Raadsvoorstel Deelname Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief

Gemeenteraad Voorstel voor de raad Datum raadsvergadering Agendapuntnummer Portefeuillehouder

: 25 juni 2026 : 26RV044 : Wethouder Rudi Hooch Antink

Aan de gemeenteraad Onderwerp Deelname gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief Wij willen Per 1 januari 2027 toetreden tot de Gemeenschappelijk Regeling RHC Drents Archief Wij besluiten 1. Kennis te nemen van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 2. Geen zienswijzen in te dienen op het toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief; 3. De financiële impact van de toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief van € 48.000 per jaar mee te nemen bij de integrale afweging in de Kadernota 2027; 4. Toestemming te verlenen aan het college van burgemeester en wethouders om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief. Want 1.1 De aansluiting bij de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Drents Archief biedt meerdere voordelen. Met de komst van de nieuwe Archiefwet wordt het aanstellen van een officiële archivaris wettelijk verplicht. Die rol hebben de gemeenten Hoogeveen, De Wolden en de SWO tot nu nog niet ingevuld. Daarnaast geldt het hebben van een e-Depot als een wettelijke verplichting. Het Drents Archief kan deze rol en voorziening vervullen. 1.2

De keuze voor deelname aan de GR met de functionaliteiten e-Depot en Archivaris kent meerdere overwegingen. Het gaat niet alleen om een wettelijke verplichtingen, deskundigheid en een ICT-oplossing, maar om een strategische keuze voor het versterken van de regionale kennisinfrastructuur, het behoud van cultureel erfgoed, goed bestuur en het borgen van publieke waarden.

1.3

Daarnaast biedt het Drents Archief een e-Depot functionaliteit aan. Deze is vergelijkbaar met de e-Depotoplossing van een commerciële aanbieder die eveneens binnen één Drentse gemeente wordt gebruikt. Ook hier heeft het eDepot van het Drents Archief de voorkeur. De functionele kwaliteit van beide e-

Depots is vergelijkbaar, maar de publieke waarden, regionale samenwerking en maatschappelijke meerwaarde van het Drents Archief geven de doorslag. 1.4

Deelname aan het Drents Archief levert naast de bovenstaande voordelen ook de volgende voordelen op: • Regionale kennisinfrastructuur versterken • Publieke waarden staan centraal • Langetermijnzekerheid voor digitale duurzaamheid • Gezamenlijke ontwikkeling en kostenbeheersing • Bestuurlijke wenselijkheid en maatschappelijke meerwaarde • Minder risico’s op dataverlies, privacyproblemen en discontinuïteit

1.5

Deze voorgenomen toetreding tot de GR RHC Drents Archief is in overeenstemming met de speerpunten uit de nota Samenwerkingsverbanden van 2025 van de gemeente De Wolden. De doelstelling van de GR Drents Archief komt overeen met de beoogde doelstellingen van de gemeente De Wolden, te weten het hanteren van een gedegen e-Depot en het aanstellen van een Archivaris.

2.1

Er is geen aanleiding tot het indienen van zienswijzen tegen het voornemen om toe te treden tot de Gemeenschappelijke regeling Drents Archief. Gelet op de bovenstaande genoemde voordelen om toe te treden tot het Drents Archief zijn er geen beletselen aanwezig die deze toetreding in de weg staan. Gemeente De Wolden zal steeds meer uitdaging krijgen op het gebied van capaciteit en kennis om te kunnen voldoen aan alle verbetermaatregelen en ontwikkelingen. In het kader van interbestuurlijk toezicht en kan dit niet met eigen middelen worden opgepakt. Voor de gemeente De Wolden is het belangrijk om zorg te dragen voor het cultureel erfgoed in Drenthe. Dit gaat beter in samenwerking met de andere gemeenten binnen de GR.

2.2. Archiefstukken die volgens de Archiefwet in aanmerking komen voor blijvende bewaring moeten formeel worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Fysiek is dat in de gemeentehuizen, digitaal moet naar een e-depot. Omdat de overbrengingstermijn gaat veranderen van 20 jaar naar 10 jaar en binnen de gemeente De Wolden de eerste digitale archiefstukken al sinds 2006 bij ons binnen zijn gekomen, kan het aansluiten op een bestaand e-Depot niet langer wachten. 3.1

Deelname aan deze GR biedt naast de juiste kennis ook een significant kostenvoordeel, ten opzichte van het alternatief van ‘niet deelnemen’ en voor de diverse onderdelen een DVO met hetzelfde Drents Archief. Bovendien is het moeten aanbesteden van deze diensten niet van toepassing als er deelgenomen wordt aan een GR;

Maar Risico’s zijn zeer beperkt doordat: • De gemeente invloed blijft houden door beleid en advies niet onder te brengen in de GR; • De jaarlijkse kosten niet fors toenemen. Een ondersteunend voorbeeld is dat de gemeente Assen sinds de start van de GR (2005) 15 jaar lang op hetzelfde prijspeil heeft gezeten; • Het Rijk ondanks uittreden via een vastgelegd Specifieke Uitkering voor onbepaalde tijd een structurele bijdrage levert van 66% aan de GR. Voorwaarde is dat er andere deelnemende gemeenten zijn en die zijn er inmiddels. Hiermee is er een zeer laag financieel risico voor de deelnemende partijen.

Procedure toetreden als gemeente tot GR Drents archief en Wijzigingsprocedure GR Drents Archief Indien er voor eind augustus 2026 geen toestemming aan uw college wordt gegeven door de gemeenteraad tot toetreding aan de GR en er geen collegebesluit is genomen tot instemming van toetreding, kunnen wij als gemeente De Wolden niet worden meegenomen in de wijzigingsprocedure van de GR van het Drents Archief. Deze wijzigingsprocedure verloopt separaat aan de gemeentelijke toetredingsprocedure. Voor de wijziging van de GR Drents Archief is toestemming middels een wijzigingsbesluit nodig van de huidige deelnemers van het Drents archief, waaronder het Rijk. Het wijzigingsbesluit verloopt dan ook via de Eerste en de Tweede kamer. Deze separate wijzigingsprocedure zal vanaf september 2026 van start gaan. Gelet op het voorstaande is het van belang voor de toetredende partijen, waaronder de gemeente De Wolden, dat er voor het einde van augustus 2026 zij een formeel besluit tot toetreding hebben genomen. Verwachting is dat er geen bezwaren zijn aan de zijde van de bestaande deelnemers van de GR Drents Archief tot uiteindelijke toetreding van de gemeente De Wolden. Nadat deze wijzigingsprocedure is doorlopen zal de gemeente De Wolden met ingang van 1 januari 2027 als deelnemer aan deze GR worden toegevoegd.

Ontbreken toestemmingsbesluit tot toetreding GR van raad en college In geval de vereiste toestemming voor eind augustus 2026 door de gemeenteraad niet wordt gegeven, dan kunnen wij niet meer als beoogd nieuw lid van deze GR in de landelijke wijzigingsprocedure worden meegenomen, De eerstvolgende mogelijkheid om te kunnen toetreden tot de GR Drents Archief middels een wijzigingsprocedure zal in 2028 zijn. En is de kans aanwezig dat wij niet tijdig voldoen aan de wettelijke verplichting die bij de verwachtte wijziging ingaande 1 januari 2027 van de Archiefwet in werking treedt.

Achtergrond Het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr). Daarmee hebben de betrokken overheden taken die zij wettelijk verplicht zijn uit te voeren, aan het Drents Archief overgedragen zonder de bestuurlijke verantwoordelijkheid uit handen te geven. In de gemeenschappelijke regeling (GR) is vastgelegd dat het Drents Archief bestuurd wordt door een bestuur waarin zowel het Rijk als de Gemeente Assen en de WDODelta een onafhankelijk extern lid vertegenwoordigd zijn. Dit bestuur bestaat volgens de Wgr uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter, waarbij het dagelijks bestuur bestaat uit vier personen en het algemeen bestuur uit zes personen. Bestuur en organisatie van het Drents Archief nemen de Governance Code Cultuur in acht. Deze code biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties. Sinds 2005 bestond de gemeenschappelijke regeling van het Drents Archief uit een samenwerking tussen het Rijk en de gemeente Assen. Vijf jaar geleden maakte het Rijk bekend zich te willen terugtrekken uit de gemeenschappelijke regelingen van de regionale historische centra (RHC’s). Voor het Drents Archief was dit aanleiding om samen met Drentse overheden een nieuwe regionale samenwerking te onderzoeken.

De toetredingen vormen een logische vervolgstap in de samenwerking tussen het Drents Archief en de lokale overheden. Die is de afgelopen jaren steeds intensiever geworden, mede dankzij de dienstverlening die het Drents Archief aan deze gemeenten levert. Met de aansluiting van de gemeenten en het waterschap WDODelta krijgt het Drents Archief een stevig regionaal fundament. Het Drents Archief beheert al 200 jaar provinciale geschiedenis. Van eeuwenoude archiefstukken tot recente digitale dossiers: samen vormen zij het geheugen van Drenthe. Goed archiefbeheer gaat niet alleen over bewaren, maar ook over toegankelijkheid en het doorgeven van kennis aan toekomstige generaties.

Door de samenwerking te zoeken, bundelen we kennis en middelen en zorgen we ervoor dat archieven professioneel worden beheerd en regionaal toegankelijk blijven. Inspelen op de nieuwe Archiefwet De samenwerking sluit nauw aan bij de invoering van de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting in 2027 in werking treedt. Deze wet stelt hogere eisen aan het beheer van zowel papieren als digitale archieven en verkort de overbrengingstermijn van overheidsarchieven van twintig naar tien jaar. Dit moet zorgen voor snellere openbaarheid en beter beheer van digitale archieven maar vraagt ook om specialistische kennis, een goed ingericht en digitaal archief (e-depot) en professioneel toezicht op archiefbeheer. Door deze taken gezamenlijk onder te brengen bij het Drents Archief, geven gemeenten op een zorgvuldige en toekomstgerichte manier invulling aan hun wettelijke verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd hoeven zij deze complexe voorzieningen niet ieder afzonderlijk op te bouwen.

De nieuwe Archiefwet die zeer vermoedelijk vanaf 1 januari 2027 in werking treedt, brengt ontwikkelingen en verplichtingen met zich mee. Denk aan het hebben van professioneel toezicht en bewaartermijnen die van 20 jaar naar 10 jaar gaan. Daarnaast zijn we vanwege het hebben van digitale archiefstukken sinds 2006 verplicht om deze na 10 jaar over te brengen in een digitale voorziening. SWO De Wolden Hoogeveen heeft op dit moment daar geen voorziening voor. Deelname aan GR RHC Drents Archief biedt vele oplossingen, expertise en ondersteuning en levert naast een niet te hoeven uitvoeren van een aanbestedingstraject ook significante financiële voordelen met zich mee. Graag verwijzen we u naar de bijlage ‘Toelichting toetreding gemeenten tot de GR van het Drents Archief’ voor een meer uitgebreide motivering van alle voordelen en uiteenzetting van risico’s. Dit document is opgesteld door het Drents Archief, maar krijgt onze volledige ondersteuning. Samengevat Met de afname van het e-depot en de archivaris voldoen we aan twee belangrijke wettelijke verplichtingen. Dit betekent in de praktijk dat wij gaan aansluiten op hun edepot, maar deze informatie wel zélf gaan verwerken. Het Drents Archief ondersteunt hierbij. Daarnaast gaat de archivaris toezicht houden op de staat van ons archiefbeheer en zal daar jaarlijks verslag over uitbrengen richting de provinciaal toezichthouder.

Tevens fungeert de archivaris als aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie over ingewikkelde casussen. De overige reguliere werkzaamheden van Team Informatiebeheer blijven onverminderd bestaan. Met de afname van deze producten/diensten zetten we twee belangrijke stappen richting volledige naleving van de eisen in de Archiefwet. In de komende jaren zal de raad aanvullende besluiten moeten nemen over de vervolgstappen op het gebied van informatiebeheer (voorheen post en archief) die noodzakelijk zijn om volledig aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen.

De financiële gevolgen zijn De reguliere jaarlijkse kosten voor de gemeente De Wolden worden geschat op € 38.000 voor het aansluiten op hun e-depot plus de kosten van een Archivaris op basis van plusminus 100 uur per jaar op € 10.000. De kosten voor een e-depot zonder GR bedragen ongeveer €43.000,-. (exclusief inhuur van een Archivaris). Zonder deelname in de GR zal er ook 21% BTW afgedragen moeten worden waardoor de kosten €64.130,- bedragen.

Daarom wordt de gemeentelijke bijdrage voor deze wettelijke taak van = € 48.000 gevraagd. Vanaf 2027 wordt de structurele bijdrage betrokken bij de integrale afweging in de Kadernota 2027. De indexatie van ongeveer 3% per jaar wordt jaarlijks via een mutatie in de kadernota meegenomen. Op dit moment is daar €47.000,- in opgenomen, omdat we daarna pas de actuele cijfers van 2026 kregen opgestuurd vanuit het Drents Archief (bijlage ‘Toelichting inzake toetreding’)

Alternatieven Het alternatief is het niet aansluiten bij de GR Drents Archief en alle taken in eigen beheer doen. Deze optie wordt niet geadviseerd. De organisatie is te klein om alles in eigen beheer te doen en brengt naast de hogeren jaarlijkse kosten ook nog een langdurig aanbestedingstraject met zich mee. Bovendien kunnen we dan minder goed optrekken met de andere aangesloten Drentse gemeenten. Willen we de slagkracht houden, dan is samenwerking nodig. Ook vraagt de nieuwe wetgeving extra expertise boven op de huidige werkzaamheden. De gemeente zal fors moeten investeren in personeel, de bijbehorende opleidingen en in het afnemen van diensten. Bovendien kent het investeren in personeel, kijkende naar het opleiden van collega’s in de rol van Archivaris een groot afbreukrisico. Als de betrokken collega vertrekt, zul je weer opnieuw moeten opleiden. De optie van het hebben van een eigen archivaris komt de scheiding tussen uitvoering en toezicht niet ten goede in het kader van ‘de slager keurt zijn eigen vlees.’ Ook is de mogelijkheid tot aansluiten op een e-depot via een commerciële partij onderzocht. Dit levert enig financieel voordeel op, maar biedt geen ondersteuning, educatie, toezicht of de gedeelde expertise en kennis van andere deelnemers en voelen niet dezelfde verantwoordelijkheid voor het Drents cultureel erfgoed.

Onder aan de streep zal het Drents Archief financieel voordeliger zijn, omdat andere diensten dan alsnog in eigen beheer zullen moeten plaatsvinden.

Participatie De afname van het e-depot en de archivaris wordt in collectiviteit met de gemeente Hoogeveen gerealiseerd. Het college in Hoogeveen is al akkoord en begin juni 2026 buigt de Raad van gemeente Hoogeveen zich hierover. Voor dit voorstel heeft geen inwonersconsultatie plaatsgevonden. Het betreft hier deels een wettelijke verplichting waar we aan moeten gaan voldoen en een groot voordeel biedt aan ons interne proces. Daarnaast is er overleg geweest met de provinciaal toezichthouder met betrekking tot het moment van implementeren en het Interbestuurlijk Toezicht en geeft ons het advies om deel te nemen aan de GR RHC Drents Archief.

Communicatie Dit besluit zal op de openbare besluitenlijst worden opgenomen. Bijlagen 1. Integrale regeling na wijziging GR DA per 1-1-2027_vs_3-4-2026 a. (auteur: Drents Archief) 2. Financiële bijlage bij het Wijzigingsbesluit GR RHC Drents Archief 1-1-2027 3. PPT _DA_Hoogeveen-De Wolden_23-9-2025 (002), Powerpoint presentatie directie Drents Archief 4. Schematisch overzicht e-depot (vergelijking commerciële aanbieder, niet openbaar)

5.

Toelichting inzake toetreding De Wolden tot GR DA 2027-4-112025 van de GR van het Drents Archief

Zuidwolde, 13 april 2026

Burgemeester en Wethouders van De Wolden,

Roelof Pieter Koning gemeentesecretaris

Inge C. J. Nieuwenhuizen burgemeester