd met het raadsvoorstel ‘Van Visie naar Ontwerp’. In dit voorstel is beschreven hoe deze ontwikkeling van een visie naar een ontwerp plaats gaat vinden. Dat gebeurt in verschillende fasen: (1) Definitiefase: Programma van Eisen en ondernemingsplan museum (2) Voor Ontwerpfase met businesscase en (3) Definitief Ontwerpfase met businesscase. Met iedere stap die we hierin zetten, wordt het plan verder gedetailleerd en neemt de robuustheid van de businesscase en ramingen toe. Krachtens dit raadsvoorstel heeft de projectorganisatie in de afgelopen maanden gewerkt aan de volgende opdracht: • Het opstellen van een Programma van Eisen; • Het uitwerken van de museale visie ‘Een plan voor de toekomst 2017-2022’ in een ondernemingsplan voor een vernieuwd Museum Prinsenhof Delft, vanuit gerenoveerd perspectief; • Het opstellen van een richtinggevende investeringskostenraming met een bijbehorende bandbreedte; • Het selecteren van de beoogd architect inclusief ontwerpteam; • Het formuleren van de uitgangspunten voor de wijze waarop op- en afgeschaald moet kunnen worden, voor de gewenste modulaire opbouw van het ontwerp

Daarbij is in de planning bij het raadsvoorstel van maart 2020 al nadrukkelijk gesteld dat in deze definitiefase nog geen (definitief) beeld beschikbaar is van het daadwerkelijk benodigde budget, de businesscase van het museum of de effecten voor de stad. De eerste resultaten hiervan worden eind 2021 aan het eind van de Voor Ontwerpfase voorgelegd aan de Raad. Op 6 oktober jl. zijn de eerste bevindingen in een beeldvormende sessie met de raad gedeeld.

4.

Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)

Wij willen het Prinsenhof als monumentaal complex, inclusief tuin en St. Agathaplein, toekomstbestendig en duurzaam maken door middel van renovatie en restauratie. We geven daarmee inhoud aan onze wettelijke plicht om het monument in stand te houden en onze verantwoordelijkheid om dit complex met zijn nationale betekenis te tonen aan het publiek. Dat doen we door het in het complex gevestigde Museum Prinsenhof Delft beschikking te geven over een goed functionerend en flexibel bruikbaar gebouw. Een museum dat voldoet aan de hedendaagse en toekomstige gebruikseisen, passend in een Prinsenhofgebied zoals dit als richtinggevend perspectief door de werkgroep Prinsenhofgebied is beschreven.

5.

Wat hebben we daarvoor gedaan? (opgeleverde producten en overwegingen)

Programma van eisen We hebben een Programma van Eisen geschreven. Het Programma van Eisen beschrijft zowel de renovatie- en restauratieopgave die verband houdt met de instandhouding en toekomstbestendig maken van het monument alsook de eisen die door het museum worden gesteld om het ondernemingsplan waar te kunnen maken. In het kort geformuleerd gaat het over de volgende elementen: • • • • • • • •

Instandhouding van het monumentale gebouwencomplex, waardoor het monument weer decennia kan functioneren; Herinrichting van plein en tuin; Verbeteren routing in het monumentale complex; Verbeteren toegankelijkheid voor mindervaliden tot ca 70%; Bouwfysische maatregelen (isolatie) om klimaatbeheersing mogelijk te maken; Vervangen en vooral voor het eerst aanbrengen van klimaatinstallaties; Een nauwkeurig beheersbaar klimaat in tentoonstellingsruimtes (klasse A1 volgens de internationale Ashrae-norm voor binnenklimaat); Uitbreiding van de gebruikte vloeroppervlakte met ca 618 m2 netto vloeroppervlakte voor museale functies, bezoekersfaciliteiten en extra tentoonstellingsruimte,

De gemeente heeft verschillende rollen in het proces en in relatie tot het gebouw: die van vastgoedeigenaar, gebruiker en verantwoordelijke voor het in stand houden en beheren van het erfgoed. Het document is daarom integraal tot stand gekomen. Het programma van eisen verwijst ook naar diverse eerdere studies en uitgangspunten. De “Toekomstvisie Prinsenhofgebied” van de werkgroep Prinsenhofgebied (juli 2019) levert een richtinggevend perspectief voor het Programma van Eisen. Het Programma van Eisen is ook besproken met en positief ontvangen door de leden van de voormalige werkgroep. In bijlage A treft u het Programma van Eisen aan dat als uitgangspunt wordt meegegeven aan het ontwerpteam. Dit programma van eisen is overigens nog niet definitief. Het zal tijdens de

ontwerpfase worden bijgesteld, mede afhankelijk van de te maken keuzes in het kader van het op- en afschalen. Ondernemingsplan Parallel aan het opstellen van het Programma van Eisen heeft het museum gewerkt aan het opstellen van een ondernemingsplan. Het plan dient als toekomstbeeld van het Museum Prinsenhof Delft en de wijze waarop het, na de renovatie en restauratie, uitbreiding en herinrichting, bijdraagt aan de vitaliteit van Delft. Bij het zijn van een aantrekkelijke en vitale stad hoort een culturele functie als een hoogwaardig museum, zoals blijkt uit het rapport “Delft, parel in de randstad” uit 2016 van Wim Deetman. Cultuur wordt hierin gezien als een belangrijke voorwaarde voor een aantrekkelijk vestigingsklimaat en voor toerisme. Museum Prinsenhof Delft kan en wil die rol graag vervullen. Het museum beoogt een hoogwaardige en onderscheidende rol te spelen in het Nederlandse museale aanbod en waar de inwoners van Delft trots op zijn, graag komen en zich gerepresenteerd en welkom voelen. Een museum van en voor Delftenaren dat ook bezoekers uit binnen- en buitenland trekt als evidente must-see bestemming voor kwaliteitstoerisme binnen Delft. Dit past in de opgave uit de Agenda 2040: Delft als toeristische topbestemming.

Het ondernemingsplan is een nadere vertaling van de door het college vastgestelde inhoudelijke toekomstvisie voor Museum Prinsenhof Delft “Een plan voor de toekomst 2017-2022” (juni 2017). Het ondernemingsplan zal op basis van het verloop van het Ontwerpproces en de besluitvorming indien nodig worden bijgesteld. Daarnaast is onderzoek gedaan naar de economische impact van een vernieuwd Museum Prinsenhof voor Delft in de eerste 5 jaar na opening. In bijlage B treft u het ondernemingsplan van het museum en de indicatieve impactanalyse van de effecten voor de stad aan. Indicatieve investeringsraming Op basis van het Programma van Eisen is een indicatieve investeringsraming opgesteld. De ontwerpopgave is complex vanwege de verschillende belangen vanuit de perspectieven van erfgoed, museum, vastgoed en financiën. Om te komen tot een indicatieve investeringsraming is met een team van deskundigen per ruimte een analyse gemaakt van mogelijke ingrepen en zijn deze ingrepen financieel vertaald. Daarnaast zijn aannames gedaan op basis van informatie uit een veelheid van uitgevoerde (technische) onderzoeken. De indicatieve investeringsraming sluit op (afgerond) € 37 miljoen. Dit bedrag bestaat uit de volgende componenten: • • • • • • • • •

Bouwkosten (exclusief vaste inrichting); Vaste en museale inrichting; Buitenruimte (tuin en plein); Leges en aansluitkosten; Interne kosten van gemeente en museum; Prijsstijgingen tot 2025; Onvoorzien (15%); Niet verrekenbare BTW; Verhuis- en frictiekosten van het museum.

De raming is met grote zorgvuldigheid gemaakt. Maar het betreft een indicatieve raming, die niet is gebaseerd op een ontwerp. De nauwkeurigheidsmarge (bandbreedte) in deze

definitiefase bedraagt plus of min 20%. In de vervolgfase wordt pas ontworpen en het uiteindelijke ontwerp bepaalt de verwachte investeringsraming. Wij hebben ons terdege gerealiseerd dat € 37 miljoen een zeer forse investering is. Om die reden geven wij graag nadere duiding aan dit bedrag. De begroting omvat immers bedragen voor enerzijds de instandhouding en toekomstbestendig maken van het monumentale erfgoed (verduurzaming en basis klimaatinstallaties) en anderzijds ingrepen voor publiek (toegankelijkheid en routing) en het toekomstbestendig maken van de museumfunctie (vervangen van vaste inrichting, museale klimaatbeheersing en uitbreiding van de bruikbare ruimte) zodat de museale visie kan worden gerealiseerd. De nadere duiding en betekenis lichten wij toe aan de hand van een aantal denklijnen. Het betreffen dus geen alternatieven maar het in perspectief plaatsen van de thans berekende indicatieve investeringsraming: Denklijn 1: instandhouding monument met een willekeurige publiekstoegankelijke functie In een eerste denklijn beperken we ons tot onze verantwoordelijkheid voor de technische instandhouding van het erfgoed en het verbeteren van de toegankelijkheid. Concreet betekent dit: onderhoud aan gevels en daken, binnenschilderwerk, vloerafwerkingen, renovatie van de Van der Mandelezaal en het verbeteren van de toegankelijkheid inclusief het aanbrengen van liften.

We gaan ook uit van herinrichting van de kloostertuin en het St. Agathaplein, In dat geval houden we het monument in stand en toegankelijk voor publiek. Wanneer we bovendien de bestaande inrichting grotendeels handhaven, geen verduurzaming toepassen en de technische installaties onderhouden en vervangen op het huidige niveau, vraagt deze combinatie van ingrepen een investering van bijna € 19 miljoen. In deze denklijn is het museum echter niet meer de gebruiker van het gebouw. Uitgaande van het behoud van collectie en het museum in dat geval een nieuwe locatie worden gevonden. Het vinden en inrichten van een nieuwe locatie voor het museum brengt kosten met zich mee die niet zijn begrepen in het genoemde bedrag. In deze denklijn is het ook niet duidelijk wie de nieuwe gebruiker zal zijn met een publiekstoegankelijke functie. Echter, ook een andere gebruiker dan het museum zal extra investeringen moeten doen in inrichting en installaties. Ook deze kosten zijn niet begrepen in de € 19 miljoen. Ook om deze reden zal het bedrag in deze denklijn verder toenemen. Denklijn 2: instandhouding monument met een museum als publieksfunctie In een tweede denklijn is de nieuwe gebruiker een museum, maar nog niet het museum dat het Museum Prinsenhof Delft kan zijn volgens het ondernemingsplan. In deze denklijn vinden alle zojuist genoemde werkzaamheden en aanpassingen plaats.

Daarnaast is ook sprake van het verwijderen en vernieuwen van de vaste en museale inrichting en het aanpassen van de routing. Er vindt verduurzaming plaats; het gebouw wordt voorzien van een basisisolatie en het gehele gebouw krijgt een klimaatinstallatie. De kosten van deze combinatie van ingrepen zijn begroot op ca. € 30 miljoen. Met dit bedrag ontstaat een toekomstbestendig monument dat onderdak kan bieden aan een relevante publieksfunctie; in dit geval een museum met een nader te bepalen collectie die geen bijzondere eisen stelt aan het binnenklimaat.

Denklijn 3: instandhouding monument met het Museum Prinsenhof Delft als gebruiker volgens de museale visie Om het ondernemingsplan van het museum te kunnen realiseren zijn aanvullende voorzieningen in het gebouw nodig. Het is noodzakelijk om de klimaatinstallatie op te waarderen en daarmee in de publieksruimtes een goed beheersbaar museaal binnenklimaat te realiseren met een nauwkeurige beheersing van de temperatuur en de luchtvochtigheid. Om het ondernemingsplan te realiseren is het ook nodig om meer bruikbare ruimte te creëren. Deze aanvullende ingrepen vergen een extra investering van ca € 7 miljoen. Met deze extra investering is het mogelijk de museale visie te realiseren en heeft het museum de maatschappelijke en financiële impact die is beschreven in het ondernemingsplan en de impact voor de stad, zoals beschreven in de bijlage B. Denklijn 4: Niets doen of uitstel Geheel niets doen is eigenlijk zowel op de korte als op de langere termijn geen optie. Op betrekkelijk korte termijn moeten al diverse ingrepen plaats gaan vinden in noodzakelijk onderhoud. Op de langere termijn heeft de gemeente de (wettelijke) plicht en de verantwoordelijkheid om het Prinsenhof als monumentaal complex in stand te houden en toekomstbestendig te maken. We kunnen dus alleen maar spreken over uitstel. Uitstel heeft echter grote negatieve consequenties.

Zoals gezegd: op korte termijn zijn diverse ingrepen nodig. De kans is groot dat de daarmee gepaard gaande investeringen over een aantal jaren, als de grote renovatie en restauratie wel ter hand genomen wordt, weer teniet gedaan worden. Kapitaalvernietiging is dan het gevolg. Uitstel zal ook betekenen dat de inzet die in de achterliggende jaren is geleverd door de gemeente Delft (in tijd en geld) alsook de inzet van de Delftse bevolking voor niets geweest zal zijn. Daarmee gaat belangrijk draagvlak verloren. En tenslotte zullen de kosten bij een herstart van het project over een aantal jaren stijgen, waardoor een toekomstige investering hoger uit zal vallen. Wij kiezen daarom ook niet voor deze optie. In de achterliggende periode is ook de mogelijkheid geopperd om het project gefaseerd uit te voeren; een gedeelte op korte termijn en een ander deel op de langere termijn. Eigenlijk is faseren te beschouwen als gedeeltelijk uitstel. Bij het project renovatie en restauratie Prinsenhof is faseren echter nauwelijks mogelijk. De verschillende ingrepen op het gebied van toegankelijkheid, routing, technische installaties en instandhouding hangen zeer nauw met elkaar samen. Zij beperken zich niet tot een ‘bouwdeel’, maar betreffen het gehele complex.

En als faseren al mogelijk zou zijn, werkt het ook zeer kostenverhogend omdat de projectorganisatie veel langer in stand gehouden moet worden. De enige realistische, maar ongewenste faseringsoptie is de herinrichting van het plein. Conclusie Uit de bovenstaande analyse trekken we de volgende conclusie. De gemeente heeft de plicht en de verantwoordelijkheid om het Prinsenhof als monumentaal complex in stand te houden en toekomstbestendig te maken door middel van renovatie en restauratie. Bij deze opgave is het wenselijk dat ook de buitenruimte (tuin en St. Agathaplein) wordt betrokken. Daarbij hoort ook de verantwoordelijkheid om dit complex met zijn nationale betekenis te tonen aan het publiek. Voor het instandhouden en toekomstbestendig maken met een relevante publieksfunctie (in dit geval de museumfunctie) is een bedrag van ca. € 30 miljoen benodigd. De opgave is ook om het Museum Prinsenhof Delft toekomstbestendig te maken zoals verwoord in de museale visie en het daarop gebaseerde ondernemingsplan. Die vernieuwing heeft maatschappelijke en financiële impact. De ingrepen die daarmee samenhangen vergen een extra investering van ca € 7 miljoen.

Om deze gezamenlijke opgaven te bereiken is een cumulatieve investering nodig van ca. € 37 miljoen. In de volgende paragraaf gaan wij nader in op de beïnvloedingsmogelijkheden van het investeringsvolume, het op- en afschalen.

6.

Wat gaan we in de volgende fase doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen)

Opdracht aan het ontwerpteam In december 2020 zal de Europese aanbesteding voor de selectie van een ontwerpteam worden afgerond. De gunningscommissie maakt dan een voornemen tot gunning bekend. Zodra het voornemen bekend is gemaakt informeren wij u daar separaat over. Na positieve besluitvorming door de gemeenteraad op dit raadsvoorstel zal de opdracht aan het ontwerpteam definitief worden verleend. Het voorstel is om het ontwerpteam de opdracht te geven om een ontwerp te maken op basis van het Programma van Eisen dat zal leiden tot een maximale investering voor de gemeente Delft van € 37 miljoen. Daarnaast zal aan het ontwerpteam worden gevraagd om alternatieve ontwerpopties (afschaalopties) aan te reiken en door te rekenen. Het totaal aan afschaalopties dient circa € 7 miljoen te bedragen. Op deze manier ontstaat een modulaire opbouw met keuzemogelijkheden. Voor de uitgangspunten voor de modulaire opbouw kan gedacht worden aan: • Minder zalen voorzien van museaal klimaat klasse Ashrae A1; • Geen of minder uitbreiding van oppervlakte in ruimtelijk Programma van Eisen; • Routing niet of deels aanpassen; • Toegankelijkheid niet of deels verbeteren; • Gebouw niet of deels verduurzamen; • Plein niet opnieuw inrichten.

In het ontwerpproces zullen de integrale effecten van de afschaalopties in beeld worden gebracht, zowel het effect op de investering als ook de toekomstige exploitatiekosten en waarde voor de stad. Met dit integrale inzicht kan een afgewogen keuze worden gemaakt door de raad bij het voorlopig ontwerp eind 2021. Zoals eerder benoemd zou van deze keuzemogelijkheden het opnieuw inrichten van het plein eventueel op dit moment al los beschouwd kunnen worden, gezien de grote samenhang met het totale ontwerp achten wij dit echter onwenselijk. Planning en besluitvorming van het ontwerpproces De planning van het proces is grotendeels ongewijzigd ten opzichte van de uitgangspunten die in maart zijn geformuleerd. De eerstvolgende mijlpaal en moment van besluitvorming betreft het afronden van de Voorontwerpfase hetgeen voorzien is eind 2021. Op dat moment ligt o.a. het Voorontwerp en de daarop gebaseerde integrale businesscase voor. Het overzicht van de planning en besluitvorming en op te leveren ‘producten’ is opgenomen in bijlage C.

Organisatie, governance en projectbeheersing Om grip te blijven houden op het proces en de inhoud richten we de projectorganisatie opnieuw in met duidelijke taken en verantwoordelijkheden en een beschrijving van de governance: de wijze van besturen van het project. We beschrijven dit allemaal in de herijking van het projectplan. De projectorganisatie en het projectplan baseren we mede op enkele belangrijke succesfactoren die we in andere projecten hebben geleerd en die we hebben meegekregen in gesprekken met vergelijkbare musea en externe experts. Dit zijn onder andere: • • • • • •

Een goede samenwerking tussen gemeente en museum; Een heldere en duidelijke projectorganisatie die ‘Lean en mean’ is en daad- en slagkracht heeft (autonomie binnen kaders); Rolvastheid van projectbetrokkenen; Actief betrekken van omgeving en andere relevante stakeholders zoals de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed op basis van een stakeholderanalyse waarin kennis, rol, belangen en positie in beeld worden gebracht; Actieve gezamenlijke werving van subsidies, fondsen en giften rekening houdend met de mogelijke invloed en wijze van betrokkenheid; Actieve beheersing van risico’s.

In de projectstructuur blijft de stuurgroep functioneren, waar onder andere de gemeente als vastgoedeigenaar (gebouw en erfgoed) en het museum als gebruiker in vertegenwoordigd zijn. In de afgelopen maanden is de raad van advies ingesteld. Deze raad zal de projectorganisatie en het college gevraagd en ongevraagd advies geven en vervult een belangrijke rol voor de met betrekking tot de governance van het project noodzakelijke ‘checks and balances’. De voormalige werkgroep Prinsenhofgebied is ook vertegenwoordigd in deze raad. Deze bestaat daarnaast uit deskundigen met invalshoeken op het gebied van museumbouw en -exploitatie, erfgoed, bouwprocesbeheersing en risicomanagement en ook politiek/bestuurlijke procesvoering. Op het gebied van ‘checks and balances’ is in de projectstructuur ook voorzien in externe second opinions. Besluitvorming in de raad voorzien wij respectievelijk eind 2021 en eind 2022; de momenten waarop het Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp met businesscase kan worden voorgelegd. Daarnaast informeren wij u binnen de reguliere planning- en controlcyclus. Het project is aangemerkt als “kerndossier/project” en er is al een risicodossier voor het project dat regulier geüpdatet wordt. Het integrale risicodossier zal weer gevoegd worden bij de businesscase.

In dit voorstel beperken wij ons tot het geven van inzicht in alle risico’s die relevant zijn in de voorliggende ontwerpfase en de top 10 strategische/structurele risico’s. Uiteraard zijn oorzaken en gevolgen geanalyseerd om beheersmaatregelen te treffen als onderdeel van de projectsturing. Zoals gesteld is een actieve beheersing van de risico’s in alle fasen een belangrijke succesfactor. De weergave van de risicomatrix en de top risico’s is bijgevoegd als bijlage D. Betrokkenheid van de stad Het afgelopen jaar heeft ons opnieuw laten zien hoe betrokken de stad is bij het Prinsenhofgebied en hoe bestuur en stad elkaar daarbij hebben gevonden. Dit enthousiasme zetten we graag voort. We houden daarom openheid over het proces: we communiceren duidelijk en eenduidig met de relevante doelgroepen over de stappen die we zetten in het

ontwerpproces en besluitvorming om de Delftenaren geïnformeerd te houden. Dat doen we ook op momenten dat er ‘achter de schermen’ hard wordt gewerkt door de projectorganisatie en het ontwerpteam. We blijven ook in de komende fase graag gebruik maken van het enthousiasme van de voormalige werkgroepleden om als ambassadeurs te fungeren voor de plannen. Zodra het Programma van Eisen eenmaal is vastgesteld, is het aan het ontwerpteam om binnen die kaders aan de slag te gaan. Specifieke leden van de voormalige werkgroep hebben zich op basis van hun deskundigheid het afgelopen jaar al actief ingezet bij de selectie van het ontwerpteam, de toetsing van het Programma van Eisen en de deelname aan de raad van advies. Ook in de komende periode maken wij opnieuw graag gebruik van de expertises van deze personen door een bijdrage te vragen bij: • • 7.

Deelname aan een selectie- of gunningscommissie voor de architectenselectie voor de buitenruimte (plein en tuin); Het mede beoordelen van (varianten van en/of onderdelen van) het Voor Ontwerp. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf )

In deze paragraaf maken wij onderscheid tussen de investering enerzijds en de toekomstige exploitatielasten anderzijds. Definitie fase (maart 2020-december 2020): afgerond Bij de programmabegroting 2020 is € 15 miljoen gereserveerd voor de ruimtelijke ontwikkelingsvisie voor het Prinsenhof(gebied). Dit bedrag is toegevoegd aan de reserve dekking kapitaallasten. In maart 2020 heeft uw raad besloten om hiervan € 1,44 miljoen vrij te geven voor de definitiefase. Met het voorliggende voorstel ronden wij deze fase af. Van het bedrag van € 1,44 miljoen verwachten wij circa € 0,9 miljoen daadwerkelijk in 2020 te besteden. Wij hebben minder besteed omdat in deze fase o.a. geen gebruik is gemaakt van het budget voor onvoorzien. Ook zijn diverse gewenste onderzoeken en adviezen uit efficiency overwegingen doorgeschoven naar de volgende c.q. de ontwerpfase. Van het budget voor de definitiefase resteert daarom vermoedelijk nog € 0,54 miljoen. Via de jaarrekening 2020 wordt u geïnformeerd over de feitelijke realisatie. De feitelijke kosten worden vervolgens overeenkomstig het raadsbesluit gedekt uit de reserve dekking kapitaallasten.

Voorlopig Ontwerp fase (2021) en Definitief Ontwerp fase (2022) De voorbereidingskosten voor de fasen Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp bestaan uit: • Interne kosten projectorganisatie inclusief inhuur externe projectmanager; • Honoraria voor het ontwerpteam, inclusief beveiligingsadviseur, landschapsarchitect en interieurarchitect; • Budget voor second opinions; • Communicatiekosten; • Een post onvoorzien van 10%. De voorbereidingskosten voor de fasen Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp zijn begroot op € 3,7 miljoen. In bijlage E is een nadere detaillering van de te verwachten kosten opgenomen voor deze vervolgfase. We hebben deze bijlage als ‘geheim’ gekwalificeerd vanwege de gevoelige financiële informatie die daarin is opgenomen.

Voorgesteld wordt om de kosten voor de Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerpfase ad € 3,7 miljoen te dekken uit de reserve dekking kapitaallasten. Daarmee komt het totaal aan kosten voor de definitie en ontwerpfase uit op € 4,6 miljoen. Realisatie- en gebruiksfase De financiële richting die de raad met dit besluit geeft zal begin 2021 dienen als input voor de kadernota en worden betrokken bij het opstellen van de Programmabegroting 2022-2025 rekening houdend met reeds beschikbare dekking en de te verwachten co-financiering. Dit betekent dat van een investeringsvolume van totaal € 37 miljoen wordt uitgegaan. In dit bedrag is overigens het budget voor de definitie en ontwerpfase inbegrepen. De realisatiefase vangt naar verwachting aan in 2023; de gebruiksfase in 2025. De investering heeft gevolgen voor het huidige niveau van beheer- en onderhoudslasten in de gebruiksfase. Deze zullen toenemen. De keuzes die in het ontwerpproces worden gemaakt zijn van invloed op de omvang van de toename van de exploitatielasten. In de volgende fase is daarom veel aandacht voor “life cycle costing’. Met deze methode ontstaat inzicht in de gebouwgerelateerde kosten gedurende de levenscyclus van het gebouw. Dit ondersteunt de te maken keuzes in het ontwerpproces en vormt belangrijke input voor het opstellen van integrale businesscase.

Het integrale beeld van de relevante structurele effecten voor de gemeente als vastgoedeigenaar, het museum als gebruiker en de stad komt samen in de integrale businesscase. De eerste keer dat deze integrale businesscase wordt gepresenteerd is bij het Voor Ontwerp. Deze effecten zullen steeds verder verfijnd kunnen worden op basis van de gemaakte ontwerpkeuzes en nader onderzoek. 8.

Communicatie

Er wordt via de media bekendheid gegeven aan het raadsvoorstel, waarmee een nieuwe stap wordt gezet in het toekomstbestendig maken van ons erfgoed en het vernieuwen en toekomstbestendig maken van Museum Prinsenhof Delft als museum van de stad voor alle Delftenaren, nationale en (inter)nationale bezoekers. Hiervoor worden ook de gemeentelijke communicatiekanalen en kanalen van het Museum Prinsenhof Delft ingezet. 9.

Verdere procedure

Bij een positief besluit door de raad zal de aanbestedingsprocedure voor het ontwerpteam worden afgerond met een definitief gunningsbesluit en ontwerpopdracht. Daarna kan het ontwerpteam aan de slag. Een volgend (formeel) moment van betrokkenheid van de raad is eind 2021 waarin een Voor Ontwerp met businesscase wordt gedeeld met de mogelijkheden tot op-/afschalen en modules onderbouwd met een gedetailleerdere investerings- en exploitatiekostenraming, dekkingsvoorstel en businesscase. Vervolgens is naar huidige inzichten eind 2022 het Definitief Ontwerp gereed en zullen de bijbehorende actualisaties van de businesscase met de raad worden gedeeld om wederom richting en prioritering te geven.

Bijlagen: A. Programma van Eisen B. Ondernemingsplan Museum Prinsenhof Delft en lmpactanalyse (is onderdeel van Ondernemingsplan) C. Planning en besluitvorming D. Risica dossier top risico's E. Nadere detaillering voorbereidingsbudget Ontwerpfase (vertrouwelijk, ter inzage bij de griffie} F. 6e begrotingswijziging 2021 achtend, college, van burgemeester en wethouders van Delft,

as».

J.M.

V iegonthart,

burgemeester.

I

t

M.M. van der Kraan,

secretaris.

Raadsbesluit

Datum Registratie nr. BBV

: #*dd-maand-jaar*# : #*nummer*# : 4412905

Onderwerp

: Van visie naar ontwerp Prinsenhof Delft: start Ontwerpfase

De raad van de gemeente Delft; Gelezen het voorstel van het college van 24-11-2020; BESLUIT: 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7. 8.

9. 10.

11.

Kennis te nemen van het Programma van Eisen en daarin opgenomen scope, als basis voor de renovatie en restauratie Kennis te nemen van het ondernemingsplan van het vernieuwde Museum Prinsenhof Delft na renovatie en restauratie van het complex, als input vanuit het museum voor het Programma van Eisen. Kennis te nemen van de indicatieve investeringsraming die is gemaakt op basis van het Programma van Eisen van € 37 miljoen. Kennis te nemen van de uitgangspunten voor de wijze waarop op- en afgeschaald moet kunnen worden, voor de gewenste modulaire opbouw van het ontwerp. Een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen ter grootte van € 3,7 miljoen voor de VO en DO fase waaronder het opstellen van een voorlopig en definitief ontwerp met de gewenste modulaire opbouw. De kapitaallasten die samenhangen met het voorbereidingskrediet ten laste te laten komen van de reserve dekking kapitaallasten. De 6e begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Kennis te nemen van het feit dat de gunningscommissie in de week van 7 tot 11 december 2020 een voornemen tot gunning van de opdracht aan een ontwerpteam kenbaar heeft gemaakt; Het financieel kader voor het door het ontwerpteam uit te werken plan vast te stellen op een maximaal investeringsbedrag van € 37 miljoen Dit financieel investeringskader alsmede een eerste indicatie van de extra onderhoudsen beheerlasten te betrekken bij het opstellen van het herstelplan voor de programmabegroting 2021-2024 en bij het opstellen van de kadernota 2021 en de programmabegroting 2022-2025. Akkoord te gaan met de voorgestelde planning en besluitvorming in de raad.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van #* DD/MM/JJJJ *#

,burgemeester.

,griffier.