E3 Accountantsverslag wg Jaarstukken 2022 PV

Laan Corpus den Hoorn 200

Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie Publiek Vervoer Groningen Drenthe T.a.v. de heer G. Rink, voorzitter Postbus 189 9400 AD ASSEN

9728 JS Groningen Postbus 8006 9702 KA Groningen Tel. 088-500 95 00 E-mail info@eshuis.com

Ons kenmerk: Datum: Betreft:

2023.056 16 februari 2023 Controle jaarrekening 2022

Geachte leden van de raad van het bestuur, Hierbij ontvangt u de controleverklaring bij de jaarrekening 2022 van uw organisatie alsmede een exemplaar van de gewaarmerkte jaarstukken. Onze controleverklaring hebben wij gedateerd op 23 maart 2023. In deze brief gaan wij in op de strekking van onze controleverklaring, mogelijke geconstateerde afwijkingen, de bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken en rapporteren wij, voor zover dit noodzakelijk of vereist is, over onze bevindingen en adviezen. Onze bevindingen en opmerkingen daarbij zijn bedoeld om de raad van toezicht te ondersteunen in de controlerende taak. De indeling van dit rapport is als volgt: 1. De hoofdlijnen van onze controle 2. Bestuurlijke afhandeling en publicatie 3. Resultaat en weerstandsvermogen 4. Controlebevindingen 5. Overzicht van niet-gecorrigeerde controleverschillen 6. Automatiseringsomgeving 7. Onafhankelijkheid gewaarborgd 8. Afsluiting Wij benadrukken dat verspreiding van de controleverklaring met handtekening en de gewaarmerkte jaarrekening niet is toegestaan. In hoofdstuk 2 leggen wij uit waarom dat belangrijk is en hoe u aan de publicatieverplichtingen kunt voldoen.

Eshuis Registeraccountants B.V. Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214

1. DE HOOFDLIJNEN VAN ONZE CONTROLE Onderwerp

Bevindingen

Strekking van de controleverklaring

Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring. Dit betreft zowel de getrouwheid van de jaarrekening als de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (financiële rechtmatigheid).

Resultaat 2022 en vermogenspositie

Publiek Vervoer is een bedrijfsvoeringsorganisatie zonder winstoogmerk. Uw resultaat over 2022 bedraagt € 265.000. Dat is in belangrijke mate verantwoord door de extra inkomsten doorontwikkeling vanuit het project Stronger Combined. Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 € 430.000. Uw solvabiliteit bedraagt eind 2022 ruim 65% en de liquiditeitsratio’s zijn ruim voldoende. Op basis van de begroting voor de komende periode, uw weerstandsvermogen en de aard van de rechtspersoon gemeenschappelijke regeling, concludeert u dat er geen reden is om te twijfelen aan de continuïteit van uw organisatie.

Verslaggeving en WNT

Uit onze controle blijkt dat de jaarrekening overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften is opgesteld. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarverslaggeving is opgenomen niet inconsistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie. Tevens hebben wij vastgesteld dat is voldaan aan de WNT.

Controleverschillen

Er zijn geen ongecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd.

Kwaliteit van de interne beheersing

De complexiteit in uw omgeving neemt toe en van daaruit moet u keuzes te maken bij het inrichten van de interne beheersing. De afweging die gemaakt wordt tussen risico’s en beschikbare middelen wordt steeds explicieter ook bestuurlijk gemaakt. U hebt voldoende zicht op risico’s in kwetsbare processen zoals de controles in de betaalorganisatie, de inkoopstroom en verwerking van schattingen en correcties via memoriaalboekingen. Mede omdat op onderdelen kan worden gesteund op diensten van deelnemers concluderen wij dat de gemaakte proces- en procedureafspraken in opzet voldoen aan de eisen die daaraan gesteld kunnen worden. Uit onze controles blijken geen tekortkomingen.

Signalen van fraude, U heeft ons bevestigd dat er in de organisatie geen gevallen zijn gemeld van fraude misbruik en misbruik en oneigenlijk gebruik. Wij hebben tijdens de controle geen aanwijzingen oneigenlijk gebruik verkregen dat bij u sprake is van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. De algemeen geldende verslaggevingsregels vereisen dat hierover uitgebreider gerapporteerd wordt dan voorheen. Bij u gebeurt dit summier en dit vraagt de komende periode meer aandacht. Inkopen en aanbesteden

Wij hebben geen afwijkingen van de geldende aanbestedingsregels geconstateerd.

Dataveiligheid en IT

Uw IT-omgeving vraagt steeds meer aandacht en krijgt die ook. De eisen nemen toe maar op alle fronten de norm halen is gelet op uw schaalgrootte uitdagend geworden. U maakt, zoals eerder aangegeven gebruik van de diensten van deelnemers en een externe partij. Wij hebben geen constateringen die we in dit verslag onder uw aandacht moeten brengen.

Belangrijke schattingen in de jaarrekening

Iedere jaarrekening bevat schattingen bijvoorbeeld in de waardering van vaste activa, vorderingen en het afgrenzen van verplichtingen. De schattingsmethoden zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar en wij aanvaarden de door u gekozen methoden.

2

2.

BESTUURLIJKE AFHANDELING EN PUBLICATIE

De bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken bestaat uit een aantal stappen. Het bestuur behandelt in de vergadering de jaarstukken, met inbegrip van de jaarrekening en stelt deze vervolgens voorlopig vast. Ter afronding ondertekenen alle leden van het bestuur de jaarrekening. De definitieve vaststelling volgt later dit jaar nadat de jaarrekening door de gemeenten is beoordeeld. Formeel hebben zij echter niet de mogelijkheid om wijzigingen voor te stellen of aan te brengen. Er zit enige tijd tussen de verzending van de conceptstukken aan het bestuur en de vergadering waarin de vaststelling plaatsvindt. Mochten in die periode omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moet een dergelijke aanpassing nog worden gemaakt. Dat kan ook een gebeurtenis zijn, die effect heeft op uw inschattingen met betrekking tot de continuïteit van de organisatie. Uiteraard vervalt in die situatie onze toestemming tot openbaarmaking. Dat geldt ook in geval de jaarrekening om andere redenen gewijzigd wordt alvorens tot goedkeuring en vaststelling wordt overgegaan. Wij verzoeken u in deze gevallen met ons in contact te treden om gezamenlijk de noodzakelijke vervolgstappen met u te bespreken. Wij hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is uitsluitend bedoeld om in uw eigen archief opgenomen te worden.

Dit exemplaar mag op geen enkele wijze worden verspreid. Publicatie van deze verklaring op de website of toezending aan subsidiegevers is niet toegestaan. Deze werkwijze is van belang om misbruik van onze handtekening te voorkomen. Indien wij constateren dat toch gebruik gemaakt is van een controleverklaring met onze handtekening zullen wij u verzoeken deze van de website te verwijderen of uw indiening bij subsidiegevers ongedaan te maken. Vanzelfsprekend treden wij in die situaties met u in overleg over de manier waarop dit moet plaatsvinden. Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Bij openbaarmaking van de controleverklaring dient u gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening, wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening tijdens de bestuurlijke afhandeling ongewijzigd blijft en wordt vastgesteld. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met de jaarstukken. Hiervoor gebruikt u een exemplaar zonder ons waarmerk. De gewaarmerkte versie van de jaarrekening is uitsluitend voor uw eigen archief.

Indien u de jaarstukken en de controleverklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat ("u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening"). Wij herhalen dat publicatie van de door ons gewaarmerkte jaarrekening en de controleverklaring met originele handtekening op welke wijze dan ook niet is toegestaan.

3.

OPTIONEEL: RESULTAAT EN WEERSTANDSVERMOGEN

Het boekjaar 2022 is afgesloten met een positief resultaat van € 265.000, begroot was een resultaat van € 1.000. Het boekjaar 2021 heeft u afgesloten met een positief resultaat van € 124.000. Het resultaat 2022 wordt grotendeels veroorzaakt door de bate inzake het project Stronger Combined. Dit project is inmiddels afgerekend, waardoor er geen sprake meer hoeft te zijn van een vooruitontvangen bijdrage.

3

Het positieve resultaat is opgenomen onder het eigen vermogen, wat daarmee ultimo 2022 uitkomt op € 430.000. Het is aan het bestuur om een bestemming te geven aan dit resultaat. De algemene reserve heeft ultimo 2022 een omvang van afgerond € 60.000. Dit betekent dat (voor resultaatbestemming) de omvang van het weerstandsvermogen 7% van de totale lasten (bijna € 0,9 miljoen) bedraagt. De ontwikkeling van uw vermogenspositie hebben we in onderstaande tabel weergegeven in zowel een solvabiliteitspercentage als in een absoluut bedrag. Hoewel het hebben van een stevige vermogenspositie niet uw primaire doelstelling is, heeft eigen vermogen ook een functie als financieringsmiddel voor activa en het genereren van liquiditeit voor transacties. Een minimumbuffer is dan ook wenselijk. Vermogenspositie Eigen vermogen (* 1.000) Solvabiliteit in %

Realisatie 2022

Realisatie 2021 430 65

Realisatie 2020 165 46

41 10

In de jaarrekening concludeert u zelf dat uw vermogenspositie, uw begroting voor 2023 en de subsidiezekerheid voor de komende tijd, voldoende waarborgen bieden als het gaat om de continuïteit van uw organisatie.

4.

CONTROLEBEVINDINGEN

In onze managementletter van 31 oktober 2022 hebben we onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interimcontrole opgenomen. De hoofdlijn van onze bevindingen bij de interimcontrole was dat de procesinrichting en procedureafspraken in opzet voldoen aan de eisen die daaraan gesteld mogen worden, daarbij de omvang van de beheersorganisatie in acht nemend. Aandachtspunten uit deze managementletter waren het naleven van de Europese Aanbestedingsregels, voornamelijk bij de inhuur van personeel. Onze interimcontrole voeren we uit om een beeld te krijgen van de, voor de accountantscontrole relevante processen en de daarin opgenomen interne beheersmaatregelen. We doen geen uitspraken over de effectiviteit van dit stelsel anders dan voor het doen van de controle van de jaarrekening. Wij concluderen dat uw interne beheersingsmodel, gelet op de omvang van de organisatie, bijdraagt aan een betrouwbare procesgang en betrouwbare informatievoorziening mogelijk maakt. De jaarrekeningcontrole heeft die hoofdconclusie onveranderd gelaten. 4.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van jaarrekening 2023 Zoals in hoofdstuk 1 al is gemeld constateren wij dat Publiek Vervoer leunt op dienstverlening door deelnemers, hetgeen mede nodig is om alle functiescheidingen en interne controlehandelingen blijvend, gestructureerd uit te voeren en te documenteren.

De eisen op dat vlak nemen zowel maatschappelijk gezien als vanuit het accountantsvak steeds verder toe. Met ingang van de jaarrekening 2023 moet het bestuur zelf in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording opnemen en in de paragraaf bedrijfsvoering de onderbouwing daarvan weergeven. Er wordt gewerkt aan de voorbereidingen hierop, aan het vergroten van het risicobewustzijn in de organisatie en het belang van documentatie alsmede aan slimme, risicogerichte werkafspraken. 4.2 Rapporteren over fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving. De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. 4

Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van directie en bestuur. Met ingang van 2022 is het op grond van de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, en dus ook voor u, verplicht om in de paragraaf bedrijfsvoering melding te maken van eventueel geconstateerde werknemersfraude. Dat is niet aan de orde geweest. Verder gaande rapportage over de fraudegevoeligheid, risico’s en beheersmaatregelen is nog niet verplicht, maar dat zal er in de nabije toekomst wel van gaan komen. Dat voelt in veel gevallen als een spannend onderwerp, zeker voor toezichthouders. De afgelopen jaren hebben we steeds aandacht gevraagd voor het opstellen en actueel houden van een (fraude) risicoanalyse en een expliciete rapportageverplichting is een volgende stap in dit proces. Een dergelijke rapportageverplichting draagt bij aan bewustwording over frauderisico’s, de genomen maatregelen en uw oordeel over de aanvaardbaarheid van restrisico’s.

De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Datzelfde geldt ook voor integriteitsrisico’s en mogelijke niet-naleving van andere regelgeving. In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen. Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan communiceren wij dit, afhankelijk van de aard van de fraude, met de directie en, in sommige gevallen, bij fraude in de top van de organisatie, of wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, met de toezichthouder. In dat geval rapporteren wij daar veelal separaat over.

Tijdens onze werkzaamheden besteden wij ook aandacht aan elementen van beïnvloeding en druk die kunnen leiden tot een aantasting van het bestuurlijk handelen binnen de organisatie. Tijdens de controle hebben wij een professioneel-kritische houding betracht ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, maar daarbij merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. 4.3 Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de organisatie om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren. Vanwege de coronapandemie, de energieprijsontwikkeling en ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants is, net als bij het onderwerp fraude, steeds vaker informatie in de controleverklaring opgenomen over de continuïteitsbeoordeling die wij uitvoeren.

Zolang er bij een gemeenschappelijke regeling geen bestuursbesluit ligt tot opheffing, is van rechtswege de continuïteit niet in het geding.

5

4.4 Verslaggevingsregels nageleefd De jaarstukken 2022 van Publiek Vervoer voldoen aan de formele uitgangspunten van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Er wordt inhoudelijk verslag gedaan van de uitkomsten van beleid en de financiële uitkomsten en aandachtspunten in het verslagjaar. Wij hebben ten aanzien van de inhoud van de jaarstukken en de presentatie van de cijfers in relatie tot de verslaggevingsregels geen significante tekortkomingen geconstateerd. Het jaarverslag, bestaande uit de programmaverantwoording en de paragrafen, verbindt de inhoudelijke prestaties met de baten en de lasten. Het jaarverslag bevat de op grond van het BBV voorgeschreven onderdelen.

5.

OVERZICHT VAN NIET-GECORRIGEERDE CONTROLEVERSCHILLEN

De jaarrekeningcontrole voeren wij uit met een bepaalde marge. Deze marge noemen we de materialiteit. De materialiteit is voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Daarbij kan rekening worden gehouden met specifieke factoren of risico’s, de zogenaamde “kwalitatieve materialiteit. Tevens gelden scherpere grenzen voor de naleving van de WNT. Het Bado stelt dat de maximaal te hanteren materialiteit 1% bedraagt van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Het totaal van deze lasten over 2022 bij Publiek Vervoer is € 897.000. De bij u te hanteren materialiteit bedraagt derhalve (afgerond naar beneden) € 8.900. Mochten we niet-gecorrigeerde fouten onderkennen die dit bedrag overschrijden dan kunnen we geen goedkeurende verklaring afgeven. Voor onzekerheden bedraagt de grens 3%, derhalve € 26.700 In het kader van de bestuurlijke afhandeling en het dechargeproces melden wij eventuele geconstateerde afwijkingen die niet meer gecorrigeerd zijn in de jaarrekening. Deze zijn vanaf een lager bedrag dan de materialiteit mogelijk voor u relevant. Wij melden alleen afwijkingen boven een bepaalde grens. Deze bedraagt 5% van de materialiteit, bij u dus 5% van € 8.900, te weten € 445. Niet gecorrigeerde controleverschillen

Totaal verschillen getrouwheid

NVT

Invloed eigen vermogen ultimo jaar NVT

Totaal onzekerheden getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Totaal verschillen rechtmatigheid

NVT

NVT

NVT

Totaal onzekerheden rechtmatigheid

NVT

NVT

NVT

0

0

0

Totaal

Bedrag

Invloed resultaat

NVT

Daarnaast informeren wij u over gecorrigeerde controleverschillen of andersoortige afwijkingen die het gevolg zijn van significante tekortkomingen in de interne beheersing, frauderisico’s met zich meebrengen of naar onze mening onder uw aandacht zouden moeten worden gebracht. Er zijn in het controleproces geen afwijkingen geconstateerd die op grond van het bovenstaande gerapporteerd zouden moeten worden.

6

6. AUTOMATISERINGSOMGEVING In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Gelet op de beperkte mate van geautomatiseerde beheersmaatregelen in uw organisatie is een dergelijk onderzoek niet noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Uit onze controle zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

7. ONAFHANKELIJKHEID GEWAARBORGD De beroepsorganisatie van accountants NBA heeft de voorschriften in het kader van de onafhankelijkheid opgenomen in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De naleving van de beroepsregels, waaronder de ViO is in de organisatie van Eshuis Registeraccountants ingebed. Op basis van onze toetsing aan deze verordening concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij Publiek Vervoer voldoende is gewaarborgd. Wij hebben het afgelopen jaar geen andere opdrachten voor u uitgevoerd dan de controle van de jaarrekening en de direct daarmee samenhangende werkzaamheden.

8. AFSLUITING Wij danken de medewerkers van Publiek Vervoer voor de samenwerking in de afgelopen periode. Wij vertrouwen er op u met dit rapport voldoende te hebben geïnformeerd. Natuurlijk zijn wij graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting en het beantwoorden van vragen. Hoogachtend, Eshuis Registeraccountants B.V. Was getekend: drs. S. Hofsteenge RA

Bijlagen: 1. Getekende controleverklaring 2. Ongetekende controleverklaring in enkelvoud 3. Gewaarmerkte jaarrekening in enkelvoud

7