Raadsvoorstel aanbesteding accountantsdiensten

Aanbesteding accountantsdiensten

Raadsvoorstel Aan: de gemeenteraad Datum: 30-10-2023 Raadsvergadering: 27 november 2023 Commissie: Organisatieonderdeel: Griffie Portefeuillehouder: Naam behandelend ambtenaar: Josette Jonker Registratienummer: 2023 - 036429 Bijlage(n): Inkoopstrategie Accountantsdiensten en Programma van Eisen (geheim tot publicatie op Tenderned) Onderwerp Europese aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024 Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1. Op positief advies van de auditcommissie de inkoopstrategie Accountantsdiensten inclusief Programma van Eisen vast te stellen. 2. Geheimhouding op te leggen op het Programma van Eisen op grond van artikel 25. Lid 3 Gemeentewet tot publicatie op Tenderned. 3. In te stemmen met de samenstelling van het beoordelingsteam, bestaande uit drie leden uit de auditcommissie, waarbij ze advies kunnen krijgen van een vertegenwoordiging uit de ambtelijke organisatie en hen mandaat te verlenen de selectieprocedure uit te voeren. Inleiding In 2024 eindigt de huidige overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. De jaarrekening 2023 is dus de laatste controle op de jaarrekening die BDO op basis van de huidige overeenkomst zal leveren. Voor de controle van de jaarrekening vanaf controlejaar 2024 is het noodzakelijk dat er een nieuw contract met een accountant wordt afgesloten.

Hiervoor dient de aanbestedingsprocedure te worden gestart Beoogd effect Het voldoen aan de verplichting een accountant aan te wijzen voor de controle en certificering van de jaarrekening en voor de natuurlijke adviesfunctie aan raad en college. Argumenten 1.1 De gemeenteraad wijst op basis van de Gemeentewet (artikel 213) een accountant aan die haar bijstaat in haar controlerende functie. De raad beoogt met de aanbesteding een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer.

blad 1 van 2

1.2 en 3.1 De Inkoopstrategie Accountantsdiensten en het voorliggende Programma van Eisen zijn opgesteld door een delegatie vanuit de auditcommissie. Vanuit de auditcommissie is een projectgroep samengesteld zoals beschreven in de inkoopstrategie. De projectgroep heeft in een aantal bijeenkomsten de inkoopstrategie en het Programma van Eisen opgesteld en biedt deze nu ter vaststelling door de raad aan. Projectteamleden Functie Raadswerkgroep & auditcommissie Josette Jonker-Cornelissen Griffier Timo Brockhoff Raadslid Marcelle Buitendam Raadslid Wim Stam Raadslid Anja Vijselaar Wethouder Ambtelijke ondersteuning Gilbert Okx Controller Monique Treur

Directeur bedrijfsvoering

Procesondersteuning Louis van den Dungen Daisy Opstal

Inkoopadviseur RIJK Inkoopadviseur RIJK

Rol Opdrachtgever (namens Raad) Beoordelaar Beoordelaar Beoordelaar Adviseur Materiedeskundige / adviseur beoordeling Materiedeskundige / adviseur beoordeling Procesbegeleiding Procesbegeleiding

2.1 De raad wordt verzocht geheimhouding op te leggen op het Programma van Eisen. Deze geheimhouding dient te worden opgelegd tot publicatie op Tenderned. De inkoopstrategie is niet geheim, maar wordt vanwege de procedure achter een slotje beschikbaar gesteld voor raadsleden. Financiën Voor de financiering van de accountant is in de begroting 2024 budget opgenomen. Afhankelijk van de uitkomsten van de aanbesteding, zal in de 1e bestuursrapportage al dan niet een bijstelling van het budget plaatsvinden”. Betrokkenheid en communicatie Op basis van dit raadsbesluit wordt de aanbestedingsprocedure verder in gang gezet, partijen hebben uiteindelijk de gelegenheid om in te schrijven. Vervolg De projectgroep voert de voorlopige gunningsprocedure uit en legt een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de raad voor. Nadat de raad met dit voorstel heeft ingestemd, kan het college op basis daarvan de definitieve gunning realiseren.

Met vriendelijke groet, De projectgroep namens de auditcommissie gemeente De Ronde Venen De secretaris, Josette Jonker

blad 2 van 2