Raadsvoorstel vergadersystematiek 4DeWolden

Voorstel voor de raad Datum raadsvergadering Agendapuntnummer

: :

11 juli 2024 VIII, punt 7

Aan de gemeenteraad Onderwerp Vaststellen nieuwe vergadersystematiek gemeenteraad De Wolden - Van drie naar 4DeWolden – Deur geven, Deur spitten, D’r op uut en D’r op an

Wij willen 1. De aandachts- en verbeterpunten afkomstig van de evaluatie huidige vergadersystematiek met aanpassingen binnen een nieuwe vergadersystematiek vormgeven 2. Het proces om tot een uiteindelijk raadsbesluit te komen meer inzichtelijk maken voor de inwoners van De Wolden. 3. De inwoners van de gemeente De Wolden meer betrekken bij de besluitvorming 4. Met een nieuwe vergadersystematiek het inzicht en vertrouwen in het openbaar bestuur vergroten

Wij besluiten 1. Met ingang van 1 september 2024 de huidige vergadersystematiek (3DeWolden) aan te passen naar 4DeWolden

2. Opinievorming en besluitvorming in aparte vergaderingen te behandelen 3. Participatie meer ruimte te geven met het inplannen van een vaste donderdagavond in de maandelijkse vergadercyclus

4. Tot het instellen van evaluatiemomenten na respectievelijk een half, één jaar en drie jaar onder verantwoordelijkheid van het presidium

5. De hieruit voortvloeiende financiële gevolgen ten laste te brengen van het

begrotingssaldo 2025 e.v. 6. Tot aanpassing van de met de nieuwe vergadersystematiek samenhangende onderdelen in het Reglement van Orde

Want Opinievorming en besluitvorming in aparte vergaderingen behandelen Opiniërende- en besluitvormende vergaderingen uit elkaar halen geeft duidelijkheid in het besluitvormingsproces. Het moment van inspreken richting besluitvorming sluit beter aan en zorgt voor meer inzicht in het proces. Vergroten flexibiliteit met het inbouwen van de mogelijkheid tot een extra besluitvormende vergadering. Tot op heden staat er één keer per maand een besluitvormende vergadering gepland. De agendacommissie krijgt nu de mogelijkheid tijdens de tweede donderdag een extra openbaar besluitvormende vergadering toe te voegen. Zij doen dit op basis van het aantal aangeleverde stukken voor het einde van de maand. Vermindering van de piekdruk in het aantal te nemen besluiten inclusief raadsstukken wordt op deze manier mogelijk. Pagina 1 van 4

Als raad meer contact met de inwoners te krijgen door meer bezoeken buiten het gemeentehuis af te leggen. Het inplannen van een vaste donderdagavond per maand biedt de mogelijkheid om als raad in plaats van afzonderlijke fracties op bezoek te gaan. Inwoners die informatie willen geven of peilen hoe de gedachte over een bepaald onderwerp is kunnen dan eventueel op locatie in één keer hun verhaal doen. De agendacommissie aan de hand van duidelijke kaders namens de raad een grotere rol en meer grip te geven op het besluitvormingsproces De agendacommissie vergadert aan het einde van de maand. Duidelijkheid over de einddatum voor het aanleveren van raadsstukken geeft meer grip. Bij het ophopen van stukken biedt de kans een extra besluitvormende vergadering toe te voegen in dit geval uitkomst. De ingekomen stukken snel en op een juiste wijze afhandelen In de huidige systematiek duurt het afhankelijk van het moment van verzenden vier tot acht weken voordat het ingekomen stuk op de agenda van de raad terecht komt. Onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor de juiste afhandeling van het stuk. Met de mogelijkheid een ingekomen stuk ter bespreking op de agenda te zetten kan dit in de toekomst voorkomen worden. Inwoners krijgen beter inzicht in wat er met hun post/mail gebeurt.

Maar Een nieuwe vergadersystematiek zal geen verandering teweegbrengen wanneer de raad blijft doen wat ze deed. Wordt het model uiteindelijk gebruikt zoals het model bedoeld is, of gaan betrokkenen in de nieuwe structuur oude dingen doen. Bewust maken dat verandering bij jezelf begint is belangrijk in het proces richting nieuwe vergadersystematiek. Met elkaar zorgen voor een veilige situatie ten aanzien van de rolvastheid en elkaar op een respectvolle manier aanspreken en/of corrigeren. De invulling en hoe om te gaan met de opiniërende vergadering. In het begin zal dit best wennen zijn omdat het anders dan anders is. Evalueren en tussentijds aanpassen van de vergadersystematiek houdt in dat kleine veranderingen mogelijk zijn. De evaluatie na drie jaar is richtinggevend voor het vervolg of grotere aanpassingen in de vergadersystematiek. De maanden juni en november zijn vanwege de kadernota en begroting drukke momenten in de vergadercyclus. Deze piekmomenten zullen niet helemaal te voorkomen zijn. Hoe het schema van kadernota/begroting in te passen in de nieuwe systematiek heeft zeker aandacht nodig.

Achtergrond Sinds het najaar van 2016 werkt de gemeenteraad van De Wolden met de vergadersystematiek 3DeWolden. Destijds een keuze voor een werkwijze gebaseerd op het veelgebruikte BOB-model: Beeldvorming, Opiniëren en Besluiten. De naam 3DeWolden is afgeleid van de drie D’s in 3DeWolden: Dialoog, Debat, Decision. In opzet bedoeld om in de zoektocht naar manieren de band met de inwoners te versterken, een aantrekkelijker en duidelijker debat en door inzet van steunfractieleden de werkdruk van raadsleden te verminderen. Na een jaar met de nieuwe vergadersystematiek te hebben gewerkt heeft er eind 2017 een evaluatie plaatsgevonden. De uitkomst van deze evaluatie vormt tot op heden de basis voor de huidige vergadersystematiek. De gedane voorstellen en doelen zijn gebruikt bij de huidige evaluatie. Vanuit de raad is voor de evaluatie van de vergadersystematiek een werkgroep samengesteld bestaande uit: Karin Brouwer, Pieter Groot en Henk van IJzendoorn. Ondersteuning vanuit de griffie door Joukje van Roeden-Hoekstra en Jeroen de Boer. Pagina 2 van 4

De conclusie vanuit de werkgroep is dat met het continueren en alleen overnemen van een aantal kleine aanbevelingen uit het evaluatierapport van 2017 niet het juiste effect heeft opgeleverd. In de huidige vergadersystematiek loopt de gemeenteraad weer tegen dezelfde problematiek aan. Duidelijk is dat de huidige systematiek echt aanpassingen verdient om de geschetste problematiek in de toekomst te voorkomen. Opnieuw kleine aanpassingen doorvoeren zullen de eerdergenoemde problemen niet oplossen. Aandachts- en verbeterpunten evaluatie vergadersystematiek 2023 In het kader van evaluatie van de huidige vergadersystematiek, 3DeWolden, heeft de werkgroep in 2023 de opzet voor een nieuw vergadermodel besproken met alle fracties, college en ambtelijk. Hieronder de punten van wat er tijdens deze gesprekken als verbeter- en aandachtspunten naar voren zijn gekomen. Verbeterpunten Piekbelasting College leidend voor de agenda van de raad Invulling lange termijn agenda Openbaarheid (WOO) Besluitvorming voor inwoners slecht inzichtelijk Aantrekkelijkheid discussies/debat is laag Lange doorlooptijd ingekomen stukken Werkbezoeken raad

Aandachtspunten Rolvastheid Elkaar aanspreken/corrigeren Samen verantwoordelijk Invulling opiniërende vergadering Tussentijds aanpassen werkwijze blijft mogelijk Kadernota behandeling Evaluatie inplannen

Na verdere gesprekken met alle betrokkenen van de vergadersystematiek is dit uitgewerkt in een aanpassing van het huidige model: van drie naar 4DeWolden. De naam 4DeWolden is meer dan alleen een verwijzing naar de vier fasen in het besluitvormingsproces. Het is tevens een afleiding van de vier D’s in het Drents van 4DeWolden: Deur geven, Deur spitten, D’r op uut en D’r op an. Het voordeel is een duidelijke procesmatige scheiding van de vier fasen in een beeldvormende ronde, een opiniërende vergadering, een participatieronde tot een besluitvormende raadsvergadering. Voor iedere fase is het duidelijk wanneer en hoe iets plaatsvindt. De scheiding is terug te zien in de duidelijke agendering met aparte bijeenkomsten/vergaderingen die voor elke fase bestemd zijn. De rol van de agendacommissie wordt anders. Met de aanpassingen ten opzichte van de huidige vergadersystematiek krijgt de agendacommissie meer invloed om te sturen. De stukken die nodig zijn voor het vaststellen van de agenda dienen voor het einde van de maand voorafgaand aan de nieuwe cyclus door de ambtelijke organisatie bij de griffie aangeleverd te zijn. De mogelijkheid voor de agendacommissie een extra besluitvormende vergadering toe te voegen biedt flexibiliteit.

Het per openbare raadsvergadering kunnen verminderen van het aantal besluitvormende onderwerpen inclusief bijbehorende raadsstukken zorgt voor verspreiding van de werkdruk. Ter uitbreiding van de agendacommissie wordt de burgemeester als adviseur toegevoegd. Vanuit de raad wordt een besluit genomen wie invulling mag geven aan de rol als voorzitter van de agendacommissie. De evaluatiemomenten na respectievelijk een half, één en drie jaar zullen onder de verantwoordelijkheid van het Presidium worden uitgevoerd. De raad blijft hiermee ook in de toekomst verantwoordelijk voor de eigen vergadersystematiek.

De financiële gevolgen zijn De structurele meerkosten van de invoering van een nieuwe vergadersystematiek brengen we ten laste van het begrotingssaldo 2025 e.v. De meerkosten voor het lopende boekjaar worden opgevoerd in de bestuursrapportage 2024. De meerkosten bestaan uit extra kosten voor communicatie(werkzaamheden) op de griffie en het uitzenden van meer vergaderingen met de daaraan verbonden kosten. Deze extra jaarlijkse kosten Pagina 3 van 4

schatten wij in op een totaal van circa 25.000 euro per jaar. Waarvan inzet personele kosten griffie voor extra werkzaamheden en communicatie 15.000,- euro en kosten extra uitzendingen 10.000,- euro. De extra personele inzet op de griffie is afgestemd met de werkgeverscommissie van de raad en kunnen zich achter het voorstel scharen.

Alternatieven Alternatief is doorgaan met de huidige vergadersystematiek. Conclusie vanuit de werkgroep is dat met het doorvoeren van kleine aanpassingen na de evaluatie in 2017 niet het juiste effect hebben opgeleverd. In de huidige vergadersystematiek loopt de gemeenteraad weer tegen dezelfde problematiek aan blijkt uit de tijdens de evaluatie naar voren gekomen aandachts- en verbeterpunten. Deze worden bij het doorgaan met de huidige vergadersystematiek niet opgelost.

Participatie Tijdens het hele traject van evaluatie en aanpassing is intern iedereen met een relatie tot de vergadersystematiek gevraagd, bevraagd en betrokken bij het tot stand komen van dit uiteindelijke voorstel. Te weten: raadsleden, presidium, burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en vertegenwoordiging ambtelijke organisatie.

Communicatie Voor externe communicatie richting inwoners wordt een communicatieplan opgesteld.

Bijlagen 1 – Schematisch overzicht totaal vergadersystematiek De Wolden (digitaal) 2 – kostenoverzicht uitzendingen en extra werkzaamheden en communicatie (digitaal) Zuidwolde, 27 juni 2024

Werkgroep evaluatie vergadersystematiek, Pieter Groot (raadslid) Henk van IJzendoorn (raadslid) Karin Brouwer-Dekker (raadslid) Jeroen de Boer (adjunct-griffier) Joukje van Roeden-Hoekstra (griffier)

Pagina 4 van 4