2. Functiebeschrijving griffier

GEMEENTE DE WOLDEN

Functiebeschrijving griffier Functiebenaming Functiecode Organisatieonderdeel Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling

: Griffier : 300 : Griffie : 1 fte : 1 oktober 2023 : 15 december 2023

Plaats in de organisatie: Is direct verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. De functie vereist een zelfstandig en onafhankelijk optreden. De griffier functioneert op het snijvlak tussen politiek, bestuur, organisatie en samenleving.

Doel van de functie: De griffier adviseert, ondersteunt en staat de raad actief en onafhankelijk bij in haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak en draagt zorg dat de raad zijn verantwoordelijkheden optimaal kan waarmaken. Daarmee is de griffier de eerste adviseur van de raad in brede zin. De functie is een spilfunctie in het lokale bestuur.

Functie-inhoud: Strategische advisering (leden van) gemeenteraad • Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke-en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan strategische bestuurlijk- ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluitvormers; • Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media); • Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi) overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en, ministeries; • Adviseert de gemeenteraad over (nieuwe) vormen van externe oriëntatie en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen; • Adviseert over verbinding tussen o.a. politieke partijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen en inwoner(s); • Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen; • Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken.

• Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad en de burgemeester ten aanzien van integriteit en weerbaarheid van raadsleden.

2

Ondersteuning gemeenteraad • Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de werkgeverscommissie, de agendacommissie, de finciële werkgroep, de raadsfracties, raadswerkgroepen, de commissie klankbordgesprek, de raadsleden en steunfractieleden zowel gevraagd als ongevraagd. Bewaakt hierbij de positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme; • Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het “vakmanschap” (toerusting en deskundigheid) van gemeenteraad, raadsleden en steunfractieleden in de meest ruime zin en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces; • Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad; • Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad in overleg met de gemeentesecretaris; • Draagt zorg voor de organisatie en het faciliteren van incidentele raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder dorps- en wijkbezoeken, werkbezoeken en onderhoudt

structurele contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners; • Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen over de gemeenteraad naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor; • Zorgt ervoor dat raadsleden en steunfractieleden alle informatie of analyses ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting; • Bereidt raads- en commissievergaderingen voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijn agenda. Bewaakt en vult de (lange) termijnagenda en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en raadscommissies. Bewaakt tevens de afdoening van moties, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad; • Draagt (mede) zorg voor het proces rondom de aanwijzing van de accountant en de controle van de jaarrekening door de accountant.

Bedrijfsvoering • Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin; • Bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids-en beheersinstrumenten; • Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement; • Bewaakt de budgetten van de gemeenteraad en signaleert budgetoverschrijdingen en zorgt voor rapportages; • Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de gemeenteraad en commissies; • Verzorgt het contractbeheer met in-en externe partijen en leveranciers. Integraal management • Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen; • Draagt zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT); • Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties;

3

• • • •

Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie; Is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffieorganisatie Is adviseur van de werkgeverscommissie; Is verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de gemeenteraad,

Netwerken • Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk; • Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden; • Creëert draagvlak voor beleid, uitvoering en evaluatie.

Kennis en vaardigheden: ▪ Academisch werk- en denkniveau; ▪ Diepgaande kennis van en diepgaand inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel economische en politiek-bestuurlijke aangelegenheden; ▪ Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen;

Competenties: ✓ Organiseert ✓ Zorgvuldigheid ✓ Faciliteert ✓ Analytisch ✓ Samenwerker ✓ Open houding ✓ Adviseert ✓ Strategisch ✓ Externe gericht ✓ Procesinzicht ✓ Vertegenwoordigt ✓ Netwerker

Contacten: Intern ⬧ leden van de gemeenteraad ⬧ steunfractieleden ⬧ politieke partijen ⬧ burgemeester ⬧ raadscommissies ⬧ gemeentesecretaris ⬧ directie van de samenwerkingsorganisatie De Wolden – Hoogeveen (SWO) ⬧ griffieorganisatie ⬧ medewerkers van de samenwerkingsorganisatie De Wolden – Hoogeveen (SWO) ⬧ gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen en belangengroeperingen).leden van de rekenkamer

4

Extern ⬧ accountant ⬧ bestuurders en ambtenaren van andere overheden ⬧ vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties ⬧ bedrijfsleven en dergelijke ⬧ leden van de griffierskring Drenthe ⬧ Vereniging van Griffiers

Akkoord, d.d.

Gezien, d.d.

De voorzitter van de werkgeverscommissie,

Functiehouder,