20250527 Jaarverslag Archief IBT 2025

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen, Gemeente Hoogeveen, Gemeente De Wolden

Jaarverslag archiefbeheer 2025

Namens directie SWO de Wolden Hoogeveen

Inhoudsopgave Voorwoord ......................................................................................................... 2 Managementsamenvatting ................................................................................... 3 1

Acties uit het vorige jaarverslag .................................................................... 5

2

Nieuwe acties .............................................................................................. 8

3. Planning alle voorgaande en nieuwe actiepunten komende periode in volgorde van prioriteit en motivering .......................................................................................11

Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag Horizontale verantwoording archiefbeheer 2025 van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO). Dit verslag is opgesteld in het kader van de wettelijke verplichting vanuit de Archiefwet en geeft inzicht in het gevoerde beleid en de uitgevoerde werkzaamheden om archieven in goede, geordende, duurzame en toegankelijke staat te houden. Eerst wordt ingegaan op de interne verantwoording en beoordeling op basis van de vier afgesproken, risicogerichte en cruciale thema’s. Dit beoordelingskader voor het interbestuurlijk toezicht is opgesteld door het college van Gedeputeerde Staten van Drenthe. Daarna wordt ingegaan op acties uit het vorige jaarverslag met een korte stand van zaken. Tot slot volgt een overzicht van eerdere en nieuwe actiepunten die voor 2025 op de planning staan. Deze keer met een prioritering en een onderbouwing daarvan. Iets wat volgens de toezichthouder ontbrak bij het vorige verslag.

Managementsamenvatting Jaarlijks wordt het verslag Horizontale verantwoording archiefbeheer van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) opgesteld. Dit is een verplichting vanuit de archiefwet- en regelgeving. Het jaarverslag geeft een beeld van het gevoerde beleid om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Het biedt een overzicht over wat er de afgelopen periode is uitgevoerd en wat in de komende periode in de planning staat. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende vier thema’s: 1. Voldoet het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. 2. Worden zowel analoge als digitale overheidsinformatie in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. 3. Worden zowel analoge als digitale overheidsinformatie tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. 4. Worden zowel analoge als digitale overheidsinformatie duurzaam beheerd en is de informatie geplaatst in daartoe geëigende omgevingen. Het jaarverslag over 2023 is als concept beoordeeld door de Archieftoezichthouder van de provincie Drenthe. De beoordeling was ‘Voldoende’. De toezichthouder vond het verslag wel wat beknopt, waardoor essentiële details ontbraken om een volledig en helder beeld te krijgen van de staat van het informatiebeheer.

Ook werd geconstateerd dat een onderbouwing van afwijkingen ten opzichte van het voorgaande jaarverslag ontbrak. Daarnaast werd opgemerkt dat een duidelijke prioritering van de benoemde actiepunten ontbrak, evenals een toelichting op de gemaakte keuzes hierin. Deze aandachtspunten worden meegenomen in dit nieuwe jaarverslag. Binnen de SWO worden diverse acties uitgevoerd om de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren. Een belangrijk resultaat is het Advies Informatieplattegrond, waarin 20 veelgebruikte applicaties zijn geanalyseerd met aandacht voor verbeterpunten in het informatiebeheer. Daarnaast is een metagegevensschema (MDTO) opgesteld om gegevensuitwisseling tussen systemen mogelijk te maken. In 2024 is ook het Handboek Vervanging vastgesteld. Dit ondersteunt de verdere digitalisering. Verder zijn meerdere archieven beoordeeld en de bijbehorende archiefinventarissen beschreven en online beschikbaar gesteld via Memorix1. Dit vergroot de toegankelijkheid. Deze acties maken deel uit van een bredere, structurele aanpak om het archiefbeheer toekomstbestendig te maken. Het fysiek opzoeken van analoge informatie blijft belangrijk. Zo zijn er vanuit De Wolden en Hoogeveen over het jaar 2024 bijna 1200 zoekvragen richting het archief gekomen waarin analoge archieven geraadpleegd werden. Zowel vanuit de eigen organisatie als vanuit inwoners.

Het gaat hier vooral om informatie uit bouwdossiers en soms om historische gegevens van diverse onderwerpen.

1

Met Memorix kun je inventarislijsten digitaal aanbieden en doorzoekbaar maken vanuit het Drents Archiefnet

Sinds 1 januari zijn de teams DIV en Archief samengevoegd in het nieuwe team Informatiebeheer. Dit nieuwe team maakt onderdeel van het netwerk Informatie. Vanuit een grootschalig, intern, onderzoek naar de staat van de informatievoorziening staat voor de komende jaren een flinke investering gepland in mensen en middelen om de informatievoorziening naar een hoger niveau te tillen.2 Ook het team Informatiebeheer is hier intensief bij betrokken. Er zijn een groot aantal zaken waarin de komende periode flink aan wordt gewerkt. Om een goede uitvoering te kunnen geven aan geldende wet- en regelgeving is een goed functionerende IV en een goed informatiebeheer daarop onontbeerlijk. Zo verplicht de Wet open overheid (Woo) overheidsorganisaties om informatie niet alleen op verzoek van inwoners beschikbaar te stellen, maar ook uit eigen initiatief actief openbaar te maken. Om die dienstverlening te verbeteren zijn diverse acties gestart. Denk aan het Advies Informatieplattegrond en acties die daaruit voortvloeien, zoals het in kaart brengen van aanwezige informatie, bijbehorende processen en informatiebeheerplannen voor teams binnen de SWO. Daarnaast wordt verder gewerkt aan het beheer en zicht op informatie die nu ontoegankelijk is, zoals berichten in e-mail- chatomgevingen, gedeelde schijven en samenwerkingsplatformen zoals Teams en SharePoint.

De verdere digitalisering van de informatievoorziening en de veranderingen in het vakgebied van informatiebeheer vragen om andere vaardigheden van archiefmedewerkers. Om hierop in te spelen is ingezet op bijscholing van de medewerkers.

2

Intern onderzoek naar informatiehuishouding door M&I Partners 2024 en het programma Toekomstvaste Informatievoorziening (TV-IV)

1 Acties uit het vorige jaarverslag Er is in de afgelopen periode veel werk verzet. Zo zijn er bijvoorbeeld in de periode 2024 tot en met 8 april 2025 een grote hoeveelheid dossiers opgezocht om de bijna 1200 zoekvragen van collega’s en inwoners af te kunnen handelen. Hierbij gaat het voornamelijk om bouwdossiers en bouwtekeningen, maar ook om verschillende historische onderwerpen. Daarnaast heeft het Team Archief (vanaf 1 jan 2025 Team Informatiebeheer) een reeks acties ondernomen die hebben geleid tot een verbetering van de informatievoorziening. Deze acties en de noodzaak daarvan staan hieronder beschreven. Nr. Oorspronkelijke Onderwerp datum 1. 21-12-2024 Een nieuwe manier van zaakgericht werken is vastgesteld in de ‘Visie Nieuwe manier zaakgericht werken’. 2. 31-12-2024 Is er beleid ontwikkelt met betrekking tot verantwoordelijkheden en omgang met informatie in andere applicaties (Taak-Specifieke applicaties of SAAStoepassingen) dan het DMS/Zaaksysteem (Decos JOIN) 3. 1-11-2025 Vaststelling in inrichting van een metadataschema volgens MDTO. 4. 31-12-2025 Aangepast Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer voor de archiefvormende organisaties Hoogeveen en De Wolden vastgesteld door het College. En het Besluit Informatiebeheer SWO door de directie. 5.

Dit loopt en Verder vorm geven Kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer wordt (volgens KIDO) dat voldoet aan de eisen van het voortdurend Kwaliteitshandboek dat is opgesteld door de uitgebreid Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). 6. 1-12-2025 Formele overbrenging van archieven rechtsvoorgangers gemeente De Wolden. De archiefinventarissen zijn gecontroleerd op juistheid en ingevoerd in Memorix zodat deze zoekmogelijkheid digitaal toegankelijk wordt via het Drents Archiefnet. 7. 1-12-2025 Er wordt een document structuurplan (DSP) opgesteld. 8. 1-10-2024 De archieven van de gemeente Hoogeveen van de periode 1991-2010 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en ingevoerd in Memorix en toegankelijk via het Drents Archiefnet. 9. 31-12-2023 De archiefruimte en archiefbewaarplaatsen zijn geïnspecteerd en beoordeeld. Er zijn nog een aantal aandachtspunten die worden aangepakt. 10. 31-12-2025 Continuïteit en vervangbaarheid van archiefwerkzaamheden en positionering. 1. Er wordt gewerkt aan een nieuwe visie op zaakgericht werken. Eind 2024 is de nieuw visie op proces- en zaakgericht werken vastgesteld door het centraal management team. Hierin staat de aanpak van het ‘nieuwe’ zaakgericht werken binnen de SWO en hoe deze wordt geïmplementeerd. Eén van de adviezen uit de visie is om proces- en informatiestromen in kaart te brengen.

Deze visie wordt meegenomen in het Programma Toekomstvaste Informatievoorziening. Bij de uitwerking zal het team Informatiebeheer ondersteunen. Ook op het gebied van beheer op informatie en uitleg en instructie aan medewerkers ondersteund Informatiebeheer. Noodzakelijk om de methodiek proces- en zaakgericht beter in te richten en zo de dienstverlening richting de inwoner te verbeteren.

2. Is er beleid ontwikkelt met betrekking tot verantwoordelijkheden en omgang met informatie in andere applicaties (Taak-Specifieke applicaties of SAAS-toepassingen) dan het DMS/Zaaksysteem (Decos JOIN). Er is beleid om zoveel mogelijk naar een SAAS omgeving te gaan. Er is een architect aangesteld die het applicatielandschap binnen de SWO in kaart brengt. Daarnaast wordt er gekeken naar hoe dit landschap er in de toekomst uit moet gaan zien en hoe alle informatiestromen goed met elkaar verbonden kunnen worden. In de komende jaren zal het Programma Toekomstvaste Informatievoorziening steeds meer vorm krijgen. Hierin werkt Informatiebeheer nauw samen met de programmamanager van dit project en andere disciplines uit het Netwerk Informatie. 3. Er wordt gewerkt met een metadataschema dat aansluit bij het MDTO. Op 24 april 2024 is het metadataschema volgens MDTO vastgesteld. Een extra medewerker zal zich verdiepen in MDTO. Zodra er een e-Depot is wordt MDTO eerst toegepast op die systemen die direct op het e-Depot worden aangesloten. Met de opgedane kennis en ervaring kan desgewenst de toepassing uitgebreid worden. Met het metadataschema wordt documentuitwisseling tussen systemen beter mogelijk. Daarnaast draagt het uniform toekennen van metadata bij aan de vindbaarheid van documenten.

Hierdoor kunnen Woo-verzoeken sneller worden afgehandeld en blijft de toegankelijkheid van documenten ook in de toekomst gewaarborgd. 4. Aangepaste Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer vastgesteld door het College. Volgens de Archiefwet zijn gemeenten verplicht de verordening en het besluit vast te stellen en actueel te houden. De aanpassing van de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer wordt meegenomen in de organisatieverandering die plaats vindt vanaf 1 januari 2025. Hierdoor is dit niet gedaan in 2024. Dit wordt aangepast in 2025. 5. Er is een Kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer ingericht, vastgesteld en geïmplementeerd dat voldoet aan de eisen van het Kwaliteitshandboek dat is opgesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN). De Archiefregeling verplicht in artikel 16 dat overheden zorgdragen dat het beheer van archieven voldoet aan toetsbare eisen vanuit een kwaliteitszorgsysteem. Het kwaliteitszorgsysteem krijgt steeds meer vorm. Onder andere door de vaststelling van het ‘Handboek Vervanging’ zijn er procedures vastgesteld waar periodiek op getoetst wordt. Bij nieuwe procedures zal kwaliteitszorg altijd onderdeel zijn van de procedure waarmee het kwaliteitszorgsysteem steeds verder wordt uitgebreid.

Daarnaast wordt de laatste hand gelegd aan het inrichten en operationeel maken van het Strategisch Informatie Overleg (als uitvloeisel van het besluit Informatiebeheer 2016). Dit SIO draagt bij aan de kwaliteit doordat het een plek is waar vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van het informatiebeheer op de agenda staan en hierover gevraagd en ongevraagd advies over kan uitbrengen aan bestuur en directie. Dit punt ligt op schema en heeft voortdurend aandacht. 6. Formele overbrenging van archieven De Wolden, Hoogeveen en de SWO. Er is geen generieke, allesomvattende verklaring van overbrenging binnen beide gemeenten en de SWO. Wel zijn er een aantal archiefblokken van de voormalige gemeenten die later De Wolden vormden, waarbij de formele overbrenging nog niet geregeld is. Dit wordt alsnog aangepakt en geformaliseerd.

De archiefinventarissen van de rechtsvoorgangers worden gecontroleerd en ingevoerd in Memorix en zo toegankelijk via het Drents Archiefnet.3 In 2023 is het archief van de voormalige gemeente De Wijk geïnventariseerd, formeel overgebracht en ingevoerd in Memorix. Het archief van Ruinen is nagenoeg afgerond, alleen moet er nog een laatste tekstuele controle op de inventarislijst plaats vinden. Zodra dit gedaan is zal deze formeel overgebracht worden en ook beschikbaar komen in Memorix. Een groot deel van het archief van Zuidwolde is gecontroleerd en een deel is ingevoerd in Memorix. Dit archief wordt in de loop van 2025 afgerond, ingevoerd in Memorix en formeel overgedragen. Tot slot is een begin gemaakt met de inventarisatie van het archief van de voormalige gemeente Ruinerwold. De inventarisatie, invoer in Memorix en formele overbrenging worden in 2026 afgerond. Door deze inventarissen na te lopen, formeel over te brengen en digitaal vast te leggen in Memorix, beschikt het archief van De Wolden straks over een betrouwbare, digitale zoekingang voor medewerkers en inwoners. Het correct inventariseren en overbrengen met de bijbehorende verklaring is een verplichting vanuit de Archiefwet. 7. Er wordt een Document Structuurplan (DSP) opgesteld.

Een Documentair Structuurplan (DSP) biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van een organisatie in relatie tot het werk dat in die organisatie wordt gedaan. Daarnaast is het een verbeterinstrument voor de planmatige aanpak van de informatievoorziening met als resultaat: kennisdeling, kwaliteitsverbetering en professionalisering. In 2024 is gewerkt aan het Advies informatieplattegrond. Dit in samenwerking met het Drents Archief. Uit dit advies komen vervolgacties, zoals het in kaart brengen van informatie die zich binnen alle teams in de SWO bevindt in applicaties en hoe daarmee wordt omgegaan. Met die informatie worden instructies en informatiebeheerplannen gemaakt die teams praktisch helpen om beter met hun informatie om te gaan en het beheer er op te kunnen verbeteren. Ook leiden al deze acties tot het verkrijgen van een DSP. Dit ligt op schema. 8. Het archief van de gemeente Hoogeveen van de periode 1991-2010 wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats en ingevoerd in Memorix en toegankelijk via het Drents Archiefnet. In de afgelopen periode zijn er 2800 dozen gecontroleerd, opgeschoond en gereed gemaakt voor overbrenging naar de Archiefbewaarplaats. In Hoogeveen is het archiefblok 1990-2010 nagenoeg afgerond. Er volgt nog een laatste tekstuele controle van de inventarislijst.

Ook dit zal formeel overgebracht worden en digitaal beschikbaar komen via Memorix. Een aandachtspunt is de beperkte ruimte in de archiefbewaarplaats in Hoogeveen. Het archiefblok 1990–2010 kan daar nu niet bij. Er wordt onderzocht of ruimte vrijgemaakt kan worden door materiaal dat niet per se daar hoeft te liggen, elders op te slaan. Dit blijkt waarschijnlijk niet genoeg. Daarom wordt ook gekeken naar andere locaties of uitbreiding van de opslagcapaciteit. De afronding van dit project is uitgesteld, omdat het meer tijd kost dan verwacht en er nog geen oplossing is voor het ruimtegebrek. 9

De archiefruimte en archiefbewaarplaatsen zijn geïnspecteerd en beoordeeld. Dit had in 2023 afgerond moeten zijn, maar dat is nog niet gebeurd. Er zijn nog een aantal aandachtspunten die moeten worden aangepakt. In de archiefbewaarplaats in Zuidwolde is het nog onbekend welke typen luchtfilters

3

www.drentsarchiefnet.nl

worden gebruikt. Ook wordt nagegaan hoeveel buitenlucht wordt toegelaten in het klimaatsysteem. Daarnaast wordt onderzocht of er zakkenfilters of platte filters worden toegepast. De archiefbewaarplaats bevat gaten die niet brandwerend zijn afgedicht volgens de norm van 120 mm. Inmiddels is team Informatiebeheer in gesprek met team Vastgoed om dit op te pakken. In Hoogeveen bevindt de archiefbewaarplaats zich in het Compagnieshuis. Volgens de inspectie4 is deze ruimte modern en voldoet zij aan de gestelde eisen. De archiefruimte in het Raadhuis is in de jaren ’90 gemoderniseerd, maar inmiddels verouderd. Echter, wettelijk gezien zijn de eisen die worden gesteld aan een ‘archiefruimte’ minder streng dan die voor een ‘archiefbewaarplaats’. Voor documenten en schaduwarchieven die voor vernietiging in aanmerking komen, voldoet de archiefruimte aan de geldende regels. Voor dossiers die blijvend bewaard moeten worden en in aanmerking komen voor overbrenging, geldt dat deze moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats omdat hiervoor strengere bewaareisen gelden. Op dit moment is er onvoldoende ruimte in de archiefbewaarplaats om alle archiefdozen te kunnen bergen, waardoor ze nu nog steeds in de archiefruimte staan.

Er wordt gekeken naar oplossingen om de benodigde ruimte te creëren in de archiefbewaarplaats, zodat het verplaatsen van alle over te brengen dossiers vanuit de archiefruimte mogelijk wordt. Dit kan bijvoorbeeld door archiefdozen in de archiefbewaarplaats te verplaatsen naar andere stellingkasten in die ruimte. Daarnaast staan en twee stellingen waarin nu archiefmateriaal staat dat niet in de archiefbewaarplaats thuishoort en dus in de archiefruimte kan worden opgeslagen. 10 Continuïteit en vervangbaarheid van archiefwerkzaamheden en huisvesting. De archieven zullen (en kunnen) niet centraal gehuisvest worden. Zowel in Hoogeveen als in De Wolden is er een archiefbewaarplaats. Echter, door de digitalisering kunnen medewerkers flexibeler ingezet worden en zijn minder plaats afhankelijk. Daarbij wordt er gekeken naar dubbele bezettingen op specifieke werkzaamheden, waardoor de afhankelijkheid van medewerkers wordt verkleind. Dit is in gang gezet en blijft een continu proces. 2 Nieuwe acties Behalve de acties die meegenomen worden uit het vorige verslag, zijn er ook nieuwe ontwikkelingen met daarbij nieuwe acties voor de komende tijd. Deze zullen nu kort beschreven worden in volgorde van prioriteit en met motivering. Nr.

Uiterlijke datum Onderwerp 1 Van 1 apr 2025/ Inzet Informatiebeheer in programma Toekomstvaste 31-12-2027 Informatievoorziening (TV-IV) 2 3 mrt 2026 Informatie SWO in kaart brengen en Informatiebeheerplannen maken 3. 31 dec 2025 e-Depot 4. Doorlopend Veranderende rol medewerkers 5. 3 mrt 2026 Moeilijk toegankelijke Informatie toegankelijk maken en in een goede beheeromgeving krijgen 6. Mrt 2024Inzet kerngroep Woo doorlopend 7. 3 maart 2026 Advies invulling rol gemeentearchivaris 8 31-12-2026 Toegankelijkheid bouwdossiers verbeteren

4

Op verzoek is het inspectierapport opvraagbaar bij het team Informatiebeheer

1. Inzet Informatiebeheer in programma Toekomstvaste IV In 2024 is er door bureau M&I partners een onderzoek gedaan naar de informatiehuishouding van de SWO. Om de Informatievoorziening te verbeteren is het programma Toekomstvaste Informatievoorziening gestart. Naast allerlei technische verbeteringen, wordt er ook inzet gevraagd vanuit team Informatiebeheer. Welke inzet dit precies is en hoeveel tijd er voor vrij gemaakt moet worden is op dit moment van schrijven onbekend. Wel zal Informatiebeheer o.a. bijdragen aan het in kaart brengen van processen en hierbij in gesprek gaan met de teams binnen de SWO. 2. Informatieplattegrond in kaart brengen en informatiebeheerplannen Uit het Advies Informatieplattegrond zijn een aantal verbeter punten voortgekomen over hoe de SWO omgaat met informatie. De verbeterpunten worden verder uitgewerkt in concrete acties. Een daarvan is het in beeld brengen van welke informatie zich binnen welke teams bevindt en hoe daar met informatie wordt omgegaan. Uiteindelijk moet dit resulteren in praktische handleidingen en instructies voor de medewerkers. Vervolgens krijgt elk team een informatiebeheerplan. 3. E-Depot Om de digitale informatie duurzaam te bewaren op een manier die voldoet aan Archiefwet- en regelgeving is een e-Depot functionaliteit verplicht.

Daarnaast biedt een e-Depot mogelijkheden voor medewerkers en inwoners om informatie te raadplegen. Er zijn voor het verkrijgen van een dergelijke voorziening verschillende mogelijkheden. Er zijn commerciële aanbieders, maar ook aansluiting bij het e-Depot van het Drents Archief is een mogelijkheid. Er wordt naar meerdere aanbieders gekeken en gesproken met gemeenten die al een eDepot hebben om hun ervaringen te horen en kennis op te doen. In overleg met collega’s van Informatiemanagement en andere deskundigen, wordt bekeken hoe het e-Depot het best in ons applicatielandschap kan worden ingepast. In de loop van 2025 volgt een advies over de verdere invulling van het onderwerp ‘e-Depot’. Wellicht is een aanbestedingstraject nodig. 4. Veranderende rol medewerkers De invulling van de archiefmedewerkers zal de komende jaren veranderen. Sinds 1 januari 2025 zijn de oude teams Archief en DIV samengegaan in het team Informatiebeheer (onderdeel Netwerk Informatie). Van de meer traditionele (handmatige) uitvoerende archiefwerkzaamheden verschuiven de taken steeds meer richting een functie waarin advisering een belangrijkere rol speelt. Dit vraagt om nieuwe en andere vaardigheden en competenties. Het gaat hierbij vooral om deze drie werkvelden: Advisering in en communicatie over informatiebeheer en dienstverlening (o.a. contacten leggen, inregelen processen, digitale documentopslag).

Bijhouden nieuwe ontwikkelingen. (Er gebeurt heel veel in het vakgebied). Onderzoek, analyse en innovatie (van o.a. informatiebeheersystemen, data, analyse). Toezicht en kwaliteit (op o.a. data kwaliteit, processen en regelgeving). Er wordt binnen het team Informatiebeheer flink ingezet op bijscholing en kennis verbreding. In 2024 hebben medewerkers de nieuwste SOD I opleiding gevolgd en afgerond en één medewerker heeft verdiepende advies- en beleidstrainingen gevolgd. 5. Moeilijk toegankelijke Informatie in een goede beheeromgeving krijgen. Veel te bewaren informatie staat op moeilijk of ontoegankelijke plekken. Denk aan persoonlijke e-mail- en chatomgevingen, maar ook aan informatie op gedeelde

harde schijven en MS Teams omgevingen. De SWO heeft zich in 2023 bij de VNG geconformeerd aan de e-mail bewaring volgens de Capstone-methodiek. In 2024 is begonnen met het in beeld brengen van technische oplossingen om dit in te regelen. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om dit te regelen voor te bewaren berichten uit chat- en Teams achtige omgevingen. Daarnaast is er in eind 2024 begonnen met de aanpak van informatie op gedeelde harde schijven. In de loop van 2025 wordt de gedeelde Q: schijf uitgefaseerd. Het is de bedoeling dat de informatie op de gedeelde schijf in een omgeving komt waar wel goed informatiebeheer mogelijk is. Het team Informatiebeheer zal zich gaan bemoeien met de inrichting en het toezicht van het Informatiebeheer op die nieuwe omgeving. 6. Inzet kerngroep Woo a. Zoekfunctionaliteit Deze komt mede voort uit de invoering van de Woo. Om goed te kunnen zoeken in gestructureerde en ongestructureerde informatie zowel binnen applicaties als op de diverse andere opslaglocaties (zoals harde schijven, MS Teams, etc…) is een goede zoekfunctionaliteit nodig. Met een dergelijke zoekfunctionaliteit kunnen eventuele Woo-verzoeken, of andere vragen van collega’s en inwoners, beter en sneller afgehandeld worden. b.

Archivering van e-mail- chat en samenwerkingsplatformen De Archiefwet is ook van toepassing op e-mail- en chatberichten die ontvangen of verzonden worden voor het uitvoeren van een overheidstaak. Die berichten moeten daarom zo lang als nodig bewaard worden. De SWO heeft zich aangesloten bij de selectielijst e-mailbewaring (VNG). Hiervoor dient de bewaring verder ingericht te worden, dit project wordt opgepakt binnen de kerngroep Wet open overheid. c. Actieve openbaarmaking Binnen dit project wordt in kaart gebracht welke informatie in aanmerking komt voor actieve openbaarmaking. Daarnaast wordt direct gekeken of er verbeteringen mogelijk zijn op het beheer van de informatie. Hiervoor bezoeken medewerkers vanuit de Woo kerngroep en het team Informatiebeheer de verschillende teams binnen de SWO. Is de informatie eenmaal bekend dan volgen er informatiebeheerplannen per team. Op die manier leert elk team welke afspraken er bestaan over het omgaan met informatie en hoe zij hier op een correcte manier mee om moeten gaan. 7. Gekwalificeerde gemeentearchivaris De nieuwe Archiefwet, die waarschijnlijk in gaat per 1 juli 2026, stelt dat iedere gemeente verplicht een archivaris aanstelt. Dit kan op verschillende wijzen ingevuld worden. Op dit moment fungeert de gemeentesecretaris als beheerder van de gemeentelijke archieven.

Team Informatiebeheer zal een memo opstellen over de mogelijke invulling van de rol van gemeentearchivaris. 8. Toegankelijkheid Bouwdossiers verbeteren. In 2024 handelde het team Archief bijna 1200 verzoeken af, waarvan het grootste gedeelte bestaat uit verzoeken om bouwvergunningen en bouwtekeningen. De meeste verzoeken komen (via inwoners) vanuit het team Vergunningverlening. Team Informatiebeheer wil in 2025 beginnen met de bouwdossiers te controleren op volledigheid. In een later stadium kan digitalisering van deze bouwdossiers een optie zijn. Op die manier kan de inwoner, maar ook de collega die inzage wil in zo’n dossier, veel beter en sneller geholpen worden. Omdat collega’s van de teams Vergunningverlening en Informatiebeheer nu veel tijd kwijt zijn aan het opzoeken en delen van informatie kan hier flinke tijdwinst en efficiency behaald worden. Wel is het bezitten van een e-Depot noodzakelijk om de digitaal gemaakte bestanden in op te slaan en te kunnen raadplegen.

Na het digitaliseren van bouwdossiers kunnen andere analoge archiefblokken gedigitaliseerd worden. Dit is wellicht wenselijk voor de lange termijn. Geïnteresseerden kunnen dan digitaal 24/7 het oud archief raadplegen.

3. Planning alle voorgaande en nieuwe actiepunten komende periode in volgorde van prioriteit en motivering Het verbeteren van de informatievoorziening is een continu proces. In de komende periode gaat het Team Informatiebeheer aan de slag met de volgende zaken. De lijst is op volgorde van prioriteit. Nr. Uiterlijke datum Onderwerp 1 31-10-2025 Inzet Informatiebeheer in programma Toekomstvaste Informatievoorziening. Met beleid, adviezen, processen en instructies meer inzicht krijgen in informatie en omgang daarmee. Motivatie: Grootschalige organisatie-brede aanpak om gehele IV op hoger niveau te tillen. Zit veel druk op vanuit bestuur, directie en management. 2. 31-12-2025 Er wordt gewerkt aan een nieuwe manier van zaakgericht werken. Visie op zaakgerichtwerken (ZGW) is in december 2024 vastgesteld. Motivatie: De verbeteringen van ZGW worden meegenomen in de aanpak Programma Toekomstvaste Informatievoorziening. 3. 31-12-2025 Ontoegankelijke informatie toegankelijk maken: emailarchivering regelen en informatie van gedeelde schijven naar omgeving met informatiebeheer mogelijkheden verplaatsen. Bestaand beleid over e-mail- en chatarchivering wordt ge-update en er volgt een advies over hoe dit praktisch in te richten. Informatie van gedeelde schijven gaat of naar een zaaksysteem of naar een omgeving met archief beheer mogelijkheden.

Motivatie: Collega’s zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie, bijvoorbeeld bij een Woo verzoek. Daarnaast hoort de SWO volgens regelgeving zicht te hebben op alle relevante informatie en dat is nu niet het geval. Daarmee wordt niet voldaan aan Archiefwet- en regelgeving. 4. 31-03-2026 Er is gestart met de aanbesteding van een eDepotfunctionaliteit. Motivatie: De eerste digitale bestanden die de overbrengingstermijn hebben bereikt horen volgens wet- en regelgeving naar een omgeving te gaan met goede digitale archief bewaar mogelijkheden. 5. Continue Veranderende rol Archiefmedewerkers. Werkzaamheden verschuiven van voornamelijk uitvoerend, steeds meer richting advisering en toezicht op kwaliteit van (digitale) informatie. Ook wordt continuïteit van de werkzaamheden en vervangbaarheid meegenomen. Motivatie: Ontwikkelingen gaan heel snel, dus het is zaak voor medewerkers om bij te blijven en mee te bewegen. 6. 31-12-2025 De archiefinventarissen van De Wolden en haar rechtsvoorgangers zijn geactualiseerd, formeel overgebracht en ingevoerd in Memorix en hiermee toegankelijk via het Drents Archiefnet. Motivatie: Hiermee is de formele overbrenging wettelijk geregeld en biedt De Wolden een betere en betrouwbaardere zoekingang van de archieven. Het verbetert de dienstverlening, want het maakt het zoeken voor bezoekers veel gemakkelijker. 7.

1-10-2025 De overbrenging van het Hoogeveens archiefdeel van de periode 1991-2010 is afgerond en ingevoerd in Memorix en

8

31-12-2025

9.

31-12-2025

10.

31-05-2026

11.

31-12-2025

12.

31-12-2025

13.

24-04-2025continue

14.

30-11-2025

toegankelijk via het Drents Archiefnet. Vanwege enig ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats zal gekeken moeten worden naar oplossingen. Motivatie: Hiermee wordt een nieuw blok toegankelijk voor bezoekers van het oud archief Hoogeveen. Er wordt een document structuurplan (DSP) opgesteld. Motivatie: Nadat informatie in kaart is gebracht en er informatiebeheerplannen zijn geschreven ontstaat een vollediger beeld van de informatie. Dit helpt bij een DSP. Aangepast Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer vastgesteld door het College. Motivatie. De huidige versie is van 2016 en zal door de nieuwe organisatiestructuur vernieuwd moeten worden. Uitbreiding inrichting en implementatie Kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer zodat het voldoet aan de eisen van het Kwaliteitshandboek dat is opgesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Motivatie: Kwaliteit van de IV moet op orde zijn. De inrichting van een kwaliteitssysteem helpt daarbij. Er is een keuze gemaakt m.b.t. de inzet van een zoekfunctionaliteit. Motivatie: Zoekschil die snel en volledig zoekt helpt bij het goed en op tijd kunnen vinden van informatie, bijvoorbeeld bij Woo verzoeken. Hiermee verbetert de dienstverlening. Er is een advies opgesteld voor het college over de mogelijke invulling van de gemeentearchivaris. Motivatie: Volgens nieuwe archiefwet moet deze rol ingevuld worden binnen de SWO.

Een metadataschema volgens MDTO is ingericht en operationeel (per 24 april 2025). Er zal eerst ingezet worden op uitbreiding van kennis van MDTO onder collega’s binnen Team Informatiebeheer. Zodra er een e-Depot is kan begonnen worden met de eerste overdracht van te bewaren documenten en het maken van een bijbehorend metadataschema. Motivatie: Zo’n MDTO schema is nodig om informatie zonder verlies van metadata over te zetten naar een ander informatiesysteem, zoals een e-Depot. Omdat er nog geen e-Depot is hebben medewerkers de tijd om zich hier verder in te verdiepen. De archiefruimte en archiefbewaarplaatsen zijn geïnspecteerd en beoordeeld. Er zijn nog een aantal aandachtspunten die worden aangepakt. Motivatie: Blijvend te bewaren dossiers moeten naar een archiefbewaarplaats overgebracht worden. Andere punten worden opgepakt i.s.m. team Vastgoed.