Raadsvoorstel gunning accountantsdiensten 2024-2028

RVS gunning accountantsdiensten

Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 17-4-2024 Raadsvergadering: 30 mei 2024 Commissie: Klik of tik om tekst in te voeren. Organisatieonderdeel: Griffie Portefeuillehouder: Anja Vijselaar Naam behandelend ambtenaar: Josette Jonker Registratienummer: Klik of tik om tekst in te voeren. Ter inzage: Klik of tik om tekst in te voeren. Bijlage(n): Klik of tik om tekst in te voeren.

Onderwerp Gunning accountantsdiensten Voorstel De raad wordt voorgesteld: - BDO Audit and Assurance BV te Eindhoven (BDO) aan te wijzen als accountant van gemeente De Ronde Venen voor de periode van vier controlejaren, ingaande boekjaar 2024 met een optie tot verlenging door gemeente De Ronde Venen van tweemaal twee boekjaren tot en met uiterlijk 2031. - Het budget voor de accountant met ingang van 2024 structureel met € 30.000 per jaar te verhogen. Inleiding In samenwerking met het regionale inkoopbureau, Stichting RIJK, heeft een beoordelingsteam vanuit de auditcommissie een Europese Aanbesteding begeleid voor de accountantsdienstverlening. De raad heeft opdracht gegeven aan het beoordelingsteam om de voorlopige gunningsprocedure uit te voeren en een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de raad voor te leggen. Er zijn twee inschrijvingen ontvangen en uit de beoordeling van de door de raad vastgestelde gunningscriteria heeft BDO de beste inschrijving ingediend. Daarom wordt voorgesteld om BDO aan te wijzen als accountant voor de komende vier controlejaren.

blad 1 van 3

Beoogd effect Het voldoen aan de verplichting een accountant aan te wijzen voor de controle en certificering van de jaarrekening en voor de natuurlijke adviesfunctie aan de raad. Argumenten De gemeenteraad wijst op grond van artikel 213 een accountant aan. In de raadsvergadering van 27 november 2023 heeft u de inkoopstrategie Accountantsdiensten inclusief het programma van eisen vastgesteld. U heeft vervolgens het beoordelingsteam, bestaande uit drie leden uit de auditcommissie, opdracht gegeven een voorstel tot aanwijzing van de accountant voor te bereiden. U heeft daarbij beoogd met de aanbesteding een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. Op basis van de door de gemeenteraad gestelde kaders heeft BDO de beste inschrijving ingediend Twee organisaties hebben een inschrijving uitgebracht. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de door de raad gestelde criteria. Bij de beoordeling van de criteria werden geen inschrijvingen terzijde gelegd, vanwege niet voldoen aan één of meerdere minimumeisen. De inschrijvingen zijn door het beoordelingsteam zorgvuldig beoordeeld en daaruit bleek BDO de beste score te halen op prijs/kwaliteit. Financiën Zoals blijkt uit onderstaande tabel nemen de accountantskosten vanaf 2024 toe met € 30.000. Voorgesteld wordt om deze extra kosten ten laste te brengen van de begrotingsresultaten 2024-2028.

Financieel effect gunning accountantsdiensten 2024 2025 Basiscontract 120.000 120.000 Verantwoording specifieke 20.000 20.000 uitkeringen van het Rijk en Provincie Utrecht Benodigde middelen 140.000 140.000 Af: beschikbare middelen -110.000 -110.000 Ten laste van de 30.000 30.000 begrotingsresultaten 2024=2028

2026 120.000 20.000

2027 120.000 20.000

2028 120.000 20.000

140.000 -110.000 30.000

140.000 -110.000 30.000

140.000 -110.000 30.000

Betrokkenheid en communicatie Het beoordelingsteam heeft een zorgvuldig proces met elkaar doorlopen en heeft de auditcommissie bij elke vergadering op de hoogte gesteld van de stand van zaken op dat moment. Dit voorstel is tijdens de auditcommissie van 15 mei besproken en de auditcommissie heeft besloten het voorstel tot gunning middels dit raadsvoorstel aan te bieden aan de raad. Vervolg Nadat de raad heeft ingestemd met dit voorstel kan de definitieve gunning gerealiseerd worden.

blad 2 van 3

Evaluatie De accountant zal jaarlijks bij de auditcommissie aanschuiven om de jaarrekening toe te lichten. Ook zal er structureel overleg met de griffier plaatsvinden. In overleg met de auditcommissie kunnen informerende bijeenkomsten door de accountant georganiseerd worden op specifieke thema’s.

Met vriendelijke groet, De beoordelingscommissie namens de auditcommissie gemeente De Ronde Venen

Josette Jonker Griffier

Maarten Divendal Burgemeester

blad 3 van 3