Raadsvoorstel - communicatieplan gemeenteraad De Wolden 2024-2028

Voorstel voor de raad Datum behandeling • Besluitvormend – Der op an Agendapuntnummer Portefeuillehouder

: 26 september 2024 : :

Aan de gemeenteraad Onderwerp Vaststellen communicatieplan gemeenteraad De Wolden 2024-2028. Wij willen 1. Inwoners informeren over het proces om tot een uiteindelijk raadsbesluit te komen zodat de besluitvorming inzichtelijker wordt voor de inwoners van De Wolden. 2. De zichtbaarheid, bekendheid en toegankelijkheid van de gemeenteraad vergroten door te communiceren over de taken, werkwijze en besluiten van de gemeenteraad. 3. De inwoners van De Wolden meer betrekken bij de besluitvorming door initiatieven uit en dialoog met de samenleving te stimuleren en de invloed van inwoners kenbaar te maken. 4. Het inzicht en het vertrouwen in het openbaar bestuur vergoten door actief en transparant te communiceren. Wij besluiten 1. Het raadscommunicatieplan gemeenteraad De Wolden 2024-2028 vast te stellen. 2. Tot het instellen van een evaluatiemomenten na respectievelijk een half, één jaar en drie jaar onder verantwoordelijkheid van het presidium. Want Raadscommunicatie zorgt ervoor dat de besluitvorming en activiteiten van de gemeenteraad openbaar en transparant zijn voor inwoners, (maatschappelijke) organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden. Dit helpt bij het versterken van het vertrouwen in en de geloofwaardigheid van de lokale politiek. Ook versterkt raadscommunicatie de burgerparticipatie.

Door actief te communiceren met inwoners, kunnen zij op de hoogte worden gehouden van het werk van de gemeenteraad en worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan het besluitvormingsproces. Dit draagt bij aan het vergroten van de betrokkenheid en participatie van inwoners in de lokale politiek. Daarnaast vergroot raadscommunicatie de informatievoorziening. Raadscommunicatie zorgt ervoor dat inwoners, (maatschappelijke) organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van belangrijke beslissingen, activiteiten en andere ontwikkelingen binnen de gemeente. Dit helpt bij het informeren en betrekken van de samenleving bij lokale vraagstukken en projecten. Als laatste draagt raadscommunicatie bij aan verantwoording. Door transparant te communiceren over het werk van de gemeenteraad, kunnen raadsleden of het bestuur worden aangesproken op hun beslissingen en verantwoordelijkheden. Dit draagt bij aan de democratische controle en verantwoording van het lokale bestuur. Hierbij worden de volgende uitgangspunten in acht genomen: duidelijk taalgebruik op B1-niveau en de communicatie is politiek neutraal.

Pagina 1 van 3

Om een grotere en andere doelgroep te kunnen bereiken worden nieuwe sociale mediakanalen en een digitale nieuwsbrief geïntroduceerd. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk inwoners worden geïnformeerd over en betrokken bij de besluitvorming van de gemeenteraad. De uitbreiding van de communicatiestrategie wordt gedragen door de gemeenteraad. In de werksessie van 20 juni 2024 met de communicatieadviseur van de gemeenteraad en een externe merkstrateeg en communicatieadviseur zijn de initiatieven gepeild en de gemeenteraad heeft positief gereageerd op de voorstellen. Maar Evalueren en tussentijds aanpassen van de communicatiestrategie houdt in dat kleine veranderingen mogelijk zijn. De evaluatie na drie jaar is richtinggevend voor het vervolg of grotere aanpassingen in de communicatiestrategie. Achtergrond Sinds april 2020 is de huidige communicatieadviseur bij de griffie werkzaam. Destijds is de werkwijze overgenomen van de eerdere communicatieadviseur. Alleen ten tijde van de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 en tijdens het afstuderen van de communicatieadviseur in 2023 is afgeweken van de communicatiestrategie en zijn er destijds 2 podcasts gemaakt. De gemeenteraad stond hier toen positief tegenover.

Met de introductie van een nieuwe vergadersystematiek vanaf september 2024 wil de gemeenteraad ook de communicatie nog verder verbeteren om inwoners te blijven betrekken en informeren over de lokale politiek en besluitvorming van de gemeenteraad. Vanuit de griffie is toen in samenwerking met de werkgroep evaluatie vergadersystematiek en een externe merkstrateeg en communicatieadviseur een concept raadscommunicatieplan opgesteld. Tijdens de werksessie van 20 juni 2024 waarin de nieuwe communicatiestrategie werd gepresenteerd is duidelijk geworden dat de gemeenteraad behoefte heeft aan uitbreiding van de communicatiestrategie. Die wensen zijn verwerkt in het voorliggende raadscommunicatieplan. De financiële gevolgen zijn Met de extra inzet op communicatie volgt een extra investering voor communicatiewerkzaamheden op de griffie. Deze extra kosten worden gedekt door de uitbreiding van extra personele inzet op de griffie als gevolg van de ingang van de nieuwe vergadersystematiek 4DeWolden. Na de halfjaarlijkse evaluatie zal moeten worden geëvalueerd of de huidige uitbreiding toereikend is. Alternatieven Het alternatief is om door te gaan met de huidige communicatie.

Conclusie vanuit de werksessie van 20 juni 2024 is dat men tevreden is met de huidige communicatiemiddelen, maar dat er de wens bestaat om meer communicatiemiddelen in te zetten en daarmee de huidige strategie uit te breiden. Participatie Tijdens het opstellen van het raadscommunicatieplan zijn verschillende partijen gevraagd, bevraagd en betrokken bij het tot stand komen van dit uiteindelijke voorstel. Te weten: raadsleden, werkgroep evaluatie vergadersystematiek, burgemeester, wethouders, griffie en externe merkstrateeg en communicatieadviseur. Communicatie Voor externe en interne communicatie richting inwoners, de organisatie en de (lokale) pers/ media is het raadscommunicatieplan opgesteld. Hierin staat de communicatiestrategie en de communicatiemiddelen beschreven. Bijlagen Raadscommunicatieplan gemeenteraad De Wolden 2024-2028 (digitaal) Uitkomsten werksessie communicatiestrategie gemeenteraad De Wolden 20 juni 2024 (digitaal) Pagina 2 van 3

Zuidwolde, 26-9-2024

Burgemeester en Wethouders van De Wolden,

Roelof Pieter Koning gemeentesecretaris

Pagina 3 van 3

Inge C.J. Nieuwenhuizen burgemeester