Raadsvoorstel 68, bijlage 2 Aanbiedingsbrief rekenkamercommissie onderzoek dorpshuizen

POSTADRES

BEZOEKADRES

Postbus 250

T

0297 29 16 16

3640 AG Mijdrecht

F

0297 28 42 81

Croonstadtlaan 111

E

gemeente@derondevenen.nl

3641 AL Mijdrecht

I

www.derondevenen.nl

leden van de raad

DATUM

29 oktober 2021

UW KENMERK

--

ONS KENMERK UW BERICHT VAN

--

CONTACTPERSOON

J. Jonker

DOORKIESNUMMER

0297 29 18 89

E-MAIL

j.jonker@derondevenen.nl

ONDERWERP

Aanbiedingsbrief rekenkamercommissie van de Ronde Venen, onderzoek dorpshuizen

Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u ons onderzoeksrapport aan over het onderzoek dat we hebben uitgevoerd naar de dorpshuizen. Inleiding De Rekenkamercommissie van de gemeente De Ronde Venen heeft KplusV gevraagd onderzoek te doen naar de benutting van de dorpshuizen in de gemeente. Met het onderzoek wordt: • inzicht gegeven in de activiteiten die plaatsvinden in de dorpshuizen; • inzicht gegeven in de aansluiting tussen de activiteiten en het gemeentelijk beleid; • inzicht gegeven in verschillen en overeenkomsten in de activiteiten van de dorpshuizen; • inzicht gegeven in de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode september 2020 – april 2021. Doel Ons doel was om met dit onderzoek inzicht te krijgen in de exploitatie en benutting van de dorpshuizen en de verklarende factoren voor de onderlinge verschillen. Daarbij is het onderzoek gesplitst in de volgende deelvragen: 1. Beleid a) Op welke wijze en waarvoor zouden de dorpshuizen volgens de gemeente en haar (welzijns-)partners moeten worden gebruikt? b) Is er sprake van samenhang in het beleid ten aanzien van dorpshuizen en beleidsterreinen waarin zij een rol spelen?

REGISTRATIENUMMER

VERZONDEN

c) In welke documenten wordt het beleid ten aanzien van dorpshuizen geformuleerd? 2. Beheer en benutting a) Hoe worden de dorpshuizen nu gebruikt en welke middelen worden daarvoor ingezet? b) Wat is bij de dorpshuizen de verhouding tussen eigen inkomsten en gemeentelijke subsidie? c) Hoe stuurt en beoordeelt de gemeente op de exploitatie en benutting van de dorpshuizen? 3. Huidig en beoogde gebruik (aard en intensiteit) a) Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen het huidige gebruik en het beoogde gebruik van de dorpshuizen? (Aard en intensiteit van de activiteiten/ het gebruik/ de benutting). 4. Verklaring: de verschillenanalyse a) Wat zijn de verklarende factoren voor de overeenkomsten en verschillen tussen feitelijk en gewenst gebruikt? b) Wat zijn hierin de verschillen tussen de individuele dorpshuizen? 5. Raadsinformatie a) Welke informatie ontvangt de gemeenteraad ten aanzien van de exploitatie (de benutting) van de dorpshuizen? b) Welke informatie wenst de gemeenteraad te ontvangen ten aanzien van de exploitatie (de benutting) van de dorpshuizen? Bovenstaande onderwerpen zijn getoetst aan de hand van een normenkader, dat samen met de RKC is vastgesteld. Het onderzoek is onder onze leiding uitgevoerd door K+V. Wij danken de ambtenaren van de gemeente en alle andere respondenten (waaronder raadsleden) voor hun medewerking.

Het conceptrapport in de procedure van ambtelijke hoor en wederhoor getoetst op de feiten. In de procedure van bestuurlijke hoor en wederhoor is het rapport voorgelegd aan het college van B&W voor een reactie. De bestuurlijke reactie op het rapport treft u hierbij ook aan. Wij hebben in ons nawoord gereageerd op de bestuurlijke reactie via de tevens bijgevoegde brief. Op grond van de bevindingen zijn de volgende conclusies geformuleerd: 1. Dorpshuizen dienen als een (ontmoetingen/activiteiten)voorziening. Het bieden van deze functie is het maatschappelijk hoofddoel. Er zijn vrijwel geen beleidskaders voor de exploitatie en de

REGISTRATIENUMMER

Pagina 2 van 4

benutting van de dorpshuizen. Doelstellingen zijn kwalitatief en kwantitatief niet of marginaal geformuleerd. 2. De financiële resultaten van De Boei en De Willisstee in de jaren 2018 en 2019 zijn niet toereikend genoeg om een onderhoudsreserve op te bouwen en op peil te houden. Dit maakt een passende staat van onderhoud van deze dorpshuizen uiterst kwetsbaar. Ook is er zeer beperkte financiële ruimte voor verduurzaming van deze panden. 3. De subsidiering van de dorpshuizen wordt niet gerelateerd aan concrete beleidsdoelstellingen en aan bestaande of beoogde maatschappelijke activiteiten, noch aan andere prestatie-indicatoren zoals onderhoudsniveau, bezettingsgraad of laagdrempeligheid. Van een geobjectiveerde beoordeling van de subsidie is geen sprake. 4. De aard en type van de activiteiten die worden georganiseerd en hun toegevoegde waarde aan de lokale gemeenschap in de gemeente lijken passend. 5. De besturen die belast zijn met de exploitatie en het beheer zijn gedreven en betrokken, maar de continuïteit en de ondersteuning van de besturen door de gemeente verdient aandacht en moet worden geïntensiveerd. 6. De Raad heeft op hoofdlijnen een beeld van de staat van de dorpshuizen. De raad wenst een periodieke informatievoorziening over de stand van zaken van exploitatie en beheer van de dorpshuizen.

De conclusies zijn voor ons de aanleiding u de volgende aanbevelingen te doen: 1. Ontwikkel gerichter beleid voor de dorpshuizen inclusief uitgangspunten voor de lange termijn van deze voorziening (behouden / renoveren / amoveren e.d.) Dit beleid dient in samenhang te worden gezien met het beleid maatschappelijk vastgoed gemeentebreed (sport, cultuur, sociaal). Dit beleid dient uiteindelijk als basis voor de subsidie en biedt voor zowel gemeente als de dorpshuizen handvatten om toekomstgericht regie te voeren en te sturen. 2. Optimaliseer de beschikbare capaciteit van bestaande dorpshuizen door in te zetten op maximale multifunctionaliteit. Geef als gemeente invulling aan een initiërende en ondersteunende rol vanuit een integrale (lange termijn) visie op maatschappelijk vastgoed per kern. 3. Herijk en objectiveer (na vaststelling van het beleid, zie conclusie 1) de hoogte van de subsidies, koppel deze aan de doelstellingen die met dorpshuizen behaald moeten worden en stuur daar gericht op. 4. Laat harmonisatie in beleid gepaard gaan met het formuleren van uitgangspunten voor een minimale onderhoudsbasis.

REGISTRATIENUMMER

Pagina 3 van 4

Daarnaast adviseren wij u het college te verzoeken om: 1. Informeer de Gemeenteraad jaarlijks over de voortgang van het beleid. Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende geïnformeerd hebben. Wij zijn graag bereid dit rapport nader toe te lichten tijdens de technische commissie van 3 november 2021. Met vriendelijke groet, Dr. Ir. A.J.H. Smets, voorzitter rekenkamercommissie van de raad van De Ronde Venen Drs. B. Lettinga Mevr. A. Eling BIJLAGE(N)

REGISTRATIENUMMER

Pagina 4 van 4