verslag Auditcommissie 5 oktober 2021

Auditcommissie 5 oktober 2021 Aanwezig: Namens de raad: Simone Borgstede, Jan Rouwenhorst, Annemiek Groen, Anco Goldhoorn, Eelco Doorn, Ed Dohle, Wim Stam, Thijmen Klinkhamer (voorzitter), Josette Jonker Namens de organisatie: Gilbert Okx, Nanda Verveen, Monique Treur, Jeffrey Slof en Rick Nederend Portefeuillehouder: Alberta Schuurs Bij agendapunt 4: Maxim ter Hedde 2. Vaststellen van de agenda De heer Dohle geeft aan dat het veel werk was om deze vergadering voor te bereiden en dat er veel onderwerpen op de agenda staan. 3. Verslag van 19 mei 2021 Naar aanleiding van het verslag: De heer Stam haalt de motie van het Veenweidebad aan. Dat kwam niet terug in het verslag van 19 mei en is daarom zoekende wat er precies gaat gebeuren met het uitwerken van deze motie. De heer Slof geeft aan dat hier aan gewerkt wordt en dat hij ernaar streeft dit voor de volgende vergadering gereed te hebben. De heer Goldhoorn vraagt welke twee discussies bedoelt worden bij de rondvraag waar mevrouw Verveen het over heeft. Mevrouw Borgstede vraagt of het verslag iets uitgebreider kan, omdat het soms om complexe onderwerpen gaat. Het verslag wordt verder ongewijzigd vastgesteld. 4. Conceptrapportage zerobased budgetting Dit onderzoek wordt in twee stappen met de auditcommissie besproken. Bij dit overleg gaat het vooral over het proces.

In december wordt dan bij de volgende vergadering teruggekomen op het onderzoek zelf. Mevrouw Verveen geeft een korte toelichting over het doel en de inhoud van dit agendapunt. Vervolgens geeft de heer ter Hedde van KokxDeVoogd een presentatie over het onderzoek. De presentatie wordt als bijlage bij dit verslag gevoegd. Tijdens de presentatie worden technische vragen gesteld die direct worden toegelicht. - Er wordt teruggekomen op de vraag waarop de longlist en shortlist zijn gebouwd waarmee De Ronde Venen wordt vergeleken. De blauwe balken zijn gemeenten in de referentiegroep. De groene balken zijn gemeenten die interessant zijn om te vergelijken, omdat daar wellicht leerpunten uit te halen zijn. - In de verdiepende gesprekken met de gemeentes is vooral ingegaan op de verschillen die er zijn binnen de overheadkosten. - Er is aandacht geweest voor de manier waarop de kosten geboekt worden, zodat de gegevens goed vergelijkbaar kunnen zijn. - Alle cijfers die in het rapport zitten zijn op basis van begrotingscijfers. Bij realisatie zal dit er dus anders uit kunnen zien. Dit kan worden meegenomen in een nadere toelichting. - Samen met de organisatie wordt gekeken welke ontwikkelingen effect hebben op elkaar en dat zal dan gesaldeerd moeten worden achteraf.

1

5. Actualisatie financiële verordening De auditcommissie komt met schriftelijke input op deze herijking. De gewijzigde financiele verordening komt niet meer dit jaar naar de raad. De leden van de auditcommissie kunnen tot vrijdag 22 oktober hun input leveren via de griffie en houden daarbij de volgorde van de punten van de memo aan. De punten 1 tot en met 7 daarmee op volgorde. De punten 8 en 9 zijn bedoeld om vrij te schieten. In december kan het concept worden besproken in de volgende auditcommissie. De heer Goldhoorn ontvangt graag een overzicht wat de daadwerkelijke incidentele uitgaven zijn geweest en welke toevoegingen vanuit de grondexploitaties daarbij zijn gedaan. Mevrouw Treur legt uit dat alle incidentele lasten worden gedekt uit incidentele baten en die algemene reserve wordt nu vooral gevuld door de grondexploitaties. Op het moment dat dit opdroogt, dan is alleen een positief begrotingsresultaat een mogelijkheid om de algemene reserve te verhogen. Hoe hier mee om te gaan is een bevoegdheid van de raad. De heer Stam vraagt zich af of de keuzes die worden voorgelegd de grenzen van de bevoegdheid van de auditcommissie overschrijden. De heer Doorn onderschrijft dit en de opmerking van de heer Goldhoorn dat dit uiteindelijk invloed heeft op de OZB. De heer Goldhoorn vraagt daarom nogmaals om een overzicht, zodat er meer inzicht komt op de daadwerkelijke effecten.

De heer Dohle is het eens met de heren Stam en Goldhoorn en ziet dit onderwerp graag terug in een gewone commissiebehandeling. Ook mevrouw Borgstede wil dit graag via de politieke commissie laten lopen. Ze maakt daarbij wel graag gebruik van het voorstel van mevrouw Treur om de keuzes en mogelijkheden goed te beschrijven, zodat het goed behandeld kan worden in de commissie. Mevrouw Treur zegt toe het gevraagde overzicht via de griffie aan te bieden aan de auditcommissie. Ze stelt voor om op basis van de schriftelijke input van de auditcommissie een voorbereiding doen voor de volgende auditcommissie. Daarna kan het met het goedvinden van de agendacommissie door naar de technische commissie. De heer Slof geeft een toelichting op de vraag van de heer Stam, om wat meer uitleg te krijgen bij de keuzemogelijkheden. Alle keuzemogelijkheden zijn bedoeld om meer incidentele kosten te gaan laten verlopen via het begrotingsresultaat en minder kosten te laten lopen via een rechtstreekse inzet van de algemene reserve. In de basis is het namelijk zo, dat een begrotingsresultaat altijd sluitend moet zijn en de inzet van de algemene reserve niet. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat als er teveel via de algemene reserve loopt, we nooit de algemene reserve op peil kunt houden. In het memo staan 4 keuzemogelijkheden. 1 keuzemogelijkheid is het instellen van een plafond.

Dit betekent dat er niet meer vanuit de algemene reserve ingezet mag worden dan dit plafond. Het deel wat het plafond overstijgt, moet betaald worden via het begrotingsresultaat, die vervolgens weer sluitend gemaakt moet worden door het college. Een andere mogelijkheid waar de heer Stam om vroeg, is wat keuzemogelijkheid b inhield. De heer Slof legt uit, dat in onderdeel 9 en 10 van de financiële begroting van de programmabegroting overzichten staan wat we in de periode 2022-2025 allemaal uit de algemene reserve gaan halen. Als er voor keuze B gekozen gaat worden, betekent dit dat alle bedragen die u in onderdeel 9 en 10 van de begroting ziet onder de € 100.000 niet langer via een rechtstreekse inzet van de algemene reserve mag lopen. U kunt in onderdeel 9 en 10 van de programmabegroting kijken, welke bedragen er onder de € 100.000 zijn. Al die bedragen zullen uit de inzet algemene reserve worden gehaald en zullen via het begrotingsresultaat moeten worden bekostigd. Het begrotingsresultaat moet altijd sluitend zijn, dus zal het college met aanvullende voorstellen moeten komen om deze projecten onder de € 100.000 te gaan dekken.

2

6. Gemeenschappelijke regelingen De heer Rouwenhorst geeft aan dat de betreffende nota dateert van 2013 en heel algemeen van aard is. Hij stelt daarom voor om vooral aan te haken op de daarin vermelde vijf uitgangspunten (blz. 19, onder 5.1) en de gevraagde actualisering vooral te baseren op de Nota Verbonden Partijen uit 2018. De heer Nederend geeft een toelichting op de vraag van de heer Goldhoorn om de vraag te verduidelijken. De heer Nederend geeft aan dat er verschillende voorstellen worden gedaan om de vraagstukken die in dit memo worden beschreven kunnen worden meegenomen bij de herziening van de Nota Verbonden Partijen. Dit geldt ook voor de twee moties die betrekking hebben op gemeenschappelijke regelingen, zoals in de inleiding van het memo aangegeven, zoals Werkwijze in U16. Tot die tijd werken we in lijn met deze motie, dit komt ook terug in het raadsvoorstel over het IRP wat de raad zeer binnenkort ontvangt. De heer Stam geeft aan dat we in allerlei verschillende samenwerkingsverbanden en “clubs” zitten. Hij is benieuwd naar een recent overzicht hiervan. Het gaat niet alleen om gemeenschappelijke regelingen, maar ook om intergemeentelijke samenwerking en netwerkorganisaties. Hoe zijn we als raad daar nu in betrokken? Hoe voorkomen we dat we als raad automatisch op achterstand komen? (voorbeeld RES).

We hebben met de raadsrapporteurs al wat verbeterd, maar hoe kunnen we de positie van de raad hier in verbeteren om de democratische legitimiteit hierin te versterken. De heer Rouwenhorst is het hier helemaal mee eens en zou de groep raadsrapporteurs hier ook over willen laten meenemen in dit verhaal. De heer Nederend bevestigt dat dit goede input is om mee aan de slag te gaan. De heer Rouwenhorst vraagt of het een gecomprimeerd en compact stuk kan worden. 7. Termijnkalender 1. Evaluatie financiële verordening 2. Vervolg op werkwijze incidentele kosten/opbrengsten in relatie tot de structurele middelen en inzet van de algemene reserve 3. Inhoudelijk en financieel toezicht op gemeenschappelijke regelingen 4. Verschuiven verantwoording naar resultaten in plaats van acties 5. Evaluatie van de gewijzigde opzet van de bestuursrapportage 6. Wijze van rapporteren over de top tien risico’s en de daarbij behorende maatregelen 7. Toezicht op ICT door de accountant en ambtelijke organisatie 8. Financiële transparantie pre-GREX (Motie ChristenUnie-SGP & Ronde Venen Belang) 9. De organisatie wil ook graag terugkomen met de hoogte van de tolerantiegrenzen zodra het Rijk de wetgeving heeft vastgesteld. De sheets die eerder beschikbaar zijn gesteld worden door de griffie beschikbaar gesteld aan de auditcommissie. Dit zijn teveel punten om in 1 vergadering te behandelen.

De organisatie komt met een prioritering voor de komende vergaderingen. 8. Rondvraag - De heer Rouwenhorst vraagt of er al iets te vertellen is of er meerkosten verwacht worden van de accountant. Deze signalen zijn niet binnen gekomen bij de griffie. En ook de organisatie heeft deze signalen niet ontvangen. - De heer Rouwenhorst wil graag dat de auditcommissie na gaat denken over eventuele externe ondersteuning via externen of via het nog in te vullen raadsadviseurschap vanuit de griffie. De heer 3

Stam vraagt zich af of dit wel specifiek bij de auditcommissie hoort. - De voorzitter proeft dat het van belang is om de rol van de auditcommissie in het algemeen een keer te agenderen.

4