D. Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Tekst van het document
Rekenkamercommissie
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Zuidwolde, 24 maart 2021
Rekenkamercommissie
Inhoudsopgave Voorwoord.........................................................................................................3 1.
Inleiding .................................................................................................4 1.1
De grondslag en de taak van de Rekenkamercommissie ..............................4
1.2
De werkwijze en de selectie van onderzoeken ............................................4
1.3
De samenstelling van de Rekenkamercommissie.........................................5
1.4
Schema van aanstelling leden rekenkamercommissie ..................................5
2.
Activiteiten ..............................................................................................6 2.1
Uitvoering onderzoeksprogramma ............................................................6
2.2
Onderzoeksplan 2021 .............................................................................6
3.
Vergaderingen en Communicatie ................................................................7 Reguliere vergaderingen .........................................................................7
3.2
Overige activiteiten ................................................................................7
3.3
Communicatie........................................................................................7
5.
3.1
Financiële verantwoording 2020 .................................................................9
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 2 van 9
Rekenkamercommissie
Voorwoord Wij bieden uw raad graag ons 13e jaarverslag aan, het verslag over 2020. De gemeenteraad is primair het orgaan aan wie wij verantwoording afleggen, naast de formele verplichting, op basis van ons reglement, om jaarlijks verslag te doen van de activiteiten en onderzoeken van onze Rekenkamercommissie. Als Rekenkamercommissie toetsen wij de kwaliteit van het openbaar bestuur van gemeente De Wolden. Dat doen wij via onderzoeken op basis van drie criteria: de doelmatigheid (efficiency), doeltreffendheid (effect) en rechtmatigheid (zijn de regels gevolgd) van het gemeentelijk beleid op verschillende thema’s. Die thema’s kunnen door zowel de raad als de rekenkamercommissie zelf worden ingebracht. De Corona crisis heeft in 2020 ook invloed gehad op de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie. Veel overlegsessies vonden online plaats. Dankzij de digitale hulpmiddelen heeft onze planning geen significante vertraging opgelopen. 2020 stond in het teken van de doorontwikkeling en professionalisering van de Rekenkamercommissie, ook gezien de (deels) nieuwe samenstelling van het team vanaf begin van het jaar. Via een teammiddag onder leiding van een adviseur van de NVVR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers) heeft de commissie aandacht besteed aan haar rol en positionering en de verschillende onderzoeksmethoden.
De opgedane kennis wordt ingezet voor de ontwikkeling van een Position Paper. Tevens worden daarmee het onderzoeksprotocol, het reglement van orde en de verordening geactualiseerd. De commissie is in 2020 lid geworden van de NVVR om gebruik te kunnen maken van de deskundigheid van andere rekenkamers en om op de hoogte te blijven van de actuele jurisprudentie. Voor wat betreft het onderzoekswerk stond 2020 in het teken van Initiatiefrijk De Wolden. Via een mix van instrumenten; dossieranalyse, externe advies rondom rechtmatigheid, gesprekken met gemeentelijke medewerkers en een digitale enquête onder initiatiefnemers is het conceptrapport tot stand gekomen. In het eerste kwartaal van 2021 zal dit onderzoek worden afgerond en aan uw raad worden aangeboden. In 2020 heeft de commissie kennis gemaakt met de nieuwe griffier. Daarnaast heeft de commissie periodiek overleg gehad met de klankbordgroep vanuit uw raad, waarbij o.a. de groslijst van onderzoeksonderwerpen is geactualiseerd. Ook heeft de commissie deelgenomen aan het Drentse Rekenkameroverleg, waarbij alle 12 Drentse gemeenten zijn aangesloten. Marieke Ekelenkamp, Errol van Veen, René de Vent, voorzitter.
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 3 van 9
Rekenkamercommissie
1. 1.1
Inleiding De grondslag en de taak van de Rekenkamercommissie
De verordening De Gemeentewet bepaalt dat – indien de gemeenteraad geen rekenkamer heeft ingesteld – de gemeenteraad bij verordening regels stelt voor uitoefening van de rekenkamerfunctie. Op 28 april 2005 heeft de gemeenteraad de ‘Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente De Wolden’ vastgesteld. Reglement van orde en jaarverslag In deze verordening is bepaald dat de Rekenkamercommissie een reglement van orde opstelt voor haar vergaderingen en werkwijze. In het reglement van orde is geregeld – evenals in de Gemeentewet – dat de Rekenkamercommissie elk jaar vóór 1 april een jaarverslag vaststelt over de werkzaamheden van het voorgaande jaar. De rapporten en de jaarverslagen van de Rekenkamercommissie zijn openbaar, om transparantie te bevorderen. De taak De taak van de Rekenkamercommissie is vastgelegd in de Gemeentewet en in de verordening. De Rekenkamercommissie onderzoekt de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Deze drie onderzoeksaspecten kunnen als volgt nader worden omschreven: Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid daadwerkelijk behaald?
1.2
De werkwijze en de selectie van onderzoeken
Onderzoeksprotocol In het reglement van orde is ook opgenomen de bepaling dat de Rekenkamercommissie een onderzoeksprotocol opstelt waarin onder meer wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de commissie bij selectie en uitvoering van onderzoeken en hoe de wijze van rapportage is. De criteria voor de selectie, die in het onderzoeksprotocol zijn opgenomen, zijn: 1. Het financiële belang van een onderwerp; 2. Het maatschappelijke belang van een onderwerp; 3. De twijfel met betrekking tot de uitvoering van een onderwerp; 4. De mate van risico m.b.t. doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid; 5. Geschiktheid als rekenkameronderzoek; 6. De leereffecten die van het onderzoek worden verwacht.
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 4 van 9
Rekenkamercommissie
1.3
De samenstelling van de Rekenkamercommissie
De samenstelling van de Rekenkamercommissie was in 2020 als volgt:
De heer R.C.J. de Vent, voorzitter De heer drs. E. van Veen, lid. Mevrouw drs. M.C. Ekelenkamp, lid
Het secretariaat van de rekenkamercommissie is door de heer J. de Boer MSc gevoerd.
1.4
Schema van aanstelling leden rekenkamercommissie
De gemeenteraad van De Wolden stelde op 28 april 2005 de Verordening op de rekenkamercommissie vast. In artikel 13 is bepaald dat de verordening in werking treedt op 1 januari 2006. In artikel 4 lid 2 is bepaald dat de leden worden benoemd voor een periode van 5 jaar. In artikel 4 lid 4 is bepaald dat alvorens de leden hun functie kunnen uitoefenen, zij de eed of belofte afleggen.
Naam E. van Veen (Herbenoemd) R. de Vent M. Ekelenkamp
Datum Datum raadsbesluit beëdiging (her)benoeming
Ingangsdatum benoeming volgens Datum aftreden benoemingsbesluit
25 januari 2018 N.v.t.
15 september 2017 15 september 2022
27 juni 2019
27 juni 2019
27 juni 2019
27 juni 2024
19 december 2019
19 december 2019
1 januari 2020
1 januari 2025
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 5 van 9
Rekenkamercommissie
2. 2.1
Activiteiten Uitvoering onderzoeksprogramma
De Rekenkamercommissie is een onafhankelijk orgaan en bepaalt uit dien hoofde zelf welke onderwerpen zij in haar onderzoeksprogramma opneemt. In de verordening op de Rekenkamercommissie en in het onderzoeksprotocol is bepaald dat de gemeenteraad een gemotiveerd verzoek kan doen tot het instellen van een onderzoek. Bij de zelfstandige bepaling van de onderzoeksonderwerpen kan de commissie rekening houden met verzoeken van de gemeenteraad. Welke onderzoeken stonden centraal in 2020? De rekenkamercommissie heeft de ambitie om per jaar één groter onderzoek en één kleiner onderzoek (bijvoorbeeld in gezamenlijk verband met andere rekenkamers of een QuickScan) uit te voeren. In 2020 stonden twee onderzoeken centraal
1. Onderzoek Initiatiefrijk De Wolden
Sinds 2015 kent de gemeente De Wolden de subsidieregeling ‘Initiatiefrijk De Wolden” om burgerinitiatieven financieel te ondersteunen als die bijdragen aan de leefbaarheid, sociale vitaliteit en sociale infrastructuur van een buurt, dorp of omgeving. In 2021 zal de gemeenteraad van De Wolden een besluit nemen over de toekomst van Initiatiefrijk De Wolden. De Rekenkamercommissie heeft daarom voldoende aanleiding gezien om deze subsidieregeling nog eens tegen het licht te houden. In juni is de onderzoeksopzet ter kennisgeving aangeboden aan de raad en heeft er een startgesprek plaatsgevonden met de gemeentesecretaris. In de tweede helft van 2020 heeft er documentstudie plaatsgevonden, is er een digitale enquête afgenomen onder aanvragers en zijn medewerkers geïnterviewd. Het rapport is begin maart opgeleverd en geagendeerd in de raadsvergadering van 25 maart 2021. Afstemming met de klankbordgroep 2019 stond in het teken van hernieuwde samenwerking met de raad in de vorm van een klankbordgroep, met daarin de raadsleden Marcel Hulst, Harold Benning en Jaap Wiechers. Deze structurele invulling omarmen wij als rekenkamercommissie om de relatie met de raad te onderhouden en te intensiveren voor de adequate uitvoering van onze taak en opdracht.
Op 11 mei 2020 heeft er dan ook weer een overleg met de klankbordgroep plaatsgevonden, en vanwege corona is een tweede afspraak voor 2020 verschoven naar januari 2021. De ambitie is om tweemaal per jaar te overleggen. In paragraaf 4 vindt u de groslijst 2020. Heidag Op 21 augustus heeft de rekenkamercommissie een heidag georganiseerd onder leiding van een externe voorzitter. De opbrengst van deze dag is dat de rekenkamercommissie zijn eigen rol helder heeft gekregen en de vervolgstap is het uitwerken hiervan in een position paper die in 2021 zal worden opgeleverd.
2.2
Onderzoeksplan 2021
De Rekenkamercommissie heeft geen onderzoeksplan voor 2021 opgesteld.
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 6 van 9
Rekenkamercommissie
3. 3.1
Vergaderingen en Communicatie Reguliere vergaderingen
De Rekenkamercommissie kwam in 2020 in 10 reguliere vergaderingen (digitaal) bijeen. 6 januari 2020 23 januari 2020 25 februari 2020 24 maart 2020 15 april 2020 11 mei 2020 17 juni 2020 28 september 2020 28 oktober 2020 30 november 2020
3.2
Overige activiteiten
Overige vergaderingen stonden het in het teken van het onderzoek naar Initiatiefrijk De Wolden, overleg met de klankbordgroep en een startgesprek met o.a. de gemeentesecretaris. 11 mei 2020 (overleg klankbordgroep) 26 juni (startgesprek onderzoek met de gemeentesecretaris) 14 juli 2020 (stand van zaken bespreken) 21 Augustus 2020 (heidag)
3.3
Communicatie
De Rekenkamercommissie hecht veel waarde aan communicatie met de raad, de ambtelijke organisatie en het college. De rekenkamercommissie is te bereiken via rekenkamer@dewolden.nl of per post t.a.v. J. de Boer, secretaris, Postbus 20, 7920 AA Zuidwolde. Daarnaast staat het inwoners vrij om leden direct aan te schrijven. Website In het reglement van orde van de Rekenkamercommissie is vermeld dat alle relevante informatie van de Rekenkamercommissie op de website van de gemeente wordt opgenomen. De onderzoeksrapporten en de samenstelling van de Rekenkamercommissie zijn gepubliceerd op de website van Gemeente De Wolden. Ten behoeve van een actuele lijst van hoofd- en nevenfuncties is ervoor gekozen om geen aparte lijst meer aan te houden, maar vanaf de website door te linken naar de LinkedInpagina’s van de rekenkamercommissieleden. Via de website dewolden.nl/gemeenteraad is de relevante informatie over de Rekenkamercommissie te vinden. Interne communicatie Naast overleg met de klankbordgroep, probeert de rekenkamercommissie ook via het presidium en raadsbrieven (zoals die van 7 oktober 2020) te communiceren met de raad.
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 7 van 9
Rekenkamercommissie
4.
Groslijst 2020
Het onderzoeksprotocol van de Rekenkamercommissie beschrijft hoe de commissie mogelijke onderzoeksonderwerpen selecteert en beoordeelt. Op deze wijze houdt de commissie een groslijst van onderzoeken bij. De groslijst voor het jaar 2020 zag er als volgt uit: Nr. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Onderwerp MFA Visie op afstoten gemeentelijk vastgoed, bijv. gemeentewerf Ruinen Fietspad Linde – Zuidwolde Kindergemeenteraad Inkoop Jeugdzorg Grip op gemeenschappelijke regelingen (zoals RUD), rol en positie van gemeenteraad. Initiatiefrijk De Wolden Duurzaam De Wolden: van ambitie naar actie/doen wat je belooft! Glasvezelproject De Wolden: grip op procedure/proces. GVVP: Gemeentelijk Verkeers- en Vervoersplan: Evaluatie
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 8 van 9
Rekenkamercommissie
5.
Financiële verantwoording 2020
De uitgaven in 2020 geven ten opzichte van de begroting 2020 het volgende resultaat (in euro’s): Kostensoort
Begroot
Werkelijk
Verschil
Onderzoekswerkzaamheden
17.014,00
11.802,71
5.211,29
Presentiegelden
4.863,00
7.198,30
-2.335,30
Reis- en verblijfkosten
1.908,00
332,66
1.575,34
0,00
380,00
-380,00
23.795,00
19.713,37
4.081,63
Abonnementen en lidmaatschappen Totaal
Allereerst ontving de rekenkamercommissie in 2020 minder onderzoeksbudget vanwege een overschrijding in 2019. In 2019 is het onderzoek Inkoop opgeleverd en is er gestart met één onderzoek naar Initiatiefrijk De Wolden, hierdoor is er minder geld besteed aan de onderzoekskosten. Er is daarentegen meer besteed aan presentiegelden door overleg met de klankbordgroep, onderzoeksvergaderingen en een heidag. Daarnaast is besloten om lid te worden van de NVVR (Nederlandse Vereniging Voor Rekenkamers). Vanwege de coronapandemie zijn de meeste vergaderingen en bijeenkomsten digitaal verlopen wat een besparing op de reiskosten oplevert.
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie De Wolden
Pagina 9 van 9