Raadsvoorstel 45, bijlage 3 Aanbiedingsbrief rekenkamercommissie onderzoek subsidiebeleid
Tekst van het document
POSTADRES
BEZOEKADRES
Postbus 250
T
0297 29 16 16
3640 AG Mijdrecht
F
0297 28 42 81
Croonstadtlaan 111
E
gemeente@derondevenen.nl
3641 AL Mijdrecht
I
www.derondevenen.nl
leden van de raad
DATUM
13 juli 2021
UW KENMERK
--
ONS KENMERK UW BERICHT VAN
--
CONTACTPERSOON
J. Jonker
DOORKIESNUMMER
0297 29 18 89
j.jonker@derondevenen.nl
ONDERWERP
Aanbiedingsbrief rekenkamercommissie van de Ronde Venen, onderzoek subsidiebeleid
Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u ons onderzoeksrapport aan over de evaluatie van subsidiebeleid Inleiding De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid van de gemeente. Aanleiding is een verzoek van het presidium, waarbij raadsfracties in het bijzonder geïnteresseerd zijn in de vraag hoe de gemeente stuurt en controleert op prestatieafspraken met subsidieontvangers. Het voorliggende rapport bevat de resultaten van het onderzoek. Het onderwerp is relevant voor de raad omdat: > de gemeente subsidies inzet als instrument om gemeentelijk beleid te realiseren; > de gemeente daarvoor per jaar circa €5,6 mln. aan subsidies verstrekt; > de wijze van subsidiëring goed dient aan te sluiten op de rol van de gemeente en de relatie met partijen uit de lokale samenleving: inwoners en maatschappelijke organisaties. Ons doel was om met dit onderzoeken een antwoord te krijgen op de volgende centrale vraag: Is de gemeente voldoende geïnformeerd over wat zij met het verstrekken van subsidie bereikt en biedt het subsidiebeleid en -proces voldoende voorwaarden voor doeltreffendheid? Het onderzoek is onder onze leiding uitgevoerd door Partners en Pröpper. Wij danken de ambtenaren van de gemeente en alle andere respondenten (waaronder raadsleden) voor hun medewerking.
Hun zelfreflectie heeft bijgedragen aan een evenwichtig beeld van het subsidiebeleid in de gemeente. Het conceptrapport in de procedure van ambtelijke hoor en wederhoor getoetst op de feiten. In de procedure van bestuurlijke hoor en wederhoor is het rapport voorgelegd aan het college van B&W voor een reactie. De bestuurlijke reactie op het rapport treft u hierbij ook aan. Wij hebben in ons nawoord gereageerd op de bestuurlijke reactie via de tevens bijgevoegde brief.
REGISTRATIENUMMER
VERZONDEN
Op grond van de bevindingen zijn de volgende conclusies geformuleerd: Kernconclusie De gemeente is nog niet voldoende geïnformeerd over wat zij met het verstrekken van subsidies bereikt. De gemeente is hiertoe wel goed op weg maar om dit te realiseren moeten nog een aantal voorwaarden worden ingevuld. Deelconclusies 1 Sterke punten van het subsidiebeleid en de werkwijze van de gemeente zijn: • Zowel de maatschappelijke partners als de gemeente hebben met de Maatschappelijke Agenda een centraal richtpunt voor het aanvragen en verstrekken van subsidies in het sociaal domein. • Het subsidieproces van aanvraag, toekenning en vaststelling is voldoende vastgelegd en wordt ook in de praktijk zo opgevolgd en is doelmatig ingericht. Een aandachtspunt daarbij is de digitale aanvraag van de subsidieontvangers. In de bestudeerde casussen zijn deze niet in alle gevallen aangetroffen. • Het samenspel met de ambtelijk accounthouders van de gemeente wordt door subsidieontvangers als goed ervaren. 2 De doeltreffendheid van het subsidiebeleid kan echter nog verder verbeteren, want: • De gemeente stimuleert subsidiepartners nog onvoldoende om te sturen op maatschappelijke effecten.
De gemeente stelt hen daarvoor ook onvoldoende in staat omdat maatschappelijke doelen niet evalueerbaar worden geformuleerd; • Het is voor subsidieontvangers moeilijk te doorgronden wat de samenhang tussen de verschillende beleidsdoelen van de gemeente is. Zij worden door de gemeente onvoldoende in staat gesteld om te bepalen waaraan zij, of in samenwerking met anderen, een bijdrage kunnen leveren; • Het ontbreekt aan een centraal subsidieregister. Daardoor is het niet mogelijk eenvoudig overzicht te krijgen over welke organisaties hoeveel subsidie ontvangen en voor welke doelen. Dat bemoeilijkt het maken van keuzes vanuit overzicht en inzicht. • Personele wisselingen en onvoldoende overdracht in de ambtelijke organisatie werken het voorgaande ook verder in de hand. 3 De krachten van subsidieontvangers worden nog onvoldoende gebundeld, want: Samenwerking tussen subsidiepartners onderling is nog geen structureel onderdeel van de opdracht aan subsidieontvangers en/of voorwaarde voor het verstrekken van subsidies. De doeltreffendheid en doelmatigheid van het subsidiebeleid wordt daarmee beperkt.
REGISTRATIENUMMER
Pagina 2 van 5
De conclusies zijn voor ons de aanleiding u de volgende aanbevelingen te doen: 1 Richt de aandacht van de raad op maatschappelijke doelen die de gemeente wil realiseren met het verstrekken van subsidies. > Geef het college opdracht om maatschappelijke doelen op een evalueerbare wijze te formuleren en deze te vertalen naar de bijdrage die subsidiepartners daaraan zouden moeten leveren; > Geef het college daarbij als kader mee rekening te houden met de omvang van de subsidie in relatie tot de omvang en aard van de subsidieontvanger. Van grote professionele organisaties mag meer verwacht worden dan van kleinere organisaties die met vrijwilligers werken. Het verantwoordingsregime is immers ook gedifferentieerd naar de hoogte van het subsidiebedrag. 2 De gemeente stimuleert samenwerking tussen maatschappelijke organisaties door gezamenlijk beleid te ontwikkelen.
Verleng deze werkwijze ook naar de uitvoering van het subsidiebeleid en proces: > Ga het gesprek aan met het college hoe samenwerking beter kan worden benut en daarmee ook de doeltreffendheid en doelmatigheid van de uitvoering van beleid kan worden vergroot; > Bespreek een verschuiving van een bilaterale relatie tussen de gemeente en subsidieontvangers naar een meer multilaterale relatie, waarbij de gemeente via het subsidiebeleid samenwerking stimuleert; > Wissel van gedachten wat dat betekent voor de rol van de gemeente en de ambtelijke personele continuïteit die daarvoor nodig is. Het smeden van effectieve samenwerkingsverbanden vraagt immers om langdurige netwerkopbouw en ondernemerschap. 3 Geef het college opdracht om de informatievoorziening in te richten in het licht van de eerste twee aanbevelingen. Concreet betekent dit: > Centraal overzicht over subsidieontvangers, de subsidies die zij ontvangen en de (meerdere) maatschappelijke doelen waaraan zij bijdragen; > Clustering van maatschappelijke partners rondom verschillende beleidsdoelen van de gemeente zodat snel inzicht ontstaat over welke partners aan welke doelen een bijdrage leveren. Daarnaast adviseren wij u het college te verzoeken om: 1 Investeer in monitoring van de mate waarin maatschappelijke doelen worden gerealiseerd en doe dit in coproductie met subsidiepartners.
Dit kan bijvoorbeeld door samen met subsidiepartners afspraken te maken over een aantal te monitoren beleidsindicatoren.
REGISTRATIENUMMER
Pagina 3 van 5
> Ga hierover met de raad in gesprek en neem de raad goed mee. Haal op wat de raad nodig heeft om zijn kaderstellende en controlerende rol goed in te kunnen vullen; > Betrek de subsidiepartners in deze ontwikkeling. Ook zij hebben kennis en ervaring opgebouwd en hebben een informatiepositie in de samenleving; > Richt de sturing op individuele (grotere) subsidieontvangers meer op de hogere treden van de prestatieladder. Doe dit in gelijke tred met de ontwikkeling van de monitor; > Ontwikkel doelenbomen om de samenhang tussen verschillende maatschappelijke doelen onderling en uitvoeringsdoelen helder te maken; > Daar waar kwantificering van doelen en indicatoren niet mogelijk blijkt maak dan gebruik van kwalitatieve doelen en indicatoren. Besteed in dit kader ook in het bijzonder meer aandacht aan dorpsplatformen. Er valt daar nog veel te winnen door gemeentelijke beleidsdoelen te vertalen naar de door de dorpsplatformen zelf opgestelde dorpsvisies en -plannen, en deze te verbinden met de subsidieverstrekking. 2 Het voorgaande punt 1 wordt des te belangrijker bij samenwerking tussen organisaties. Richt hiervoor de sturing vanuit de gemeente niet enkel op de individuele prestaties van subsidieontvangers maar ook op het gezamenlijk maatschappelijk eindresultaat. Vervul daarbij vooral een regisserende rol.
De individuele subsidieontvangers zijn immers te beschouwen als coproducenten. In het geval een meer sturende rol nodig is, waarbij het nodig en mogelijk is prestaties af te dwingen, overweeg dan ook een inkooprelatie in plaats van een subsidierelatie. Ontwikkel op zijn minst hiervoor een afwegingskader zodat welbewust een afweging kan worden gemaakt tussen inkoop en subsidie. 3 Benut de informatiepositie van de coproducenten door deze te cumuleren naar een gezamenlijk beeld van de mate waarin maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (het maatschappelijk eindresultaat), zie onderstaande figuur. Bijvoorbeeld via een gezamenlijk dashboard, waarin de individuele bijdragen van coproducenten en het gezamenlijk eindresultaat worden gepresenteerd. Ontwikkel daarbij de sturende rol van de gemeente door naar een meer regisserende rol met oog op elkaar versterkende partners en beleidsterreinen in plaats van dat deze los van elkaar staan. Vanuit goed zicht op de gecumuleerde bijdragen van subsidiepartners aan de realisatie van maatschappelijke doelen ontstaat ook een beter beeld van de individuele bijdragen van de subsidiepartners aan die doelen. Dit maakt afwegingen maken tussen ‘wie en wat wel’ en ‘wie en wat niet’ te subsidiëren beter mogelijk.
REGISTRATIENUMMER
Pagina 4 van 5
Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende geïnformeerd hebben. Wij zijn graag bereid dit rapport nader toe te lichten tijdens de technische commissie van 8 september 2021. Met vriendelijke groet, Dr. Ir. A.J.H. Smets, voorzitter rekenkamercommissie van de raad van De Ronde Venen Drs. B. Lettinga Mevr. A. Eling BIJLAGE(N)
REGISTRATIENUMMER
Pagina 5 van 5