Voorstel en raadsbesluit uitbreiding griffieformatie

Voorstel raad de gemeenteraad

AAN AGENDAPUNT

REGISTRATIENUMMER

Volgt later

TER INZAGE

NUMMER

BIJLAGE(N)

RAADSVERGADERING COMMISSIE ORGANISATIEONDERDEEL PORTEFEUILLEHOUDER BEHANDELEND AMBTENAAR ORGANISATIEONDERDEEL

21 april 2022 via Presidium Griffie Werkgeverscommissie W.M. van der Vlies GRIF

Formatie uitbreiding griffie Voorstel De raad wordt voorgesteld te besluiten: 1. Ruimte te bieden voor kwalitatieve en kwantitatieve uitbreiding van griffietaken; 2. De formatie van de griffie structureel aan te vullen met 10 uur schaal 11( van 22 uur naar 32 uur); 3. De kosten van € 25.000,= ten laste te brengen van het begrotingsresultaat en te verwerken in de 1e bestuursrapportage 2022 en verder te verwerken in de Programmabegroting 2023; 4. Deze uitbreiding met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 te effectueren.

Inleiding De griffie ondersteunt de gemeenteraad in al zijn taken. De formatie van de griffie is vastgesteld op 2,7 FTE en wordt op dit moment ingevuld door 4 medewerkers: de raadgriffier (36 uur, schaal 13), tijdelijk ingevuld door een interim griffier (28 – 32 uur), de raadsadviseur/plv. griffier (22 uur, schaal 11) en 2 griffie medewerkers ( ieder 20 uur, schaal 8). Deze formatieomvang bestaat sinds de invoering van de griffie in 2003. De werkgeverscommissie heeft in de afgelopen periode regelmatig gesprekken gevoerd met de griffier. Daarbij is het takenpakket besproken. Geconstateerd is dat het werk toeneemt, de werkdruk hoog is en er (te) veel overuren worden gemaakt met name door de plv. griffier. Het politieke proces is constant in beweging en kent naast vaste processen ook veel incidentele ondersteuningsbehoeften. De samenleving, het functioneren en de bestuursstijl van de lokale democratie en de werkzaamheden van de raads- en commissieleden zijn de afgelopen jaren intensiever geworden door onder andere de decentralisaties van taken naar gemeenten en gewijzigde behoeften vanuit de raad. De gewenste en gevraagde kwaliteit en ondersteuning door de griffie aan de raad kan met de beschikbare uren niet worden gerealiseerd. Met name.in de functie van plv. griffier is vorig jaar al geconstateerd dat de werkzaamheden structureel de urenomvang van de functie te boven gaan.

Voorstel raad - documentnummer: 55599

Waarom naar de raad? De raad benoemt de griffier, stelt regels op voor de organisatie van de griffie en oefent het formele werkgeverschap uit over de griffie (artikel 107 en 107e Gemeentewet). Dit omvat: het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren. Daarnaast heeft de raad op basis van artikel 189 Gemeentewet het budgetrecht.

Beoogd effect -

De gemeenteraad en de griffier kunnen invulling geven aan goed werkgeverschap met een goede balans tussen taken en beschikbare uren;

-

De formatie van de griffie wordt aangevuld. De aanstelling van de raadsadviseur/plv.griffier wordt aangevuld tot 0,89 fte (van 22 uur naar 32 uur per week).

-

Voor de griffietaken is meer tijd (10 uur per week) beschikbaar.

-

Overuren van de plv. griffier worden weggewerkt en voorkomen zonder extra afwezigheid.

-

De kwaliteit van het griffiewerk en de mogelijkheden tot inhoudelijke ondersteuning van raadswerk worden verbeterd.

Argumenten -

De gemeenteraad is als werkgever van de griffier en de griffiemedewerkers verantwoordelijk voor goed werkgeverschap.

-

De gemeenteraad heeft behoefte aan kwalitatief en kwantitatief goede ondersteuning, hiermee wordt de positie van de gemeenteraad versterkt.

-

Een betere werkverdeling op de griffe, minder werkdruk, meer tijd voor ontwikkeling en minder ad hoc werken. Met de extra uren kan de griffie de door de gemeenteraad gewenste taken uitvoeren onder andere op het gebied van raadscommunicatie, participatieve en interactieve besluitvorming en beleidsvoorbereiding, beeldvorming, verstevigen van de rollen van de leden, procesverbetering, integriteitsbevordering.

-

Met de huidige uren lukt het niet om de opgebouwde plusuren te compenseren in de recesperioden, hetgeen bij griffiemedewerkers gebruikelijk is. Overuren worden door de uitbreiding niet meer extra dan wel structureel opgebouwd.

Kanttekeningen en alternatieven Met de uitbreiding van de griffie uren , van 2,7 FTE naar 3.0 FTE stijgen de personeelskosten. Dit heeft budgettaire gevolgen. Alternatieven zijn incidentele inhuur van externen. De kosten daarvan zijn hoger dan uitbreiding van de uren.

Voorstel raad - documentnummer: 55599 - pagina 2

Evaluatie

De werkgeverscommissie bespreekt het functioneren van de griffier en de griffie met de griffier. Het Presidium zal door de werkgeverscommissie geïnformeerd worden over ontwikkelingen.

Financiële gevolgen en risico’s De voorgestelde wijziging heeft budgettaire gevolgen. Daarom is er formele besluitvorming over de voorgestelde urenuitbreiding en financiële dekking nodig. De kosten van de urenuitbreiding voor een geheel jaar bedragen € 25.000 structureel en worden ten laste gebracht van het begrotingsresultaat. Voor 2022 wordt het aanvullende budget verwerkt in de 1e bestuursrapportage 2022. Voor 2023 en volgende jaren worden de meerkosten opgenomen in de programmabegroting 2023. Het ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Namens de werkgeverscommissie/ Presidium Burgemeester en griffier van De Ronde Venen, de griffier,

Voorstel raad - documentnummer: 55599 - pagina 3

de burgemeester,

De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van Werkgeverscommissie/ Presidium Besluit Gelezen

het voorstel van de werkgeverscommissie/Presidium van 13 april 2022 met het onderwerp Formatie uitbreiding griffie;

Gelet op

- artikel 107 en 107 e Gemeentewet; - artikel 189 Gemeentewet het budgetrecht.

Besluit

1. Ruimte te bieden voor kwalitatieve en kwantitatieve uitbreiding van griffietaken; 2.De formatie van de griffie structureel aan te vullen met 10 uur schaal 11( van 22 uur naar 32 uur); 3. De kosten van € 25.000,= ten laste te brengen van het begrotingsresultaat en te verwerken in de 1e bestuursrapportage 2022 en verder te verwerken in de Programmabegroting 2023; 4.Deze uitbreiding met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 te effectueren.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 21 april 2022

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,