Rapport evaluatie evenementenregelingen De Wolden

Rapport evaluatie Evenementenregelingen De Wolden

Foto: Matthias Groenewold, Ruinen 29 juli 2025 Ambtelijk opdrachtgevers: Kim Thijssen; Teamleider Handhaving Openbare Ruimte en Martijn Schuring, Teamleider Leefbaarheid Uitvoering: Anita ter Veld (a.i.)

Inhoud 1.

Aanleiding ....................................................................................................................................................................... 3

2.

Uitvoering & Onderzoek ..................................................................................................................................................... 4 2.1 Regelingen ..................................................................................................................................................................... 4 2.2. Uitkomsten onderzoek per regeling, inclusief aanbeveling .................................................................................................... 5

3.

Conclusie en aanbevelingen ............................................................................................................................................. 12 Bijlage 4. ........................................................................................................................................................................... 12

2

1. Aanleiding In gemeente De Wolden worden diverse evenementen georganiseerd door tal van aanbieders, voornamelijk vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke instellingen, waaronder stichtingen en verenigingen. De evenementen zijn belangrijk voor de dorpen en de gemeente De Wolden en dienen tal van doelen. Denk aan:  Het versterken van de sociale cohesie  Het stimuleren van cultuur- en sportdeelname  Promotie van het gebied en  Evenementen geven de inwoners en organisatoren een trots gevoel op het eigen dorp en de eigen gemeente. Hier zien we het naoberschap terug, passend bij De Wolden. Een grote prestatie van alle betrokkenen waarvoor veel waardering is en de gemeente vooral wil koesteren. In 2023 en 2024 zijn er gemiddeld 210 evenementen georganiseerd, variërend van grootschalige evenementen tot kleine buurtactiviteiten. De verwachting is dat ook dit jaar en in de toekomst minimaal een vergelijkbaar aantal evenementen wordt georganiseerd. Evenementen brengen vooral plezier en gezelligheid, maar kunnen ook (geluids)overlast geven of de natuur aantasten. De impact op de omgeving kan groot zijn, hetgeen vraagt om een goede balans tussen het plezier, de dynamiek van evenementen en de leefomgeving.

Om evenementen te mogen uitvoeren dient een organisator daarom veelal een vergunning of ontheffing te hebben op basis van wettelijke, regionale of lokale regelingen, waarin de uitgangspunten en voorwaarden staan benoemd waar evenementen aan moeten voldoen. Een gemeentelijke evenementenregeling: • Regelt de procedurele, operationele en beleidsmatige aspecten van evenementen (bijvoorbeeld vergunningsplicht, meldingen, voorschriften voor veiligheid, geluid, afval, etc.). • Deze regeling kan zijn opgenomen in: o Een verordening (zoals de Algemene Plaatselijke Verordening - APV), en/ of o Een beleidsregel evenementen (uitwerking van de toetsingscriteria en uitvoeringspraktijk). Opdracht De huidige regelingen dateren van 2021, waarbij de (bestuurlijke) toezegging is gedaan om na twee jaar van datum van inwerkingtreding een evaluatie uit te voeren. Door de situatie van COVID-19 is deze evaluatie uitgesteld tot heden. Hiertoe is dit voorjaar een evaluatie uitgevoerd. Doel: Inzicht krijgen of de huidige regelingen nog actueel en uitvoerbaar zijn. Dit betreft: o Evenementenverordening voor de gemeente De Wolden 2021 o Beleidsregels evenementen gemeente De Wolden 2021

3

2. Uitvoering & Onderzoek Voor de uitvoering van bovenstaande opdracht ligt een Plan van aanpak ten grondslag waarin de procesvorm nader is beschreven. Met als belangrijkste eerste stappen het inventariseren van de betrokken partners, in- en extern en het inventariseren van de diverse regelingen. Aan de hand van diverse persoonlijke gesprekken, in – extern, is informatie opgehaald over zowel de regelingen (inclusief leesbaarheid en werkbaarheid) als de ervaringen en belevingen rondom de werkprocessen. Waarbij ook gekeken is naar de interne relaties als ook tussen de aanvrager om een evenementenvergunning en de gemeentelijke organisatie en het proces vergunningverlening. De gemeente kent diverse regelingen op het gebied van evenementen, met onderscheidt tussen de evenementenregelingen en regelingen waarin een verbinding met evenementen is: landelijk, regionaal en lokaal. Voor een totaaloverzicht van regelingen die vooraf zijn geïnventariseerd zie bijlage 1 ‘Overzicht evenementenregelingen De Wolden’. In dit onderzoek is de focus gelegd op een tweetal regelingen: de Evenementenverordening De Wolden en de Beleidsregels voor evenementen De Wolden. Om de uitvoerbaarheid beheersbaar te houden is in dit stadium gesproken met een beperkt aantal evenementenorganisatoren, evenredig verdeeld over de verschillende typen evenementen, zoals meldingen en A-, B- en C-evenementen.

Per type evenement zijn gemiddeld twee organisatoren gesproken. Dit rapport toont een nadere uitwerking van de uitkomsten, met de focus op de specifiek genoemde gemeentelijke regelingen. Eerst vindt een beschrijving plaats van de huidige situatie en wat vooral goed gaat. Vervolgens worden de punten tot verbetering benoemd, inclusief een advies. Interne ontwikkelingen en raakvlakken met de evenementenpraktijk Binnen de gemeentelijke organisatie lopen meerdere processen van herijking regelingen die raakvlakken hebben met evenementen. Eén van die raakvlakken, belangrijk om te benoemen, is dat het team ruimtelijke ontwikkeling (RO) bezig is om te onderzoeken hoe evenementen planologisch het beste geregeld kunnen worden. Deze opdracht is in Q2 2025 uitgezet en naar verwachting is hierover in Q4 meer informatie beschikbaar. RO stemt de uitkomsten dit najaar, in het kader van het integraal werken, af met verschillende andere teams.

2.1 Regelingen De gemeente kent tal van regelingen, specifiek gericht op evenementen, maar ook zijn er regelingen waar een relatie ligt met evenementen. Dit onderzoek richt zich specifiek op een tweetal regelingen hiervoor genoemd wat onverlet laat dat bij de uitvoering de overige regelingen een even grote rol spelen. Gesprekken organisatoren en medewerkers Om als belanghebbende, organisator, vooraf betrokken te worden bij het de gemeentelijke processen is door de betrokkenen gewaardeerd. De gesprekken zijn als open en constructief ervaren. Vanaf het eerste contactmoment viel het enthousiasme en de bereidwilligheid tot samenwerking op. De organisatoren waardeerden het dat zij hun input konden leveren en maakten hier graag tijd voor vrij. Het betreft vrijwilligersorganisaties met een groot hart voor hun evenement én voor een constructieve samenwerking. Waarbij de waardering is uitgesproken dat de organisator, als vrijwilligersorganisatie, tijd vrij heeft willen maken voor dit onderzoek. De wens, meer duidelijkheid c.q. richtlijnen over het gebruik van plastic bekers, de omgang met stikstofregels, de relatie met de Omgevingswet (evenemententerreinen) is hoorbaar bij organisatoren. Het betreft de landelijke regelingen en actuele thema’s die niet alleen binnen onze gemeente spelen, maar ook in tal van andere gemeenten tot vergelijkbare vragen en beleidsaanpassingen leiden.

Diverse gemeenten zijn momenteel dan ook bezig hun verordeningen en beleidsregels op deze onderwerpen aan te passen. Dit biedt kansen om te klankborden, adviezen en ervaringen op te halen. 4

De balans tussen evenementen en de directe leefomgeving speelt een steeds grotere rol in onze samenleving. Ook organisatoren zijn zich daarvan bewust. Dit vraagt ook om een heldere communicatie, verwachtingsmanagement, duidelijke regels en het opvolgen en handhaven van deze regels. Dit betreft een samenspel tussen inwonerorganisator-gemeente. Over het algemeen kennen de organisatoren, mede vanuit hun lange ervaring, de regelingen daar waar het vooral hun event raakt. En kan men hiermee uit de voeten. Ook is gesproken over het contact tussen de organisator en gemeente, individuele uitdagingen als die er zijn en andere voorkomende onderwerpen. De primaire bijvangst maakt geen onderdeel uit van dit rapport maar wordt uiteraard intern gedeeld met de betreffende afdeling(en). De primaire focus van de organisatoren ligt op de vergunningsaanvraag en de daaraan verbonden regelingen en voorschriften. Voor organisatoren staat vooral het succesvol realiseren van het evenement centraal, waarbij wordt gezocht naar manieren om binnen de gestelde kaders te blijven. Naast de collega’s die evenementenvergunningen verlenen is ook met tal van collega’s gesproken die vanuit hun eigen beleidsterrein te maken hebben met evenementen. Denk aan veiligheid, ruimtelijke ontwikkeling en handhaving. Ook hun input is meegenomen als het gaat om de uitvoering van de regelingen in de praktijk.

De onderwerpen die voor organisatoren spelen zijn ook de uitdagende factoren waar de collega’s intern mee te maken hebben. Evenementen blijven onderwerpen die voortdurend te maken hebben met nieuwe en /of gewijzigde regelgeving, maar ook van invloed is de veranderende maatschappij. Meerjarige vergunningen en regie Organistoren geven de voorkeur aan het behoud van meerjarige vergunningen. Deze wens is bij hen sterker aanwezig dan bij de gemeente. Ervaring leert dat landelijk gemeenten een terugtrekkende beweging maken daar waar het gaat om het verstrekken van meerjarige vergunningen. De praktijk laat zien dat meerjarige vergunningen kunnen leiden tot een afname van de ambtelijke en daarmee bestuurlijke grip en aandacht op het evenement. Niet vanwege onwil, maar doordat de veronderstelling leeft dat ‘alles al is geregeld’, waardoor actualisering en toetsing in de praktijk op de achtergrond raken. Dit blijkt echter niet altijd te stroken met de realiteit. De belangrijkste factor die genoemd wordt is het gebrek aan persoonlijk contact. De communicatie geschiedt veelal digitaal. Dit vraagt om het opnieuw doorspreken van de verschillende scenario’s om tot een besluit te komen of handhaven van meerjarige vergunningen gewenst is en zo ja, in welke vorm.

2.2. Uitkomsten onderzoek per regeling, inclusief aanbeveling Hieronder een nadere uitwerking van de uitkomsten uit het onderzoek. Opgedeeld in: A. Evenementenverordening voor de gemeente De Wolden 2021 B. Beleidsregels evenementen gemeente de Wolden C. Algemene opmerkingen c.q. voorstellen. Hierbij is niet specifiek ingegaan op alle voorschriften uit de regelingen maar is ingezoomd op die voorschriften die volgens de verschillende gesprekken aandacht vragen voor de korte en/of de langere termijn. Voor het overige mag geconcludeerd dat de overige onderwerpen voor dit moment geen directe aandacht behoeven.

5

Ad A. Evenementenverordening De Wolden 2021 Artikel en onderwerp 1.

Artikel 1 Begripsbepalingen: Lid 1b. “evenement”

Huidige situatie

Aanbeveling

De begripsbepaling van “evenement” is vastgelegd in de verordening en is in ‘eigen bewoordingen’ opgesteld. De landelijke definitie van het begrip evenement is losgelaten en uit de APV gehaald destijds.

Advies: Sluit met de definitie van het begrip “Evenement” aan bij de definitie in de Model APV: de strekking is ‘evenementen die in de openbare ruimte plaatsvinden en waar mensen samenkomen om vermaakt te worden’. Zie hieronder. Herijk de definitie in de verordening als hier genoemd.

Dit past: 1. Niet bij de wens om ‘zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de teksten uit de Model APV 2. Niet bij de wens om Regionaal, Provinciaal en Landelijk meer samen te werken. Huidige definitie: Evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, inclusief herdenkingen, waarbij een verzameling mensen zich in een bepaald tijdvak in dan wel op een (eventueel beperkt) openbaar toegankelijke inrichting of terrein bevindt of beweegt.

Noot: Mocht om welke reden dan ook in de toekomst besloten worden de Evenementenverordening te laten vervallen, dan kan de regeling in de APV worden opgenomen.

Artikel 2:24 Definities (volgens de Model APV) 1. In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a) bioscoop- en theatervoorstellingen; b) markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22; c) kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d) het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen; e) betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f) activiteiten als bedoeld in de artikelen 2:9 en 2:39; g) sportwedstrijden, niet zijnde vechtsportevenementen als bedoeld in het tweede lid, onder f. 2. Onder evenement wordt mede verstaan: a) een herdenkingsplechtigheid; b) een braderie; c) een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3; d) een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; 6

e) f)

2.

Artikel 1 Begripsbepalingen: Lid 1c.: de houder van een inrichting

Huidige omschrijving: De houder van een inrichting: degene die als eigenaar, bedrijfsleider, beheerder of anderszins een inrichting als bedoeld in de Wet milieubeheer, zoals die wet luidde direct voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet, drijft.

3.

Artikel 3: Meldingsplichtige evenementen versus type Aevenementen

De wens is: minder vergunningen – meer meldingsplichtige evenementen. De verwachting was dat met de huidige voorwaarden er minder vergunningen afgegeven zouden worden: een winwin voor én de organisator en de gemeente (efficiency).

een straatfeest of buurtbarbecue; een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of -gala’s.

3. In deze afdeling wordt onder klein evenement verstaan een eendaags evenement waarbij: a) het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan [aantal] personen; b) de activiteiten plaatsvinden tussen [tijdstip] en [tijdstip] uur; c) geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur, dan wel in dit tijdsbestek het maximaal toelaatbare geluidsniveau van [aantal] dB(A) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden; d) de activiteiten niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten; en e) slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan [aantal] vierkante meter per object. Het begrip ‘inrichting’ zoals gebruikt in de Wet milieubeheer (WM) is komen te vervallen met de invoering van de Omgevingswet op 1 januari 2024. Er wordt nu gesproken over het begrip ‘milieubelastende activiteit’. Dit betekent dat de regels niet langer specifiek op een ‘inrichting’ (zoals een bedrijf of een deel daarvan) gericht zijn, maar op de activiteiten die milieuverontreiniging kunnen veroorzaken. De huidige voorwaarden lijken reëel en in overeenstemming met omliggende gemeenten. Verruiming van een van de voorwaarden vraagt nader onderzoek onder de bestaande evenementen om meer inzicht te krijgen in de eventuele gevolgen.

7

4.

Artikel 4. lid 2 Indieningstermijn aanvragen om een evenementenvergunning

5.

Artikel 10. Voorschriften en beperkingen voor geluid en licht.

Praktijk wijst anders uit. Dat brengt de vraag “kunnen voorwaarden voor meldingsplicht activiteiten verruimd” en zo ja, wat is hiervoor nodig. Aanvragen om een evenementen vergunning moeten uiterlijk 12 weken voorafgaand aan een evenement worden ingediend. Voor een organisator is deze termijn acceptabel. Vanuit gemeentelijke ervaring is de wens om de termijnen van grote evenementen gelijk aan vele andere gemeenten naar 16 weken te trekken. Dit heeft alles te maken met de beslistermijnen die vastliggen en die situaties waar aanvragen niet voldoen en er (meerdere) hersteltermijnen worden toegekend aan een aanvrager. Met als risico dat de adviserende instanties niet altijd de tijd en ruimte hebben om een onderbouwd advies uit te brengen. Geluid: In de huidige regeling zijn alleen grenswaarden in dB(C) vastgesteld, niet in dB(A), uitgezonderd achtergrondmuziek. 65dB(A). dB(C) = geeft een gelijkmatig beeld van het volledige frequentiespectrum, inclusief de lage tonen. Wordt veelal gebruikt om piekgeluiden (een bas) die als hinderlijk kunnen worden ervaren te beoordelen. dB(A) = gericht op de lagere frequenties (normaal gesprek, achtergrondgeluiden), filtert lage en zeer hoge frequenties weg waar het menselijk oor minder gevoelig voor is. Wordt het meest gebruikt o.a. bij geluidhinder-evenementen en is daarmee een veel gebruikt voorschrift vastgelegd in een regeling.

Destijds een bewuste keuze gebaseerd op het evenementenbeleid van de gemeente Amsterdam, voorgesteld door de Omgevingsdienst die meet op dB(C) niveau. Nota “Evenementen met een luidruchtig karakter”, Inspectie Milieu hygiëne, Limburg, 1969.

Advies: Het aanscherpen van de indieningstermijn voor vergunningsaanvragen van grote evenementen van 12 naar 16 weken past in deze tijd. Dit bevordert de kwaliteit, de eenduidigheid en daarmee de professionaliteit als het gaat om de advisering en de vergunningverlening. Niet zorgvuldig kunnen handelen van professionele organisatie is funest voor de samenwerking. Echter, een dergelijke beslissing vraagt zorgvuldige voorbereiding en afstemming met betrokken partijen. Maak dit proces onderdeel van een groter geheel aan aanscherping van regelingen. Advies: geluid Stel in samenwerking met de beleidsadviseur Omgevingswet, de Omgevingsdienst Drenthe en de (toekomstige) beleidsmedewerker evenementen nieuwe geluidsnormen vast in de verordening. Leg hierbij de verbinding met evenementenlocaties. Indien gewenst kunnen voor specifiek evenementen en/of locaties uitzonderingen worden vastgesteld. En maak hierbij gebruik van de nieuwe handreiking “Evenementen met luide muziek”, gedateerd 27 maart 2025 en de ervaringen van derden mochten er al ervaringen zijn. Er is een nieuwe handreiking “Evenementen met luide muziek” opgesteld door de Nederlandse Stichting Geluidshinder gedateerd 27 maart 2025. Deze biedt nieuwe handvaten voor het stellen van kaders en een herijking van de geluidswaarden, waarin de relatie wordt gelegd met de Omgevingswet.

Mede op basis van deze nieuwe handreiking is het een onderwerp “geluidsnormen” binnen alle gemeenten op dit moment actueel.

8

Toelichting: In de nieuwe handreiking “Evenementen met luide muziek” van de Nederlandse Stichting Geluidshinder, gedateerd 27 maart 2025, wordt een relatie gelegd met evenementenregelingen en de Omgevingswet. Deze handreiking is de opvolger van een bijna 30 jaar oude Nota met de titel Evenementen met een luidruchtig karakter. opgesteld door de Inspectie Milieuhygiëne Limburg van januari 1996. De verwachting is dat in de komende maanden zal blijken in hoeverre de nota, volgens kenners, voldoende handvatten biedt voor gemeentelijke toepassing. Argumenten tot deze herijking: 1. Belang van evenementen Evenementen zijn cultureel én economisch belangrijk voor gemeenten en bewoners. Gemeenten willen deze dan ook stimuleren en faciliteren. 2. Bescherming van leefomgeving Tegelijk is het essentieel om hinder voor bewoners te beperken. Geluidsnormen moeten onderbouwd zijn en mogen geen onduldbare overlast veroorzaken. 3. Noodzaak van duidelijke kaders Het toestaan van evenementen en het beleid op dit gebied moeten gebaseerd zijn op duidelijke akoestische afwegingen. De nieuwe Handreiking biedt inzicht in geluidsniveaus, maar geeft geen antwoord op een vraag wat acceptabel is. Ook geeft deze nota o.a. een oordeel over meet- en rekenmethoden, lage tonen, gehoorschade, maatregelen, cumulatie, tijden, duur en aantallen van evenementen.

Inhoudelijk: het advies is naast het stellen van dB(C) normen, de “oude” dB(A) opnieuw vast te leggen. Licht: door organisatoren wordt opgemerkt dat lichtstralen geen “grenzen” kennen en het onlogisch voelt dat deze direct over de grens wel toegestaan zijn maar in de eigen gemeente niet.

Advies: licht Het wel of niet toestaan van lichtstralen betreft een bestuurlijke keuze.

9

6.

Artikel 10 lid 2: Vierde Convenant Preventie Gehoorschade

In de verordening wordt verwezen naar het Derde Convenant Preventie Gehoorschade, d.d. 65 dec 2023. Dit is echter niet juist, het is het ‘Vierde Convenant Preventie Gehoorschade’.

Advies: Pas de tekst aan in de verordening op het moment dat de verordening gewijzigd wordt. Zodat formeel de strekking juist is en verwezen wordt naar het juiste document “Vierde Convenant Preventie Gehoorschade”. (Noot: Ondanks deze verkeerde verwijzing, is het convenant wel juridisch rechtsgeldig)

Kijk eveneens op welke wijze de inhoud van dit convenant meer kenbaar kan worden gemaakt bij organistoren, bijvoorbeeld via een aantekening in de vergunning.

Ad B. Beleidsregels Evenementen De Wolden 2021 – heden Deze huidige regeling kent geen directe bijzonderheden die opvallen of vragen om een aanpassing. De regeling vraagt wel om een herijking als het gaat om het leggen van een relatie met de nieuwe Omgevingswet en hoe evenementen het beste planologisch geregeld kunnen worden. Waar ook de wens van organisatoren en de gemeente ligt. Het aantal evenementen per gebied c.q. locatie en de verdelingscriteria hebben niet tot bijzondere vraagstukken geleid. Waarbij wel opgemerkt moet worden dat hier om de input van “slechts” een selectie van organisatoren gaat (die al vele jaren hun event organiseren) is gevraagd, en niet met zekerheid kan worden gesteld dat andere organisatoren niet mogelijk anders zouden reageren.

Ad C. Algemene opmerkingen c.q. voorstellen Aspecten Huidige situatie Nieuw instrument: Bij grensoverschrijdende evenementen op de openbare weg 1. Afgifte verklaring van geen bezwaar bij gebruik openbare weg gemeentegrenzen overstijgend.

die vragen om een tijdelijke wegafsluiting kan een gemeente eenvoudig volstaan met de uitgifte van een verklaring van geen bezwaar. De Provincie is in dit geval de ontheffing-verlenende partij. Dit op basis van de Wegenverkeerswet. Echter De Wolden kent een dergelijke regeling niet, wat ertoe leidt dat organisatoren in De Wolden een aanvraag om een vergunning moeten doen op grond van de Evenementenverordening artikel 2. Dit in tegenstelling tot andere Drentse gemeenten (o.a. de Liberty Tour is hiervan een voorbeeld).

Aanbeveling Sluit aan bij de Drentse lijn en kies voor het invoeren van een Verklaring van geen bezwaar voor het gebruik van wegen in de gemeente bij grensoverschrijdende evenementen. Deze verklaring van geen bezwaar is onderdeel van de Ontheffing, verleend door de Provincie. https://www.provincie.drenthe.nl/loket/productendiensten/wedstrijden-weg/ Kies hierbij voor de APV of de Evenementenverordening. Voordeel: Efficiency en duidelijkheid voor zowel de organisator als de gemeentelijke organisatie. De gemeente sluit hierbij aan bij de werkwijze van de Drentse gemeenten. 10

2. 3.

Formeel taalgebruik in regelingen, versus overbodige informatie Optimaliseer gebruik evenementenkalender

In de gemeentelijke regelingen wordt formeel taalgebruik toegepast, wat zorgt voor juridische precisie, maar soms minder toegankelijk is voor een breed publiek. De huidige evenementenkalender wordt niet optimaal benut. Niet alle betrokkenen hebben toegang tot de kalender en deze wordt niet altijd besproken in het evenementenoverleg. Bovendien is voor velen niet zichtbaar welke evenementen wanneer in de gemeente plaatsvindt.

4.

Bekendheid geven aan en uitvoerbaarheid gemeentelijke regelingen en informatiebijeenkomsten.

Gesproken is veelal met organisatoren die al langere tijd evenementen organiseren en de organisatiestructuur kennen. Meerdere keren is de opmerking geplaatst dat de verwachting is dat het voor nieuwe organisatoren twijfelachtig of het geheel aan regels helder is en het doen van een aanvraag om vergunning, niet eenvoudig is.

5.

Thema/informatie bijeenkomsten over evenementen

De georganiseerde thema c.q. informatiebijeenkomsten worden positief gewaardeerd.

Daar waar mogelijk, vereenvoudig het taalgebruik om informatie begrijpelijker te maken voor inwoners, zonder concessies te doen aan de duidelijkheid en inhoud. 1. Zorg voor een evenementenkalender die continu wordt geactualiseerd en waar de collega’s intern en ook de hulpdiensten breed toegang toe hebben. Zorg voor een gestructureerde overlegagenda met vaste punten, waarbij ook de kalander als vast onderdeel besproken wordt. 2. Kijk daarnaast op welke wijze de kalender ook beschikbaar kan komen voor inwoners, organisatoren en andere stakeholders. Het delen van de kalender breed, biedt naast de grote promotionele waarde ook een meerwaarde voor spreiding, afstemming en verbinding van evenementen en activiteiten. Om het proces van vergunning aanvragen te vereenvoudigen en meer transparant te maken: 1. Stel voorbeeld-draaiboeken en checklists beschikbaar en maak deze onderdeel van de vergunningaanvraag. Dit draagt bij aan eenduidigheid binnen het gemeentelijk proces en biedt organisatoren duidelijke handvatten voor het aanvragen van een vergunning. Let er echter op dat deze formats niet zó rigide worden opgezet dat er geen ruimte meer is voor eigen verantwoordelijkheid bij het aanleveren van belangrijke informatie. 2. Bied bestaande organisatoren een overgangstermijn om zich aan te passen aan deze nieuwe werkwijze. 3.

Zet de gemeentelijke website interactiever in als hulpmiddel c.q. pr-middel om informatie over evenementen meer gebundeld en overzichtelijk te communiceren. Ga door met de ingeslagen weg om minimaal een keer per jaar een interactieve (thema)bijeenkomst rondom evenementen te organiseren. Stimuleer verbindingen – kennisdeling. Hiertoe zijn verschillende methoden denkbaar.

11

3. Conclusie en aanbevelingen De huidige evenementenregelingen vragen om een herijking op onderdelen zoals hiervoor aangegeven. Een dringende noodzaak tot herijking lijkt er niet te zijn. Het meest efficiënt en effectief is, gezien alle ontwikkelingen en de herijking van verschillende wettelijke regelingen die een relatie hebben met evenementen, deze herijkingen interactief op te pakken. Dit verstevigt de samenhang en voorkomt dat er nadien opnieuw regelingen gewijzigd moeten worden. Het advies is om de herijking van deze regelingen samen op te pakken met de beleidsadviseur Omgevingsplan en de (nieuwe) beleidsadviseur evenementen. Dit biedt ook ruimte om de komende periode in gesprek te gaan met alle organisatoren, denk aan het beleggen van een integrale bijeenkomst, waar de uitkomsten en aanbevelingen van dit onderzoek gedeeld kunnen worden. Evenals de nader uit te werken aspecten waaronder het aspect geluid, de relatie met de nieuwe handreiking “evenementen met luide muziek”, het nieuwe Preventie en handhavingsplan alcohol & drugs 2024-2027 gemeente De Wolden, maar ook het bespreken van mogelijke wijzigingen in gemeentelijke processen. Noot! Naast de diverse regelingen kent de gemeente de Nota Evenementen De Wolden 2013.

Met deze Nota worden kaders gesteld op het gebied van openbare orde en veiligheid en daarbinnen een koers te geven voor de gemeentelijke inzet met betrekking tot het stimuleren van een aantrekkelijk aanbod van evenementen. Deze nota bevat op onderdelen verouderde informatie. Gezien de nieuwe tijd, de ontwikkelingen rondom evenementen de afgelopen jaren, ligt hier de wens deze nota te herzien. Met het opschorten van de herijking van de regelingen, kan eveneens gekeken worden in hoeverre de herijking van de Nota Evenementen (of een visie) hierin meegenomen kan worden.

Bijlage 4. 1. Overzicht evenementenregelingen De Wolden

12