Brief college over evaluatie kostenverdeelsystematiek SWO

Aan de leden van de Gemeenteraad Datum: 20 september 2022 Onderwerp: Evaluatie kostenverdeelsystematiek van de samenwerkingsorganisatie Ons kenmerk: Geachte heer, mevrouw, In de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd dat de kostenverdeelsystematiek van de samenwerkingsorganisatie SWO eens in de 4 jaar wordt geëvalueerd. Om die reden hebben we bijgevoegd onderzoek laten uitvoeren. Voor het uitvoeren van het onderzoek naar de kostenverdeelsystematiek is gekozen om dit door een externe partij te laten doen. Wij hebben daarvoor het bureau SIS-Finance benaderd die ruime ervaring heeft in deze materie en diverse onderzoeken elders heeft gedaan. De evaluatie en het kostenonderzoek betreft drie hoofdvragen: 1. Onderzoek de ‘juistheid’ van de systematiek van de kostenverdeling van de afgelopen 4 jaren, inclusief het nog eens doorlopen van de gebruikte parameters. 2. Verklaar waarom de verdeelpercentages zo marginaal wijzigen als één van de gemeenten bezuinigt. Anders gezegd: in welke mate is de impact correct? 3. Adviseer over het onderbrengen van vastgoed in de SWO; is het uitgangspunt bij de start van de SWO om geen vastgoed over te dragen aan de SWO nog legitiem en geldt dit ook voor nieuw aan te schaffen vastgoed? Ad 1. SIS- Finance heeft haar onderzoek uitgevoerd via deskresearch en interviews met de controller SWO.

De deskresearch bevat het doorgronden van de oorspronkelijke uitgangspunten en opzet van de kostenverdeelsystematiek zoals bij de totstandkoming van de SWO is beschreven in het document “Kostenverrekenmodel G.R. De Wolden Hoogeveen”. De verdeelsystematiek is gebaseerd op dit kostenverrekenmodel waarbij de oorspronkelijke bedrijfsvoeringsbudgetten in beide gemeentebegrotingen van 2014 zijn ingebracht in de SWO. In de opvolgende jaren is de bijdrage aan de SWO bijgesteld met specifieke aanvullende budgetten voor aanvullende opdrachten of bezuinigingen vanuit de begrotingen van beide gemeenten. Daarnaast is de bijdrage aan de SWO bijgesteld met onoverkomelijke loon-, en prijsontwikkelingen. Deze mutaties worden vastgelegd in mutatieoverzichten en worden sinds 2021 als bijlage opgenomen bij de kaderbrief en begroting van de SWO. Op basis van de begrotingen van de SWO en de jaarlijkse mutatieoverzichten van de bijdrage aan de SWO door beide gemeenten is de conclusie dat er sprake is van een juiste kostenverdeling, omdat de verdeelsystematiek past bij de gekozen samenwerkingsvorm, voldoet aan de vastgestelde uitgangspunten, in de laatste jaren op een aantal punten is verbeterd en werkt zoals beoogd, dat wil zeggen dat de kosten op een correcte wijze worden doorbelast aan beide gemeenten. Gezamenlijke kosten worden verdeeld op basis van het berekende verdeelpercentage, Pagina 1 van 2

terwijl de specifieke kosten alleen worden toegerekend aan de gemeente wiens specifieke uitvoering het betreft. Ad 2. Het onderzoeksrapport trekt wat betreft de effecten van bezuinigingen de conclusie dat deze altijd worden verwerkt in de bijdrage van de uitvoeringsbudgetten voor de bezuinigende gemeente. De andere gemeente heeft hiervan geen ‘profijt’ noch een ‘last’. De verdeelpercentages zijn niet het uitgangspunt voor de verwerking van de bezuinigingen, maar de resultante van de gewijzigde verhouding in nominale bijdragen. De bezuiniging is procentueel gezien een fractie van de totale bijdragen van de gemeenten (en daarmee van de begroting van de SWO). Hierdoor wijzigen de verdeelpercentages marginaal en lijkt de bezuiniging ‘weinig op te leveren’. Dat is echter een onjuiste gedachte, omdat zowel de begroting van de SWO als de bijdragen van beide gemeenten in nominale bedragen worden opgesteld, waarin de bezuiniging wel geheel ten goede komt aan de bezuinigende gemeente. En dat de effecten van gemeentelijke maatregelen in de gemeentebegroting zichtbaar zijn en vertaling vinden via de verdeelsystematiek. Ad 3. Voor wat betreft vastgoed wordt geadviseerd om het huidige vastgoed bij de individuele gemeenten te laten, maar bij eventueel nieuw vastgoed dat wordt ingezet voor de bedrijfsvoering dit onder te brengen binnen de SWO.

We geven de ambtelijke organisatie opdracht om een beleidsvoorstel te doen over vastgoed in relatie tot de SWO inclusief de stappen om dit mogelijk te maken. Wij gaan ervan uit dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Roelof Pieter Koning Gemeentesecretaris

Pagina 2 van 2

Inge C.J. Nieuwenhuizen burgemeester