Raadsvoorstel Zienswijze ontwerp gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht

Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 8 juli 2025 Raadsvergadering: 25 september 2025 Commissie: Organisatieonderdeel: Informatievoorziening en Automatisering Portefeuillehouder: Burgemeester Divendal Naam behandelend ambtenaar: Rita van Ettikhoven Registratienummer: 1138930 Ter inzage: Bijlage(n): Bijlage 1 - Aanbiedingsnotitie Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Archief Noordwest Utrecht Bijlage 2 - Ontwerpregeling GR RANU Bijlage 3 - Toelichting Ontwerpregeling GR RANU PROOF Bijlage 4 - Beslispuntenmemo definitieve keuzes GR RANU Bijlage 5 - Overzicht verordeningen en besluiten inrichting van GR RANU Bijlage 6 - Zienswijze Ontwerpregeling GR RANU

Onderwerp: Zienswijze ontwerpregeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU) Voorstel 1. 2.

Kennis te nemen van de ontwerpregeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU); Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU) en dit kenbaar te maken via bijgevoegde brief.

Inleiding Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De Archiefwet 1995 regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige én toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van een regionaal historisch kenniscentrum.

blad 1 van 5

De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling 2014 is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze drie gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. De huidige gemeenschappelijke regeling moet om meerdere redenen worden aangepast. Voorgesteld wordt de regeling om te vormen naar een bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid onder de naam Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Beoogd effect Het gebruikmaken van de mogelijkheid tot het geven van een zienswijze op de ontwerp gemeenschappelijke regeling RANU door middel van de bijgevoegde zienswijze. Argumenten 1.1 De raad wordt in de gelegenheid gesteld tot het indienen van een zienswijze De gemeenschappelijke regeling RANU is een collegeregeling waarin uitsluitend colleges van burgemeester en wethouders deelnemen. De samenwerking vindt plaats op het gebied van bevoegdheden en taken van het college.

Op grond van artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) dient het college de gemeenteraad in de gelegenheid te stellen een zienswijze te geven op het voornemen tot het treffen of wijzigen van een regeling. Met dit voorstel wordt aan die verplichting voldaan. 1.2 Het college ziet geen aanleiding om een zienswijze in te dienen Het proces om te komen tot een nieuwe gemeenschappelijke regeling, overeenkomstig de gewijzigde Wgr wordt voortvarend ter hand genomen. De noodzaak om de huidige centrumgemeenteregeling om te zetten in een zogenaamde bedrijfsvoeringsorganisatie is daarbij logisch. 1.3 De nieuwe ontwerpregeling voldoet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regeling gewijzigd waardoor alle gemeenschappelijke regelingen conform voorgenoemde wetswijziging aangepast dienen te worden. Dit vereist aanpassing van de huidige GR. Het blijft een collegeregeling. De gemeenteraad krijgt op enkele momenten meer formele betrokkenheid. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling RANU vraagt in ieder geval zienswijze aan de raden waarvoor dat wettelijk verplicht is. Daarnaast acht het bestuur van de gemeenschappelijke regeling RANU het wenselijk dat de kadernota verplicht ter zienswijze wordt voorgelegd aan de raden. Om op die manier de raden tijdig te informeren.

1.4 De ontwerpregeling wordt aangegaan met de huidige deelnemers De voormalig gemeente Weesp is nog deelnemer van de huidige regeling, maar is inmiddels uitgetreden als gevolg van een herindeling. De bestaande regeling is sindsdien feitelijk en juridisch onvolledig geworden. De toekomstverkenning Robuust RHCVV 2023 heeft uitgewezen dat met de drie gemeenten verder gaan goed is en de beste optie is.

blad 2 van 5

1.5 De ontwerpregeling is afgestemd met de huidige deelnemers De ontwerpregeling en de beslispunten (bijlage 4) zijn tot stand gekomen in nauwe afstemming met de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten (zowel financieel als juridisch), de gemeentesecretaris en het bestuur van het RHCVV. 1.6 De voorgestelde rechtsvorm sluit aan bij het huidige en toekomstige functioneren van het regionaal Archief De huidige gemeenschappelijke regeling is formeel gebaseerd op een centrumgemeenteconstructie, maar bevat in tekst en uitvoering elementen van een bedrijfsvoeringorganisatie. Zo is een bestuur actief en functioneert de organisatie feitelijk als een zelfstandige organisatie. Deze hybride situatie is juridisch niet houdbaar en wordt met de nieuwe regeling rechtgezet. De gemeenschappelijke regeling RANU is een bedrijfsvoeringorganisatie waarin het bestuur besluit op basis van gelijkwaardigheid. De nieuwe regeling biedt een stevigere juridische basis voor toezicht op het informatiebeheer en het archiefbeheer. Zo maakt de nieuwe regeling het mogelijk dat RANU, op verzoek van een deelnemende gemeente, tijdelijk niet-overgebrachte archieven beheert (uitplaatsing). Dat was in de oude regeling niet expliciet toegestaan, maar wordt nu juridisch geborgd via de Producten- en Dienstencatalogus.

Kanttekeningen 1.1 Naast de ontwerpregeling worden de benodigde verordeningen en inrichtingsdocumenten opgesteld De regeling treedt beoogd in werking per 1 januari 2026. Voor die tijd dienen – zoals benoemd in artikel 1.4 van de ontwerpregeling – aanvullende documenten en verordeningen te worden vastgesteld. Zie bijlage 5 bij dit voorstel voor een overzicht van deze documenten, verordeningen, mandaten en regelingen. Financiën De herstructurering van de gemeenschappelijke regeling brengt geen wijziging in de financiële verdeelsystematiek met zich mee. De kostenverdeling van de regeling voor de deelnemende gemeenten blijft gebaseerd op de huidige verdeelsleutels (strekkende meters archief en inwoneraantal). Betrokkenheid en communicatie Na instemming van de raden en vaststelling door de colleges, wordt de regeling bekendgemaakt conform artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De regeling treedt in werking op de dag na publicatie, met als beoogde datum 1 januari 2026. Op die datum verandert de huidige naam Historisch Centrum Vecht en Venen in Regionaal Archief Noordwest Utrecht. De naamswijziging wordt gecommuniceerd na definitief besluit over het treffen van de regeling . Vervolg Bij de drie gemeenten zijn de voorstellen inhoudelijk gelijk en start deze zienswijze-fase gelijktijdig per 15 juli 2025.

De raden worden tot 25 september 2025 (gemeenteraad Stichtse Vecht tot 30 september 2025) in de gelegenheid gesteld tot het indienen van een zienswijze. Daarna vragen colleges, na verwerken van de zienswijzen, formeel toestemming aan de raden om de gemeenschappelijke regeling aan te mogen gaan. De raden verlenen dan toestemming in week 50

blad 3 van 5

2025.Eind december besluiten de colleges tot vaststelling van de regeling, waarna de gemeente de regeling kan publiceren.

blad 4 van 5

Evaluatie Niet van toepassing. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen

Marco Vonk secretaris

Maarten Divendal burgemeester

blad 5 van 5