Raadsvoorstel proces gemeentehuis - aanpassingen totaal

Voorstel raad GEWIJZIGD VOORSTEL

de gemeenteraad

AAN

REGISTRATIENUMMER

AGENDAPUNT

TER INZAGE

NUMMER

BIJLAGE(N)

RAADSVERGADERING COMMISSIE ORGANISATIEONDERDEEL PORTEFEUILLEHOUDER

20 december 2022 Commissie ABZ/F ROVG Cees van Uden

A. VERSLAG INFO AVOND B. COMMUNICATIESTRATEGIE C. VERGELIJK KOSTEN D. CONCEPT FLYER E. VOORSTEL RAAD 27 JUNI 2019 F. RAPPORT BBN (GEHEIM) G. RAPPORT STEENHUIJS (GEHEIM)

BEHANDELEND AMBTENAAR

Marcel Tromp en André van Leeuwen

Onderwerp Vervolgproces gemeentehuis en referendum.

Voorstel 1. In te stemmen met het houden van een referendum over de toekomst van het gemeentehuis gelijktijdig met de verkiezingen voor de Provinciale Staten en het Waterschap op 15 maart 2023. 2. In te stemmen dat de volgende vraag in het referendum wordt voorgelegd: Het huidige gemeentehuis voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en is niet toekomstbestendig. Dit kan op twee manieren worden opgelost: Door renovatie op de bestaande locatie in Mijdrecht of door nieuwbouw bij het zwembad in Mijdrecht. Welke variant heeft uw voorkeur? A. Renovatie van het bestaande gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in Mijdrecht. B. Een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg bij het zwembad in Mijdrecht. 3. De door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 29 november 2022 opgelegde geheimhouding van de bijlage “Raming investeringskosten, scenario renovatie bestaand” van bureau BBN en “Notitie aanvulling op taxatierapport markt herontwikkeling gemeentehuis Mijdrecht” van Steenhuijs Grondzaken B.V. op basis van artikel 25 lid 2 en lid 3 van de Gemeentewet en artikel 5 lid 2 onder b van de Wet open overheid te bekrachtigen voor de duur van de voorbereiding en aanbesteding.

Voorstel raad - documentnummer: 57961

Inleiding Op 6 oktober jl. stemde de gemeenteraad u als raad in met de startnotitie over het gemeentehuis en onderschreef de ontwikkelrichtingen die beschreven zijn in de startnotitie. Bij de bespreking van het voorstel in oktober gaven wij als college aan dat wij gaf het college aan een aantal onderwerpen nader zouden uitwerken uit te werken. Die nadere uitwerking treft u de gemeenteraad in dit voorstel aan. Het college gaat in dit voorstel in op de volgende onderwerpen: -

Vraagstelling referendum Stedenbouwkundige inpassing Croonstadtlaan/Raadhuisplein Uitkomst gesprekken maatschappelijke partners Communicatie Het vervolgproces

Gelet op de politieke discussie om meer informatie over de overige scenario’s in de vergadering van 6 oktober 2022 en de aandacht in de media is besloten om de kosten verbonden aan de renovatie “light” te laten actualiseren door BBN. Dit betreft scenario 1 renovatie (“light”) zoals in de raadsvergadering van 27 juni 2019 is voorgelegd. In dit voorstel zijn een viertal scenario’s genoemd. Het raadsvoorstel uit 2019 is als bijlage E toegevoegd. De scenario’s 3 (renovatie) en 4 (nieuwbouw) uit 2019 zijn voor het raadsvoorstel in september al geactualiseerd naar prijspeil 2022 en hebben geleid tot de twee uitgewerkte voorliggende scenario’s. Scenario 1 (renovatie “light”) is afgelopen maand geactualiseerd naar het huidige prijspeil 2022 en als geheime bijlage toegevoegd. Vanwege de hoogte van de kosten en de genoemde argumenten is de conclusie gerechtvaardigd dat kosten van beperkte renovatie (“light”) in combinatie met nieuwbouw ‘Huis van de gemeente’ op de huidige locatie van bibliotheek niet goedkoper is.

Beoogd effect Een toekomstbestendig gemeentehuis met daarin ruimte voor maatschappelijke partners en het realiseren van woningbouw in het centrum.

Argumenten 1.1.We houden een referendum. In het coalitieakkoord is opgenomen dat we een referendum houden om de toekomst van gemeentehuis te toetsen bij voor te leggen aan de inwoners. Het betreft een raadplegend referendum. Het definitieve besluit is voorbehouden aan de raad. 2.1.Vraagstelling referendum. We organiseren een referendum gelijktijdig met de verkiezingen voor Provinciale Staten en het Waterschap. Op 6 oktober jl. stelde de raad in dit verband een referendumverordening vast. Op basis van de referendumverordening dient de raad een formeel besluit te nemen dat (en wanneer) een referendum wordt gehouden. Tevens dient u een besluit te nemen over de vraag die gesteld wordt aan de kiezers in bij het referendum. Bij het formuleren van die vraag sluiten we aan op uw besluit van 6 oktober jl.

Voorstel raad - documentnummer: 57961 - pagina 2

Dat levert de volgende vraagstelling op: Het huidige gemeentehuis voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en is niet toekomstbestendig. Dit kan op twee manieren worden opgelost: Door renovatie op de bestaande locatie in Mijdrecht of door nieuwbouw bij het zwembad in Mijdrecht. Welke variant heeft uw voorkeur? A. Renovatie van het bestaande gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in Mijdrecht. B. Een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg bij het zwembad in Mijdrecht. Bij het formuleren van de vraag heeft het college is gekeken naar voorbeelden uit in de praktijk. Uiteraard is het belangrijk dat de vraag duidelijk is. Daarnaast mag de vraag niet voorsorteren op één van de twee keuzes. Met de voorgestelde formulering voldoen we aan beide criteria. 3.1 In de twee rapportages zijn de financiële consequenties doorgerekend. Openbaarmaking van deze rapporten kan het financiële belang van de gemeente schaden bij latere aanbestedingen. Op basis van de Gemeentewet en de Wet open overheid heeft het college daarom besloten om geheimhouding op te leggen voor deze twee bijlagen. Om die geheimhouding te borgen dient de raad deze te bekrachtigen. Om het politieke gesprek openbaar te kunnen voeren is een samenvatting van de kostenvergelijking toegevoegd. Deze samenvatting bevat afgeronde totalen en hoeft om die reden niet geheim verklaard te worden.

Stedenbouwkundige inpassing Croonstadtlaan/Raadhuisplein In de startnotitie van 6 oktober heeft het college sfeerimpressies opgenomen voor zowel de locatie nabij het zwembad in Mijdrecht als voor de Croonstadtlaan/Raadhuisplein. Voor de bouw nabij het zwembad blijft het bij die sfeerimpressies. De kavel die daar in eigendom is van de gemeente biedt voldoende ruimte om een nieuw gemeentehuis te bouwen. De vormgeving en de inpassing in de omgeving is voor die locatie iets dat later opgepakt kan worden. Voor de ontwikkeling aan de Croonstadtlaan en het Raadhuisplein ligt dit anders. Op beide plekken In beide scenario’s veranderen daar de bouwmassa’s in een al bebouwde omgeving. Ook de vormgeving van de gebouwen verandert. Over de precieze vormgeving willen en kunnen we op dit moment nog niet heel veel vastleggen. Voor een ontwerp van een gemeentehuis of een bibliotheek met woningen daarboven is het nog echt te vroeg. Om toch enig beeld te krijgen hoe woningen en een bibliotheek al dan niet in combinatie met een gerenoveerd gemeentehuis ingepast kunnen worden in de bestaande omgeving van het gemeentehuis hebben wij, samen met een architectenbureau, wel nieuwe impressies opgesteld.

De onderstaande afbeelding Afbeelding 1 geeft weer hoe een gerenoveerd gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in combinatie met een bibliotheek met woningen daarboven aan het Raadhuisplein eruit kan komen te zien. Het gevelbeeld van het gerenoveerde gemeentehuis blijft redelijk intact. De toevoeging van de twee extra bouwlagen op het gemeentehuis is duidelijk zichtbaar. Aan het Raadhuisplein gaan we uit van een gevarieerd gelede bouwmassa en een gemêleerd gevelbeeld. Omwille van een goede aansluiting bij de kleine schaal van bestaande bebouwing aan de Dorpsstraat gaan we ervan uit dat de het grootste bouwvolume massa zich richting het gemeentehuis bevindt. Aan de zijde van de Dorpsstraat is bescheidenheid gepast en kan gewerkt worden met 3

Voorstel raad - documentnummer: 57961 - pagina 3

lagen met een kap. Afbeelding 1

De afbeelding op de volgende pagina Afbeelding 2 (zie volgende pagina) geeft de situatie weer waarbij in de bouwmassa van het gemeentehuis vooral woningen zijn gebouwd. Dat kan als gekozen wordt voor nieuwbouw van het gemeentehuis nabij het zwembad. Bovenop de huidige bouwmassa zijn ook hier twee bouwlagen toegevoegd. Het gevelbeeld wijkt hier nadrukkelijk af van de vorige afbeelding. Het pand bevat loggia’s (terugliggende balkons) die de buitenruimte vormen van de woningen die daar worden gebouwd.

Voorstel raad - documentnummer: 57961 - pagina 4

Afbeelding 2

Samenwerking maatschappelijke partners De afgelopen 2 maanden heeft het college gesproken met de bibliotheek, Kwadraad Maatschappelijk Werk en Tympaan-De Baat. Deze drie organisaties zien goede kansen om in het centrum van Mijdrecht samen gezamenlijk te werken in vanuit een nieuw gebouw. Door deze samenwerking ontstaat een integraal aanbod van dienstverlening en voorzieningen in Mijdrecht. Door intensieve samenwerking tussen de organisaties in het ‘Huis van de gemeente’ komen gemeente en maatschappelijke partners tot een creatief en onderling afgestemd aanbod, gericht op de behoeften van inwoners. De basisgedachte is het creëren van een inclusieve en zogenaamde ‘’derde plek’’, na woning en werk, waar mensen, van jong tot oud, van vitaal tot kwetsbaar elkaar ontmoeten, zich kunnen ontplooien en vermaken. Een plek waar mensen geholpen worden om mee te kunnen blijven doen in de samenleving. Een waardevrije, toegankelijke plek, dichtbij huis. Doelstellingen voor het functioneren van het ‘Huis van de gemeente’ zijn: •

Hoogwaardige dienstverlening aan burgers;

•

Bruisend, levendig sociaal-cultureel knooppunt;

•

Ontmoetingsplaats en plaats voor ontwikkeling en vermaak van burgers;

•

Concentratie van activiteiten om te komen tot een geïntegreerd, samenhangend geheel dat meer is dan de som der delen.

Het ‘Huis van de gemeente’ kan bij beide opties (renovatie of nieuwbouw bij het zwembad) gerealiseerd worden. Maar er zijn wel duidelijke verschillen. Als uiteindelijk door de gemeenteraad gekozen wordt voor renovatie van het gemeentehuis aan de Croonstadtlaan is voor het ‘Huis van de

Voorstel raad - documentnummer: 57961 - pagina 5

gemeente’ plek aan het Raadhuisplein. Op basis van een eerste inventarisatie van de wensen van de maatschappelijke partners zijn 2 bouwlagen nodig van het gebouw. Dit gaat ten kosten van het aantal woningen dat gebouwd kan worden. Waar wij in de vastgestelde nota van 6 oktober nog spreken over de bouwmogelijkheid van circa 35 woningen resteren nu nog circa 25 tot 27 woningen. Het kleiner aantal te realiseren woningen heeft een negatief financieel effect. Als gekozen wordt voor nieuwbouw van het gemeentehuis nabij het zwembad dan is er voldoende ruimte van het ‘Huis van de gemeente’ op de begane grond van de gebouwen aan de Croonstadtlaan en het Raadhuisplein. Een opgave daarbij is wel het feit dat we er vooralsnog van uit gaan dat er straks twee losstaande gebouwen staan. Het aantal woningen dat boven het ‘Huis van de gemeente’ kan worden gebouwd is in deze variant niet veranderd. Wij schatten nog steeds in dat er ruimte is voor de bouw van ongeveer circa 75 appartementen als gekozen wordt voor een verplaatsing van het gemeentehuis naar het zwembad. Dat getal is overigens niet in beton gegoten. Het aantal woningen hangt bijvoorbeeld sterk af van de keuze die later gemaakt moet worden over de doelgroep en de daarmee samenhangende oppervlakte van de woningen.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Financiën De financiële gevolgen zijn, voor zover nu al mogelijk bekend, beschreven in het voorstel dat op 6 oktober is aangenomen en waarvoor geheimhouding is opgelegd. Op basis van een eerste inventarisatie van het ruimtegebruik door de maatschappelijke partners zijn 2 bouwlagen nodig. Dit heeft negatieve gevolgen voor de opbrengst, dit effect hebben we inzichtelijk laten maken door de taxateur en is als geheime bijlage toegevoegd. Tegenover deze negatieve gevolgen staat een beperkt hogere opbrengst door de verhuur van meer ruimte aan de maatschappelijke partners. Tevens is een overzicht toegevoegd waarbij de kosten verbonden aan: renovatie, nieuwbouw en renovatie “light” met de bijbehorende kosten in beeld is gebracht. en deze uitwerking valt onder de eerder opgelegde geheimhouding. Tegenover deze negatieve gevolgen staat een beperkt hogere opbrengst door de verhuur van meer ruimte aan de maatschappelijke partners.

Betrokkenheid en communicatie Inloopavond Voor de buurtbewoners en ondernemers in de directe omgeving van het gemeentehuis is er op 8 november 2022 een inloopavond georganiseerd. De inloopavond werd bezocht door circa vijftig inwoners mensen. De belangrijkste vragen gingen over de bouwvolume, sloop van de oudbouw en parkeren. De bouw van woningen voor senioren werd als positief beschouwd. Richting het referendum richten we ons ten aanzien van de communicatie op twee pijlers: 1. We richten ons in de campagne op de stembereidheid van de kiezers. Dit deel van de campagne heeft de boodschap: ga vooral stemmen!

Voorstel raad - documentnummer: 57961 - pagina 6

2. We richten ons in de campagne ook (en vooral) op het geven van voorlichting. Welke keuze heeft de kiezer. Wat zijn de gevolgen als je kiest voor de ene of de andere variant? Voorlichtingscampagne De voorlichtingscampagne geven we de komende maand vorm en inhoud. Vaststaat in ieder geval dat we ons in de communicatiemiddelen richten op een breed publiek. Dat betekent bijvoorbeeld de inzet van sociale media naast een interview en meerdere advertenties in de lokale media. Een website naast een advertentie in een abri. Een huis aan huisbrief naast een korte animatievideo. De communicatiestrategie en infographic zijn toegevoegd als bijlagen. Een communicatieplan/strategie, infographics en berekeningen van een renovatie light worden over twee weken nagezonden aan de raad.

Vervolg Na het referendum in maart beslist uw raad welke optie het wordt: renovatie van het gemeentehuis aan de Croonstadtlaan of nieuwbouw nabij het Veenweidebad. Gelijktijdig met dit besluit zullen wij u vragen een voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen. Daarna kunnen we de eerste stappen zetten richting de uitwerking van de plannen. De eerste stap is het opstellen van een programma van eisen. Dat programma van eisen beschrijft waar het nieuwe pand allemaal aan moet voldoen. Daarbij maken we gebruik van hetgeen eerder in het proces al is opgehaald, maken we gebruik van externe expertise, maar gaan we ook in gesprek met de gebruikers. Voor het gemeentehuis zijn dat de medewerkers én de raads- en commissieleden. Daar waar onderdelen van het gebouw gebruikt worden door maatschappelijke partijen gaan we uiteraard met hen het gesprek aan over het programma van eisen. Na het vaststellen van het programma van eisen komt het college bij u raad terug voor de aanvraag van een uitvoeringsbudget. Dat doen we uiteraard op basis van nieuwe ramingen. Pas dan gaan we aan de slag met het ontwerpproces.

Evaluatie Niet van toepassing.

Het ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van De Ronde Venen, de secretaris, de burgemeester,

Voorstel raad - documentnummer: 57961 - pagina 7

De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel nr. 00000/00 van 20 december 2022).

Besluit 1.

2.

3.

In te stemmen met het houden van een referendum dat op 15 maart 2023 gelijktijdig met de verkiezingen voor de Provinciale Staten en het Waterschap wordt gehouden over de toekomst van het gemeentehuis; In te stemmen dat de volgende vraag in het referendum wordt voorgelegd: Het huidige gemeentehuis voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en is niet toekomstbestendig. Dit kan op twee manieren worden opgelost: Door renovatie op de bestaande locatie in Mijdrecht of door nieuwbouw bij het zwembad in Mijdrecht. Welke variant heeft uw voorkeur? A. Renovatie van het bestaande gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in Mijdrecht B. Een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg bij het zwembad in Mijdrecht. De door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 29 november 2022 opgelegde geheimhouding van de bijlage “Raming investeringskosten, scenario renovatie bestaand” van bureau BBN, “Notitie aanvulling op taxatierapport markt herontwikkeling gemeentehuis Mijdrecht” van Steenhuijs Grondzaken B.V. op basis van artikel 25 lid 2 en lid 3 van de Gemeentewet en artikel 5 lid 2 onder b van de Wet open overheid te bekrachtigen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 20 december 2022.

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,