D. brief aan de raad DWD mbt toezegging toegankelijke website 211213.pdf

Aan de leden van de Gemeenteraad

DATUM ONDERWERP

14 december 2021 Toezegging toegankelijkheid website

ONS KENMERK

Geachte heer, mevrouw, Bij de behandeling van de kaderbrief 2022 heeft het college de raad een toezegging gedaan over de toegankelijkheid van de website van gemeente De Wolden. De toezegging luidde (cursief): het college brengt voor 31-12-2021 de organisatorische en financiële kosten in beeld van een eventuele versnelling naar een volledig toegankelijke website, label A. De uitwerking daarvan is hieronder toegevoegd. Visie Dienstverlening van De Wolden Gemeente De Wolden zorgt voor passende dienstverlening, zodat iedereen de dienstverlening krijgt die hij nodig heeft. We ontwikkelen de passende dienstverlening in vier sporen, waaronder het spoor optimaal digitaal. Daarin stimuleren we dienstverlening via het digitale kanaal. Dit vereist online informatie en diensten die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk zijn. Naast onze ambitie om een toegankelijke website te hebben voor inwoners en ondernemers, zijn we dit wettelijk verplicht. Wat is een toegankelijke website? Een toegankelijke website zegt iets over het kunnen gebruiken van de website. Het zegt niets over de vindbaarheid van informatie, of de zoekfunctie. Een toegankelijke website is voor alle doelgroepen beter te gebruiken. De toegankelijkheid van de website wordt steeds belangrijker. De overheid digitaliseert en dat biedt kansen om taken slimmer en beter te organiseren.

Overheidsinstanties, zoals gemeenten, zijn volop bezig om die kansen te benutten. Daarbij is het van groot belang dat iedereen kan (blijven) meedoen. Eén van de randvoorwaarden is dat de online informatie en - dienstverlening van de overheid voor iedereen toegankelijk is

PAGINA 1 VAN 5

PAGINA 2 VAN 5

Het verplichte toegankelijkheidslabel Sinds 2012 werken we aan het toegankelijker maken van de website conform de webrichtlijnen. In 2018 heeft de rijksoverheid dit doorvertaald naar het Tijdelijke besluit digitale toegankelijkheid overheid. Dit besluit verplicht overheidsinstanties om te voldoen aan toegankelijkheidslabel A: voldoet volledig. Daarbij richt het rijk zich vooral op het stimuleren en aanjagen van deze instanties om dit te realiseren. Het huidige toegankelijkheidslabel van dewolden.nl Op dit moment heeft dewolden.nl toegankelijkheidslabel B. De status van label B houdt in: voldoet gedeeltelijk. Dit is in te zien op de webpagina: https://www.dewolden.nl/toegankelijkheid. Overigens heeft de website van de rijksoverheid momenteel de B-status (bron rijksoverheid.nl toegankelijkheidsverklaring 27-7-21). Verbeterpunten in de toegankelijkheid van dewolden.nl Eerder dit jaar hebben we een toegankelijkheidsonderzoek laten uitvoeren door een onafhankelijk bureau. Dit onderzoek is landelijk voorgeschreven en stond al eerder op onze planning. Helaas kon het bureau het onderzoek niet eerder uitvoeren in verband met een wachtlijst. Want ook andere gemeenten en overheidsinstanties moeten dit onderzoek laten verrichten. Hieruit is gebleken dat de website van label C is gestegen naar label B en op een aantal punten niet voldoet aan het label A.

Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat het gaat om enkele verbeterpunten in de techniek, vormgeving of content. Dit laatste vraagt de grootste inspanning. Bij de techniek gaat het om punten die opgelost moeten worden door onze website leverancier. Dit geldt ook voor een klein aantal punten met betrekking tot de vormgeving. We zijn hierover met deze partij in gesprek. Onder content verstaan we alles wat zichtbaar en hoorbaar is op een website. Het gaat dan om: tekst, afbeeldingen, video, documenten (pdfbestanden) en audio. Voor het grootste gedeelte is de content op de website goed toegankelijk. De meeste issues wat betreft content zitten in het grote aantal pdf-bestanden. Momenteel worden vooral bij het plaatsen van raadsstukken, beleidsstukken en collegebesluiten op de website pdf-documenten gebruikt. Ten opzichte van de oude website heeft hierin al een verbetering plaats gevonden, zo is het aantal pdfbestanden teruggebracht van circa 40.000 naar een paar honderd. Echter elke week neemt dit aantal toe.

PAGINA 3 VAN 5

Dit betekent dat er vooral een grote verandering van aanlevering van pdf-bestanden aan team Web door de organisatie moet komen. Momenteel is het soms een lastige keuze: wachten we de creatie van de juiste pdf-bestanden af, of plaatsen we de beschikbare niet toegankelijke bestanden, zodat de informatie er toch is. Veel gemeenten kampen met dit pfd-probleem (bron: VNG). Werken aan toegankelijkheidslabel A is een extra taak Voor de content op de gemeentesite zorgt het team Web van de eenheid Dienstverlening. Dit team bestaat uit vier medewerkers (3,45 fte) die dit doen voor beide gemeenten. De kosten voor de taken van dit team voor de ontwikkeling en het beheer van de website worden gedekt uit de concernbudgetten van de SWO. Het zorgen voor toegankelijke pfd-bestanden is een nieuwe taak van een behoorlijke omvang. Daarnaast is deze opgave niet enkel het werk van het team Web en de website leverancier. Het team is in sterke mate afhankelijk van de samenwerkingsorganisatie die informatie aanlevert. Het aanleveren van toegankelijke informatie, of van informatie die gemakkelijk toegankelijk gemaakt kan worden vergt een manier van werken en denken die moet groeien binnen de SWO. Het is immers een nieuwe vereiste. Werken aan toegankelijkheidslabel A is een continu proces Slechts een paar procent van de gemeentelijke websites heeft op dit moment de gewenste A-status.

We merken dat de wil aanwezig is om veranderingen door te voeren, maar het kost tijd om grote stappen te zetten (bron: VNG). Eenmaal de toegankelijkheidsstatus A bereikt, geeft dit geen garantie dat je deze status behoudt. Het behouden ervan vraagt een voortdurende inspanning. Een website is continu onderhevig aan veranderingen; content verandert, online dienstverlening ontwikkelt zich verder en er zijn voortdurend technische updates noodzakelijk. Twee opties voor een volledige toegankelijke website We zien hiervoor twee opties. De eerste optie gaat uit van een injectie om versneld label A te behalen. De tweede optie betreft het structureel oppakken en borgen van de taak om te zorgen voor en het behouden van label A. Beide opties gelden uitsluitend voor de uitvoering van deze taak voor gemeente De Wolden. Optie 1: versneld naar label A Om label A sneller (in ca. 12 maanden) te behalen is er tijdelijk extra capaciteit nodig naast de reguliere capaciteit van team Web. De kosten hiervoor zijn:

PAGINA 4 VAN 5

1. Extra capaciteit (tijdelijk inhuur) voor controle op toegankelijkheid, toetsen, aanpassen toegankelijkheidsverklaring binnen het team Web: functie content manager voor 64 uur per maand = € 6000,- x 12 maanden = Euro 72.000. 2. Extra capaciteit bij team Web voor het aanpassen van pdfbestanden en het uitdragen van de noodzaak van aanleveren van toegankelijke bestanden in de organisatie: functie content redacteur voor creatie toegankelijke pdf voor 64 uur per maand = € 6000 (inhuur) x 12 maanden = Euro 72.000. Optie 1 totaal: Euro 144.000, - incidenteel Optie 2: Structureel behouden van label A 1. Structurele capaciteit voor de functie van adviseur toegankelijke, online dienstverlening = 32 uur; € 62.000 per jaar. 2. Daarnaast moet de extra adviseur kunnen werken met hulpsoftware, tools en testen. De aanschaf hiervan maakt onderdeel uit van de concernbudgetten van de SWO. 3. Het team Web en daarnaast medewerkers met web-gerelateerde taken zoals bij de griffie en team Communicatie moeten voortdurend getraind worden in de nieuwe ontwikkelingen. De kosten voor opleiding en training worden gedekt uit de concernbudgetten van de SWO. Optie 2 totaal: Euro 62.000,- structureel Samenvattend: Wanneer gekozen wordt voor optie 1, dan betreft het alleen de versnelling, waarna optie 2 nodig is om structureel te blijven voldoen.

Het is ook mogelijk om vanaf nu de stukken op een toegankelijke manier te publiceren (uitfaseren van oude documenten waardoor alleen optie 2 kan volstaan). Tot slot De SWO ontwikkelt en onderhoudt de website van gemeente De Wolden en Hoogeveen en die van de SWO. Alle drie moeten voldoen aan de toegankelijkheidseisen en kennen dezelfde verbeterpunten. Het college wil daarom met het college van Hoogeveen en het SWO-bestuur bespreken of we het werken aan toegankelijkheidslabel A gezamenlijk kunnen oppakken. Afhankelijk van de uitkomst daarvan kan de benodigde structurele investering voor realisatie en behoud van label A worden ingebracht ten behoeve de begroting 2022 bij te stellen (GemRap) en bij de voorbereiding van de SWO-begroting 2023.

PAGINA 5 VAN 5

De afgelopen periode heeft u tevens vragen gesteld over vindbaarheid, gebruiksvriendelijkheid of de zoekfunctie. Gezien de complexiteit stelt het College voor om dit onderdeel nader toe te lichten en te bespreken tijdens een informatieavond. Wij gaan ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Vanessa Gosselink Gemeentesecretaris

Janny Vlietstra burgemeester