Controleprotocol 2025
Tekst van het document
CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2025 e.v. VAN DE
09 juli 2025
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie
Inhoudsopgave
1.0 Inleiding.................................................................................................................................... 3 1.1 Doelstelling.......................................................................................................................... 3 1.2
Wettelijk kader .................................................................................................................. 3
1.3
Procedure ............................................................................................................................. 3
2.0 Algemene uitgangspunten voor de controle .............................................................. 3 3.0 De te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties ................................. 5 3.1 Toelichting op de goedkeurings- en rapporteringstoleranties......................... 5 3.2
Goedkeurings- en rapporteringstoleranties ............................................................ 5
3.3
Specifieke uitkeringen (SiSa)....................................................................................... 5
4.0 5.0
Periodiek overleg en rapportage ................................................................................... 7 Hardheidsclausule ............................................................................................................... 8
2
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie
1.0
Inleiding
De gemeenteraden van de gemeenten Hoogeveen en De Wolden en het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden en Hoogeveen (SWO) wijzen een accountant aan om de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moeten de gemeenteraden respectievelijk het bestuur nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Er is één gezamenlijk controleprotocol opgesteld voor de beide gemeenten en de SWO. Iedere organisatie stelt dit controleprotocol vast, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft. Het controleprotocol wordt jaarlijks beoordeeld. Afgesproken is dat deze, indien er aanleiding voor is, opnieuw ter vaststelling wordt voorgelegd. Objecten van controle zijn de respectievelijke jaarrekeningen vanaf het boekjaar 2025 en daarmee tevens het financieel beheer over deze jaren zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten Hoogeveen en De Wolden en het bestuur van de SWO. Het controleprotocol blijft geldig tot het moment van wijziging en hoeft, als daar geen aanleiding toe bestaat, niet jaarlijks opnieuw vastgesteld te worden.
Het college respectievelijk de directie krijgt de opdracht om conform een programma van eisen en de uitgebrachte offerte van de accountant een overeenkomst te sluiten voor de accountantscontrole. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekeningen vanaf 2025 van de gemeenten en de SWO. De raad respectievelijk bestuur kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet (GW), art. 213, lid 2, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Voor de SWO is in de Controleverordening, art. 1 lid 1 voorgeschreven dat het bestuur één of meer accountants aanwijst. Voor de gemeenten Hoogeveen en De Wolden is in de Controleverordening, art. 1 lid 1 voorgeschreven dat de raad één of meer accountants aanwijst.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad respectievelijk bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. 1.3 Procedure In de Controleverordeningen van de SWO en de beide gemeenten staan de volgende zinsneden: Voor de SWO, Artikel 4, lid 1 sub. c: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het bestuur, de directeur en de (concern-)controller. Voor Gemeente De Wolden, Artikel 4, lid 2: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit de
3
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie raad, een vertegenwoordiger uit de rekenkamerfunctie, de griffier, de portefeuillehouder financiën en de gemeentesecretaris. Voor Gemeente Hoogeveen, Artikel 4, lid 2: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.
2.0
Algemene uitgangspunten voor de controle
Getrouwheid én rechtmatigheid Zoals in art. 213 Gemeentewet is voorgeschreven, zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de - door de raad respectievelijk het bestuur benoemde – accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; de getrouwe weergave van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiëleverhoudingswet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college respectievelijk het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de notities en richtlijnen van de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), alsmede de Controle- en overige standaarden (COS) van het NBA, bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
4
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie
3.0
De te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
3.1 Toelichting op de goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet, met een belang groter of gelijk aan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de verwachte som van fouten in de jaarrekening, of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend.
De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan, of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden en bestuur mogen deze toleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. 3.2 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie, zoals vastgesteld door de gemeenteraden en het bestuur, zijn opgenomen in het hierna opgenomen schema. Deze komt overeen met de wettelijke minimumeisen. Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend
Beperking
Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
≤ 2%
>2% ≤4%
Verklaring van Oordeelonthouding/Afkeurende verklaring -
≤ 2%
>2% ≤4%
> 4%
Voor De Wolden, Hoogeveen en de SWO: De raad (respectievelijk het bestuur) stelt de rapportagetolerantie gelijk aan de goedkeuringstolerantie. Dat betekent dat de accountant alle fouten en onzekerheden groter dan 2% van de begroting rapporteert. 3.3 Specifieke uitkeringen (SiSa) Single information Single audit (SiSa) is de manier waarop de gemeenten aan het Rijk of de provincie verantwoorden of en hoe ze de specifieke uitkeringen hebben besteed. De specifieke uitkeringen worden verantwoord in de SiSa-bijlage die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening van de gemeente.
5
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie
De accountant neemt de bevindingen (fouten en onzekerheden), die voortkomen uit de controle van de specifieke uitkeringen, mee bij de bepaling van de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening. Bij de jaarrekening, inclusief bijlagen, wordt één controleverklaring afgegeven. De accountant beoordeelt voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico’s die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de gemeente een of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van tenminste € 125.000 in het verantwoordingsjaar, voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit. In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd, met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar, of op het totale voorschot per specifieke uitkering: - € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; - 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; - € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Voor de controle van de specifieke uitkeringen (SISA) neemt de accountant de uitgangspunten in acht zoals die zijn benoemd in de “Nota verwachtingen accountantscontrole”.
Voor de goedkeuringstoleranties wordt aangesloten bij de jaarrekeningtolerantie (materialiteit)
6
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie
4.0
Periodiek overleg en rapportage
De controleopdracht van de accountant omvat de tussentijdse- en eindcontrole van de jaarrekening inclusief de Single Informatie Single Audit (SISA) verklaring. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats. Zie paragraaf 1.3. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant conform artikel 7 van de “Controleverordening”. Over de uitkomsten van de, door de accountant uitgevoerde, (tussentijdse) controle wordt een verslag uitgebracht. De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Managementletter
Tijdstip Na afronding van de interimcontrole.
Inhoud Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), overige van belang zijnde onderwerpen.
Gericht aan Directie/Bestu ur/College
Verslag van bevindingen
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Raad/ bestuur Afschrift aan College/ bestuur
Accountantsverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Wettelijk: Het oordeel over de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie. Daarnaast de fouten, onzekerheden en/of verbeteringen op het gebied van verslaglegging, rekening houdend met de afgesproken rapporteringtoleranties. Omissies van enige omvang en opmerkingen die een duidelijke toegevoegde waarde op de informatie in de jaarrekening hebben. Strekking van de verklaring. Bij afwijking van een anders dan goedkeurende verklaring geeft de accountant een toelichting op de redenen, waaronder bevindingen die de afgesproken goedkeuringstoleranties overschrijden hebben, maar niet de afgesproken goedkeuringstoleranties overschrijden. Onderwerpen als aangegeven in het gesprek de leden van de raad of bestuur Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening (met daarin opgenomen de rechtmatigheidsverantwoording) een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften.
Raad/bestuur Afschrift aan college/ bestuur
7
Controleprotocol Hoogeveen - De Wolden - Samenwerkingsorganisatie
5.0
Hardheidsclausule
Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het onmogelijk te garanderen dat dit normenkader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader, niet voorziet dan wel (interpretatie) ruimte laat, het college respectievelijk het bestuur gemandateerd is om beslissingen te nemen.
8