Raadsvoorstel gemeentehuis

Nieuwbouw gemeentehuis en herontwikkeling huidig gemeentehuis

Raadsvoorstel

Aan: de gemeenteraad Datum: 21-3-2023 Raadsvergadering: 20 april 2023 Commissie: Commissie ABZ/F Organisatieonderdeel: Team Ruimtelijke Ontwikkeling en Vastgoed Portefeuillehouder: Cees van Uden Naam behandelend ambtenaar: Marcel Tromp Registratienummer: Ter inzage: Bijlage(n):

Onderwerp Nieuwbouw gemeentehuis Voorstel 1. In te stemmen met de bouw van een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg in Mijdrecht; 2. In te stemmen met het realiseren van woningbouw op de huidige plek van het gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in Mijdrecht gecombineerd met een centraal gelegen en laagdrempelige ontmoetingsplek voor inwoners, maatschappelijke partners en gemeentelijke dienstverlening; 3. Een investeringsbudget van € 2.350.000 voor de voorbereidingskosten 2023-2026 beschikbaar te stellen; 4. De kosten van rente en afschrijving van € 82.250 vanaf jaar 2027 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat en te verwerken in de programmabegroting 2024-2027.

Inleiding Op 15 maart jl. is een referendum gehouden over de toekomst van het gemeentehuis. Onze (kiesgerechtigde) inwoners hebben wij de volgende vraag voorgelegd:

blad 1 van 8

Het huidige gemeentehuis voldoet niet meer aan de eisen van nu en is niet toekomstbestendig. Dit kan op twee manieren worden opgelost: Door ingrijpende renovatie op de bestaande locatie in Mijdrecht of door volledige nieuwbouw bij het zwembad in Mijdrecht. Welke variant heeft uw voorkeur? A.

Renovatie van het bestaande gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in Mijdrecht.

B.

Een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg bij het zwembad in Mijdrecht. en

woningbouw aan de Croonstadtlaan. Op 15 maart jl. hebben 22.391 inwoners een stem uitgebracht. Het opkomstpercentage bedroeg 61,3%. 2,6% van de stemmen was blanco, 1,6% van de stemmen was ongeldig. Een meerderheid van de kiezers, 50,3%, heeft een voorkeur voor optie B, een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg bij het zwembad in Mijdrecht en het realiseren van woningbouw aan de Croonstadtlaan. Een minderheid van de kiezers,45,4 %, heeft een voorkeur voor renovatie van het gemeentehuis. Het betrekken van inwoners heeft de prioriteit van het college. Met als uitgangspunt dat er samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties vorm gegeven wordt aan de gemeente. Dit draagt bij aan betrokkenheid, woonplezier en draagvlak voor besluiten. Het inzetten van het referendum sluit daarbij aan. Het college hecht belang aan de keuze van de kiezers. Daarom wordt de voorkeur van de kiezers gevolgd en stekt het college dan ook voor te kiezen voor een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg. De voordelen van deze keuze zijn eerder met u gedeeld. Beoogd effect Het realiseren van een toekomstbestendig gemeentehuis naast het zwembad en het realiseren van woningbouw en maatschappelijke voorzieningen in het centrum van Mijdrecht in een nieuw “huis van de gemeente”. Argumenten 1.1

Een meerderheid van de kiezers heeft zich uitgesproken voor een nieuw gemeentehuis. Er is een referendum georganiseerd omdat we het als college belangrijk vinden om te weten welke keuze onze inwoners zouden maken. Er zijn geen zwaarwegende gewijzigde omstandigheden die aanleiding geven voor een ander besluit.

2.1

Door de verplaatsing van het huidige gemeentehuis ontstaat ruimte voor woningbouw en het “huis van de gemeente”. Met de bouw van een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg ontstaat ruimte voor woningbouw aan de Croonstadtlaan. Daarnaast kunnen we het “huis van de gemeente” realiseren. Dit is een centraal gelegen laagdrempelige ontmoetingsplek waarin hoogwaardige

blad 2 van 8

dienstverlening wordt gecombineerd met ruimte voor ontmoeting en sociaal maatschappelijke dienstverlening voor onze inwoners.

3.1

De keuze voor nieuwbouw is tevens het startsein voor het vervolgproces, daar is een voorbereidingsbudget voor nodig. Het vervolgproces omvat: •

het maken van een definitief programma van eisen;

•

het opstellen van een plan van aanpak;

•

het uitvoeren van diverse onderzoeken;

•

de communicatie met de gebruikers, de directe omgeving en andere stakeholders;

•

het maken van een ontwerp van een nieuw gemeentehuis;

•

de aanbestedings- en vergunningsprocedure voor de nieuwbouw.

Voor het proces dat voorafgaat aan de bouw van een nieuw gemeentehuis is een voorbereidingsbudget nodig. De hoogte van dat budget ramen wij op 10% van de totale kosten. Dat betekent dat voor de bouw van een nieuw gemeentehuis een voorbereidingsbudget nodig is van 2,4 miljoen euro. In de programmabegroting 2022 en 2023 heeft u al een voorbereidingsbudget van resp. € 250.000 en € 100.000 beschikbaar gesteld. Hiervan is tot op heden € 50.000 (in 2022 € 15.000 en in 2023 € 35.000) uitgegeven. Uitgaande van het hiervoor genoemde percentage van 10% is nu nog een voorbereidingsbudget nodig van € 2.350.000. De (nog niet bestede) budgetten 2022/2023 zijn verdisconteerd in dit bedrag en komen te vervallen. Dit wordt verwerkt in de begroting 2024 en verder. 3.2

Een budget voor realisatie leggen we voor wanneer het ontwerp gereed is en de aanbesteding van het nieuwe gemeentehuis is afgerond. De bouwkosten vormen uiteraard verreweg het grootste deel van de kosten van een nieuw gemeentehuis. Die (mogelijke) bouwkosten zijn eerder door een extern bureau in beeld gebracht. Het rapport daarover hebben wij u, onder geheimhouding, ter beschikking gesteld. Een definitieve budgetaanvraag leggen wij nu nog niet aan u voor. Dat doen we pas als we de aanbesteding voor de bouw hebben afgerond. Dat voorkomt, voor een belangrijk deel, afwijkingen tussen de budgetaanvraag en de daadwerkelijke aanneemsom.

4.1

Het voorbereidingsbudget wordt in 40 jaar afgeschreven. Op basis van de Nota Activeren, Waarderen en Afschrijven 2020-2024 wordt voor het voorbereidingsbudget een afschrijvingstermijn voor bedrijfsgebouwen van 40 jaar gehanteerd.

blad 3 van 8

Kanttekeningen 1.1

Niet alle inwoners kozen voor nieuwbouw aan de ontspanningsweg. Van alle inwoners heeft 45,4% gekozen voor renovatie van het huidige gemeentehuis. Het is van belang de wensen en zorgen van alle inwoners serieus te nemen. Bij de herontwikkeling van het gemeentehuis aan de Croonstadtlaan en het Raadhuisplein gaat het college in gesprek met de omgeving en belangstellenden. Daar waar mogelijk wordt rekening gehouden met zorgen en wensen.

1.2

Een meerderheid van de medewerkers gaf de voorkeur aan renovatie van het gemeentehuis Door de OR is een peiling georganiseerd onder het personeel. Deze peiling wees uit dat 63,7% van de medewerkers een voorkeur heeft voor renovatie. De OR geeft onder andere het volgende aan “Hoewel niet exact onderzocht heeft de Ondernemingsraad voldoende geluiden opgevangen waarom medewerkers kiezen voor renovatie van het huidige gebouw. Dat heeft onder andere te maken met de plaats van het gemeentehuis in het centrum, de aanwezigheid van winkels en een markt op donderdag en de mogelijkheid om in de omgeving te lunchen of snel een broodje te kunnen kopen. De OR verwacht dat, als wordt gekozen voor nieuwbouw, met deze onderwerpen rekening wordt gehouden en dat hier een oplossing voor komt.” Of wij alle zorgen kunnen wegnemen en oplossingen kunnen bieden weten we niet. Wel gaan we ons inspannen om zoveel mogelijk zorgen weg te nemen. Het nieuwe gemeentehuis moet voor onze medewerkers een fijne en goede werkplek zijn.

1.3

Bouwkostenstijgingen vormen een risico. De raming van de kosten is zo realistisch mogelijk gedaan. Door een bouwkostenstijging kan het zijn dat meer budget noodzakelijk is dan eerder geraamd

Financiën Er is in het verleden vastgesteld om bij aankopen, uitbreiding en verbouwingen van vastgoed groter dan 1 miljoen euro een aparte financieringsparagraaf op te nemen. Het voorbereidingsbudget van € 2,35 miljoen wordt in onderstaande tabel gespecificeerd Activiteit/jaar

2023

2024

2025

2026

Totaal

350.000

150.000

150.000

50.000

700.000

100.000

50.000

1.kosten procesmanagement, communicatie, opstellen programma van eisen, aanbesteding deelopdrachten 2.kosten onderzoeken (b.v. bodemkwaliteit, ecologie,

150.000

technische onderzoeken)

blad 4 van 8

3.kosten ontwerp incl. kosten- en risicobeheersing

100.000

600.000

100.000

800.000

4.overige proceskosten

250.000

200.000

150.000

100.000

700.000

Totaal

800.000

1.000.000

400.000

150.000

2.350.000

en RO procedure.

De voorbereidingskosten voor de realisatie van een nieuw gemeentehuis worden geactiveerd. Dit is conform de regelgeving van het Besluit Begroting Verantwoording. Op basis van de Nota Activeren, Waarderen en Afschrijven 2020-2024 wordt voor het voorbereidingsbudget de afschrijvingstermijn voor bedrijfsgebouwen van 40 jaar gehanteerd. Het rente percentage bedraagt 1% (conform de uitgangspunten van de programmabegroting 2023-2026). De kosten van afschrijving en rente bedragen € 82.250 en leidt tot een exploitatielast vanaf jaar 2027. Dit bedrag komt ten laste van het begrotingsresultaat en zal worden verwerkt vanaf jaar 2027 in de programmabegroting 2024-2027. Mocht onverhoopt de nieuwbouw van het gemeentehuis niet haalbaar blijken dan zullen de gemaakte voorbereidingskosten op dat moment eenmalig ten laste van het jaarrekeningresultaat worden gebracht. Betrokkenheid en communicatie Bij de uitwerking van de plannen voor het nieuwe gemeentehuis betrekken we medewerkers en overige gebruikers van het nieuwe gemeentehuis. Tevens gaan we het gesprek aan met de directe omgeving. Bij de uitwerking van de plannen voor de herontwikkeling van het huidige gemeentehuis aan de Croonstadtlaan en Raadhuisplein betrekken we de omwonenden, onze maatschappelijke partners en de ondernemers in de omgeving.

Vervolg

Het vervolgproces start met inrichten van een projectorganisatie en het werven van een projectmanager. Vervolgens wordt er een programma van eisen opgesteld. Bij dat programma van eisen worden de gebruikers van het nieuwe gemeentehuis (medewerkers en raadsleden) betrokken. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van de input die in het verleden bij medewerkers en raadsleden is opgehaald. Op basis van het programma van eisen maakt een architect een voorlopig ontwerp van het nieuwe gemeentehuis. Dat ontwerp wordt technisch uitgewerkt tot een definitief ontwerp. Dat definitieve ontwerp van het nieuwe gemeentehuis vormt de basis voor de aanbesteding en de

blad 5 van 8

verlening van de omgevingsvergunning. Zodra het aanbestedingsresultaat duidelijk is komen wij bij uw raad terug voor het beschikbaar stellen van een uitvoeringsbudget.

Los van het ontwikkelproces van het nieuwe gemeentehuis gaat het college ook met een ontwikkelproces komen voor de locatie aan het Raadhuisplein en Croonstadtlaan. Dat start zodra het voorlopig ontwerp van het nieuwe gemeentehuis is opgesteld. Voorafgaand daaraan voert het college gesprekken met de beoogde gebruikers van dat nieuwe gebouw. Met hen sluit het college een intentieovereenkomst waarin de uitgangspunten voor de samenwerking vastgelegd worden. Voorafgaand aan de herontwikkeling van het gebied aan de Croonstadtlaan en Raadhuisplein leggen wij u een ruimtelijk kader voor. Daarbij hanteren we dezelfde werkwijze als voor recente grotere gebiedsontwikkelingen. Evaluatie Niet van toepassing

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,

Ruud Kleijnen secretaris

Maarten Divendal burgemeester

blad 6 van 8

De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel nr. 00000/00 van

blad 7 van 8

Besluit 1. In te stemmen met de bouw van een nieuw gemeentehuis aan de Ontspanningsweg in Mijdrecht; 2. In te stemmen met het realiseren van woningbouw op de huidige plek van het gemeentehuis aan de Croonstadtlaan in Mijdrecht gecombineerd met een centraal gelegen en laagdrempelige ontmoetingsplek voor inwoners, maatschappelijke partners en gemeentelijke dienstverlening; 3. Een investeringsbudget van € 2.350.000 voor de voorbereidingskosten 2023-2026 beschikbaar te stellen 4. De kosten van rente en afschrijving van € 82.250 vanaf jaar 2027 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat en te verwerken in de programmabegroting 2024-2027.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 20 april 2022.

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

blad 8 van 8