Raadsvoorstel Gemeenteraad De Wolden - Aanwijzing FG v1.0def

Voorstel voor de raad Datum raadsvergadering : Agendapuntnummer : Portefeuillehouder :

27 juni 2024

VIII,

punt

14

Wethouder Rudi Hooch Antink

Aan de gemeenteraad Onderwerp Aanwijzen Functionaris Gegevensbescherming Wij willen De privacy van onze inwoners en correcte omgang met persoonsgegevens borgen. Daarvoor willen we een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aanwijzen ten behoeve van de raad zelf. Wij besluiten De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de SWO ook aan te wijzen als FG voor de raad en als zodanig te belasten met het toezicht op de verwerking van persoonsgegevens waarbij de raad verwerkingsverantwoordelijke is. Want 1. 2.

In het kader van art 37, 38 en 39 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), art 39 Uitvoeringswet AVG (UAVG) en art 36 van de Wet politiegegevens (Wpg) is de aanwijzing van een FG door de gemeentelijke bestuursorganen verplicht; De FG is voorgaande periodes alleen bij besluit van het college aangewezen als FG voor de gemeentelijke bestuursorganen. Voortschrijdend inzicht en overleg met de griffier hebben ertoe geleid, dat het passender is dat alle bestuursorganen (dus ook raad en burgemeester) zelf het besluit nemen een FG aan te wijzen.

Maar 1.

2.

Met de aanwijzing en de invulling van de rol van de FG voldoet de gemeente aan de eisen vanuit de AVG, UAVG en Wpg. Het belang van borging van de privacy wordt de laatste jaren steeds belangrijker door de toenemende digitalisering, gegevensuitwisseling en cyberdreigingen. Het volwassenheidsniveau van de gemeentelijke organisatie op het gebied van informatiebeveiliging en privacy is momenteel te laag (zie ook het recente rapport van de rekenkamercommissie). De FG kan een belangrijke bijdrage leveren aan de doorontwikkeling. Voordeel hierbij is dat een intern aangetrokken FG de organisatie goed kent en kan helpen de verbeteringen van binnenuit op te pakken; De FG staat ten dienste van de diverse bestuursorganen (raad, college en burgemeester) van zowel gemeente Hoogeveen als gemeente De Wolden en tevens voor het bestuur en directie van de SWO. De FG heeft hierbij een onafhankelijke rol en adviseert gevraagd en ongevraagd, nadrukkelijk rekening houdend met de verschillen in positie en verantwoordelijkheden van de diverse bestuursorganen;

Pagina 1 van 3

3.

4.

Het aanwijzen van de FG op titel en niet op naam heeft als voordeel dat bij wijziging van de FG niet elke keer opnieuw een aanwijsbesluit door zowel raad, college als burgemeester genomen hoeft te worden. Bovendien is het gebruikelijk de naam van interne functionarissen of ambtenaren niet publiek kenbaar te maken; Vanuit efficiëntie is ervoor gekozen één FG voor zowel beide gemeenten en SWO aan te wijzen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat dit mogelijk is voor meerdere organisaties/organisatieonderdelen die samenwerken. Aanwijzing van verschillende personen als FG door de bestuursorganen zou tot fragmentatie leiden en is vanwege de beperkte omvang van het takenpakket niet haalbaar. Voorwaarde is dan wel dat de FG goed bereikbaar is vanuit elke organisatie of elk organisatieonderdeel. Tevens moeten de contactgegevens breed beschikbaar zijn, zodat betrokkenen en toezichthouders eenvoudig en direct met de FG kunnen communiceren. Hiervoor wordt op de websites van de gemeente een specifieke vermelding gemaakt, gekoppeld aan een direct mailadres.

Achtergrond Sinds 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Vanaf deze datum geldt in de gehele Europese unie dezelfde privacywetgeving. Een van de wijzigingen die voortvloeit uit de AVG is de verplichte aanwijzing van een FG. Daarnaast heeft de FG vanuit de recent ingevoerde audit Wet politiegegevens een toezichthoudende rol gekregen. Het ontbreken van een FG kan leiden tot een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens. Een globale beschrijving van het takenpakket van de FG: Intern toezicht houden op het naleven van de privacywetgeving. Hiervoor kan de FG informatie verzamelen over gegevensverwerkingen binnen de organisatie. De FG kan deze verwerkingen analyseren en beoordelen of ze aan de wet voldoen. Ook adviseert de FG bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (GEB, ook wel DPIA) bij gegevensverwerkingen met een hoog privacyrisico. De FG stimuleert ook het creëren van bewustzijn over privacy in de organisatie. Verder kan de FG gevraagd en ongevraagd informatie, adviezen en aanbevelingen geven. De financiële gevolgen zijn Geen gevolgen (de kosten van de FG worden opgevangen binnen de SWO). Alternatieven 1. 2. 3.

Geen FG aanwijzen: De gemeente voldoet in dat geval niet aan wet-/regelgeving (AVG, UAVG, Wpg) en dit kan leiden tot een boete van de AP. Het gezamenlijk aanwijzen van een FG met andere (buur)gemeenten: Er ligt momenteel geen verzoek of initiatief van een (buur)gemeente. Deze optie zal wel nadrukkelijk onderzocht worden indien een nieuwe FG geworven moet worden. Inhuur van een FG: Deze optie ligt momenteel niet voor de hand, omdat de huidige FG bereid is gevonden deze rol te vervullen.

Participatie Niet van toepassing. Communicatie Het besluit wordt gecommuniceerd via de besluitenlijst en website. Bijlagen Geen

Pagina 2 van 3

Zuidwolde, 27 juni 2024 Burgemeester en Wethouders van De Wolden,

Roelof Pieter Koning gemeentesecretaris

Pagina 3 van 3

Inge C.J. Nieuwenhuizen burgemeester