Raadsvoorstel Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Ronde Venen 2023

Raadsvoorstel inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Ronde Venen 2023

Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 24-10-2023 Raadsvergadering: 14 december 2023 Commissie: Commissie ABZ/F Organisatieonderdeel: Team Financien Inkoop en JZ; Bestuurs en Directieadvies Portefeuillehouder: Anja Vijselaar Naam behandelend ambtenaar: Stef Winter; Rick Nederend Registratienummer: Klik of tik om tekst in te voeren. Ter inzage: Klik of tik om tekst in te voeren. Bijlage(n): 1. Inkoopbeleid De Ronde Venen 2. Intrekkingsbesluit Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017 Onderwerp Inkoopbeleid gemeente De Ronde Venen 2023 Voorstel 1. De Nota Inkoopbeleid van de gemeente De Ronde Venen 2023 vast te stellen. 2. Het intrekkingsbesluit Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017 vast te stellen. Inleiding Met deze nota stelt de raad de kaders vast voor het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze nota vervangt na inwerkingtreding de bestaande nota inkoop en aanbesteding uit 2017. Het bestaande inkoopbeleid voldoet niet meer aan de huidige standaarden die gesteld worden aan het inkopen van goederen en diensten. De nieuwe nota Inkoopbeleid maakt zowel voor de interne organisatie als voor marktpartijen inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor het inkopen van goederen en diensten binnen de gemeente en het uitvoeren van afgesloten contracten.

Bij het realiseren van (maatschappelijke) doelstellingen en opgaven in De Ronde Venen bij het inkopen van goederen en diensten en het uitvoeren van afgesloten contracten biedt de gemeente ruimte voor lokale ondernemers. Daarnaast kiest de gemeente met dit inkoopbeleid voor het uitgangspunt ‘Duurzaam Inkopen’. ‘Duurzaam Inkopen’ houdt in dat onze inkoop bijdraagt aan de verantwoorde omgang met natuurlijke

blad 1 van 4

en sociale hulpbronnen zonder dat het ten koste gaat van onze eigen financiële gezondheid. De essentie van ‘Duurzaam Inkopen’ bevat drie principes: 1. Financieel passend vanuit een lange termijn horizon; 2. Gericht op integrale samenwerking; 3. Conform wet- en regelgeving. Beoogd effect Rechtmatig en toekomstgericht inkopen van goederen en diensten om de (maatschappelijke) doelen en opgaven in De Ronde Venen te realiseren. Argumenten 1.1 De gemeente koopt goederen en diensten rechtmatig in Het inkoopbeleid biedt kaders waarmee de gemeente goederen en diensten rechtmatig inkoopt. Hiermee voldoen we aan de bestaande wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteding, waaronder de Aanbestedingswet. 1.2 De gemeente koopt goederen en diensten in binnen de financiële mogelijkheden en kijkt hierbij naar de lange termijn Het nieuwe inkoopbeleid draagt bij aan het aangaan van duurzame samenwerkingen met derden. Zodoende gunt de gemeente niet alleen op de laagste prijs van de aanbieder, maar streven we naar langdurige samenwerking met leveranciers. Door (ook) te kiezen voor goederen en diensten die op lange termijn houdbaar zijn, is dit nieuwe inkoopbeleid financieel passend vanuit een lange termijn horizon. 1.3 De gemeente biedt lokale ondernemers meer kansen De gemeente biedt ondernemers de ruimte om succesvol te kunnen ondernemen.

Wij willen onze ondernemers kansen geven om te kunnen innoveren en gezond met hun bedrijven te kunnen groeien. Om die reden nodigen we lokale ondernemers actief uit om deel te nemen aan de aanbestedingen. Tegelijkertijd verminderen we hiermee ook transport van personeel en materiaal van buiten onze gemeente. Dit verkleint de ecologische voetafdruk en dat komt de duurzaamheid ten goede. Door de uitstoot van CO2 bij de selectie van leveranciers mee te wegen spelen we hier op in. Op deze manier is het gunnen van opdrachten aan lokale ondernemers ook meer voor de hand liggend, omdat dit een verkleining van transportafstanden tot resultaat heeft. 1.4 De gemeente koopt goederen en diensten in met aandacht voor sociale waarden en natuurlijke waarden Sociale aspecten van inkoop zijn van groot belang om een verantwoordelijk inkoopbeleid te bevorderen, waarmee we als gemeente kunnen bijdragen aan een eerlijke en rechtvaardige samenleving. We zorgen ervoor dat marktpartijen uitgedaagd worden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten bij passende werkzaamheden. Natuurlijke aspecten van inkoop zijn van groot belang om duurzamer en verantwoordelijker inkoopbeleid te bevorderen, waarmee we als gemeente kunnen bijdragen aan de bescherming van het milieu en het behoud van natuurlijke hulpbronnen voor toekomstige generaties.

blad 2 van 4

2.1 Het eerdere Inkoop- en aanbestedingsbeleid was gericht op het voorkomen van financiële risico’s Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid voldoet om die reden niet meer aan de huidige standaarden die gesteld worden aan het inkopen van goederen en diensten. Om die reden stellen we voor om het voormalige inkoopbeleid in te trekken bij de inwerkingtreding van het nieuwe inkoopbeleid.

Kanttekeningen 1.1 Marktpartijen kunnen mogelijk niet altijd voldoen aan de standaarden die wij vragen We gunnen als gemeente niet meer alleen op de laagste prijs van een aanbieder, maar streven naar een langdurige samenwerking met leveranciers die met ons willen werken aan Duurzaam Inkopen. Als er (nog) geen duurzame aanbieders zijn voor een bepaald product, bepalen we op basis van gezamenlijke ambities met leveranciers welke inspanning de leverancier, en wij als gemeente, kunnen ondernemen om wel te voldoen aan onze standaarden. 1.2 Niet meer alleen gunnen op laagste prijs kan kostenverhogend werken Door te kiezen voor goederen en diensten die op lange termijn houdbaar zijn past het nieuwe inkoopbeleid in het financieel beeld. We sturen op een Total Cost of Ownership. Hiermee kijken we dus niet naar enkel de aanschafwaarde, maar naar de kosten van aanschaf én bezit gedurende de gehele gebruiksperiode. Financiën Er zijn geen financiële consequenties te verwachten aan de vaststelling van de voorgestelde nota Inkoopbeleid. Betrokkenheid en communicatie De nota inkoopbeleid en het uitvoeringsplan zal in- en extern gepubliceerd worden. Binnen de organisatie zal iedereen die met inkopen te maken heeft betrokken worden bij een juiste uitvoering van dit beleidsplan.

Vervolg Na besluitvorming door de raad en inwerkingtreding van de nota Inkoopbeleid worden de nota en het uitvoeringsplan in- en extern gepubliceerd. De Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Ronde Venen 2023 vormt de basis voor de werkprocessen en afspraken in de interne organisatie. Via de reguliere P&C-cyclus (jaarrekening, bestuursrapportages en begroting) informeert het college de raad over de behaalde afspraken op het gebied van doelmatigheid en rechtmatigheid. Evaluatie Evaluatie van de doelstellingen uit het inkoopbeleidsplan zal via de reguliere P&C producten met de raad gedeeld worden.

blad 3 van 4

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,

Marco Vonk secretaris

Maarten Divendal burgemeester

blad 4 van 4