Raadsvoorstel vaststellen van de evaluatie 4DeWolden en besluiten over vervolgacties

Gemeenteraad Voorstel voor de raad Datum raadsvergadering Agendapuntnummer Portefeuillehouder

: : :

30 oktober 2024 25RV047 De raad

Aan de gemeenteraad Onderwerp Vaststellen van de evaluatie 4DeWolden en besluiten over vervolgacties Wij willen Met dit voorstel de gemeenteraad in positie brengen om: • Kennis te nemen van de evaluatie van de vergadersystematiek 4DeWolden. • Een aantal verbeterpunten vast te stellen die bijdragen aan transparantie, participatie en efficiënt vergaderen. • Richting te geven aan het vervolg en de doorontwikkeling van 4DeWolden. Wij besluiten • Kennis te nemen van de evaluatie van de vergadersystematiek 4DeWolden. • De aanbevelingen uit de evaluatie als uitgangspunt te nemen voor doorontwikkeling, in het bijzonder: a. Het herdefiniëren van de rol van de opiniërende vergadering en hiervoor trainingen te (laten) organiseren. b. Het verbeteren en centraliseren van de Lange Termijn Agenda (LTA), met kwartaalactualisatie. c. Het structureel organiseren van ca. 2 dialoogavonden per jaar op basis van de LTA en actualiteit. d. Het flexibiliseren van de vergadercyclus, waaronder de mogelijkheid tot parallel vergaderen in de beeldvormende ronde. e. Het aanscherpen van presentaties in de beeldvormende ronde (max. 5 slides, max. 30 min., duidelijke doelstelling). f. Het college te vragen bij nieuw beleid een korte startnotitie aan te leveren met probleemschets, beleidsruimte, kaders, participatie en tijdpad. Want 1.

De evaluatie laat positieve effecten zien: er is meer transparantie, participatie en zichtbaarheid voor steunfractieleden. • De vergaderstructuur draagt bij aan debat en verdieping: opiniërende vergaderingen en bespreekvoorstellen worden gewaardeerd. • Er zijn ook knelpunten: hogere werkdruk, onduidelijkheid over rollen, onvoldoende inzicht in de LTA en wisselende participatie. • Doorontwikkeling is nodig: met gerichte verbeteringen kan de vergadersystematiek verder worden versterkt en kan de raad zijn kaderstellende en controlerende rol beter invullen.

Maar • Zonder scherpere planning en duidelijke afspraken blijft het risico bestaan dat de vergaderdruk hoog blijft.

• •

Raadscommunicatie richting inwoners vraagt blijvende aandacht, bijvoorbeeld over de wijze van participatie. Het succes van de verbeteringen hangt mede af van actieve inzet van zowel raad, college als ambtelijke organisatie.

Achtergrond De gemeenteraad van De Wolden heeft in 2022 gekozen voor de vergadersystematiek 4DeWolden, met de bedoeling de rol van de raad te versterken, meer ruimte te geven aan inwoners en efficiënter te vergaderen. De werkgroep heeft door middel van vragenlijsten de fracties bevraagd en er zijn gesprekken met het college, de gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie gevoerd. De evaluatie van 2025 laat zowel positieve resultaten als verbeterpunten zien. Deze doorontwikkeling sluit aan bij eerdere besluiten van de raad en bij het streven naar een toekomstbestendig raadswerk. De financiële gevolgen zijn De voorgestelde verbeteringen brengen beperkte kosten met zich mee, o.a. voor trainingen en organisatie van dialoogavonden. Deze kosten kunnen gedekt worden binnen het bestaande budget voor raadsondersteuning en griffie. Alternatieven • Doorgaan zonder wijzigingen: dit leidt naar verwachting tot blijvende knelpunten (werkdruk, onduidelijke LTA, beperkte participatie). • Alleen kleine aanpassingen: dit pakt de kernproblemen onvoldoende aan.

Participatie De evaluatie is tot stand gekomen met input van raadsleden, college en ambtelijke organisatie zijn betrokken via vragenlijsten. Het raadsvoorstel is besproken in het presidium van 22 september 2025 Communicatie Na vaststelling van dit voorstel wordt de evaluatie en de verbeteragenda actief gedeeld met raadsleden, inwoners en betrokken partners via de gemeentelijke website en nieuwsberichten. Bijlagen Evaluatie 4DeWolden (samenvatting presentatie). Zuidwolde, 22 september 2025 Werkgroep evaluatie 4DeWolden: Ronald Brouwer (raadslid) Henk van IJzendoorn (raadslid) Anneke Assink (raadslid) Inge Nieuwenhuizen (burgemeester) Joukje van Roeden (griffier) Jeroen de Boer (Adjunct-griffier)