Raadsvoorstel financiële- en controleverordening 2023

Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 04-9-2023 Raadsvergadering: 12 oktober 2023 Commissie: ABZF Organisatieonderdeel: Concerncontrol Portefeuillehouder: Anja Vijselaar Naam behandelend ambtenaar: Jeffrey Slof Registratienummer: Klik of tik om tekst in te voeren. Ter inzage: Klik of tik om tekst in te voeren. Bijlage(n): 1. Financiële verordening 2023 2. Controleverordening 2023 3. Controleprotocol 2023

Onderwerp Vaststellen van de financiële- en controleverordening 2023 en het controleprotocol 2023

Voorstel 1. Vaststellen van de financiële- en controleverordening 2023 2. Vaststellen van het controleprotocol 2023 Inleiding In 2022 is de wet op de rechtmatigheidsverantwoording aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer. Voorheen verstrekte de accountant een accountantsverklaring specifiek over de rechtmatige besteding van de uitgaven van de gemeente. Deze aangenomen wet zorgt ervoor, dat de accountantsverklaring specifiek over de rechtmatige besteding van de uitgaven van de gemeente vervangen wordt door een verklaring van het college over de rechtmatige besteding van de uitgaven. Deze verklaring door het college wordt onderdeel van de programmarekening. Door deze wetswijziging is het noodzakelijk om éénmalig de financiële- en controleverordening te actualiseren en ieder jaar het controleprotocol opnieuw door de raad te laten vaststellen. Het controleprotocol werd voorheen het normenkader rechtmatigheid genoemd. Beoogd effect De verordeningen en het controleprotocol te actualiseren en te laten vaststellen, om te voldoen aan de wet op de rechtmatigheidsverantwoording.

blad 1 van 4

Argumenten 1.1 De verordeningen zijn opgesteld volgens de laatste modelverordening van de VNG Naar aanleiding van de wet op de rechtmatigheidsverantwoording, heeft de VNG nieuwe modelverordeningen uitgebracht. Deze modelverordeningen zijn gehanteerd als basis voor het actualiseren van de financiële- en controleverordening. 1.2 De auditcommissie is akkoord met de voorgestelde verantwoordings- en rapportagegrens Op 29 augustus 2023 heeft de auditcommissie de belangrijkste wijzigingen in de verordeningen en het controleprotocol besproken met de ambtelijke organisatie en de wethouder financiën. De belangrijkste wijziging betreft het vaststellen van de verantwoordingsgrens op 3% en de rapportagegrens op 5%. Een verantwoordingsgrens van 3%, betekent dat afwijkingen tot 3% van de totale uitgaven in een boekjaar fout, onduidelijk of onrechtmatig mag zijn. Gebaseerd op de totale uitgaven van 2022 (totaal € 110.000.000) betreft de verantwoordingsgrens € 3,3miljoen. De rapportagegrens van 5% betekent dat over iedere fout, onduidelijkheid of onrechtmatigheid vanaf € 165.000 (5% van € 3,3miljoen), het college in de programmarekening de afwijking individueel dient te benoemen. Het advies van de auditcommissie is, om het voorstel van het college om de verantwoordingsgrens vast te stellen op 3% en de rapportagegrens vast te stellen op 5% van de verantwoordingsgrens te volgen.

De auditcommissie heeft aandacht gevraagd voor het borgen van het ambitieniveau om de onrechtmatigheid op termijn omlaag te krijgen. Om dit te borgen wordt ervoor gekozen om deze materialiteitsgrenzen jaarlijks opnieuw vast te stellen bij het controleprotocol en niet periodiek (meerjarig) bij de actualisatie van de financiële verordening. 2.1 Het controleprotocol werd t/m 2022 ieder jaar ter kennisgeving naar de raad toegestuurd. Op 18 januari 2023 heeft de raad een raadsinformatienota ontvangen over de normenkader rechtmatigheid 2022. Het controleprotocol 2023 wat nu voorligt heette voorheen het normenkader rechtmatigheid. Het controleprotocol werd voorheen ter kennisgeving naar de raad gestuurd en wordt nu door de raad vastgesteld. Het controleprotocol wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld, de verordeningen worden éénmalig opnieuw vastgesteld. Kanttekeningen 2.1 De beroepsgroep van de accountants (NBA) is het niet eens met de manier waarop de wetgever de vrijheid heeft geboden om zelf als gemeente je eigen (verantwoording- en rapportage)grenzen te bepalen. Het staat de raad vrij om zelf de verantwoordingsgrens vast stellen in een bandbreedte tussen de 0% en de 3%. Alhoewel de meeste gemeentes voor een verantwoordingsgrens van 3% gaan kiezen, kan dit leiden tot verschillen in gemeentes onderling. Dit is volgens de NBA niet wenselijk.

Daarnaast is de NBA van mening dat niet goed omschreven staat in de wet, hoe diepgaand de accountantscontrole op de rechtmatigheid nu moet zijn. Deze landelijke discussie wordt nog gevoerd door de NBA en dit kan in de toekomst leiden tot aanvullende aanpassingen op de wet op de rechtmatigheidsverantwoording. De verwachting is, dat aanpassingen voor toekomstige boekjaren gaan gelden en niet met terugwerkende kracht vanaf boekjaar 2023.

blad 2 van 4

Financiën Niet van toepassing. Betrokkenheid en communicatie Voorafgaand aan de auditcommissie, zijn de voorgenomen wijzigingen in augustus 2023 besproken met de accountant. Op 29 augustus 2023 zijn de voorgenomen wijzigingen besproken met de auditcommissie. Vervolg De landelijke discussie tussen de beroepsgroep van de accountants (NBA) en de wetgever, wordt gevolgd. Indien dit leidt tot aanpassingen in de wet, dan worden deze aanpassingen in onze verordeningen en/of controleprotocol doorgevoerd. Evaluatie Het controleprotocol wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. Via het controleprotocol wordt de verantwoording- en rapportagegrens vastgesteld. Bij het opnieuw actualiseren van het controleprotocol wordt het controleprotocol inclusief de verantwoordings- en rapportagegrens geëvalueerd en jaarlijkse opnieuw aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,

Marco Vonk secretaris

Maarten Divendal burgemeester

blad 3 van 4

De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel nr. 00000/00 van 12 oktober 2023).

Besluit 1. Vaststellen van de financiële- en controleverordening 2023 2. Vaststellen van het controleprotocol 2023

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 12-10-2023.

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

blad 4 van 4