Raadsvoorstel Subsidiebeleid

Raadsvoorstel Subsidiebeleid

Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 14-11-2023 Raadsvergadering: 14 december 2023 Commissie: Samenleven, Veiligheid, Bestuur en bedrijfsvoering en Financiën Organisatieonderdeel: Bestuurs- en Directieadvies en Projecten Portefeuillehouder: Maarten van der Greft Naam behandelend ambtenaar: Henrike Geurkink Registratienummer: Klik of tik om tekst in te voeren. Ter inzage: Klik of tik om tekst in te voeren. Bijlage(n): Bijlage 1_Subsidiebeleid De Ronde Venen 2023 - 2030 Bijlage 2_Advies Adviesraad Sociaal Domein

Onderwerp Subsidiebeleid Voorstel 1 2

Het subsidiebeleid De Ronde Venen 2023 – 2030 vast te stellen; Specifiek in te stemmen met: a. De bovengrens van € 10.000 voor kleine en ondergrens van € 100.000 voor grote subsidies; b. De indeling in basissubsidies, waarderingssubsidies, subsidiebudgetten voor

c.

wisselende aanvragers (‘subsidiepot’), subsidies voor specifieke activiteiten of evenementen en uitvoeringssubsidie van rijks- en andere vaste regelingen; Het harmoniseren van de omvang van waarderingssubsidies.

Inleiding De Ronde Venen verleent subsidies om beleidsdoelen te halen. Hoewel met deze middelen veel goed werk wordt verzet, is er ruimte voor verbetering. Vanuit het college en de gemeenteraad bestaat de behoefte om meer grip te krijgen op subsidies. In het coalitieakkoord ‘In het hart’ is daarom opgenomen dat de gemeente een afwegingskader voor subsidies opstelt en dat wordt gekeken hoe subsidies bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente. Deze passage in het coalitieakkoord

blad 1 van 8

wordt ondersteund door de aangenomen motie “Herijken subsidiebeleid in 2023” van 3 november 2022 en de evaluatie van het subsidiebeleid door de rekenkamercommissie van 15 juli 2021. De algemene wens om meer grip te krijgen, omvat meerdere doelstellingen: Het gaat niet alleen om het bieden van inzicht in subsidies zodat het college en de gemeenteraad kunnen (bij) sturen. Het gaat ook om het orde brengen van de input voor de jaarcyclusproducten en de juridische grondslagen voor subsidies. En het beleid helpt bij het verbeteren van de samenwerking met subsidiepartners, wat de effectiviteit van de ingezette middelen verbetert. In het subsidiebeleid staan een aantal beleidsuitspraken die een kader bieden voor verschillende juridische regelingen, sturingsdocumenten en procesverbeteringen. Daarmee krijgt de gemeente de instrumenten in handen om grip te krijgen op subsidies en in de toekomst beter te kunnen sturen op maatschappelijke effecten. In juni 2023 heeft de gemeenteraad kennisgenomen van de startnotitie Subsidiebeleid. In de startnotitie staat een analyse van de Rondeveense situatie met concrete voorstellen en onderzoeksvragen. Op basis hiervan is het subsidiebeleid verder vormgegeven. In het beleid staat een aantal uitspraken om de uitvoering van de subsidieverstrekking te verbeteren. En het legt vast hoe deze verbeteringen worden doorgevoerd en verankerd.

Beoogd effect Het subsidiebeleid biedt een kader voor de integrale verbetering van het systeem van subsidieverstrekking zodat alle partijen (inwoners & organisaties, gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie) hun rol in het systeem kunnen vervullen en de gemeente meer grip krijgt op subsidies. Argumenten 1.1

Het subsidiebeleid stelt het college en de gemeenteraad in staat om beleidsmatig (bij) te sturen op de inzet van subsidies Tot dit moment ontbrak een goed kader voor subsidieverstrekking. Daardoor is de uitvoering ondoorzichtig geworden en was het voor het college en de gemeenteraad lastig om richting te geven. Het subsidiebeleid vergroot het inzicht in welke subsidies worden verleend en waarom. Het structureert de informatie en introduceert met het subsidiejaarplan een instrument om in de kadernota beleidsmatig (bij) te sturen op de inzet van subsidies. Hierdoor kunnen in de begroting passende budgetten worden opgenomen.

blad 2 van 8

1.2

Het subsidiebeleid helpt subsidieontvangers en de ambtelijke organisatie om goede afspraken te maken Het ontbreken van duidelijke kaders zorgde ervoor dat de afgelopen jaren verschillen in werkwijze in de uitvoering zijn ontstaan. Voor een effectieve inzet van subsidies is het belangrijk dat tussen de gemeente en de subsidieontvanger is vastgelegd wat beide partijen van elkaar (mogen) verwachten. Acties die daarbij helpen zijn het evalueerbaar en haalbaar formuleren van doelen, het werken met kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) en het juridisch op orde hebben van de subsidieverordening en -regelingen. Sommige situaties laten zich niet vooraf vangen in regelingen en afspraken. Ook binnen het nieuwe subsidiebeleid blijft er ruimte voor flexibiliteit om in te spelen op calamiteiten en andere bijzondere situaties. Dat deze ruimte er altijd is, is vastgelegd in artikel 4:23 lid 3 sub d van de Algemene wet bestuursrecht.

1.3

Het subsidiebeleid stemt de jaarcyclus voor subsidieverstrekking af op de begrotingscyclus De informatie vanuit de subsidieverstrekking kan daardoor een rol spelen bij de afwegingen die de gemeente maakt bij het vaststellen van de begroting. Dit is in figuur 1 schematisch weergegeven. Januari

Februari

Maart

April

Mei

Juni

Juli

Augustus

September

Oktober

November

December

Raadscyclus gemeenteraad

202X-1

202X 202X+1

202X-1 202X 202X+1

Raad Kadernota inclusief subsidiejaarplan

Voorbereiding Kadernota

Berap 1

Berap 2 Jaarrekening inclusief subsidieregister

Voorbereiding Jaarrekening

Cyclus subsidieverstrekking Gesprek: wat komt er op ons af? (t.b.v. Kadernota en subsidiejaarplan) Voortgangs gesprek Gesprek: hoe is het gegaan, wat is er bereikt? (t.b.v. Jaarrekening en

Raad Begroting

Voorbereiding begroting

Voortgangs gesprek Subsidie verantwoording

Gesprek: Voorbereiding subsidieaanvraag - afstemmen

Subsidie aanvragen

Voortgangs gesprek

Voortgangs gesprek

Subsidie beschikking

Subsidie vaststelling

Inhoudelijk zwaartepunt van afstemming tussen gemeente en subsidieontvangers

Figuur 1: Subsidiejaarcyclus

1.4

Het subsidiebeleid zet de ontwikkeling van een transparanter, doelmatiger, rechtmatiger en toekomstgericht systeem van subsidieverstrekking in gang In hoofdstuk 3 zijn de acties opgenomen die aan de ontwikkeling bijdragen. Dit gaat in realistische stappen, zodat de verbetering ook op de langere termijn zorgt voor meer grip op subsidies. Het tijdpad is bij de acties opgenomen.

blad 3 van 8

2.1

Enkele beleidsuitspraken betekenen een koerswijziging en vragen om specifieke instemming De meeste voorgestelde verbeteringen kunnen ook zonder nieuw subsidiebeleid worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het beter inrichten van processen, het verbeteren van de relatie met subsidieontvangers en het op orde brengen van de juridische basis. Op een aantal punten maakt het beleid een keus die een bewuste koerswijziging betekent. Deze zijn specifiek in het voorgestelde besluit opgenomen.

2.2

Aangepaste grenzen voor kleine en grote subsidies zorgen ervoor dat de gemeente zich richt op de subsidies waar de verbetering het meeste effect heeft Een efficiënt proces is bij voorkeur eenvoudig waar dat kan en gedetailleerder waar dat nodig is. Dat zorgt ervoor dat de belasting voor zowel de subsidieontvanger als de gemeente in verhouding staat tot de omvang van de subsidie en de aard van de organisatie. Daarom hanteert de gemeente verschillende eisen voor kleine, middelgrote en grote subsidies. Het voorstel is de grens voor kleine subsidies te verhogen van € 5.000 naar € 10.000. Bij aanvragen onder deze grens kan de subsidie meteen worden verleend en vastgesteld. Het is dan niet meer nodig om de subsidie definitief vast te stellen na afloop van de subsidieperiode. Ook bij een subsidie die meteen wordt vastgesteld kunnen voorwaarden aan de aanvraag worden gesteld, kan in de beschikking worden vastgelegd waar het geld voor bedoeld is en vraagt de gemeente om een (beknopt) verslag. Het gaat in De Ronde Venen om 10 tot 20 extra aanvragen per jaar die onder de kleine subsidies gaan vallen. Bij andere gemeenten worden verschillende grenzen gehanteerd. Zowel € 5.000 als € 10.000 komt voor. Een enkele grotere gemeente hanteert zelfs € 20.000. Er zijn ook gemeenten die het lichte regime specifiek toepassen op waarderingssubsidies, omdat dat vaak subsidies van beperkte omvang zijn.

Bij de besluitvorming over de startnotitie is de ondergrens voor grote subsidies bijgesteld naar € 100.000,- zodat de focus komt op de grote professionele subsidiepartners. De verschillende eisen die horen bij subsidies met verschillende omvang worden vastgelegd in de subsidieverordening en in het subsidiebeleid is het uitgewerkt in de aanpak rondom de kritieke prestatie indicatoren (KPI's). Aan grote subsidieontvangers worden in de subsidieverordening de zwaarste eisen gesteld. Dat gaat bijvoorbeeld om de mogelijkheid om tussentijdse verantwoording te vragen, uitgebreide verslaglegging middels een jaarverslag en het toevoegen van een controleverklaring van een accountant. Aan middelgrote aanvragers vraagt de gemeente ook verantwoording achteraf, maar dit eindverslag is vrijer van vorm. Bij kleine subsidies wordt de subsidie bij de verlening meteen vastgesteld. Een bewijs van de geleverde prestaties achteraf kan wel onderdeel van de afspraken zijn.

blad 4 van 8

2.3

De typering van subsidies zorgt voor meer inzicht in subsidiestromen Juridisch bestaan er geen verschillende soorten subsidies, maar in de praktijk zet de gemeente de subsidies wel op verschillende manieren in. • Basissubsidies zijn vaak grotere subsidies voor specifieke beleidsdoelen. Inzicht in •

deze subsidies maakt het (bij)sturen eenvoudiger. Waarderingssubsidies zijn vaak kleiner en geven een steuntje in de rug aan

• • •

organisaties, zonder dat daarbij specifieke afspraken over activiteiten zijn gemaakt. Subsidies voor specifieke activiteiten of evenementen zijn vaker incidenteel. Bij ‘subsidiepotten’ is het belangrijk dat de doelgroep deze potten weet te vinden. Bij subsidies die uitvoering geven aan rijks- of andere regelingen is er juist weinig te

sturen. Kortom: Typering van subsidies helpt om het subsidiebeleid beter uit te voeren. 2.4

De toekenning van waarderingssubsidies kan eenvoudiger en transparanter De gemeente geeft diverse verenigingen een steuntje in de rug met een waarderingssubsidie. Het gaat vooral om culturele verenigingen. De toegekende subsidiebedragen verschillen en zijn over het algemeen historisch ontstaan. De gemeente wil uitgaan van standaardbedragen op basis van de omvang van de vereniging. Dit is voor iedereen duidelijk en voorkomt verschillen tussen verenigingen die niet goed uit te leggen zijn. Deze harmonisatie wordt uitgewerkt in de subsidieregeling voor waarderingssubsidies.

Kanttekeningen 1.1

Het doel van het subsidiebeleid is haalbaar, maar het vraagt enkele jaren om het te bereiken De wijziging van processen en regelingen vraagt de komende jaren om doorontwikkeling. Het subsidiebeleid beschrijft wat er nodig is om verbetering te bereiken, maar daarmee is de verandering nog niet doorgevoerd. Daarvoor moet nog veel werk worden verzet en is aanpassing in werkwijzen van de organisatie nodig. Dit vraagt de discipline om stappen te blijven zetten en niet terug te vallen in oude werkwijzen. Het is ook goed om te bedenken dat de producten die we maken gebonden zijn aan de P&C cyclus. Dit betekent dat resultaten pas na afloop van een volledige cyclus zichtbaar worden. En het betekent dat we moeten accepteren dat niet alle resultaten meteen kunnen worden behaald.

1.2

De jaarcyclus en het subsidiejaarplan zijn nog onbekende instrumenten Tot nu toe was er voor de gemeenteraad geen moment in het jaar dat afwegingen rond de inzet van subsidies konden worden gemaakt. Op basis van het subsidiebeleid kan dat wel, maar de instrumenten zijn nog in ontwikkeling. Gemeenteraad en college moeten samen zoeken naar hoe ze deze instrumenten gebruiken en wat ze nodig hebben om hun rol te vervullen. Daarbij is het de uitdaging om te blijven sturen op het niveau van beleidsdoelen.

blad 5 van 8

1.3

Specifieke deskundigheid op het gebied van subsidies is schaars Deze deskundigheid is wel nodig voor de uitwerking van de verordening en regelingen en om het proces rond het subsidiejaarplan te kunnen inrichten. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn deze functies aanwezig, maar door de krapte op de arbeidsmarkt zijn deze op dit moment deels niet vervuld. Dit heeft mogelijk gevolgen voor het tempo waarin de verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

1.4

De koppeling van het subsidiejaarplan aan de Kadernota is niet essentieel Mocht de Kadernota een andere vorm of invulling krijgen, dan kan het subsidiejaarplan ook aan een ander besluitvormingsmoment worden gekoppeld of zelfstandig aan de gemeenteraad worden aangeboden. Wat van belang is, is dat de afwegingen in de voorbereidingen van de begroting kunnen worden meegenomen.

Financiën Het subsidiebeleid is vooral een kader voor vervolgstappen en heeft geen directe financiële consequenties. Specifieke subsidiebudgetten volgen uit het vaststellen van specifiek beleid en de doelstellingen die daarbij horen. Enkele aandachtspunten: - In het subsidiebeleid is expliciet benoemd dat structurele basissubsidies geïndexeerd worden

-

overeenkomstig de loon- en prijsindex zoals deze wordt gepubliceerd door de VNG en is opgenomen in de meicirculaire. Het verkrijgen van meer inzicht in subsidies en de afweging “inkoop, tenzij…” kan leiden tot

-

verschuiving van enkele subsidies naar inkoop, omdat ze niet (meer) voldoen aan de wettelijke kenmerken van subsidie. De harmonisatie van waarderingssubsidies beoogt niet om te besparen op het totale budget

-

voor waarderingssubsidies, maar kan wel verschuivingen tot gevolg hebben. Voor zover verenigingen nu meer ontvangen dan het standaardbedrag, wordt een overgangsregeling afgesproken. Het afbouwen van indirecte subsidies kan tot gevolg hebben dat organisaties meer subsidie

-

nodig hebben, maar daar staan extra inkomsten van de gemeente tegenover. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie extra subsidie nodig heeft om een hogere (kostendekkende) huurprijs aan de gemeente te betalen. Het beleidsplan Maatschappelijk vastgoed doet uitspraken over de subsidiëring van dorpshuizen. Deze uitspraken worden uitgewerkt in een subsidieregeling. Eventuele financiële gevolgen worden in het beleidsplan Maatschappelijk vastgoed toegelicht.

blad 6 van 8

Betrokkenheid en communicatie Adviezen Na de raadsbehandeling van de startnotitie subsidiebeleid is advies gevraagd aan de Adviesraad Sociaal Domein en de Jongerenadviescommissie (JAC). De JAC heeft laten weten het adviesverzoek en de inzet van de gemeente om dit punt te verbeteren te waarderen. Gezien de, in hun ogen, beperkte betrokkenheid voor specifiek jongeren bij dit onderwerp, hebben zij geen inhoudelijk advies uitgebracht. De Adviesraad Sociaal Domein heeft een aantal specifieke aanbevelingen. Deze zijn gebruikt om het beleid aan te scherpen en verdienen aandacht bij de verdere uitvoering. Het gaat onder meer om de volgende punten: - Het is niet alleen van belang dat doelen evalueerbaar zijn, maar ook dat het haalbare doelen -

zijn. Het beleid is hierop aangevuld. De Adviesraad waarschuwt de gemeente niet door te schieten in de verzakelijking door té

-

operationele aanwijzingen te willen geven. Dit krijgt een plek in de aanpak KPI’s. Daar is ook aandacht voor indicatoren voor de stabiliteit en continuïteit van organisaties. Bij de aanpak van de effectmeting is toegevoegd dat ook verbanden tussen effecten worden

-

meegenomen. De adviesraad ziet het belang van de context van de P&C-cyclus voor subsidieverstrekking en vraagt daarbij ook aandacht voor risicobeheer. Dit is als aandachtspunt opgenomen voor het subsidiejaarplan.

Naar aanleiding van het subsidiebeleid stelt de Adviesraad de vraag of het subsidiëren van vrijwilligersorganisaties een oplossing kan bieden voor het overbruggen van wachtlijsten in de zorg (bv. huishoudelijke hulp) door personeelstekorten. Deze suggestie valt buiten de scope van het subsidiebeleid. Tenslotte vraagt de Adviesraad aandacht voor actieve externe communicatie en vindbaarheid van het beleid en de regelingen. Het subsidiebeleid biedt inzicht door het subsidiejaarplan, herkenbaarheid in de begroting, duidelijke processen en eisen aan aanvragen. Het verbeteren van de ontsluiting van deze producten via de website is onderdeel van de uitvoering van het beleid. Actieve communicatie is onderdeel van het relatiebeheer tussen de gemeente en subsidieontvangers. Wij hebben de Adviesraad geïnformeerd over de manier waarop hun advies heeft bijgedragen aan de aanscherping van het beleid. Communicatie over de besluitvorming In aanloop naar de besluitvorming zijn alle grotere structurele subsidieontvangers geïnformeerd over het subsidiebeleid, wat dit voor hen betekent en hoe zij bij de uitvoering worden betrokken.

blad 7 van 8

Communicatie rond de uitvoering In hoofdstuk 3 van het subsidiebeleid zijn verschillende vervolgwerkzaamheden opgenomen, zoals het maken van het subsidiejaarplan en het uitwerken van specifieke subsidieregelingen. Zodra bij deze uitwerkingen sprake is van directe effecten voor subsidiepartners worden deze bij de voorbereiding betrokken. Vervolg Na vaststelling wordt het subsidiebeleid gepubliceerd en bekendgemaakt. In hoofdstuk 3 zijn diverse vervolgwerkzaamheden benoemd die de komende tijd worden opgepakt. Het eerste subsidiejaarplan wordt bij de Kadernota 2025 aan de gemeenteraad aangeboden. De gemeenteraad ontvangt in het eerste kwartaal van 2024 de actualisatie van de Algemene Subsidieverordening ter vaststelling. Het college pakt vervolgens de verschillende specifieke subsidieregelingen op. Evaluatie Het subsidiebeleid wordt elke 4 jaar geëvalueerd. Daarnaast biedt het subsidiejaarplan jaarlijks de mogelijkheid om te controleren of de gewenste verbeteringen worden bereikt of dat een interventie gewenst is. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van gemeente De Ronde Venen,

Marco Vonk secretaris

Maarten Divendal burgemeester

blad 8 van 8