5. Functiebeschrijving medewerker administratief en secretariële ondersteuning

GEMEENTE DE WOLDEN

Functiebeschrijving medewerker administratief en secretariële ondersteuning Functiebenaming Functiecode Organisatieonderdeel Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling

: Medewerker administratief en secretariële ondersteuning : 303 : Griffie : 0,55 fte : 1 oktober 2023 : 15 december 2023

Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Doel van de functie: Administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de griffier, de griffie, de raad en commissies. De medewerker raads- en commissiezaken heeft een coördinerende functie tussen verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie op het vakgebied.

Functie-inhoud: Ondersteuning van de griffier, de griffie, de raad, de commissies en de voorzitter bij administratieve en/of organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de raad • Bereidt vergaderingen voor, zoals het opstellen van de agenda, het bewaken van de tijdigheid van aanleveren van stukken en het gereedmaken van verzendingen; • Ondersteunt vergaderingen, zoals coördineren van facilitaire zaken; • Ondersteunt na vergaderingen, zoals het verwerken van raadsbesluiten; • Verwerkt moties, amendementen en toezeggingen in de daartoe geëigende (digitale) systemen; • Coördineert digitale wijzigingen op verschillende digitale plekken; • Behandelt en bewaakt uitbetalingen in het financieel product (prestatie akkoord verklaarder (pav-er)). Administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de griffier en de raadsgriffie • Beheert en muteert (digitale) bestanden, archieven en documentatiesystemen; • Organiseert, coördineert en begeleidt raads- en commissieactiviteiten en projecten; • Voert werkzaamheden die voortvloeien uit de ontwikkelde strategische beleidsconcepten van de gemeenteraad uit; • Adviseert op het gebied van beheersmatige aspecten over optimalisatie en aanpassing van processen en uitvoeringsregels.

Dienstverlenende en/of helpdesk werkzaamheden met betrekking tot de griffie • Behandelt (eenvoudige) vragen van raadsleden, commissieleden, college, collega’s, samenleving en instellingen;

GEMEENTE DE WOLDEN • • •

Verricht of coördineert uitvoering beheerswerkzaamheden van applicaties en informatiesystemen betrekking hebbende op de raadsgriffie; Verricht overige werkzaamheden passend binnen de doelstelling van de functie; Agendabeheer.

Kennis en vaardigheden: ▪ MBO werk- en denkniveau ▪ Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen

Competenties: ✓ Doorzettingsvermogen ✓ Flexibiliteit ✓ Klantgerichtheid ✓ Zorgvuldigheid ✓ Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid ✓ Stressbestendig ✓ Creatief ✓ Innoverend

Contacten: Intern ⬧ griffier ⬧ raad(sleden) ⬧ burgemeester ⬧ gemeentesecretaris ⬧ wethouders ⬧ beleidscoördinator ⬧ bestuurssecretariaat ⬧ ambtelijk management ⬧ andere sleutelfiguren in de organisatie Extern ⬧ andere overheden en bestuurslichamen ⬧ burgers ⬧ bedrijven ⬧ belangenorganisaties

GEMEENTE DE WOLDEN

Akkoord, d.d.

Gezien, d.d.

De voorzitter van de werkgeverscommissie,

De functiehouder,

Functiebeschrijving medewerker administratief en secretariële ondersteuning versie november 2023