20251218 Raadsbrief organisatieontwikkeling directie

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum: 18 december 2025 Onderwerp: Stand van zaken organisatieontwikkeling SWO Ons kenmerk:

Geachte heer, mevrouw, De afgelopen jaren bent u door ons als directie van de SWO twee keer per jaar bijgepraat over de ontwikkelingen in uw ambtelijke organisatie. Na verschillende onderzoeken en genomen bestuursbesluiten zijn we 2022 begonnen met het vormgeven van de organisatieontwikkeling. De ontwikkeling is ingericht langs vier pijlers. In de eerste jaren bent u geïnformeerd over de aanpassingen in de organisatiestructuur en de invoering van een bijbehorende sturingsfilosofie. Ook is, op basis van onderzoek, een voorstel ontwikkeld om te investeren in een Toekomstvaste Informatievoorziening. Nadat per 1 januari 2025 de nieuwe sturingslijnen van kracht zijn geworden, heeft u kennisgemaakt met de nieuwe managers van de netwerken. Daarnaast bent u bijgepraat over de noodzakelijke versterking van de cultuur binnen de organisatie en de uitdagingen die de komende jaren op ons afkomen door een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Tot slot is toen aangekondigd dat Dienstverlening als vijfde pijler zou worden toegevoegd aan de organisatieontwikkeling. Graag informeren wij u nu opnieuw over de stand van zaken rond de organisatieontwikkeling en de uitvoering van het organisatieplan. Sinds juni is onze directie weer structureel op sterkte.

Gezien de volle agenda’s richting de verkiezingen is in overleg met het bestuur van de SWO besloten om u in dit geval schriftelijk te informeren over de huidige stand van zaken. Dat treft u in de onderstaande alinea’s aan. De afgelopen jaren hebben wij samengewerkt aan het versterken van de basis van de organisatie. Met de nieuwe sturingslijnen die sinds 1 januari van dit jaar zijn ingevoerd, is een belangrijke mijlpaal bereikt. Nu deze fundamenten staan, verschuift de aandacht meer naar versterking van onze (interne én externe) dienstverlening. Dienstverlening We ontvangen signalen dat onderdelen van onze dienstverlening niet goed gaan. Deze signalen herkennen we. We vinden het belangrijk dat inwoners en ondernemers goed geholpen worden en antwoord krijgen op hun vragen, en daarom zetten we extra stappen om dit te verbeteren. Sinds vorig jaar is dienstverlening toegevoegd als vijfde pijler. We verbeteren zowel de interne als de externe dienstverlening, omdat een sterke interne basis nodig is om inwoners en ondernemers goed te kunnen bedienen. We

analyseren de huidige dienstverlening, formuleren servicenormen en bereiden een nieuwe visie voor de periode 2028–2033 voor. Tegelijkertijd voeren we verbeteringen direct door. Denk aan betere toegankelijke digitale formulieren, het actief sturen op terugbelverzoeken en het gebruik van Teams voor klantcontact. Alles met als doel inwoners en ondernemers beter, sneller en begrijpelijker te helpen. Ook zijn we actief bezig om inwoners en ondernemers meer te betrekken bij ons werk. We verankeren participatie en cocreatie steeds sterker in onze dagelijkse manier van werken. Hierbij sluiten we aan op bestaande werkwijzen, zoals wijkgericht werken in De Wolden en De Smederijen in Hoogeveen. De inzichten uit deze gesprekken met de samenleving worden gebruikt om de dienstverlening verder te verbeteren. Tegelijk ontwikkelen we een nieuwe, praktische aanpak voor interne dienstverlening. Deze geeft richting aan hoe onze bedrijfsvoeringsteams de organisatie professioneel en dienstverlenend ondersteunen, met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen. Met deze drie sporen, externe dienstverlening, interne dienstverlening en het actief betrekken van inwoners en ondernemers, verbeteren we stap voor stap onze dienstverlening. Zodat iedereen die een beroep op ons doet, duidelijk, snel en goed geholpen wordt.

Sturingslijnen Sinds begin dit jaar werken alle teams conform de nieuwe lijnsturing, waarmee de nieuwe organisatiestructuur volledig is ingevoerd. Programmasturing was al eerder ingericht via het samenwerkingsmodel; dit wordt momenteel geëvalueerd en waar nodig geoptimaliseerd om goede ondersteuning bij bestuurlijke opgaven te borgen. Daarnaast wordt het projectmatig werken verder geprofessionaliseerd. In de komende periode worden alle drie de sturingslijnen waar nodig verfijnd en geoptimaliseerd. Aantrekkelijk werkgeverschap De aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt raakt het gehele medewerkersbestand van de SWO. De Vereniging Drentse Gemeenten (VDG) heeft recent onderzoek laten doen waaruit blijkt dat de arbeidsmarktkrapte zeker tot 2030 zal aanhouden. Het is daardoor niet gelukt alle leidinggevende functies structureel te vervullen en het vraagt blijvende aandacht om medewerkers te behouden en nieuwe collega’s aan te trekken. We richten ons daarom op het versterken van onze positie als werkgever. We hebben geanalyseerd welke factoren bepalend zijn voor instroom, doorstroom en behoud van medewerkers. De cultuur en de stand van de informatievoorziening worden daarbij als belangrijkste redenen genoemd om te vertrekken; dit bevestigt de ingezette koers. Andere punten die worden aangegeven zijn werkdruk, huisvesting en salaris.

We zijn met bestuur en de OR in gesprek om te bepalen welke maatregelen nodig zijn om meer kans te maken de juiste kandidaten aan te trekken. Komende maanden analyseren we daarnaast welke aanvullende factoren een rol spelen. Hierbij benutten we onder meer de uitkomsten van de gesprekken met uitstromende medewerkers, marktontwikkelingen en beschikbare HRinstrumenten. Strategische personeelsplanning (SPP) is hier een integraal onderdeel van. Omdat de arbeidsmarktkrapte breed voelbaar is, brengt het SPP in kaart welke capaciteit en competenties de komende jaren nodig zijn en waar verschillen tussen benodigde en beschikbare competenties en capaciteit ontstaan. Dit helpt ons

gericht te sturen op ontwikkeling, inzetbaarheid en werving. De uitkomsten van SPP en de inzichten uit de analyses over instroom, doorstroom en behoud van medewerkers worden samen gebruikt om structurele keuzes te maken voor de toekomst op gebied van personeelsbeleid. (Persoonlijk) Leiderschap Zoals eerder gedeeld, vraagt de ontwikkeling naar meer vertrouwen, verbinding en eigenaarschap om een meerjarig traject. Onder begeleiding van een extern bureau werken teams aan eigen analyses en interventieplannen. Leidinggevenden worden getraind in het voeren van goede gesprekken en in het tonen van persoonlijk leiderschap. Dit jaar is de nieuwe gesprekscyclus gestart. Elke medewerker heeft inmiddels minimaal twee gesprekken gevoerd (startgesprek en resultaatgesprek) met de leidinggevende. Hiermee versterken we de structurele aandacht voor ontwikkeling, inzetbaarheid en onderlinge verbinding. Processen en informatie Over de voortgang van het project Toekomstvaste informatievoorziening worden de financiële werkgroep en de auditcommissie separaat geïnformeerd. Het betreft een stevige ambitie, een meerjarig traject waarin we de basis leggen voor een moderne ICT-omgeving voor inwoners en werknemers, zodat we ook stappen kunnen zetten op het gebied van robotgestuurde procesautomatisering (RPA) en artificiële intelligentie (AI). In de bijlage vindt u de voortgangsrapportage.

Binnen het project Op weg naar beter zijn de interne beheersingsprocessen verder versterkt. Verbeteringen in inkoop, aanbestedingen, budgetbeheer en projectmatig werken worden doorgevoerd en geborgd. Diverse aanbestedingen zijn succesvol afgerond en opleidingen en intervisie hebben de samenwerking tussen teams verder versterkt De SWO in HR-cijfers De HR-cijfers (zie bijlage) laten een aantal relevante ontwikkelingen zien. Het ziekteverzuim is in 2024 aanzienlijk gedaald, vooral door minder extra lang verzuim. Daarmee lag het verzuim onder het gemiddelde van gemeenten, al is het actuele percentage (6,91%) in lijn met het landelijke beeld. De externe inhuur vertoont een dalende trend. Inhuur werd de afgelopen jaren vooral ingezet voor moeilijk vervulbare (leidinggevende en specialistische) functies, mede door de organisatiewijziging en doordat voor specialistische functies vast personeel lastig te vinden is. Het percentage daalt nu verder door de inzet op vaste formatie. Ondanks deze daling is er nog wel sprake van overschrijding van de loonsom doordat de kosten van een ingehuurde medewerkers hoger liggen dan de kosten van vast personeel. Bij de instroom zien we, in tegenstelling tot landelijke cijfers, een duidelijke stijging. Vooral medewerkers onder de 35 jaar stromen vaker in. Ook de doorstroom is toegenomen, al blijft deze nog iets achter bij het landelijke beeld.

De uitstroom is licht gestegen, mede door een verdubbeling van pensioneringen en het effect van medewerkers die hun vertrek uitstelden tijdens de organisatieontwikkeling. Het aantal vacatures blijft hoog door doorstroom, uitstroom en formatieuitbreiding. Tot november 2025 zijn 232 vacatures uitgezet, waarvan het merendeel inmiddels is ingevuld. SWO2.0 Naast de speerpunten is dit jaar het project SWO 2.0 gestart. Aanleiding is het 10-jarig bestaan van de samenwerking, een passend moment om de strategische doelen voor de komende jaren te concretiseren. Met SWO 2.0 werken we aan een

helder en gedeeld kompas voor de organisatie, waarmee raden, colleges en het SWO-bestuur beter in positie worden gebracht in hun opdrachtgevende rol. De eerste sessies met het SWO-bestuur hebben geleid tot de contouren van deze strategische doelen; vervolgsessies met beide colleges, raden en de OR staan gepland. Begin 2026 worden de doelen vastgesteld en vertaald naar kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren, zodat de voortgang structureel en inzichtelijk kan worden gemonitord. Ombuigingen bij de SWO Net als voor beide gemeenten is ook voor de SWO een pakket aan mogelijke ombuigingen in beeld gebracht. Onderdeel hiervan is een aantal financiële hygiënemaatregelen die zonder meer kunnen worden ingeboekt. Binnenkort wordt met het SWO-bestuur opiniërend gesproken over de opbrengst en welke keuzes het bestuur wil maken. Onderdeel van dit gesprek is de positie in de arbeidsmarkt en de stand van de organisatie. Het SWO-bestuur zal u hierover te zijner tijd nader informeren. Vervolg Ter ondersteuning van de komende formatieprocessen in beide gemeenten gaan wij een overdrachtsdossier opstellen. Hierin wordt tevens de laatste stand van zaken van de organisatieontwikkeling beschreven. We hebben beide griffiers gevraagd om kort na de verkiezingen in het inwerkprogramma van de raden een nieuw bijpraatmoment in te plannen.

We hopen u dan weer persoonlijk te ontmoeten en van gedachten te wisselen over uw ambtelijke organisatie. Ondertussen werken we aan een actualisatie van het organisatieplan, waarin we de focus verder aanscherpen en duidelijke prioriteiten formuleren. Deze prioriteiten helpen ons om met nog meer gerichtheid en energie resultaten te behalen en samen mooie stappen vooruit te zetten. Deze focus en prioriteiten zijn noodzakelijk om concrete resultaten te behalen en trajecten daadwerkelijk af te ronden. In juni zullen we dit graag nader aan u toelichten

Met vriendelijke groet, De directie van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Mike Hacking Directeur

Roelof Pieter Koning Directeur

Bijlage 1. Voortgang Toekomstvaste informatievoorziening Bijlage 2. SWO in HR-cijfers november 2025