Raadsvoorstel Budgetaanvraag inrichting audiovisueel systeem raadzaal
Tekst van het document
Budgetaanvraag inrichting audiovisueel systeem raadzaal
Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 21 september 2023 Raadsvergadering: 21 september 2023 Commissie: Organisatieonderdeel: I&A Portefeuillehouder: Cees van Uden Naam behandelend ambtenaar: Sylvana Terlien Registratienummer: Klik of tik om tekst in te voeren. Ter inzage: Klik of tik om tekst in te voeren. Bijlage(n):
Onderwerp Budgetaanvraag inrichting audiovisueel systeem raadzaal Voorstel 1. Een investeringsbudget van € 260.000 beschikbaar te stellen voor de inrichting van het audiovisueel systeem in de raadzaal; 2. Vanaf het jaar 2025 jaarlijks een extra bedrag van € 51.000 op te nemen in de begroting voor het beheer, onderhoud, afschrijving en rente; 3. Kennis te nemen van het zaalmodel zoals opgenomen in de bijlage. Inleiding Gemeente De Ronde Venen staat voor een uitdagend project. Het opnieuw inrichten van de raadzaal met audiovisuele middelen. Een raadzaal die multifunctioneel inzetbaar is. Een zaal waar huwelijken worden voltrokken, vergaderingen worden gehouden en jubilarissen worden geëerd. Een zaal waar de ambtelijke organisatie overdag ook veel gebruik van maakt voor bijeenkomsten en vergaderingen. Het nu aanwezige audiovisuele systeem (AV-systeem) om dit vast te leggen, te vergaderen en raadsvergaderingen mogelijk te maken is sterk verouderd en moet daarom worden vervangen. In de afgelopen jaren zijn diverse functionaliteiten bijgeplaatst. Het systeem voldoet niet meer aan de huidige eisen op het gebied van audio- en videokwaliteit. Het heeft geen aansluiting met het raadsinformatiesysteem, is niet toekomst vast.
Bovendien is het niet betrouwbaar, kan er geen onderhoud/vervanging meer worden uitgevoerd op diverse onderdelen (bijvoorbeeld de microfoons) en het mist multifunctionaliteit zoals digitaal stemmen en hybride vergadermogelijkheden. Het is daarom niet mogelijk om het huidige systeem te blijven gebruiken totdat het nieuwe gemeentehuis in gebruik wordt genomen.
blad 1 van 5
Tijdens een inspiratiesessie op 14 december heeft de raad met elkaar gesproken over het ambitieniveau van het nieuw beoogde systeem. Op 8 en 16 februari zijn op basis van het gestelde ambitieniveau diverse interviews gehouden met gebruikers en andere stakeholders. Op basis hiervan wordt in dit raadsvoorstel het zaalmodel gepresenteerd. In dit voorstel wordt u gevraagd het budget beschikbaar te stellen, zodat overgegaan kan worden tot aanbesteding. Beoogd effect De inrichting van de audiovisuele middelen in de raadzaal met een toekomstbestendig platform dat voldoet aan de wetgeving (digitaal aangesloten blijven). Daarbij is het systeem beter, sneller en completer. Het werkt gemakkelijker en kost minder werk. Het sluit aan bij de ontwikkelingen in de samenleving en maakt hybride werken mogelijk. Argumenten 1.1
Het genoemde bedrag van € 260.000 is tot stand gekomen door het opstellen van een raming van de kosten van alle onderdelen en installatie ervan. De raming gaat uit van € 260.000 en betreft alle kosten van de AV-leverancier. Bouwkundige aanpassingen en andere voorzieningen zijn hier niet in meegenomen. Naast deze investering is er jaarlijks een bedrag van € 21.000 nodig voor beheer en onderhoud. Deze jaarlijkse kosten zijn voor het eerste jaar al meegenomen in voorgaande raming en worden pas vanaf jaar twee begroot. De onderdelen die worden hergebruikt, zoals bijvoorbeeld de monitoren, zijn ten tijde van de inrichting van de nieuwe raadzaal aan het einde van de afschrijvingstermijn. Pas bij het openen van de inschrijvingen wordt duidelijk wat de exacte kosten zijn. Aanvullend wordt opgemerkt dat de prijzen van deze onderdelen sterk aan wijzigingen onderhevig zijn.
1.2
Het nieuwe zaalmodel voldoet aan de eisen waar een AV-systeem aan moet voldoen Het nieuwe model moet voldoen aan de wetgeving, transparant zijn, werkbaar, toekomst vast, veilig en professioneel. Vanuit het oogpunt van duurzaamheid in relatie tot de raadzaal in het toekomstige gemeentehuis, hergebruiken we onder andere de monitoren en deels ook de luidsprekers. Wetende dat deze tegen de tijd van oplevering van het nieuwe gemeentehuis aan vervanging toe zijn én dat deze componenten door inrichtingsveranderingen naar alle waarschijnlijkheid niet herbruikbaar zijn. Van de nieuwe componenten wordt zoveel als mogelijk hergebruikt in de raadzaal van het nieuwe gemeentehuis.
1.3
Het nieuwe systeem past binnen het ambitieniveau dat de raad (als hoofdgebruiker van de raadzaal) stelt en binnen de eisen en wensen vanuit de ambtelijke organisatie Tijdens de presentatie en de aansluitende discussie op 14 december zijn eisen en wensen opgesteld. In de gemaakte raming zijn deze eisen en wensen meegenomen. Dit geldt ook voor de eisen en wensen die voort zijn gekomen uit de eerder genoemde interviews. Ook is bij de lokale media geïnventariseerd welke behoeften zij hebben om de vergaderingen van de raad goed te kunnen volgen. Ook deze eisen en wensen zijn meegenomen.
1.4
De nieuwe audiovisuele middelen in de raadzaal ondersteunen de gebruikers bij hun werkzaamheden. De aanpassing van de techniek kan een positief effect hebben op de manieren van vergaderen. Zo wordt het onder andere mogelijk om hybride te gaan vergaderen en digitaal te gaan stemmen.
blad 2 van 5
2.1
Dit bedrag is noodzakelijk voor het beheer, onderhoud, afschrijving en rente. Hierbij wordt aangegeven dat het nieuwe AV-systeem jaarlijks een besparing van € 25.000 gaat opleveren op de kosten van het RIS. Dit komt doordat in het nieuwe systeem geautomatiseerde markeringen van sprekers, agendapunten en stemmingen mogelijk zijn. Dit wordt nu handmatig middels een nabewerking door de leverancier toegevoegd, deze werkzaamheden en de daarmee gepaard gaande kosten vervallen. De financiële effecten voor 2025 en verder, betrekken we bij de bestuurlijke behandeling van begroting 2024 – 2027.
3.1
Het voorgestelde zaalmodel houdt rekening met de omschreven eisen en wensen. De bijlage toont de inrichting van de raadzaal. De materiedeskundige heeft in deze schets uitgewerkt hoe dit er uit ziet. In de schets zijn de zitplaatsen voor raad, college, de pers en de griffie ongewijzigd gebleven. Financiën De technische afschrijvingstermijn van de nieuwe onderdelen van het systeem ligt tussen de vijf en zeven jaar. Bij de berekeningen is rekening gehouden met een afschrijvingstermijn van 5 jaar, zoals in het investeringsbeleid is afgesproken. De onderdelen die nu worden hergebruikt, zoals bijvoorbeeld de monitoren, zijn ten tijde van de inrichting van de raadzaal in het nieuwe gemeentehuis aan het einde van de afschrijvingstermijn. Gezien het ontbreken van dekking binnen de bestaande budgetten, wordt voorgesteld om de kosten ten laste te laten vallen van het begrotingsresultaat. Een deel van deze kosten wordt gecompenseerd door besparingen. Financiële effecten (bedragen x € 1.000) ‘25
‘26
‘27
‘28
‘29
Benodigde middelen: Afschrijvingen en rente Beheer en onderhoud Kosten nabewerking
55 21 -25
55 21 -25
55 21 -25
55 21 -25
55 21 -25
Totaal benodigde middelen
51
51
51
51
51
Dekkingsvoorstel Verlagen begrotingsresultaten
51
51
51
51
51
Betrokkenheid en communicatie Vanwege het multifunctionele karakter van de raadzaal, zijn er veel verschillende gebruikers. Bij alle stakeholders is er informatie opgehaald over de behoeften en wensen. Er zijn gesprekken geweest met facilitair, automatisering, privacy, raad, burgemeester en griffie. Dit is begeleid door een materiedeskundige die ook ondersteuning biedt bij het opstellen van het programma van eisen. In het projectteam zijn griffie, automatisering en facilitair vertegenwoordigd. Zij zullen met elkaar ook het beoordelingsteam bij de aanbesteding vormen. RTV De Ronde Venen wordt betrokken bij de implementatie en uitvoering.
blad 3 van 5
Vervolg Zodra het budget beschikbaar is gesteld via een raadsbesluit, gaat het projectteam aan de slag met het uitwerken van het programma van eisen. Daarna kan de aanbestedingsprocedure starten. Voor de uitvoering van de aanpassingen stellen we een zodanige planning op, dat dit geen onderbreking van het reguliere bestuurlijke vergaderproces oplevert.
Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen,
Marco Vonk secretaris
Maarten Divendal burgemeester
blad 4 van 5
De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 juni 2023.
Besluit 1. Een investeringsbudget van € 260.000 beschikbaar te stellen voor de inrichting van het audiovisueel systeem in de raadzaal; 2. Vanaf het jaar 2025 jaarlijks een extra bedrag van € 51.000 op te nemen in de begroting voor het beheer, onderhoud, afschrijving en rente; 3. Kennis te nemen van het zaalmodel zoals opgenomen in de bijlage. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 29 juni 2023
De raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
blad 5 van 5