E Jaarverslag Raadsgriffie De Wolden 2020

Jaarverslag raadsgriffie De Wolden

1

Jaarverslag raadsgriffie De Wolden 2020 Voor u ligt het vijfde jaarverslag van raadsgriffie De Wolden. We wensen u veel leesplezier!

Joukje van Roeden - Hoekstra (griffier) Jeroen de Boer (raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier) Alinda Bakker-Robaard (griffiemedewerkster) Erica Henry (communicatiemedewerker)

Voorwoord Het jaar 2020 was een bijzonder jaar, maar beslist geen slecht jaar! Door het coronavirus werden we gedwongen om op zoek te gaan naar nieuwe en andere werkwijzen. Het fysieke contact maakte plaats voor digitaal contact, soms met grote impact. Tot voor kort was het normaal dat de griffie voor hun dagelijkse werkzaamheden naar het gemeentehuis in Zuidwolde afreisde. Tegenwoordig wordt er vooral thuis gewerkt en voor bepaalde werkzaamheden een paar uren per week op het gemeentehuis. Denk daarbij aan het voorbereiden en afhandelen van de raadsvergaderingen en het digitaal ondersteunen van digitale raadsbijeenkomsten. Het afgelopen jaar hebben er diverse personele wisselingen binnen de griffie plaatsgevonden, waardoor er nagenoeg er een geheel nieuw team ontstond. We hebben te maken gehad met best verdrietige momenten en dat in coronatijd, maar we wisten elkaar steeds weer te vinden om door te gaan. De medewerkers hebben er hard aan gewerkt om na een jaar samenwerking te kunnen spreken van een team. Daar zijn we trots op!

2

Januari Dialoogavond over dienstverlening In het kader van 3DeWolden vond op 16 januari 2020 een dialoogavond over dienstverlening plaats. Samen met de raadsleden Groot en Brouwer – Dekker en ambtelijke ondersteuning werd de avond door de griffie voorbereid. In de centrale hal van het gemeentehuis werden zo’n 75 inwoners en belangstellenden verwelkomt. Achteraf blijkt dit vooreerst de laatste fysieke dialoogavond te zijn geweest. Benoeming en beëdiging raadsgriffier Na een zorgvuldige sollicitatieprocedure werd Joukje van Roeden – Hoekstra tijdens de raadsvergadering van 30 januari 2020 aangewezen en beëdigd tot griffier van de gemeente De Wolden. Per 1 maart 2020 heeft ze de werkzaamheden van Josee Gehrke overgenomen.

Februari Laatste raadsvergadering Na 17 jaar werkzaam te zijn geweest als griffier van gemeente De Wolden was het voor Josee Gehrke op 27 februari 2020 haar laatste raadsvergadering. Voor het eerst in al die 17 jaar sprak ze de raad en alle aanwezigen toe vanachter het spreekgestoelte. Ze bedankte eenieder voor een prettige samenwerking. Naast dat dit de laatste raadsvergadering voor Josee was, bleek het achteraf dat het vooreerst ook de laatste fysieke raadsvergadering met publiek te zijn geweest. Maart Afscheid raadsgriffier Josee Gehrke Met het mini-symposium met als thema: “Krachtig samenspel van de raad en griffie, en hoe zichtbaar mag en kan de griffier zijn?” nam Josee Gehrke op donderdag 5 maart 2020 als griffier van De Wolden afscheid om te kunnen gaan genieten van een welverdiend pensioen. Als sprekers waren professor dr. Heinrich Winter, hoogleraar bestuurskunde aan de RUG, Henk Gossink, opleider Knap Academie, dr. Claartje Brons, plaatsvervangend programmamanager programma versterking democratie en bestuur en Renée Wiggers, voorzitter Vereniging van Griffiers uitgenodigd. Lockdown Het coronavirus greep snel om zich heen, voor de Nederlands regering aanleiding om maatregelen in te voeren om verspreiding van het virus zoveel mogelijk tegen te gaan.

Vanaf 12 maart 2020 werd iedereen opgeroepen om bij klachten zoals neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of koorts thuis te blijven, sociaal contact te mijden en zoveel mogelijk thuis te werken. Op 15 maart 2020 werden de regels verder aangescherpt. Scholen en alle eet- en drinkgelegenheden gingen dicht. Raadsvergaderingen mochten doorgaan, mits alle

3

hygiënemaatregelen ter bestrijding van het coronavirus in acht werden genomen en men 1,5 meter afstand tot elkaar kon houden. Deze regel is overigens nog steeds van kracht. Besloten wordt om de geplande raadsvergadering van 26 maart 2020 niet door te laten gaan en de beraadslagingen digitaal te voeren. Omdat er alleen hamerstukken stonden geagendeerd konden de raadsleden bij wijze van een experiment in iBabs aangeven of ze akkoord waren met het voorstel. Afgesproken wordt om tijdens de raadsvergadering van 23 april 2020 de formele bekrachtiging van de besluitvorming plaats te laten vinden met als voordeel dat een aantal zaken niet stil komen te liggen. Raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier De raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier is inmiddels een jaar wegens ziekte uitgevallen. Op verzoek van de provincie Overijssel krijgt ze een detacheringsovereenkomst voor een jaar. Beide zijn zo tevreden dat ze per 1 september 2020 een baan krijgt aangeboden. De reden dat haar dienstverband met De Wolden en de detachering per die datum worden beëindigd. Medio maart 2020 gaat intern de vacature voor raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier uit. Hierop reageerde een sollicitant.

De sollicitatiegesprekken vinden geheel digitaal plaats met als resultaat dat Jeroen de Boer, tot op dat moment werkzaam als griffiemedewerker ad interim, per 1 mei 2020 bij de raadsgriffie van De Wolden aan de slag gaat. Raadsadviseur Eind maart 2020 kondigt Marco in ‘t Veldt aan een nieuwe uitdaging aan te gaan als communicatieadviseur bij de gemeente Staphorst. Half april 2020 neemt hij afscheid van de SWO en legt hij zijn werkzaamheden voor de gemeenteraad van De Wolden neer. In nauw overleg met de griffier wordt per direct een sollicitatieprocedure opgestart. Hierop reageerde wederom een sollicitant. Ook nu weer werden de sollicitatiegesprekken volledig digitaal gevoerd met als resultaat dat Erica Henry per 17 april 2020 aan de slag gaat als medewerker raadscommunicatie De Wolden. April Van fysiek naar digitaal Door de coronamaatregelen komen allerlei bijeenkomsten te vervallen. De omslag wordt gemaakt van fysiek naar digitaal vergaderen. Met de komst van de tijdelijke spoedwet digitale besluitvorming werd het voor de gemeenteraad mogelijk digitale raadsvergaderingen te organiseren. De werkzaamheden van de griffie kregen een andere dynamiek. Begin april 2020 werd een eerste digitaal presidium georganiseerd.

4

Eerste digitale raadsvergadering Donderdag 23 april 2020 stond in het teken van een eerste digitale raadsvergadering. Vanuit de griffie werd alles op alles gezet om de avond zo goed mogelijk te laten slagen. Ter voorbereiding op de raadsvergadering oefenden de raadsleden tweemaal en het resultaat mocht er zijn! Met ruim 400 belangstellende kijkers was de eerste digitale raadsvergadering van De Wolden een feit.

Mei Selectieprocedure accountant De maand mei stond voor een groot deel in het teken van de selectie van een nieuwe accountant. Door de gemeente De Wolden, gemeente Hoogeveen en de Samenwerkingsorganisatie De Wolden werd een Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten doorlopen. Voor de gemeente De Wolden namen de griffier en de raadsleden Haar, Smit en Benning zitting. De opdracht werd aan Deloitte Accountants B.V. gegund, waarover de raad op 18 juni 2020 een besluit nam. Aanwijsbesluit en beëdiging als plaatsvervangend griffier Tijdens de raadsvergadering van 28 mei 2020 werd Jeroen de Boer door de raad aangewezen als plaatsvervangend griffier van de gemeente De Wolden. De beëdiging vond op digitale wijze plaats. Met deze beëdiging was de griffie weer compleet.

Versoepelingen Begin mei kondigde premier Rutte stapsgewijze versoepelingen van de coronamaatregelen aan. Om de inwoners van De Wolden een hart onder de riem te steken werd er onder regie van de communicatiemedewerker door raadsleden een video gemaakt om te vertellen waar zij het meest naar uitkijken. Na een best wel moeilijke periode samen op weg naar een positief begin.

Juni Kadernota wordt kaderbrief In verband met de coronacrises en de onzekere financiële gevolgen stelt het college in overleg met de financiële werkgroep voor om in plaats van een uitgebreide kadernota de raad een ‘afgeslankte’ kaderbrief aan te bieden. De algemene beschouwingen worden verplaatst naar de behandeling van de programmabegroting 2021 in het najaar van 2020.

5

Een hapje en een drankje Het was niet mogelijk om (zoals gebruikelijk) de laatste digitale raadsvergadering vóór het zomerreces gezamenlijk met een hapje en een drankje af te sluiten. Daarom is door de griffie bij alle raadsleden thuis een hapje en een drankje afgeleverd. Daarmee werd het mogelijk om het seizoen samen digitaal af te sluiten.

Juli Aanpassing raadszaal Het zomerreces wordt aangegrepen om de raadszaal zo aan te passen dat er coronaproof vergaderd kan worden. Alle zitplaatsen worden op 1,5 meter geplaatst en er wordt een routingplan ingericht. Mocht de raad fysiek bijeen willen komen dan is dit hierbij mogelijk gemaakt.

Augustus Dialoogavond over toekomstgerichte landbouw De griffie vormt samen met de raadsleden Berghuis – Wiersema, Benning, Haar, Gol en steunfractielid Van Goor – van der Veen en ambtelijke ondersteuning een werkgroep om een fysieke dialoogavond over toekomstgerichte landbouw voor te bereiden. Het plan wordt opgevat om dit in de buitenlucht te laten plaatsvinden op een boerenerf in Koekange. Helaas lopen de besmettingen met het coronavirus op en worden de maatregelen weer aangescherpt. De plannen voor een fysieke dialoogavond worden daarom op een lager pitje gezet. Pubquiz Traditioneel begint het politieke seizoen met een raadsexcursie. In verband met de coronamaatregelen was dat in 2020 niet mogelijk. De griffie organiseerde een digitale pubquiz, waarbij de raadsleden werd gevraagd vragen aan te leveren. Een gezamenlijke barbecue was niet mogelijk. Als alternatief werd er bij de raadsleden thuis een pakketje bezorgd.

September Huus voor Sport en Cultuur De maand september staat vooral in het teken van de besluitvorming van het Huus voor Sport en Cultuur in Zuidwolde. Tijdens een extra bijeenkomst van de financiële werkgroep en een openbare interne raadsbijeenkomst wordt de laatste (financiële) informatie verstrekt. De raad gaf aan de voorkeur te hebben om voor de behandeling van juist dit onderwerp, fysiek bijeen te willen komen. Daarvoor was het van belang om een oplossing te vinden voor de grote afstand tussen de raadsleden. Die werd

6

gevonden bij de buren. De gemeente Westerveld stelde kosteloos een beeldscherm beschikbaar, mits we die zelf kwamen halen… Oktober Mondkapjes In overleg tussen de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters is besloten om tijdens de raadsbijeenkomst van 1 oktober 2020 uitvoering te geven aan het advies om een mondkapje te dragen in publieke binnenruimtes. Bij binnenkomst van het gemeentehuis dient een mondkapje gedragen te worden. Zodra plaats is genomen in de raadszaal, mag deze af. Digitale raadsvergadering De besmettingen met het coronavirus lopen weer flink op. Door de aangescherpte coronamaatregelen besluit de raad toch weer digitaal te gaan vergaderen. Samen met de griffier zit de voorzitter van de raad de vergadering voor vanuit zijn werkkamer op het gemeentehuis. De raadsadviseur heeft in z’n eentje de hele raadszaal tot zijn beschikking om de raadsvergadering technisch te ondersteunen.

November Programmabegroting 2021 In juni 2020 was besloten om de algemene beschouwingen plaats te laten vinden voorafgaand aan de behandeling van de programmabegroting 2021. De verwachting was dat het coronavirus onder controle zou zijn en we weer ‘normaal’ konden vergaderen. Dit bleek helaas niet het geval te zijn. Er werd een tussenoplossing gevonden in een hybride begrotingsvergadering. In overleg tussen de griffier, burgemeester en gemeentesecretaris werd besloten om aanvullende audiovisuele apparatuur voor de raadszaal aan te schaffen. Raadsleden konden zelf de keuze maken om vanuit de raadszaal of digitaal aan de vergadering deel te nemen. De heer Wiechers kon in verband met een ziekenhuisopname niet deelnemen aan de beraadslagingen. Op grond van artikel 18 Reglement van Orde werd de heer Vlot door de raad de mogelijkheid geboden om de algemene beschouwingen namens de ChristenUnie uit te spreken.

December Verplaatsen regietafel raadszaal Na enige ervaring op te hebben gedaan wordt de raadszaal nog een keer aangepast. De regietafel wordt verplaatst, waardoor er meer ruimte voor de CDAfractie ontstaat. Het blijkt voor digitale en hybride vergaderingen een goede oplossing en een waardevolle investering voor de langere termijn.

7

Benoeming wethouder - stemstraat Wethouder Van ‘t Zand kondigt aan te willen stoppen op 1 januari 2021. Hij gaat genieten van een welverdiend pensioen. De heer Van Dijk uit Ruinen wordt door Gemeentebelangen voorgedragen als nieuwe wethouder van de gemeente De Wolden. Op voorstel van raadslid Leffers-Heeling organiseert de griffie een stemstraat. Onder regie van Erica Henry werden de raadsleden de mogelijkheid geboden om via een drive-in stembureau bij het gemeentehuis in Zuidwolde hun stem uit te brengen over de voordracht van de heer Van Dijk als wethouder. Het initiatief leverde veel belangstelling van de pers op en heeft als voorbeeld gediend voor de gemeenten Heerde en Zwolle waar ook sprake was van een wethouder wisseling. Afscheid wethouder Van ’t Zand Na bijna zeven jaar wethouderschap is de raadsvergadering van 17 december 2020 de laatste voor wethouder Van ’t Zand. Hij wil gebruik maken van zijn pensioen. Namens de raad en college ontvangt de heer Van ’t Zand een schilderij van Niesje Metselaar van het Westerhuizingerveld.

Cijfers 2020 Raadsvergaderingen Raadsavonden (intern) Dialoogbijeenkomsten Raadsdebatten Moties Amendementen Mondelinge vragen aan het college (art. 37A) Schriftelijke vragen (art. 37) Technische vragen Technische vragen Kadernota/ Kaderbrief Technische vragen Begroting Overige vragen Vragenhalfuur inwoners Inspreken inwoners Mededelingen van het College Vergaderingen raadswerkgroep financiën

2020 14 17 1 3 23 16

2019 12 16 3 3 25 12

2018 15 3 3 2 11 16

2017 13

2016 15

4 5 22 10

5 2 27 13

6

19 2

9 3

26 -

13 -

48

38 24 70

41 -

-

-

83 3 2 9 4

2 6 8 11

5 6 13 4

7

20

-

-

6

4

3

2

4

4 31

8