Jaarstukken 2022 SWO

Jaarstukken 2022

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Inhoudsopgave

Inleiding ........................................................................................................................ 3 JAARVERSLAG .................................................................................................................. 5 Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering ....................................................................... 6 Bestemming resultaat...................................................................................................... 6 Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen .................................................................. 7 Wat heeft het gekost? .................................................................................................... 16 Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ......................................................... 22 Investeringen ................................................................................................................ 22 Overhead ...................................................................................................................... 24 Oekraïne-crisis .............................................................................................................. 24 Paragrafen ....................................................................................................................

25 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................... 26 Financiering .................................................................................................................. 27 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid...................................................................... 32 JAARREKENING .............................................................................................................. 33 Balans per 31 december 2022 ......................................................................................... 34 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................ 36 Toelichting op de balansposten ........................................................................................ 39 WNT-verantwoording 2022 .............................................................................................. 43 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ........................................................................ 44 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar ........................ 46 Incidentele baten en lasten .............................................................................................

48 Onvoorziene uitgaven ..................................................................................................... 49 Bijlage taakvelden SWO De Wolden-Hoogeveen ................................................................. 50 OVERIGE GEGEVENS ....................................................................................................... 51 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ......................................................... 53 Vaststelling ................................................................................................................... 55

Jaarrekening 2022

Inleiding

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening van 2022 van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO). Na de verkiezingen in maart 2022 zijn nieuwe gemeenteraden aangetreden in De Wolden en Hoogeveen en er werden nieuwe colleges van burgemeester en wethouders gevormd. Er werden nieuwe richtingen bepaald met een focus op wonen, duurzaamheid en een sociaal gezicht. In De Wolden werd dit nog aangevuld met de wens om te bouwen aan een vitaal platteland en de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. In Hoogeveen blijft de opdracht om niet meer uit te geven dan er binnenkomt, maar ook is versnelling nodig van de woningopgaven, duurzaamheid en versterken van verbinding met de samenleving door ‘Verbinden en verbeteren’. Nieuwe ambities en andere focus dagen SWO-medewerkers uit om hier invulling aan te geven. Daarnaast zorgt de SWO natuurlijk voor de basistaak van de gemeente: de dienstverlenende taak. De twee nieuwe directeuren/gemeentesecretarissen zetten op hun manier de organisatieontwikkeling ‘van Eiland naar Wijland’ door die in gang gezet is in de coronaperiode. Ze willen zorgen voor ‘rust in de tent’. Resultaten uit de ‘van Eiland naar Wijland’ projecten en een grondige eigen analyse leiden, op basis van draagvlak, eind 2022 tot een weg naar verandering en vernieuwing.

Deze weg gaat langs vier pijlers: persoonlijk leiderschap, sturingslijnen, informatie & processen. Zo kan de SWO flexibel genoeg worden om samen met inwoners te reageren op de vragen uit de samenleving. De SWO wil ook een aantrekkelijke werkgever zijn. Het lukte de SWO om, ondanks de krappe arbeidsmarkt, een aantal professionele medewerkers aan te nemen. Toch staat de dienstverlening, net als in veel andere bedrijven en organisaties, onder druk. Naast het werven van mensen, is het belangrijk om huidige medewerkers te behouden. We sluiten 2022 af met een nadelig resultaat van € 1,4 miljoen. Dit is voornamelijk veroorzaakt door onvoorziene omstandigheden, zoals de gewijzigde cao waardoor we een voorziening hebben moeten treffen van € 1,3 miljoen voor bovenwettelijke verlofuren. We hebben het afgelopen jaar hard gewerkt aan de versterking van de financiële organisatie. De effecten beginnen zichtbaar te worden, er is inzicht en overzicht. Vanuit de directie en het management is gestuurd op het realiseren van ambities en op de beschikbare budgetten. We maken waar wat we beloven, met het budget dat daarvoor staat. We realiseren de opgelegde taakstelling vanuit beide gemeenten en benutten de reserve om de doelstellingen te halen.

Waar dit niet gelukt is - door de overspannen arbeidsmarkt en de extra werkzaamheden om vluchtelingen te huisvesten - verschuiven we een deel van de budgetten naar volgend jaar. In dit jaarverslag rapporteren we u, ter ondersteuning van uw controlerende taak als volksvertegenwoordiger, de speerpunten die benoemd zijn in de SWO-begroting en de wettelijk verplichte onderdelen. Wij voldoen hiermee ook aan onze wettelijke taak als het gaat om verslaggeving door openbare lichamen. Natuurlijk zijn wij bereid om nadere toelichting te geven. Namens het bestuur, Inge C.J. Nieuwenhuizen Voorzitter

3

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Inleiding

4

JAARVERSLAG

5

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering

Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering Het gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering over boekjaar 2022 bedraagt € 1.416.347 nadelig. Dit is na verwerking van de storting in de reserve nog uit te voeren taken met € 965.805 en betreft het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten voor verrekening met beide gemeenten. Exclusief de dotatie aan de reserve komt het gerealiseerde resultaat daarmee uit op € 450.542 nadelig. Het rekeningresultaat is het saldo van de baten en lasten. Het nadeel is voornamelijk incidenteel en onoverkomelijk voor zowel de kosten als de baten. Een belangrijk deel van het resultaat wordt bepaald door eenmalige onontkoombare gebeurtenissen. Zo is als gevolg van de gewijzigde cao in december een eenmalige vergoeding verstrekt aan het ambtelijk personeel van € 408.000. Ook werd de SWO verplicht om een voorziening te treffen voor het bovenwettelijke verlofsaldo van het eigen personeel ter hoogte van € 1.308.000. Met deze kosten was in de begroting geen rekening gehouden. Als gevolg van de toegenomen inflatie zijn de onderhoudskosten en brandstofkosten met € 286.000 toegenomen en de kosten van softwarelicenties namen toe met € 226.000. Verder zijn de personele kosten hoger door het moeilijk vervullen van vacatures. Hierdoor is veel meer dan in voorgaande jaren gebruik gemaakt van inhuurkrachten. Dit kost meer dan ambtelijk personeel.

De lasten en baten zijn € 2.565.800 hoger door de verrichte werkzaamheden in het kader van de huisvesting van Oekraïners en de daarvoor ontvangen vergoeding van de gemeente. De gemeenten hebben hiervoor een vergoeding vanuit het Rijk ontvangen. Ook voor deze werkzaamheden is in belangrijke mate gebruik gemaakt van inhuurkrachten. Als gevolg van ontvangen loonkostensubsidie, in rekening gebrachte frictiekosten en werken voor derden zijn de baten € 1,3 miljoen hoger. Voor de volledige toelichting op het rekeningresultaat verwijzen we naar 'Wat heeft het gekost', bij de paragraaf Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen in deze jaarrekening. Het gerealiseerd resultaat is als volgt te specificeren: Omschrijving

Resultaat

Personeel

-1.175.527

Kapitaal

38.810

Interne zaken

80.335

Automatisering

-91.569

Tractie

-383.174

Huisvesting Saldo

114.778 -1.416.347

Inclusief dotatie aan reserve.

Bestemming resultaat Het nadelige saldo van € 1.416.347 is verrekend met de beide gemeenten volgens het afgesproken verdeelpercentage (Hoogeveen 70,77% - De Wolden 29,23%). Dit is verwerkt in de bijdrage van de gemeente zoals vermeld onder algemene dekkingsmiddelen. In dit saldo is rekening gehouden met een toevoeging van € 965.805 aan de bestemmingsreserve ‘nog uit te voeren taken’.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

6

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen De jaarrekening 2022 van de SWO bestaat uit het programma Bedrijfsvoering, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en overhead.

Relevante beleidskaders De SWO voert haar activiteiten uit binnen de volgende gestelde kaders: 1. Gemeenschappelijke regeling 2015 2. Kostenverrekenmodel 2014 3. Besluit mandaat, volmacht en machtiging 2022 4. Treasurystatuut 2015 5. Financiële verordening 2020 6. Budgethoudersregeling 2015 7. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 8. Diverse personeelsregelingen 2015/16/17/18/20/21 9. Controleverordening 2015 10. Missie, visie en contourennota 2014 11. Visie Dienstverlening 2021-2025 2021 12. Visie op Informatieveiligheid & Privacy 2022 13. Strategisch en Tactisch beleid Informatieveiligheid & Privacy 2022 14. Visie op Informatievoorziening (iVisie) 2019 15. Informatiebeleid 2019 16. Visie moderne werkomgeving 2020 17. IT-strategie 2020 18. Visiedocument juridische kwaliteit 2016 19. Nota klachtbehandeling 2017 20. Integriteitsbeleid 2020 21. Veiligheidsbeleid (kantoor)gebouwen en buitendienstlocaties SWO 2020

Wat hebben we bereikt? Naast alle producten en diensten voor onze beide gemeenten hebben we het afgelopen jaar veel van onze capaciteit moeten inzetten voor de gevolgen van de Oekraïne-crisis. De oorlog in Oekraïne en de crisissituatie in het aanmeldcentrum in Ter Apel hadden en hebben grote impact op de SWO. Heel veel medewerkers zijn betrokken bij de opdracht om veilige locaties te organiseren voor vluchtelingen. Dit heeft echter geen negatieve gevolgen voor het SWO-budget. Deze kosten worden gedekt door de rijksoverheid en het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). Ook is veel werk verzet om de uitkering van de energietoeslag te verstrekken. Wel zijn hierdoor achterstanden ontstaan in de reguliere werkzaamheden en in projecten. Door hiervoor de middelen te reserveren kunnen deze werkzaamheden alsnog in 2023 worden uitgevoerd. Daarnaast zorgt de SWO natuurlijk voor de basistaak van de gemeente: de dienstverlenende taak.

Dienstverlening In 2022 hebben we gewerkt aan de ontwikkeling van dienstverlening langs de vier sporen: 1. optimaal digitaal; 2. verbinden & ontmoeten; 3. dienstverlening in ons DNA; 4. een betrouwbaar fundament. Belangrijke thema’s op deze agenda waren doorontwikkeling van de digitale dienstverlening, klantgerichte communicatie en inclusieve dienstverlening. Hieronder een aantal behaalde resultaten per spoor. 1. Optimaal digitaal • Sociaal domein: hier is een project gestart om een koppeling te realiseren tussen de domein specifieke applicaties en het centrale zaaksysteem. Hierdoor kunnen stukken eenvoudig digitaal ingezet en aangevuld worden bij een gesprek. Het is een stap in de digitalisering van dossiers van klanten. 7

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

•

• •

•

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Voor de afdeling Inkomen hebben we op basis van de digitale strategie onderzocht hoe we de inwoners makkelijker online kunnen bereiken. Het breder inzetten van formulieren via een apart portaal is hierin van toegevoegde waarde. De bedoeling is om de module iParticipatie van Pink hiervoor in te zetten, zodat we aanvragen van begin tot eind digitaal kunnen afhandelen. Publiekszaken: hier is gestart met de Burgerview. Deze module geeft inwoners de mogelijkheid om aanvragen digitaal te doen, zoals een reisdocument of huwelijk. Hierdoor is de aanvraag van begin tot eind digitaal. Aan de toegankelijkheid van de informatie op de website is hard gewerkt. B1 is hierin het taalniveau, naast het voldoen aan criteria die landelijk gesteld worden. De waardering voor de toegankelijkheid van de websites heeft het B-label. Voornamelijk het gebruik van pdfbestanden beperkt de toegankelijkheid. Daarnaast heeft team Web in het kader van de Digital gateway gezorgd voor de vertaling van website teksten naar het Engels. Fysieke Leefomgeving: hier is gestart met de digitalisering van de verhuur van sportaccommodaties waardoor sportverenigingen straks via een portaal reserveringen kunnen doen en inzien.

2. Verbinden & ontmoeten • Klantgerichte communicatie: we hebben een plan gemaakt om de schriftelijke communicatie aan inwoners klantgerichter te maken. Hierbij hebben we de input van beide besturen en de rekenkamercommissie gemeente De Wolden benut. Het plan richt zich op verbetering van de inhoud van veel voorkomende brieven, het proces en de vaardigheden van medewerkers. We beginnen in 2023 met een pilot. Hiervoor hebben we een aantal mogelijkheden in beeld gebracht. • Inclusieve dienstverlening: we hebben een inventarisatie gemaakt van activiteiten die de SWO onderneemt om haar diensten voor iedereen gemakkelijk toegankelijk te maken. Zo is er een tolkenpool van medewerkers die ingezet kan worden voor anderstaligen, komen we op huisbezoek waar klanten niet mobiel zijn, trainen we personeel in het herkennen van bijvoorbeeld dementie en laaggeletterdheid, werken we aan de toegankelijkheid van de websites, investeren we in begrijpelijk schrijven en laten we onze publieke ruimtes schouwen op fysieke toegankelijkheid door ervaringsdeskundigen. Deze inventarisatie heeft geleid tot een voorstel over doorontwikkeling van inclusieve dienstverlening in de komende jaren. 3. Dienstverlening in ons DNA In 2022 zijn via de interne academie SKIK geen specifieke, concern brede trainingen op het gebied van dienstverlening georganiseerd.

Er is met name geïnvesteerd in leiderschapstrainingen waarin dienstverlening ook aan bod komt en afdelingsspecifieke trainingen, zoals stress sensitief werken en de verbindende aanpak in het sociaal domein en feed forward bij het KCC en trainingen in het kader van de Omgevingswet. 4. Betrouwbaar fundament • Transparante processen: we zijn gestart met de optimalisatie van het proces evenementenvergunning en belichten in het vervolg ook de aspecten voor dienstverlening. Daarnaast hebben we uitgangspunten voor de dienstverlening voor klantprocessen met betrekking tot de Omgevingswet geformuleerd. Ook hebben we een klantproces ontworpen voor de intake van complexe initiatieven en het behandelen van initiatieven aan de omgevingstafel met initiatiefnemers en belanghebbenden. Hiermee wordt in de praktijk al geoefend. Verder is gestart met het opstellen van een handboek procesmanagement in de SWO. • Datagedreven werken: binnen de afdeling Publiekszaken zijn we gestart met het formuleren van kritische prestatie indicatoren (kpi’s) en vervolgens het maken van een monitor met – in eerste instantie kwantitatieve - data over de algemene toegangskanalen (algemene telefoonnummer, e-mailadres, website, postadres, receptie) van beide gemeenten. Doel hiervan is om te kijken welke kanalen gebruikt worden en waarvoor, of we de servicenormen halen en hoe we kanalen strategisch kunnen inzetten.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

8

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Human Resource Management (HRM) De organisatieontwikkeling uit 'van Eiland naar Wijland' is van invloed op (de visie op en strategie van) HRM binnen de organisatie. Veel van de ingezette acties, zoals inrichting van E-HRM, het ingezette leiderschapstraject en ook extra inzet op recruitment, dragen bij aan de pijlers waarlangs aan de ontwikkeling van de organisatie gewerkt wordt. E-HRM Op 1 januari 2022 heeft de organisatie een deel van het E-HRM systeem van AFAS in gebruik genomen. De gehele salarisafwikkeling en een aantal HR-onderdelen als (basis)managementinformatie, digitale personeelsdossiers, declaraties, verzuim en verlof is ingericht en uitgerold. Vervolgens is gestart met het inrichten van alle in-, door- en uitstroomprocessen van personeel in het systeem en met het vormgeven van een ‘werkenbij-site’ waarop de organisatie zich kan presenteren als werkgever en waar vacatures op geplaatst gaan worden. De medewerker van de toekomst Bij veel organisaties is hybride werken inmiddels de norm geworden. De SWO heeft in 2022 een visie op hybride werken ontwikkeld. We willen als moderne werkgever hybride werken optimaal faciliteren. Tegelijkertijd vinden we het belangrijk om als organisatie de verbinding met elkaar en met onze bestuurders en inwoners te houden. Dat vraagt om een goede afstemming, samenwerking en sturing.

SKIK heeft ook in 2022 bijgedragen aan de ontwikkeling van onze (interne) vraagstukken met een fysiek, hybride en online trainingsaanbod. Zo is gestart met een leiderschapstraject en zijn maatwerkteamtrainingen en thematische trainingen aangeboden. Het leiderschapstraject kende in de loop van 2022 vanuit het Centraal Management Team (CMT) een uitrol naar de verschillende MT’s van de eenheden. Verder zijn trainingen ontwikkeld om de samenwerking tussen teams te verbeteren. Dit sluit aan op de algehele veranderende rol van de overheid door de komst van onder andere de Omgevingswet en de energietransitie, wat meer en slimmer integraal werken noodzakelijk maakt. De SKIK-trainingen zijn veelal - kostenbewust en vanuit de gedachte van talentontwikkeling - door de organisatie zelf georganiseerd, met eigen medewerkers als trainers/ cursusleiders. Verder is een start gemaakt met het ontwikkelen van een HR-strategie voor de SWO die aansluit op de actuele organisatieontwikkelingen. Er wordt gewerkt aan de professionalisering van het (meerjaren) HR-beleid en daarnaast aan de positionering van HRM als strategisch businesspartner. Voortdurende veranderingen in vraag en aanbod arbeid De krapte op de arbeidsmarkt vraagt van ons het doorlopend creatief invullen van vacatures en zorgen voor de juiste mensen op de juiste plaats.

Vanwege de grote toename in het aantal vacatures en de veranderende arbeidsmarkt, hebben we in 2022 extra ingezet op recruitment en het binnenhalen van nieuwe medewerkers. Werving zoals we dat eerder deden is niet langer voldoende. Recruiters richten zich onder meer op de benadering van (latent) werkzoekenden, onderhouden contacten met scholen voor stagiaires en pas afgestudeerden. Ook hebben we meer gebruik moeten maken van de inzet van inhuurpersoneel wanneer vacatures lastig invulbaar bleken. We blijven inzetten op interne doorstroom vanuit potentie en ambities van onze medewerkers door middel van opleiden, trainen en coachen. Verder hebben we meer en slimmer gebruik gemaakt van platforms zoals Indeed en LinkedIn om de zichtbaarheid van onze vacatures te vergroten.

9

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Informatievoorziening en Informatieveiligheid & Privacy Informatievoorziening Het optimaliseren en digitaliseren van de dienstverlening en informatievoorziening is een belangrijk speerpunt in de SWO, zowel voor de inwoners, ondernemers en het bestuur van de gemeenten als voor de interne klant. De laatste jaren heeft de SWO onvoldoende tempo kunnen maken in deze ontwikkeling en is een achterstand ontstaan. Dit is eerder geconstateerd in "Van eiland naar Wijland" en "Doorlichting SWO De Wolden Hoogeveen". •

•

•

• •

Digitalisering dienstverleningen en modernisering bedrijfsvoering Deze twee thema's zijn een grote uitdaging geworden in de afgelopen jaren. Het achterstallig onderhoud, zoals verouderde applicaties die vervangen moeten worden, is groter geworden. De bedrijfsvoering krijgt hier steeds meer last van omdat moderne functionaliteit ontbreekt en veel werk inefficiënt wordt uitgevoerd. Er is een verbetertraject gestart om zicht te krijgen op de inrichting en verbetering van de regiefunctie, het proces van vraag en aanbod, portfolio-management, projectmatig werken en de vereiste capaciteit. De huidige arbeidsmarkt maakt het daarbij lastig vacatures ingevuld te krijgen wat weer druk zet op de voortgang. Digitale Agenda 2024 (VNG) / Gezamenlijke Gemeente Uitvoering (GGU) De SWO volgt dit landelijk programma en sluit waar mogelijk aan op trajecten vanuit Samen Organiseren. Concrete voorbeelden: o Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) De vereiste IT-systemen voor het DSO zijn bij de SWO ingericht. Het testen in de keten (ketenpartners, landelijke systemen) loopt nog. o Wet Open Overheid (Woo) Er is een programmaplan vastgesteld voor de invoering van de Woo. Uitvoering vindt plaats via een meerjarentraject in 2023 e.v. o Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) Alle Gemnet-aansluitingen zijn dit jaar vervangen door veiliger en goedkopere verbindingen met landelijke systemen via GGI-netwerk.

o GT Connect Deze landelijke aanbesteding voor een nieuw communicatie- en telefonieplatform is gestopt door een juridisch geschil tussen de VNG en de leverancier. Inmiddels is een vervolgtraject GT Connect 2 gestart. De SWO heeft zich ingeschreven voor deze nieuwe aanbesteding. Herstel onrechtmatigheid softwarecontracten Een aantal softwarecontracten is niet (correct) aanbesteed. Er is een Task Force Europese Aanbestedingen informatiesystemen ingesteld om deze onrechtmatigheid in de periode 2022-2024 te herstellen: o Het contract met Centric (eHRM-systeem) is inmiddels rechtmatig. o De aanbestedingsstrategie met betrekking tot de applicaties van PinkRoccade is opgesteld en wordt begin 2023 definitief vastgesteld, waarna de contracten rechtmatig aanbesteed kunnen worden. o De aanbestedingsstrategie met betrekking tot het contract Decos (zaaksysteem JOIN) zit in de beginfase en wordt in 2023 uitgewerkt. Ook de aanbestedingsstrategie m.b.t. de contracten met Vicrea (o.a. beheer basisregistraties) en Visma Roxit (Squit 20/20) worden in 2023 uitgewerkt. Informatiegedreven werken (IGW) Vanuit het programmaplan IGW is een aantal pilots gestart om te laten zien welke inzichten, prognoses en sturing met data mogelijk zijn. Afgeronde projecten o Microsoft 365 (fase 1: mailomgeving, Office 365) o Extra beveiligde mail o Vervanging TDI-server (onderhoud sjablonen binnen o.a.

proces Belastingen) o Uitbreiding Politiek Portaal gemeenteraad o Digitale stemfunctie vergaderingen gemeenteraad o Nieuwe websites gemeenten o Inrichting contractbeheer en -management informatiesystemen o iBurgerzaken (fase 1) o Upgrade systeem identiteitscontrole o iVerkiezingen o Diftar o Bodycams voor de BOA's

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

10

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Informatieveiligheid & privacy Informatieveiligheid en privacy zijn een structureel aandachtspunt. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan het borgen van privacy, de informatiebeveiliging van systemen en de continuïteit van dienstverlening en bedrijfsvoering processen. Dit komt door digitalisering, het grootschalig verzamelen en delen van gegevens tussen partijen, de kwetsbare afhankelijkheid van informatie(systemen) en de toenemende dreiging van aanvallen door hackers. In 2022 is het volgende bereikt. • Borging Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) De visie, het strategisch en tactisch beleid Informatieveiligheid & Privacy zijn geactualiseerd en vastgesteld door beide colleges en directie. • Actieplan Informatieveiligheid Een aantal beveiligingsmaatregelen is gerealiseerd, zoals de optimalisatie van de back-upvoorziening, basis monitoring & signalering netwerkverkeer en de uitrol van multi-factor authenticatie.

Trajecten die nog lopen, zijn optimalisatie van monitoring & response (bredere en intensievere controle van netwerkverkeer en systemen op verdachte handelingen of hackpogingen), beheer en inrichting op afstand van mobiele apparatuur, een digitale wachtwoordkluis, inrichting van een managementsysteem voor het opzetten en bewaken van een continu verbeterproces voor informatieveiligheid (Information Security Management System) en een penetratietest (testen van netwerkbeveiliging door een ethisch hacker). • Verhoging bewustwording informatieveiligheid Er zijn diverse acties gehouden om het bewustzijn over informatieveiligheid en privacy te vergroten (presentatie aan raad, collegeleden, AVG-cursussen Sociaal Domein, berichtgeving via intranet). Er wordt gewerkt aan de opzet van een structureel bewustwordingsprogramma. • Bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) In een crisissituatie moet de veiligheid van personen, de privacy van inwoners, de continuïteit en informatieveiligheid van de organisatie geborgd zijn, waarbij de impact op de dienstverlening en bedrijfsprocessen zo minimaal mogelijk is. Hiervoor is een eerste versie vastgesteld. • Risicomanagement Vanuit Control en Interne Audit wordt gewerkt aan integraal risicomanagement. Hiervoor zijn de eerste verkennende gesprekken en risicoanalyses uitgevoerd.

• Beveiligde e-mail Voor de veilige uitwisseling van gevoelige persoonsgegevens met ketenpartners, zorgaanbieders en inwoners is een extra beveiligde e-mailvoorziening gerealiseerd. De gemeenten en SWO voldoen hiermee aan de NTA 7516-norm. • ENSIA-audit (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) De audit (een zelf-evaluatie) over 2022 is uitgevoerd. Hierdoor ontstaat beter zicht op de volwassenheid van de organisatie ten aanzien van informatieveiligheid. Op dit moment voldoet de SWO aan ± 80% van de gestelde normen van de BIO. • Rapportage vanuit Functionaris Gegevensbescherming (FG) & Privacy Officer (PO) In 2022 heeft de organisatie veel werk verzet op het gebied van gegevensbescherming. Het Team Informatieveiligheid & Privacy is verdergegaan met de toepassing van instrumenten om de bescherming van persoonsgegevens te vergroten. Er is onder meer gewerkt aan het inschatten en verkleinen van risico’s, bijvoorbeeld ten aanzien van het bewustzijn van de organisatie. Ook is een aantal Data Protection Impact Assessments uitgevoerd op bepaalde processen, zoals cameratoezicht in de gemeentelijke gebouwen. Vanuit de Wet politiegegevens is een verplichte audit uitgevoerd. Op basis daarvan wordt in 2023 een verbeterplan uitgevoerd. Aan het eind van het jaar is een presentatie verzorgd voor de raad van Hoogeveen over de stand van zaken van informatieveiligheid & privacy.

In 2022 zijn intern tien datalekken gemeld. Het gaat met name om onjuiste adressering van brieven, e-mail en bijlagen. Hiervan zijn drie gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hierop verder geen acties uitgevoerd. Het aantal datalekken en meldingen is lager dan in 2021. Contractbeheer, contractmanagement Om beter te kunnen sturen op de lopende contracten is het noodzakelijk deze contracten te registreren in één informatiesysteem. Het afgelopen jaar is door de verantwoordelijke eenheden hierop gestuurd en de nodige inzet gedaan om de contracten vast te leggen in het systeem Pactum. Het resultaat is dat er nu bijna 600 contracten zijn vastgelegd.

11

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Automatisering en facilitaire dienstverlening Automatisering In 2022 is de IT-Strategie verder uitgewerkt. Vanwege het belang van continuïteit en schaalbaarheid, heeft het onderdeel IT-Intrastructuur prioriteit gekregen. Met een externe partij is op grote lijnen een routekaart/-plan en een ontwerp op hoog niveau opgesteld voor een mogelijke overgang naar de cloud. Met het opstellen van detailontwerpen wordt de aanpak verder geconcretiseerd. Diverse processen die nog niet in kaart waren gebracht, zijn beschreven en verbeterd. Ook zijn verbeteringen op het gebied van informatieveiligheid doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn: implementeren van multi-factor authenticatie, uitschakelen van overbodige functies en/of veiligheidsrisico's en versleutelen van verbindingen. De periodieke vervanging van laptops is volgens planning afgerond. De periodieke vervanging van smartphones heeft grotendeels plaatsgevonden en loopt nog door. De aanbesteding van een raamovereenkomst voor IT-Hardware is gereed. Voor de aanbesteding van netwerkcomponenten is recent een project gestart. De vervanging of outsourcing van de serverruimte (serverkasten, koeling, noodstroomvoorziening, inbraak- en brandblusapparaat etc.) is uitgesteld vanwege de samenhang met een mogelijke overgang naar de cloud.

Facilitaire dienstverlening In 2022 is een start gemaakt met de herinrichting kantoor- en werkruimten in de hoofdgebouwen op basis van de visie "Moderne werkomgeving". Hiervoor zijn ICT-werkplekken voorzien van nieuwe apparatuur. De ICT-werkplekken zijn voorzien van een in hoogte verstelbaar bureau. Het aantal werkplekken is teruggebracht naar 450 ICT-werkplekken. Daarnaast zijn er werkplekken zonder ICT en extra spreekkamers ingericht. Ook de buitenlocaties zijn voorzien van nieuwe apparatuur en meubilair. De voorbereiding en uitwerking voor het inrichten van de pilot Moderne Werkomgeving is in volle gang. In 2022 is het eerste concept inrichtingsplan van de moderne werkomgeving opgesteld, het voorlopig ontwerp is opgeleverd en het definitief ontwerp wordt in januari 2023 verwacht. Hierna kan de inrichting van de Pilot omgeving beginnen. Catering De bedrijfsrestaurants Hoogeveen en Zuidwolde zijn verdergegaan met een nieuw concept: het werkcafé, dat aansluit bij de visie moderne werkomgeving. We zijn een pilot gestart op beide locaties. Bestuurskamers Hoogeveen en De Wolden In 2022 is de ICT in de bestuurskamers vervangen. Er is een plan opgesteld voor de herinrichting van de bestuurskamers Hoogeveen, de uitvoering hiervan is gepland voor 2023.

Consumptieve artikelen De voorbereidingen voor de aanbesteding van consumptieve artikelen is in gang gezet en wordt komend jaar afgerond. Beveiliging Het Raadhuis is voorzien van camerabeveiliging. Het protocol voor camerabeveiliging van de hoofdgebouwen is gereed. Hybride vergadersystemen Alle vergaderruimtes in het vergadercentrum zijn voorzien van hybride vergadersystemen.

Planning & Control In 2022 is het project Versterking Financiële Functie afgerond. Met de visie op control en het controlstatuut van de SWO wordt nadere invulling gegeven aan hetgeen in de financiële verordeningen van de beide gemeenten is bepaald. Er wordt een separate stafafdeling control gevormd die bij moet dragen aan het verder in control komen van de organisatie én van de beide gemeenten. In 2022 zijn de controlewerkzaamheden nog vanuit de oude structuur uitgevoerd. De bevindingen vanuit de controle van de jaarrekening 2021 en de eigen waarnemingen vanuit het auditteam zijn leidend geweest voor maatregelen die moeten zorgen voor een betere beheersbaarheid.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

12

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

De prioriteit lag voornamelijk op de rechtmatigheid van de inkopen, de begrotingsrechtmatigheid en de verdere beheersmaatregelen inzake risico’s en fraudebeheersing. We hebben overeenkomsten vastgelegd in de contractmanagementapplicatie (Pactum). Zo kunnen we zorgen dat te vernieuwen overeenkomsten op rechtmatige wijze tot stand komen en we kunnen kritisch toezien op het naleven van kwaliteitsgaranties. Door het voeren van managementgesprekken tussen directie en eenheidsmanagers bevorderen we dat we vroeger, beter en volledig zijn geïnformeerd over ontwikkelingen in onze bedrijfsvoering die impact kunnen hebben op de te verlenen diensten voor de beide gemeenten. Aan het eind van 2022 hebben we een contract gesloten met een fiscaal adviesbureau die de SWO gaat ondersteunen om te komen tot een taks-control-framework waarmee we op fiscaal gebied in control komen.

Juridische zaken Juridisch Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De wijzigingen ten aanzien van openbaarheid op verzoek (passieve openbaarmaking) zijn per die datum binnen de organisatie geïmplementeerd. Er is een Woo-contactpersoon aangewezen en de Woo-coördinatoren hebben werkwijzen en standaarden aangepast aan de nieuwe wet. De Woo treedt gefaseerd in werking ten aanzien van de actieve openbaarmaking. De grootste opgave ligt op dat terrein. De komende jaren moeten steeds meer categorieën van documenten actief openbaar worden gemaakt. Dat heeft gevolgen voor de informatiehuishouding. Voor de implementatie is projectmanagement ingehuurd. In 2022 is gestart met de inventarisatiefase. Juridische informatiebronnen In 2022 is omgeschakeld naar een digitaal kennissysteem voor juridische adviseurs binnen de organisatie. Daarmee kan efficiënter worden gewerkt en zijn abonnementen op papieren tijdschriften en vakliteratuur opgezegd. Borgen actualiteit verordeningen en beleidsregels In 2022 is het project borgen actualiteit verordeningen en beleidsregels gestart. Dit heeft ten eerste geleid tot intrekking van verouderde regelingen. Daarnaast is een werkinstructie opgesteld om het eigenaarschap van regelingen vast te leggen. Dit als basis voor een periodieke actualisering van regelingen.

De werkinstructie is in december 2022 door de directie vastgesteld. In het eerste kwartaal van 2023 wordt gestart met de jaarlijkse check op actualisatie van de regelingen. Wijziging mandaatstructuur Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging is gewijzigd. Het bestuur van de SWO ontvangt van de beide colleges van B&W bestuursbevoegdheden. Het bestuur mandateert deze bevoegdheden vervolgens naar de directie waarna de directie de bevoegdheden lager kan neerleggen binnen de ambtelijke organisatie. Deze wijziging is gerealiseerd door aanpassing van de huidige mandaatbesluiten van de SWO en de beide gemeenten. Wet elektronische publicaties Per 1 juli 2022 is de tweede fase van de Wet elektronische publicaties geïmplementeerd. Dit is gedaan door enkele beleidsregels die eerder zijn vastgesteld en op niet-elektronische wijze bekendgemaakt zijn, nu ook elektronisch via www.overheid.nl beschikbaar te stellen. Dit betrof slechts enkele beleidsregels. De laatste fase van deze wet betreft de verplichting om stukken met betrekking tot ontwerpbesluiten, zoals van omgevingsvergunningen of andere ruimtelijke besluiten, ook digitaal ter inzage te leggen. De datum van inwerkingtreding is recent gewijzigd van 1 januari naar 1 juli 2023. Dat geeft tijd om de automatische koppeling tussen onze systemen en het landelijke publicatiesysteem DROP te realiseren.

Wijziging gemeenschappelijke regeling SWO Op 1 juli 2022 is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Ook de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen moet aangepast worden aan de nieuwe wettelijke regels. De overgangstermijn hiervoor is 2 jaar. Omdat er ook andere redenen zijn voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling is in 2022 gestart met de voorbereidingen hiervoor.

13

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Integriteit Preventieve maatregelen In 2022 kreeg het onderwerp integriteit onder meer aandacht in het afleggen van de eed of belofte door nieuwe ambtenaren ten overstaan van de directie. Hiervoor zijn acht bijeenkomsten geweest. Inleenkrachten en stagiairs wordt verzocht een integriteitsverklaring te ondertekenen. Via de algemene inkoopvoorwaarden zijn de integriteitsregels die gelden binnen onze organisatie ook van toepassing op ingehuurd personeel. Voor ambtenaren met een arbeidsovereenkomst geldt dat een verklaring omtrent het gedrag moet worden overlegd. Alle medewerkers zijn verplicht om een dilemmatraining integriteit te volgen. Deze training wordt aangeboden via SKIK. Door personele omstandigheden zijn er geen trainingen gegeven in 2022. Vertrouwenspersonen Binnen de SWO zijn 2 vertrouwenspersonen, die aangewezen zijn (op grond van de Arbowet) voor de fysieke en sociale veiligheid van medewerkers en - op grond van Wet Huis voor Klokkenluiders en voor het aankaarten van misstanden waarbij een maatschappelijk belang in het geding is. Voor dit laatste kent de SWO de Regeling melden vermoeden misstand. Actualisering Regeling melden vermoeden misstand Doordat de nationale wetgever niet tijdig de Europese richtlijn op het gebied van klokkenluiden omgezet heeft, heeft deze richtlijn in december 2021 rechtstreekse werking gekregen.

Daarom is de huidige Regeling melden vermoeden misstand van de SWO niet meer actueel. In 2022 is een wijzigingsvoorstel ter instemming voorgelegd aan de OR. De OR heeft in december 2022 instemming verleend. Meldingen Een volwaardig integriteitsbeleid houdt in dat signalen over vermoedelijke integriteitsschendingen serieus worden opgepakt. Er zijn in 2022 geen meldingen geweest. Begin 2022 heeft de directie kennisgenomen van een onderzoeksrapport naar aanleiding van een melding uit oktober 2021. Daaruit is geconcludeerd dat geen schending kon worden vastgesteld. Conform de procedure zijn de voorzitter van het SWO-bestuur en de melder van deze uitkomst op de hoogte gesteld. Inkoop Versterken inkoopfunctie SWO In 2021 is onderzoek gedaan naar de inkoopfunctie binnen de SWO. In 2022 is op basis daarvan een transitieplan gemaakt. Dit moet nog vastgesteld en vervolgens geïmplementeerd worden. Inkoopproces In 2022 zijn ongeveer 600 lopende contracten in het systeem Pactum gezet, waarmee betere sturing mogelijk wordt. Daarnaast is een start gemaakt met het maken en vormgeven van de spendanalyses. Verder werkt het inkoopteam met een (meerjarige) aanbestedingskalender. Aanbestedingen Opgestarte aanbestedingen SWO: 17. Afgeronde aanbestedingen SWO: 10. Waarvan Europees SWO: in 2022 zijn er 3 opgestart en 1 is afgerond.

Huisvesting openbare ruimte Centrale huisvesting De centrale hoofdhuisvesting van de buitendienst is op de terreinen achter De Vos van Steenwijklaan 75 en 73. Voor beide terreinen zijn in 2022 met de nieuwe eigenaar langlopende huurovereenkomsten afgesloten (10 jaar). In verband met de ingangsdatum van het contract (1 april 2022) is een deel van de kosten nog op de afzonderlijke gemeenten geboekt. De totale kosten voor centrale huisvesting bedragen € 224.000 (budget € 229.000).

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

14

Jaarrekening 2022

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Beleidsindicatoren Alle kosten van de SWO die niet tot de overhead behoren, worden toegerekend aan de programma’s bij de beide gemeenten. Dit maakt dat vergelijking met andere gemeenten op dit onderdeel bijna niet mogelijk is, aangezien de vergelijking niet getrokken wordt met de totale lasten van de gemeenten, maar de totale lasten van de SWO. Daardoor lijkt de overhead procentueel erg hoog. Wanneer de overhead gerelateerd wordt aan de totale lasten van beide gemeenten is het overheadpercentage 10,6% en daarmee laag. Onderstaande beleidsindicatoren zijn een verplicht onderdeel van de jaarrekening van gemeenschappelijke regelingen. Beleidsindicator Formule Formatie

Bezetting

Externe inhuur

Externe inhuur

Overheadkosten Apparaatskosten

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten als % van totale loonsom Totale kosten van inhuur externen % van totale lasten Kosten per inwoner

Rekening 2021

Rekening 2022

Begroting 2022

9,2

9,2

9,3

9,9

10,2

7,7%

15,1%

Begroting 2024

Begroting 2025

9,4

9,4

9,4

9,3

9,9

9,9

9,9

6,7%

6,9%

6,9%

6,9%

€ 4.087.832 € 8.729.244 € 3.700.000

Begroting 2023

€ 4.000.000 € 4.000.000 € 4.000.000

35,8%

35,2%

37,3%

35,1%

35,1%

35,1%

€ 777

€ 896

€ 790

€ 837

€ 837

€ 837

Ten opzichte van 2021 zijn de kosten per inwoner toegenomen. Dit is het gevolg van de stijging van de personele kosten door cao-ontwikkeling en door extra opdrachten vanuit beide gemeenten. Ook zijn de kosten van inhuur meer dan verdubbeld. Dit is enerzijds het gevolg van de overspannen arbeidsmarkt en anderzijds door de tijdelijke inhuur voor het uitvoering geven aan het huisvesten van Oekraïners. Het inwoneraantal van beide gemeenten samen is toegenomen met 0,5%. Daarmee stijgen de kosten in relatieve zin meer dan het inwoneraantal. • • • •

15

Definitie fte: Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Definitie bezetting: Betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de organisatie inclusief inhuur en bezetting voor ziektevervanging. Definitie formatie: Betreft de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari of rekeningjaar 31 december. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. Formatie voor ziektevervanging, aanvullende opdrachten, projecten of crisissituaties zijn niet opgenomen in de formatie.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Wat heeft het gekost?

Wat heeft het gekost? Exploitatie Programma

Bedrijfsvoering

Realisatie

Primitieve

Wijziging

Begroting

Realisatie

2021

begroting

2022

2022 - na

2022

Bedragen x € 1.000

2022

Verschil

wijziging

Lasten Personeel

54.535

55.126

3.953

59.078

62.180

-3.101

Interne zaken

1.860

1.806

97

1.903

2.957

-1.054

Kapitaallasten

0

0

23

23

0

23

Automatisering

3.977

4.589

359

4.948

4.746

202

Tractie

1.801

1.488

18

1.506

2.032

-526

Huisvesting Totaal lasten

0

0

229

229

114

-115

62.174

63.009

4.679

67.688

72.029

-4.341

Baten Personeel

-4.158

-2.673

-475

-3.147

-5.678

2.531

Interne zaken

-168

0

0

0

-1.134

1.134

Kapitaallasten

-1

0

0

0

-16

16

Automatisering

-45

-14

0

-14

-81

67

Tractie

-116

-25

0

-25

-168

143

Huisvesting

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

-4.489

-2.712

-475

-3.187

-7.077

3.890

Saldo van baten en lasten

57.685

60.297

4.204

64.501

64.951

-451

Toelichting op de exploitatie De kosten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 4,341 miljoen hoger dan begroot en de opbrengsten zijn € 3,89 miljoen hoger dan begroot. Het gerealiseerde resultaat komt daarmee uit op € 451.000 nadelig. Daarnaast is een bedrag van € 965.805 gestort in de reserve 'Nog uit te voeren taken'. Per saldo komt dit uit op een nadelig resultaat van € 1.416.346 dit is ongeveer 24% van de begroting. Hieronder worden de afwijkingen nader toegelicht. Deze toevoeging aan de reserve wordt nader toegelicht onder het kopje 'Bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden' en maakt geen onderdeel uit van de tabel "Wat heeft het gekost". Personeelskosten De personele kosten zijn € 3.101.743 hoger uitgekomen dan was begroot. Dit saldo is exclusief een storting in de reserve voor nog uit te voeren taken (aandeel personeel: € 605.000). Bij de GemRap/BeRap van beide gemeenten zijn middelen beschikbaar gesteld voor specifieke taken. Hiermee is het budget voor onder andere personeel opgehoogd. Echter, omdat niet alle taken zijn afgerond, zijn deze middelen niet (volledig) uitgeven en toegevoegd aan de reserve. De arbeidsmarkt was gespannen waardoor het moeilijk was vacatures in te vullen. Dit zorgde ook voor hogere kosten, bijvoorbeeld door de inhuur van medewerkers.

Dit is veel meer gebeurd dan in voorgaande jaren, deels door de krapte op de arbeidsmarkt en deels door de aard van de werkzaamheden, zoals de tijdelijke huisvesting van Oekraïners. De kosten van inhuurkrachten zijn hoger dan die voor ambtelijk personeel. Ter vervanging van ziekteverzuim is voor een bedrag van € 1,37 miljoen vervangend personeel ingehuurd. Dit is € 312.000 hoger dan begroot. Vanuit het UWV is een vergoeding ontvangen van € 484.000 voor ziektegelden.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

16

Jaarrekening 2022

Wat heeft het gekost?

Door de gewijzigde cao is er in december een eenmalige vergoeding van in totaal € 408.000 betaald aan het ambtelijk personeel. Ook werden wij vanuit gewijzigde wet- en regelgeving verplicht om een voorziening te treffen voor het bovenwettelijke verlofsaldo van het eigen personeel. Dit heeft geleid tot een eenmalige kostenpost van € 1.308.000. Met deze kosten was in de begroting geen rekening gehouden. Als gevolg van bovengenoemde oorzaken zijn de kosten van ambtelijk personeel hierdoor € 3,86 miljoen lager uitgevallen terwijl de kosten van inhuur € 6,01 miljoen hoger zijn dan begroot. Tegenover de hogere kosten van inhuur staat wel een vergoeding vanuit het Rijk voor de Oekraïne werkzaamheden (zie toelichting bij de baten). In het rekeningsaldo is rekening gehouden met het treffen van een voorziening voor de wwverplichting aan voormalig personeel voor in totaal € 181.000 en € 108.000 aan gemaakte transitiekosten. Overige personele kosten Stagiaires De kosten voor inzet van stagiaires vallen € 6.000 hoger uit dan begroot. Na de periode van veel digitaal werken was er in 2022 weer meer (persoonlijke) begeleiding van stagiaires mogelijk. Zeker in relatie tot de huidige arbeidsmarkt hebben we het aannemen van stagiaires gestimuleerd.

Inzet van stagiaires draagt bij aan externe profilering van de organisatie, daarnaast heeft het een opwaarts effect van instroom van potentieel nieuwe collega’s doordat stagiaires vaak na de opleiding blijven werken bij de werkgever waar zij stage hebben gelopen. Concernbudgetten Per saldo is er een voordeel van ongeveer € 118.000. De voordelen (totaal ongeveer € 130.000) hebben met name betrekking op: • Vergoeding OR leden € 11.000 • Personeelsfeest PV Doe Mee € 18.000 • Ict uitbreiding eenheden € 22.000 • Ontvangen subsidie van het A&O fonds € 55.000 • Vertraging E-HRM project € 28.000 • Licentiekosten e-HRM € 16.000 Voor het 2-jaarlijks personeelsfeest van de PV wordt jaarlijks € 9.000 begroot. In het jaar waarin geen feest wordt georganiseerd wordt dit budget met een transitorische post overgeboekt naar het volgend jaar (in 2022 stond om die reden € 18.000 opgenomen). Hier tegenover staat een nadeel van € 24.000 vanwege hogere wervingskosten dan voorgaande jaren. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt zijn we als organisatie genoodzaakt creatieve vormen van werving en arbeidsmarktbenadering aan te wenden om onze personele bezetting op orde te houden. De wervingskosten zijn door meer en slimmere inzet van LinkedIn en Indeed gestegen en ook door meer inzet van bureaus voor externe werving en het extra plaatsen van vacatures op specifieke sites en in vakbladen.

HRM-beleid De kosten vallen € 6.600 lager uit dan begroot. De gemaakte kosten betreffen met name inzet van een externe partij voor een benchmark naar functiewaarderingen en inzet gericht op digitalisering van activiteiten in het on-boardingsprogramma van nieuwe medewerkers. Beleidsontwikkeling hebben we in eigen hand gehouden waardoor we hiervoor geen kosten hebben gemaakt. Organisatieontwikkeling Regulier is € 70.000 begroot voor organisatieontwikkeling. Er is een nadeel van € 192.000 ontstaan door met name inhuur van personeel met specifieke deskundigheid (juridisch, werving & selectie) evenals inzet van consultancy op het gebied van informatisering en digitalisering. Ook zijn extra kosten gemaakt op het gebied van onder meer leiderschapsontwikkeling. Deze kosten zijn opgevangen binnen de beschikbare (concern) budgetten. Geneeskundige controle Op geneeskundige controle is een voordeel van € 10.000. Hier is geen duidelijke reden voor. De uitgaven voor inzet van de bedrijfsarts liggen al meerdere jaren rond het begrote bedrag. Mogelijk draagt de preventieve inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk bij aan de verminderde inzet van de bedrijfsarts.

17

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Wat heeft het gekost?

Personeelsbaten De personele baten zijn € 2.531.043 hoger uitgekomen dan begroot. Dit komt doordat werk in het kader van de huisvesting van Oekraïnersvis uitgevoerd met zowel bestaand personeel als met ingehuurd personeel. Vanuit het Rijk zijn hiervoor middelen aan de gemeenten beschikbaar gesteld. Ook zijn er meer opbrengsten voor detachering en doorbelaste kosten aan projecten. De belangrijkste afwijkingen zijn: • De personele kosten voor werkzaamheden om vluchtelingen te huisvesten zijn aan beide gemeenten doorbelast waardoor de opbrengsten € 1,958 miljoen hoger zijn dan begroot. • In rekening gebrachte meerkosten voor zwembad, griffie, basisregistraties en werken voor derden € 235.000. • In rekening gebrachte frictiekosten Marketing € 187.000. • Voor de uitvoering van het leiderschapstraject is een subsidie ontvangen van € 55.000. • Vanuit de Gemrap Hoogeveen is er een aanvullend budget beschikbaar gesteld van € 150.000 voor de Omgevingswet. Deze is in rekening gebracht. • Vrijval van de vorig jaar genomen voorziening voor voormalig personeel € 16.000. • De baten van detacheringen zijn € 20.000 lager dan waarmee in de begroting rekening mee is gehouden. • Aan loonkostensubsidie is een bedrag van € 244.000 ontvangen, hier staan ook hogere kosten tegenover. • Aan schadevergoedingen is € 44.000 van de verzekering ontvangen.

Interne zaken Het saldo van interne zaken is € 80.000 positief. De lasten zijn € 1.054.000 hoger en de baten zijn € 1.134.000 hoger. Opvang vluchtelingen Oekraïne Voor de opvang van vluchtelingen zijn kosten gemaakt voor beveiliging en de inhuur van locatiemanagers. Deze kosten zijn niet begroot, hierdoor ontstaat een afwijking aan zowel de baten als aan de lastenkant van € 608.000. Facilitair Het bedrijfsrestaurant was door COVID-19 een groot deel van het jaar niet open. Vanaf oktober zijn de bedrijfsrestaurants weer geopend, maar nu in de vorm van een werkcafé. Ook zijn minder recepties en bijeenkomsten gehouden. Hierdoor zijn de kosten € 38.000 lager. Begin 2022 is een aantal abonnementen opgezegd waardoor de kosten € 16.000 lager zijn. De kosten van bedrijfskleding zonder logo vallen € 4.000 hoger uit omdat er een groot verloop is geweest in het personeel. Per saldo een voordeel van € 50.000. Portikosten In 2022 is er sprake van een voordeel op de portikosten van € 31.000. Door Covid-19 een aantal projecten niet uitgevoerd en daardoor zijn er minder brieven verstuurd. Aan de andere kant heeft Covid-19 ook tot meer brieven geleid door extra regelingen/steunpakketten vanuit de overheid. Daarnaast is het aantal digitale verzendingen toegenomen.

Flexbudget basisregistraties De kosten vallen € 62.700 lager uit doordat voor de verwerking van WOZ-aanslagen minder gebruik gemaakt is van externe ondersteuning en de werkzaamheden van specifieke werkzaamheden BAG en BGT in rekening zijn gebracht bij beide gemeenten. Juridische zaken/externe deskundigheid Het centrale budget voor juridische kosten, zoals proceskostenveroordelingen, adviezen van externe juridische specialisten en inzet advocaten betreft niet alleen de kosten voor de SWO maar ook voor de beide gemeenten. Het budget van € 60.000 was in 2022 niet toereikend. De overschrijding bedraagt € 23.224. Dit heeft met name te maken met kosten voor juridische ondersteuning bij het voeren van verweer in een civielrechtelijk geschil dat speelt in Hoogeveen. Slechts een deel van de advocaatskosten is vergoed door de verzekeraar. Dit geschil loopt door in 2023. Accountantskosten en fiscaal advies De meerwerkkosten van de accountant en het verkrijgen van belastingadvies voor de aangifte van vennootschapsbelasting vallen € 49.000 hoger uit.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

18

Jaarrekening 2022

Wat heeft het gekost?

Verzekeringen Het eigen risico op gemaakte schade vallen € 10.000 lager uit. Kapitaallasten Door de renteverhogingen van de Europese Centrale Bank ontvingen we vanaf september 2022 rente over onze tegoeden in de Schatkist. Hier was in de begroting geen rekening mee gehouden. Daarnaast zijn niet alle begrote investeringen gerealiseerd. Hierdoor hoefde er minder geld te worden geleend, wat leidt tot een voordeel op de rentekosten. De niet begrote rente-ontvangsten en lagere rentekosten op investeringen leiden tot een voordeel van € 39.000 op de rentekosten. Automatisering Het saldo op automatisering bedraagt € 269.000 voordelig. De kosten zijn € 202.000 lager en de baten zijn € 67.000 hoger. De hogere baten betreft in rekening gebrachte kosten aan derden. ICT De lasten voor automatisering zijn ca. € 63.000 lager dan begroot. Dit is ontstaan door: • Er is € 26.000 minder aan telefonie uitgegeven. De oorzaak hiervan is dat in de begroting al rekening is gehouden met een nieuw licentiemodel op basis van pay per use(r). Het telefonieplatform is niet in 2022 vervangen doordat de landelijke VNG-aanbesteding is uitgesteld naar 2023. • Er waren geen uitbreidingen bij de eenheden die niet binnen de vervangingscyclus konden worden opgevangen. Dit heeft geresulteerd in een onderschrijding van afgerond € 35.000. • De kosten van consultancy vallen € 2.000 lager uit.

De baten betreffen de doorbelaste kosten van de verwijsindex jeugd. ICT-informatiemanagement De lasten voor ICT-informatiemanagement zijn ca. € 139.000 lager. De kosten voor onderhoud en beheer software zijn als gevolg van indexatie met € 227.000 toegenomen. Echter is er € 20.000 over van het budget informatiebeveiliging. Voor uitgaven van software die nog niet in de begroting zijn meegenomen is een deel van het flexbudget digitalisering beschikbaar. Op dit budget houden we € 18.000 over. Voor het project Informatie Gedreven Werken is € 298.002 gestort in de reserve nog uit te voeren werkzaamheden. Voor Informatieveiligheid is € 63.000 in de reserve gestort. Deze budgetten zijn in 2022 niet volledig benut (zie ook toelichting bij storting in de reserve). Exclusief de storting in de reserve is er per saldo voordeel van € 103.000. De baten van € 36.000 betreffen de doorbelaste kosten van laptops en smartphones van locatiemanagers Oekraïne. Hier staan ook voor hetzelfde bedrag kosten tegenover. Tractie Het saldo van Tractie (voertuigen en materieel) is € 383.000 nadelig. Bij de lasten is er een tekort van ongeveer € 494.000 en bij de baten is er ongeveer € 111.000 meer binnengekomen dan geraamd. De meerkosten van benzine en dieselolie € 200.000 wordt veroorzaakt door inflatie en hogere brandstofprijzen. Sinds februari 2022 zijn de brandstofprijzen met ca. 40% gestegen.

Verder blijkt dat duurzame brandstoffen verhoudingsgewijs duurder zijn dan van de traditionele brandstoffen. De meerkosten van onderhoud en levering derden (€ 240.000) worden in belangrijke mate veroorzaakt door de opgetreden inflatie. Een andere oorzaak is dat we in 2021 hebben besloten om het verouderde materieel te gaan vervangen en hier budgetruimte voor vrij te maken. In de afgelopen jaar zijn de voorbereidingen getroffen om nieuw materieel in te kopen. De procedures (Europees) vergen een lange doorlooptijd en ook na aanbesteding zijn er langere levertijden, waardoor het verouderde materieel nog in bedrijf moet worden gehouden. In combinatie met de inflatie vragen de noodzakelijke reparaties hogere onderhoudskosten dan het geval zou zijn geweest met nieuw materieel. In het beheerplan Tractie is de toename van de onderhoudskosten gemeld. De post gladheidsbestrijding laat over het jaar 2022 een incidentele overschrijding zien van € 28.750. Dit wordt met name veroorzaakt door hogere onderhoudskosten.

19

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2022

Wat heeft het gekost?

Huisvesting Op het onderdeel huisvesting is een voordeel van € 114.778. Het betreft hier de huur van de gemeentewerf aan de Vos van Steenwijklaan. Het voordeel is ontstaan doordat halverwege het jaar de huisvesting is ingebracht waardoor de helft van de kosten nog betaald is door beide gemeenten en het budget wel volledig is ingebracht. Hierdoor ontstaat een voordeel bij de SWO en een nadeel bij beide gemeenten. Het voordelig saldo op huisvesting vloeit vanuit de SWO terug naar beide gemeenten. Bestemmingsreserve 'nog uit te voeren werkzaamheden' Vorig jaar was een reserve gevormd van € 1,8 miljoen. Door strak te sturen zijn deze werkzaamheden uitgevoerd. In bovenstaande cijfers is rekening gehouden met een storting in de reserve van € 965.805. Het betreft hier een nieuwe storting in de reserve als gevolg van nieuwe oorzaken (Oekraïne en arbeidsmarkt). Door het instellen van een reserve blijven de middelen bestaan om alsnog de afgesproken taken uit te voeren. Bij de opstelling van de gemeentelijke begrotingen en de GemRap/Berap hebben beide gemeenten geld ingebracht in de SWO voor specifieke uit te voeren taken. Als gevolg van de oorlog in Oekraïne zijn extra werkzaamheden uitgevoerd, zoals voor huisvesting. Ook het verstrekken van de energietoeslag kostte extra.

Door de overspannen arbeidsmarkt of vertraagde besluitvorming door het Rijk zijn taken niet (volledig) uitgevoerd in 2022. In de BBV staat opgenomen dat het bestuur in het betreffende boekjaar het besluit tot het instellen van een reserve moet nemen. Dit is gebeurd op 13 december 2022 in het bestuur van de SWO. Op dat moment waren de exacte restbudgetten nog niet definitief en qua omvang onbekend. Op dit moment zijn de restbudgetten wel bekend en kunnen we de toevoeging aan de reserve in de financiële administratie verwerken. De toevoeging betreft onderstaande werkzaamheden: Nationaal onderwijsprogramma € 35.000 Gemeenten hebben van het Rijk middelen ontvangen om onderwijsachterstanden weg te werken die opgelopen zijn tijdens corona. Gemeenten zijn verplicht om hiervoor een bestedingsplan op te stellen. Dit plan is in 2022 voor De Wolden nog niet gerealiseerd en schuift door naar 2023. De reden dat dit nog niet is gerealiseerd komt door het vertrek van de beleidsadviseur onderwijs voor De Wolden. Er is een nieuwe beleidsadviseur voor De Wolden aangesteld. Echter, in 2022 is er prioriteit gesteld bij het op orde brengen van alle reguliere werkzaamheden voor onderwijs in De Wolden. In 2023 wordt het bestedingsplan NOP voor De Wolden opgesteld in overleg met de onderwijspartners. Om dit te realiseren is er nog € 35.000 benodigd voor externe ondersteuning.

Versnellen woningbouw De Wolden € 60.000 In de bestuursrapportage van gemeente De Wolden is het besluit genomen voor het vormen van een apart team Woningbouw met als doel een versnelling te realiseren van woningbouwplannen. De raad van gemeente De Wolden, heeft in de raad van september 2022 € 60.000 beschikbaar gesteld voor versnelling van woningbouwplannen. Doorontwikkeling duurzaamheid DWD € 30.000 In het College Uitvoeringsprogramma (CUP) is € 30.000 beschikbaar gesteld voor het maken van een plan voor de doorontwikkeling van het duurzaamheidsbeleid. Deze middelen zijn laat in het jaar beschikbaar gesteld en nog niet tot uitvoering gekomen en lopen ook in 2023 door. WMO-processen en systemen € 86.284 Vanuit de afdeling Zorg (WMO) is veel inzet gepleegd op de werkzaamheden voor Oekraïne. Hierdoor zijn achterstanden ontstaan voor verdere digitalisering van de dienstverlening, maar ook voorbereidend op het invoeren van herstelgerichte hulp en het nieuwe normenkader WMObegeleiding. Het betreft het nader inrichten van de WMO-app en het inzetten van het Klant Contact Centrum (KCC) als voorportaal richting de inwoners. Basis op orde op het gebied van maatschappelijk vastgoed € 48.000 Voor “de basis op orde” is in 2021 een bestuursopdracht gekomen, waar begin 2022 een start mee is gemaakt.

Door de Oekraïne-crisis zijn tijdelijk de medewerkers die de “basis op orde” zouden brengen op Oekraïne werkzaamheden ingezet. Het project is weer opgestart zomer 2022 en loopt door tot eind 2023. Hiervoor is een budget voor 2023 nodig van € 48.000 dat gedekt wordt uit de ontvangen "Oekraïne"-vergoeding vanuit het Rijk.