5. Toelichting inzake toetreding De Wolden tot GR DA 2027 16-4-2026

Toetreding Drentse gemeenten tot de Gemeenschappelijke Regeling Drents Archief Toelichting

April 2026

1. Aanleiding De oorspronkelijke aanleiding voor het Drents Archief om nieuwe deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (GR) te zoeken, was de in 2018 aangekondigde uittreding van het Rijk. Regionaal Historisch Centrum Drents Archief vormt sinds 2005 een gemeenschappelijke regeling met de gemeente Assen en het Rijk. In 2018 kondigde het Rijk (de minister van OCW) aan uit de regeling te willen treden. Deze uittreding geldt voor alle RHC’s in Nederland. Duidelijk was vanaf het begin dat het Rijk de (omvangrijke) analoge rijkscollecties die de RHC’s beheren, bij de RHC’s in de provincies wilde laten. Vanaf 2019 zijn de gezamenlijke RHC’s met het Rijk in gesprek gegaan over de wijze waarop de toekomstige samenwerking met het Rijk vorm zou kunnen krijgen alsmede voortzetting van de huidige financiering door het Rijk. Die afspraken zijn in december 2025 bekrachtigd in een aantal uittreeddocumenten, ondertekend door de minister. Om het beheer (en de ontsluiting en daarmee het publieksbereik) van de analoge rijkscollectie in de provincie te behouden, heeft de minister voorwaarden gesteld aan de organisatievorm van de RHC’s. De mogelijkheden waarbinnen de rijksarchieftaak in de provincie gedelegeerd kunnen worden, zijn beperkt en vastgelegd in de nieuwe Archiefwet. Een rijkscollectie mag nl.

niet zomaar door een willekeurige organisatie worden beheerd, maar wel door een gemeenschappelijke regeling. Dit betekende voor het Drents Archief dat na uittreding van het Rijk een of meer nieuwe partners in de GR gevonden moesten zijn, om de GR te kunnen laten voortbestaan. Per 1 juli 2024 is dit gerealiseerd door toetreding van het Waterschap Drents Overijsselse Delta tot de GR Drents Archief. 2. Actuele stand van zaken Behalve het belang van het behoud van het analoge rijksarchief in Drenthe waar oorspronkelijk de nadruk op lag, is vooral ook archiefdienstverlening een belangrijk argument voor (gemeentelijke) organisaties om toe te treden tot de GR Drents Archief. Afname van diensten zoals e-depot en archivaristaak zijn voor de gemeenten Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld, Emmen (alleen edepot) de reden geweest om per 1-1-2025 deel te nemen aan de GR Drents Archief. De colleges van Meppel, Aa en Hunze en Borger-Odoorn hebben begin 2026 besloten tot toetreding per 1-1-2027, het moment waarop het Rijk uittreedt. Hoogeveen, De Wolden en Noordenveld overwegen toetreding per diezelfde datum. Coevorden heeft besloten niet toe te treden, omdat deze gemeente een eigen e-depot voorziening en archivaris heeft. 3. Wat biedt het Drents Archief? - Drents Archief biedt een e-depot voorziening die verder gaat dan een systeem alleen.

Drents Archief heeft een team van e-depot specialisten die kennis delen en ervaringen uitwisselen, adviseren en via deelname aan (inter)nationale netwerken op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen. - Met ingang van de invoering van de nieuwe Archiefwet (beoogd per 1-1-2027) zijn overheden verplicht om een archivaris aan te stellen. Drents Archief kan voorzien in deze verplichte archivaristaak. - Desgewenst kan Drents Archief ook andere diensten verlenen, zoals acquisitie, educatie, etc. Dit doen wij bijvoorbeeld voor de gemeente Midden-Drenthe.

4. Dienstverlening via GR of DVO? - Deelname aan de GR biedt kostenvoordeel bij het afnemen van archiefdiensten zoals het e-depot voor digitale archivering. Dienstverlening via een dienstverleningsovereenkomst (DVO) is ca. 15% duurder. - Een gemeente die als partner in de GR diensten afneemt, hoeft hierover geen btw af te dragen. Bij het afnemen van diensten in de vorm van een DVO, zonder in de GR te zitten, is daarover btw verschuldigd. - Bestuurlijke deelname aan het Drents Archief geeft een gemeente meer mogelijkheden om invloed te hebben op het beleid; beleid inzake het Drentse culturele erfgoed, maar ook beleid en doorontwikkeling van het Drentse e-depot. - Het Rijk continueert na uittreding de vergoeding die het Drents Archief nu ook ontvangt; dit is vastgelegd in de uittredingsdocumenten. Deze vergoeding vormt een belangrijk aandeel (ca. 60%) van de jaarlijkse inkomsten. Nieuwe toetreders betalen primair voor de diensten die zij afnemen. De kosten voor deze diensten staan vermeld en toegelicht in onze Product-Diensten Catalogus. 5. Wat houdt deelname aan de GR Drents Archief in? – Bestuurlijk Wanneer een college deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling wijst dit college een lid in het Algemeen Bestuur (AB) van het Drents Archief aan.

Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter en ten minste twee en ten hoogste vier andere door het Algemeen Bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden. In het AB worden begroting en jaarstukken ter goedkeuring voorgelegd, alsmede de strategische visie en voorstellen voor grotere investeringen. Jaarlijks (in april) deelt de accountant zijn bevindingen op de jaarstukken met het bestuur. Naast het jaarverslag wordt twee keer per jaar een tussenrapportage aangeboden en in het DB besproken, waarin verslag wordt gedaan van de werkzaamheden, projecten en financiën per trimester. Op deze wijze zijn de bestuursleden nauw betrokken bij de activiteiten en bedrijfsvoering van het Drents Archief en blijven evt. risico’s daarmee ook klein. 6. Wat houdt deelname aan de GR Drents Archief in? - Praktisch - Deelnemers in de regeling besluiten met elkaar over de samenstelling van het Algemeen en het Dagelijks Bestuur. - Er zijn meestal 4 DB-vergaderingen per jaar (van 1,5-2u) en 2 AB-vergaderingen. 7. Wat houdt deelname aan de GR Drents Archief in? – Financieel Baten In 2026 heeft Drents Archief zeven partners in de GR (Rijk, Assen, Tynaarlo, Westerveld, MiddenDrenthe, Emmen en Waterschap Drents Overijsselse Delta) die structureel bijdragen als deelnemers in de regeling. Daarnaast zijn er structurele bijdragen van de provincie (o.b.v.

een vierjarige DVO) en van deelnemers in (een pilot van) het e-depot (o.b.v. een tweejarige DVO). Daarnaast zijn er overige opbrengsten (zoals inkomsten uit depotverhuur, educatie, publieksactiviteiten, maar ook zakelijke dienstverlening (zoals onderzoek, losse dienstverlening, etc.) en projectsubsidies. De provincie verstrekt jaarlijks een subsidie voor cultuurdoelstellingen. De totale inkomsten bedroegen in 2024 ruim 3,3 mln., waarvan 60% wordt ingebracht door het Rijk. De bijdrage van het Rijk blijft structureel behouden na uittreding in 2027. Kosten De kosten worden voor ongeveer 67% gevormd door personeelskosten. De indirecte kosten betreffen huisvesting, ict, organisatiekosten, etc. Directe kosten betreffen onze collectiekosten (bijv.

kosten collectiebeheersysteem), digitale diensten, publieksactiviteiten en projecten. Kosten voor projecten en veel publieksactiviteiten worden vergoed door bijdragen uit subsidies en/of fondsen. (dus geen vergoeding: geen activiteit, geen kosten). Voor de details is ons jaarverslag te raadplegen op de website van het Drents Archief (onder Over ons, Onze organisatie, Jaarverslagen) (Publicaties Drents Archief › Jaarstukken 2024). 8. Wat houdt deelname aan de GR Drents Archief in voor u als gemeente? Een deelnemer aan de GR Drents Archief draagt archiefdiensten (werkzaamheden, taken, bevoegdheden) over aan het bestuur van het RHC Drents Archief. Dit zijn diensten zoals de edepotvoorziening, de voor overheden verplichte archivaristaak, maar ook andere taken of adviesdiensten zijn voorstelbaar. Hierover worden aanvullende afspraken gemaakt, op basis van de tarifering in onze productdienstencatalogus (PDC). De financiële bijdrage per partner maakt als Bijlage onderdeel uit van de Gemeenschappelijke Regeling. Voor De Wolden zijn de kosten voor e-depot als volgt: Inwoners Organisatie Prijs DVO (1-1-2024) 24.672 € 42.961,23 Gemeente De Wolden € 1.10

GR € 37.357,59

Voor de komende vier jaar, inclusief 20% korting in het eerste jaar, is dat: Ingroeifact De Wolden or DVO GR € 34.368,98 € 29.886,07 2027 80% € 44.250,07 € 38.478,32 2028 100% € 45.577,57 € 39.632,67 2029 100% € 46.944,89 € 40.821,65 2030 100% Tabel verwachte kosten per 1-1-2027, gebaseerd op het inwoneraantal per 1-1-2025 en prijsindexatie van 3% per jaar.

9. Zijn er financiële risico’s? Eigenlijk niet: - Drents Archief kent door de jaren heen een hele stabiele financiële situatie; - De grootste financiële bijdrage is voor onbepaalde tijd toegezegd door de minister, vastgelegd in de uittreedregeling; - Financiële bijdragen door de deelnemers zijn gebaseerd op soort en omvang van af te nemen diensten, conform de PDC; - Overige financiële bijdragen zijn meerjarig en structureel. 10. Vervolg – planning Op dit moment ligt de concepttekst voor de Gemeenschappelijke Regeling Drents Archief 2027 bij de huidige partners voor zienswijze. Wijzigingen t.o.v. de huidige GR (2025) betreffen voornamelijk de uittreding van het Rijk, toetreding van nieuwe partners en wijzigingen a.g.v. de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet 20XX (verwacht per 1-1-2027). Besluitvorming op evt. zienswijzen en aanpassingen op de concepttekst staat gepland voor de ABvergadering van het Drents Archief op 2 juli. Het is wenselijk dat op dat moment duidelijk is welke gemeenten per 1-1-2027 willen toetreden.

In september start vervolgens de definitieve toestemmingsronde van de deelnemers en voorhang in de Eerste en Tweede Kamer, zodat in december de wijzigingsregeling GR Drents Archief 2027 kan worden gepubliceerd in het Gemeenteblad.