Raadsvoorstel Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Ronde Venen 2024

Raadsvoorstel inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Ronde Venen 2023

Raadsvoorstel

Aan: de gemeenteraad Datum: Raadsvergadering: Commissie: Commissie ABZ/F Organisatieonderdeel: Team Financiën Inkoop en JZ; Bestuurs- en Directieadvies & Projecten Portefeuillehouder: Anja Vijselaar Naam behandelend ambtenaar: Lisa van Hasselt; Rick Nederend Registratienummer: Klik of tik om tekst in te voeren. Ter inzage: Klik of tik om tekst in te voeren. Bijlage(n): 1. Inkoopbeleid De Ronde Venen 2024 - 2030 2. Intrekkingsbesluit Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017 Onderwerp Inkoopbeleid gemeente De Ronde Venen 2024 - 2030

Voorstel 1. De Nota Inkoopbeleid van de gemeente De Ronde Venen 2024 - 2030 vast te stellen. 2. Het intrekkingsbesluit Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017 vast te stellen.

Inleiding Met deze nota stelt de raad de kaders vast voor het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze nota vervangt na inwerkingtreding de bestaande nota inkoop en aanbesteding uit 2017. Het bestaande inkoopbeleid voldoet niet meer aan de huidige standaarden die gesteld worden aan het inkopen van goederen en diensten. In december 2023 heeft het college de gemeenteraad een eerste versie van het nieuwe inkoopbeleid voorgelegd. Op basis van de gesprekken in de politieke commissie is besloten om het inkoopbeleid meer concreet te maken. Tijdens de voorbereidende bijeenkomst van 28 februari 2024 is met elkaar van gedachte gewisseld over concrete doelen passend bij het inkoopbeleid. Een nieuwe versie van het inkoopbeleid met concrete doelen wordt met dit voorstel voorgelegd aan de raad. Na vaststelling van het nieuwe nota Inkoopbeleid is het voor de interne organisatie als voor marktpartijen inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor het inkopen van goederen en diensten binnen de gemeente en het uitvoeren van afgesloten contracten. En welke ambities en doelen de gemeente nastreeft met het inkoopbeleid.

blad 1 van 4

Bij het realiseren van (maatschappelijke) doelstellingen en opgaven in De Ronde Venen bij het inkopen van goederen en diensten en het uitvoeren van afgesloten contracten biedt de gemeente ruimte voor lokale ondernemers. De ambities die de gemeente nastreeft met dit inkoopbeleid zijn: 1. Rechtmatig en doelmatig inkopen tegen een concurrerende prijs; 2. Inkopen tegen de meest optimale integrale prijs-kwaliteit verhouding; 3. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever en partner zijn; 4. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen; Beoogd effect Rechtmatig en toekomstgericht inkopen van goederen en diensten om de (maatschappelijke) doelen en opgaven in De Ronde Venen te realiseren. Argumenten 1.1 De gemeente koopt goederen en diensten rechtmatig in Het inkoopbeleid biedt kaders waarmee de gemeente goederen en diensten rechtmatig inkoopt. Hiermee voldoen we aan de bestaande wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteding, waaronder de Aanbestedingswet. Daarnaast zorgen we hiermee dat gemeenschapsgeld op controleerbare en verantwoorde wijze wordt aangewend en besteed. 1.2 De gemeente kijkt naar de totale economische levensduur De levensduurcyclus is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en het bezit van een product of dienst.

Behalve de aanschafprijs houden we rekening met alle kosten vanaf het moment van aankoop tot het moment dat we er afstand van doen (Total Cost of Ownership). Hierbij wordt gekeken naar slimmer onderhoud en het gebruik van hoogwaardige materialen om het Total Cost of Ownership voor de belangrijkste assets te verlagen met 10%. 1.3 De gemeente koopt goederen en diensten in binnen de financiële mogelijkheden en kijkt hierbij naar de lange termijn Het nieuwe inkoopbeleid draagt bij aan het aangaan van duurzame samenwerkingen met derden. Zodoende gunt de gemeente niet alleen op de laagste prijs van de aanbieder, maar streven we naar langdurige samenwerking met leveranciers. Hiermee zijn we een integere betrouwbare partner. 1.4 De gemeente biedt lokale ondernemers meer kansen De gemeente biedt ondernemers de ruimte om succesvol te kunnen ondernemen. Wij willen onze ondernemers kansen geven om te kunnen innoveren en gezond met hun bedrijven te kunnen groeien. Om die reden nodigen we lokale ondernemers actief uit om deel te nemen aan de aanbestedingen. 1.5 De gemeente houdt rekening met de gevolgen voor het milieu We kijken hierbij naar het verlagen van onze CO2-emissie en naar circulariteit. Door de uitstoot van CO2 bij de selectie van leveranciers mee te wegen spelen we hier op in.

Op deze manier is het gunnen van opdrachten aan lokale ondernemers ook meer voor de hand liggend, omdat dit

blad 2 van 4

een verkleining van transportafstanden tot resultaat heeft. We kijken met deze doelstelling ook kritisch naar het (her)gebruik van materialen. 1.6 De gemeente koopt goederen en diensten in met aandacht voor maatschappelijk verantwoord inkopen met oog voor sociale aspecten Sociale aspecten van inkoop zijn van groot belang om een verantwoordelijk inkoopbeleid te bevorderen, waarmee we als gemeente kunnen bijdragen aan een eerlijke en rechtvaardige samenleving. We zorgen ervoor dat marktpartijen uitgedaagd worden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten bij passende werkzaamheden. Natuurlijke aspecten van inkoop zijn van groot belang om duurzamer en verantwoordelijker inkoopbeleid te bevorderen, waarmee we als gemeente kunnen bijdragen aan de bescherming van het milieu en het behoud van natuurlijke hulpbronnen voor toekomstige generaties. 2.1 Het eerdere Inkoop- en aanbestedingsbeleid was met name gericht op het voorkomen van financiële risico’s Dit is nog steeds een ambitie binnen het nieuwe inkoopbeleid. Echter, het Inkoop- en aanbestedingsbeleid voldoet om die reden niet meer aan de huidige standaarden die gesteld worden aan het inkopen van goederen en diensten. Om die reden stellen we voor om het voormalige inkoopbeleid in te trekken bij de inwerkingtreding van het nieuwe inkoopbeleid.

Kanttekeningen 1.1 Marktpartijen kunnen mogelijk niet altijd voldoen aan de standaarden die wij vragen We gunnen als gemeente niet meer alleen op de laagste prijs van een aanbieder, maar streven naar een langdurige samenwerking met leveranciers die met ons willen werken. Als er (nog) geen duurzame aanbieders zijn voor een bepaald product, bepalen we op basis van gezamenlijke ambities met leveranciers welke inspanning de leverancier, en wij als gemeente, kunnen ondernemen om wel te voldoen aan onze standaarden. 1.2 Het sturen op Total Cost of Ownership kan leiden tot een hogere aanschafwaarde Door te kiezen voor goederen en diensten die op lange termijn houdbaar zijn past het nieuwe inkoopbeleid in het financieel beeld. We sturen op het Total Cost of Ownership. Hiermee kijken we dus niet naar enkel de aanschafwaarde, maar naar de kosten van aanschaf én bezit gedurende de gehele gebruiksperiode. Financiën Er zijn geen directe financiële consequenties te verwachten na vaststelling van het voorgestelde Inkoopbeleid. Sturing op de budgetten van de verschillende in te kopen producten en diensten vindt plaats via de reguliere P&C-cyclus. Als raad bepaalt u onder andere welke investeringsbudgetten beschikbaar worden gesteld voor bepaalde producten en diensten.

Hiermee stuurt de raad op het financiële kader waarbinnen het college uitvoering kan geven aan het inkopen van deze producten en diensten. Betrokkenheid en communicatie

blad 3 van 4

De nota inkoopbeleid zal in- en extern gepubliceerd worden. Binnen de organisatie zal iedereen die met inkopen te maken heeft betrokken worden bij een juiste uitvoering van dit beleid. Vervolg Na besluitvorming door de raad en inwerkingtreding van de nota Inkoopbeleid worden de nota en het uitvoeringsplan in- en extern gepubliceerd. Het Inkoopbeleid gemeente De Ronde Venen vormt de basis voor de werkprocessen en afspraken in de interne organisatie. Via de reguliere P&C-cyclus (jaarrekening, bestuursrapportages en begroting) informeert het college de raad over de behaalde afspraken op het gebied van doelmatigheid en rechtmatigheid. Evaluatie Evaluatie van de doelstellingen uit het Inkoopbeleid zal via de reguliere P&C producten met de raad gedeeld worden.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,

Marco Vonk secretaris

Maarten Divendal burgemeester

blad 4 van 4