Samenvatting input financiële verordening auditcommissie

Onderwerp

Input auditcommissie

Vooraf gestelde vragen

CDA

VVD

CU-SGP

Hoofdstuk 2: Planning en controlcyclus

Ja. De kadernota wordt doorgaans een half jaar na de vaststelling van begroting behandeld en biedt dus informatie over ontwikkelingen die zich in het afgelopen half jaar hebben voorgedaan. De kadernota biedt namelijk zicht op de huidige financiële situatie van de gemeente en de ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente (met een globale doorkijk naar het financiële meerjarenperspectief) De kadernota is voor de gemeenteraad in feite een (opiniërend) document, waarin ontwikkelingen, beleidsvoorstellen en de financiële doorwerkingen daarvan per domein/programma worden “meegegeven” die van invloed (kunnen) zijn op de komende programmabegroting, die later in het jaar gepresenteerd wordt. (Belangrijk om aan te geven in hoeverre het gaat om onvermijdelijke, incidentele, dan wel structurele posten en waar beleidskeuzes mogelijk zijn) Bovendien geeft de kadernota ook een beeld van de huidige financiële situatie van de gemeente. Het is belangrijk om de kadernota goed in verband te brengen met de doorwerking van de (mei en september) circulaires van de rijksoverheid.

Wettelijk zijn:

CUSGP hecht aan bestaande vier documenten. Kadernota is richtinggevend. Bestuursrapportages geven tussentijds update die relevant is voor behandeling van zowel kadernota als begroting.

Alle informatie per onderwerp (doelen, acties en financiële onderdelen van alle domeinen zouden nu bij elkaar staan. Misschien meer specifiek inzichtelijk maken waar de keuzes en bijsturingsmogelijkheden liggen (wat is onvermijdelijk en wat is beïnvloedbaar?). Overwogen zou kunnen worden om alleen op afwijkingen te rapporteren. Daardoor wordt de opzet van de rapportage eenvoudiger en wellicht (nog) overzichtelijker.

Volgens mij is de opzet prima.

Zie suggestie bij 2 m.b.t. bestuursrapportage.

Mogen altijd compacter, wanneer ze maar niet onoverzichtelijker worden of minder de lading dekt. Een infographic zoals die bij de begroting beschikbaar is zegt meer dan 1000 woorden. Wat meer grafisch waar het kan helpt (kijk eens naar de begroting amsterdam)

Zie suggestie m.b.t. kadernota bij 1.

Voortgang/ stava organisatieontwikkeling zou ik wel ergens terug willen kunnen zien.

Ik mis op dit moment nog het resultaat resp. de wijze van uitwerken van de motie nav het onderzoek Veenweide bad (factsheets, etc…)

Zeer wenselijk! Namens het CDA zit ik hier al heel lang op te wachten. Heb die wens ook al kenbaar gemaakt bij de opmerkingen over het aanpassen van de financiële verordening: zie boven: artikel 6 Programmarekening. Bij het ‘meten’ van behaalde resultaten is het dan wel allereerst een vereiste dat de beoogde doelen duidelijk geoperationaliseerd zijn, d.w.z. er moeten duidelijke doelstellingen zijn geformuleerd voor elk beleidsonderdeel. Dat kan door aan de doelstellingen meetbare criteria te koppelen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART). Alleen dan kun je abstracte begrippen en concepten (en zo wordt beleid helaas vaak geformuleerd, al dan niet bewust) meetbaar maken. Dat zou kunnen door abstracte concepten om te zetten in meetbare variabelen, zoals observeerbare/waarneembare indicatoren. Heb als raadslid gemerkt dat portefeuillehouders zich soms enorm hebben verzet tegen het inzetten op deze kwaliteitsslag! (tot stampvoetend naar boven en met deuren slaan!) Al met al een ‘stevige’ klus. Maar dat mag geen excuus zijn om rapportages over resultaatsturing niet in te voeren. Daarbij nog een opmerking: hoe kom je tot een goed te meten onderscheid tussen kwantitatieve en kwalitatieve doelen en resultaten?

het rapporteren over bereikte resultaten is veel beter dat het uitvoeren van een actie. Dat geeft ook de mogelijkheid om op basis van de uitkomsten richting te kiezen voor de toekomst.

Meer rapporteren op bereikte resultaten is mooi, mits we aan de voorkant per actie dan ook het beoogde resultaat helder hebben geformuleerd. Maar dat is mi niet altijd het geval.

1.

In de financiële verordening staan 2 niet-wettelijke P&C documenten benoemd, namelijk de kadernota en de bestuursrapportage. Vind ik het belangrijk dat deze niet wettelijke P&C documenten in de toekomst verstrekt blijven worden aan de raad?

2.

De bestuursrapportage is in opzet gewijzigd. Wat vind ik van de gewijzigde opzet van de bestuursrapportage?

3.

Compacter? Mogen de P&C documenten van mij compacter en zo ja welk P&C document en op welke onderdelen?

4.

Of uitgebreider? Zou ik graag aanvullende informatie opgenomen zien worden in één of meer

-Programmabegroting; -Programmarekening De tussenliggende bestuursrapportages dwingen college om de raad actief op de hoogte te houden van de vorderingen. De vraag is of dit strikt noodzakelijk is door middel van een bestuursrapportage en hoeveel tijd dit kost? Een andere vorm van informeren kan wellicht ook, hoe gaat dit in andere gemeenten?

van de P&C documenten? 5.

Op dit moment rapporteren we of geformuleerde acties al dan niet uitgevoerd zijn, maar niet over bereikte resultaten van een doelstelling. Wat vind ik ervan als de P&C cyclus rapporteert over bereikte resultaten van een doelstelling in plaats van acties?

De opzet met twee documenten (samenvatting en bijlagen) heeft voor en nadelen. Wat we lastig vinden is dat in de samenvatting een financiële analyse zit met posten die in de bijlagen ook bij de overzichten mutaties zitten, wat deels dus doublure is maar niet aansluit. Dat maakt het voor een doorsnee raadslid wel een zoekplaatje. Daarnaast missen we in de ICT rapportage de financiële doorkijk. Compacter is altijd mooier, maar meestal verlies je dan ook informatie. Dus dat is een lastige vraag. Vooralsnog zie ik niet direct mogelijkheden.

Onderwerp

Input auditcommissie

Vooraf gestelde vragen

CDA

VVD

CU-SGP

Hoofdstuk 3: Autorisatiebudgetten en informatieplicht

Ja. Want dan blijft het toch mogelijk om op het niveau van programma opmerkingen te maken en aanpassingen binnen het betreffende domein voor te stellen? Zo niet, dan graag toelichting.

Ja

Mits in alle P&C documenten dan de programmaopzet wordt losgelaten (en dan kan meen ik niet ivm regelgeving, vergelijk met andere gemeentes, etc…?) en binnen de domeinen met adequate subparagrafen wordt gewerkt. Nu is het nog wel eens een zoekplaatje omdat sommige programma’s in meerder domeinen vallen of andersom. Dus dat kan alleen als we met elkaar een nieuwe structuur bepalen.

Ik ben (vooralsnog) voor variant C (plafond opnemen) De algemene reserves dienen in eerste instantie voor het opvangen van risico’s in algemene zin. Die moet een vastgestelde, minimale omvang hebben. Een surplus in de algemene reserves zou - indien dringend nodig - ingezet kunnen worden, maar niet als ‘makkelijk te openen snoeppot’, waaruit “plotseling opdoemende” incidentele lasten worden betaald. Wat dat betreft veel meer begrotingsdiscipline nodig. Ik ben voor meer inhoudelijke discussie over het dekken van “incidentele lasten”, maar vooral daaraan voorafgaand een goed gemotiveerde verantwoording waarom die kosten niet voorzien waren en waarom die uitgaven niet kunnen wachten tot een volgend begrotingsjaar. Ik ben voor variant C (plafond opnemen), maar dan moet wel goed worden vastgelegd welke regels gelden om aanspraak te kunnen maken op (een deel van) dat bedrag en wellicht ook koppeling van op te kunnen nemen bedrag(en) per tijdseenheid, bijv. Q1 enz. (lijkt me overigens dat met een nieuwe begroting er in Q1 weinig reden zal zijn om gebruik te maken van onttrekking aan het ingestelde drempelbedrag.

Ik kan me voorstellen dat we toch moeten zorgen voor aanvulling van reserves nu ander inkomsten opdrogen. Dan zou optie A een mogelijkheid zijn maar vervolgens moet je ook iets afspreken over het gebruik van de reserve. Combinatie a en c?

a)

Geen input

Ik heb omliggende gemeenten bekeken en de 4 grote steden, onze ziet er nagenoeg hetzelfde uit.

Geen input

Zie bijlage 1.

Nee

Een langjarig doorzicht (grafisch) van de verhouding van incidentele en structurele lasten Zeker nu de kapitaallasten jaar in jaar uit stijgen door de investeringen en er dus steeds meer uitgaven vast gealloceerd worden, is het van belang dat raadsleden in 1 oogopslag zien wat er gebeurd en wat dit voor beperkingen geeft als ze extra gaan investeren.

6.

De P&C rapportages zijn volledig ingericht per domein en budgetaanpassingen worden al jaren gepresenteerd aan u in tabellen per domein. Deze passage die gaat over het budgetrecht is nog steeds ingericht op budgetvaststelling per programma. Kan de passage over het budgetrecht wat mij betreft in lijn met onze manier van rapporteren, worden aangepast naar

budgetvaststelling per domein Hoofdstuk 4: Financieel beleid 7.

Actualisatie van artikel 14 reserves en voorzieningen. In de auditcommissie van 30 maart 2021 is het signaal afgegeven dat de huidige werkwijze rondom inzet algemene reserves niet duurzaam is en de ondergrens van € 10.000.000 bereiken. U heeft toen een presentatie ontvangen met keuzes die u kunt maken om dit beter in de grip te houden. a.

Vast bedrag van bijvoorbeeld € 250.000 jaarlijks in de reserve storten

b.

Drempelbedrag opnemen en alle incidente lasten kleiner dan bijvoorbeeld het drempelbedrag € 100.000 ten laste te

Is mi defacto al opgelost met aangepast besluit om 1,5 mio per jaar te doteren. Hiermee is ook gelijk antwoord gegeven op de vraag inzake “Bekostiging incidentele kosten” b) Lost niets op, want dat leidt dan tot een begrotingstekort of een negatief resultaat in de PR wat vervolgens vrolijk eveneens tlv de AR gebracht wordt. Windowdressing. c) Doen we dat al niet via het investeringplafond? d) Icm a.

brengen van het begrotingsresultaat. c.

Normbedrag (plafond) opnemen, wat maximaal via de inzet reserves mag lopen in één begrotingsjaar.

d. Huidige werkwijze behouden Welke keuze geniet mijn voorkeur? Algemeen 8. Heb ik bij andere gemeenten passages in de financiële verordening zien staan die mij ook een toevoeging voor onze financiële verordening lijken 9.

Heb ik bij het lezen van onze financiële verordening zelf nog andere ideeën voor een aanpassing in de financiële verordening die ik in wil brengen?

Bijlage (1): overige input ontvangen van het CDA (Jan Rouwenhorst): opmerkingen: artikel 1. Definities a.

administreren veranderen in administratie? aangepast

artikel 3.2

Kadernota In deze nota worden de bevindingen meegenomen die voortkomen uit de rapportage van de begrotingsuitvoering en die van de programmarekening. Hele artikel geschrapt.

artikel 4

Programmabegroting Dit artikel bevat nu 5 sub artikelen. Daarover het volgende: m.b.t. 4.2 De indeling van de programma’s kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode gemotiveerd worden herzien. Aangepast. (het liefst natuurlijk voor de leesbaarheid en begrijpelijkheid zo ‘nauw’ mogelijk aansluiten bij de voorafgaande programma begroting en anders aangeven waarom dat niet ‘kon’ en er een afwijking noodzakelijk was m.b.t. 4.3 Bij de programma’s wordt aangegeven: – Wat willen we bereiken? Graag explicieter aangeven dat het hier gaat om beoogde maatschappelijke effecten. Zie volgende pagina. Aangepast. – Wat gaan we daarvoor doen? – Wat is de bijdrage van verbonden partijen aan dit programma? – Wat mag het kosten? Nu ontbreken in het artikel over de programmabegroting expliciet: Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. Van investeringen kleiner dan (in te vullen drempel bedrag) en wordt het totaalbedrag weergegeven. Het koppelen aan benodigd krediet is niet mogelijk, we koppelen in theorie altijd de boekwaarde aan het benodigde krediet en rekenen hier de marktrente aan toe.

In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma, worden per programma alle posten vanaf (in te vullen drempelbedrag) afzonderlijk gespecificeerd. Moet al van de bbv (hogere grondslagen). Kan dit er in of is dit overbodig? Graag toelichting.

artikel 5

Bestuursrapportage De aandachtspunten a-g zijn duidelijk, maar Is het mogelijk om ook het onderstaande duidelijk te verwerken? De bestuursrapportage gaat specifiek in op financiële afwijkingen, de risico’s, de voortgang van de programma’s en de eventuele afwijkingen van / gevolgen voor de beoogde maatschappelijke effecten, die in de programmabegroting zijn aangegeven. Aangepast.

artikel 6 Programmarekening Dit is met de genoemde vier punten summier aangegeven. Is het mogelijk om ook het onderstaande duidelijk te verwerken? * * * * * *

Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan: wat is bereikt nu staat er “wat wilden we bereiken”, maar de jaarrekening geeft een verantwoording en dan gaat het er niet om wat men wilde bereiken! Wel kan natuurlijk de afwijking tussen wat men wilde bereiken en wat bereikt is aangeven) wat heeft het gekost als aanvulling tussen haakjes opnemen het onderscheid in (exploitatie en investeringen)? Suggestie van “wat is bereikt” is overgenomen. We hebben tegenwoordig (nieuw in de programmabegroting 2022) een overzicht met afschrijvingskosten per programma toegevoegd. Daar staan alle programma’s onder elkaar. Dat willen we voor het overzicht bij elkaar houden. wat de kosten zijn van overhead per programma In de paragraaf bedrijfsvoering staat een overzicht van capaciteitskosten hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen, tenminste toegelicht aan de hand van (verplichte) beleidsindicatoren gaat worden verwerkt met de toevoeging van (maatschappelijk effect). de wijze waarop getracht is de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken (en eventueel met toelichting: waarom niet gelukt?)

artikel ? In de huidige verordening ontbreekt volgens mij: Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. staat er al in. Bij artikel 21 lid i. Is het mogelijk om ook het bovenstaande duidelijk op te nemen / te verwerken?

artikel ? of als bijlage bij de (nieuw op te stellen) financiële verordening:

Afschrijvingstermijnen gemeente De Ronde Venen per activasoort Is het mogelijk om ook het bovenstaande duidelijk op te nemen / te verwerken? Staat in de nota activeren, waarden en afschrijven 2020-2024. De paragraaf zal worden aangepast met een verwijzing naar die nota.