Raadsvoorstel 45, bijlage 1 Eindrapport-onderzoek-subsidiebeleid-DRV-incl. bestuurlijke reactie en nawoord rkc

De gemeente wil als resultaat zien dat de taken op het gebied van Veilig thuis, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering worden uitgevoerd. TAAKVELD VOLKSGEZONDHEID: SUBSIDIEBUDGET € 126.000,Met deze subsidie worden verschillende activiteiten van de Centra voor Jeugd & Gezin bekostigd. Het gaat om coördinerende activiteiten, cursussen en de uitvoering van het pedagogisch bureau.

De gemeente wil als resultaat zien dat de bovengenoemde taken worden uitgevoerd.

Pagina 27

7

De uitvoering: subsidieverlening in de praktijk

In dit hoofdstuk staat blok B van het evaluatiemodel centraal. De deelvragen 4 t/m 6 sluiten aan op dit blok en worden direct beantwoord onder het onderstaande kader. De beantwoording van de deelvragen is gebaseerd op bevindingen die verder zijn beschreven in de verschillende paragrafen van dit hoofdstuk. In dat licht zijn de antwoorden op de deelvragen ook op te vatten als een samenvatting van de belangrijkste bevindingen, in dit rapport ‘kernbevindingen’ genoemd.

DEELVRAGEN 4 Hoe zien de regels en werkinstructies voor het proces van aanvraag, toekenning, toetsing en verantwoording er uit? 5 Hoe worden het beleid en de doelen vertaald naar subsidieafspraken met subsidieontvangers, in het algemeen en op casusniveau? 6 Hoe is daarbij het samenspel tussen de gemeente en de aanvrager van subsidie? TOEGEPASTE NORMEN − De subsidieverordening en uitvoeringsregels vormen een werkbaar en helder kader voor subsidieverstrekking. Dit wordt onder meer bepaald door de omvang van administratieve lasten voor het aanvragen van subsidies, een helder onderscheid in subsidietypen en de mate waarin de kaders stimuleren tot het sturen op maatschappelijke effecten en samenwerking. − Subsidieafspraken zijn evalueerbaar geformuleerd en sluiten aan op de gemeentelijke beleidsdoelen. − Samenwerking is onderdeel van de subsidieafspraken. − Het samenspel tussen gemeente en organisaties is constructief en gericht op coproductie. Kernbevindingen en beantwoording deelvragen Deelvraag 4 Het proces van aanvraag, toekenning en vaststelling is in detail beschreven in de Algemene subsidieverordening en nadere subsidieregels van de gemeente. Alle subsidies kunnen digitaal worden aangevraagd.

Het subsidieproces en de regels voor jaarlijkse en voor projectsubsidies verschillen in hoofdlijnen niet van elkaar, behalve dat aanvragen voor projectsubsidies niet altijd uiterlijk 1 oktober van het jaar dienen te worden ingediend. Het subsidieproces bestaat in hoofdlijnen uit drie stappen: 1 Voorbereiding: de organisaties bereiden hun subsidieaanvraag voor. Grotere organisaties doen dat in nauw overleg met de gemeente, die vooraf aanvullende doelen en kaders kan meegeven; 2 Verlening: deze stap is strikt beschreven in de Algemene subsidieverordening en nadere subsidieregelingen. Het bevat inhoudelijke richtlijnen voor de aanvraag, indienings- en besluitvormingstermijnen; 3 Verantwoording en vaststelling: ook deze stap is strikt beschreven in de Algemene subsidieverordening en nadere subsidieregelingen. Er geldt een differentiatie in de zwaarte van het verantwoordingsregime.

Pagina 28

Uit de bestudeerde casussen blijkt dat het subsidieproces en de regels door de gemeente goed worden gevolgd. De dossiers zijn volledig en goed navolgbaar in het zaaksysteem van de gemeente. Een aandachtspunt daarbij is de digitale aanvraag van de subsidieontvangers. In de bestudeerde casussen zijn deze in veel gevallen niet aangetroffen, terwijl in de beschikkingen de gemeente wel verwijst naar de digitale aanvragen. In het geval van subsidieregelingen voor inwoners richt de gemeente het subsidieproces op een andere wijze in. Het gaat dan om grote hoeveelheden aanvragen per jaar met relatief kleine subsidiebedragen, bijvoorbeeld in het geval van de subsidieregeling voor Groene daken en gevels. In dat geval staat de efficiency van het subsidieproces centraal. Het verlenen, verantwoorden en vaststellen van subsidie vindt tegelijkertijd in een enkele stap plaats. Deelvraag 5 De Maatschappelijke Agenda is in samenwerking met de gemeente en andere maatschappelijke partners opgesteld. De doelen uit deze Maatschappelijke Agenda vormen het uitgangspunt voor de subsidieaanvraag van organisaties. Het zijn algemene maatschappelijke doelen die door subsidieaanvragende organisaties worden vertaald in een werkplan naar diensten, activiteiten, projecten en een begroting. De doelen uit de Maatschappelijke Agenda worden verder niet vertaald naar beoogde maatschappelijke effecten.

De doelen bevinden zich op het niveau van uitvoeringsdoelen of -activiteiten. De mate van detaillering verschilt per organisatie, ook binnen hetzelfde verantwoordingsregime: > In het geval van Tympaan-De Baat sluit het werkplan aan op de zes thema’s uit de Maatschappelijke Agenda van de gemeente. Per thema worden interventies benoemd met het beoogde resultaat (uitvoeringsdoel) en resultaatindicatoren. De resultaatindicatoren zijn maatstaven waarmee kan worden gemeten in welke mate de beoogde resultaten worden gerealiseerd. De lijst met prestatie indicatoren is zeer omvangrijk, het gaat om tientallen indicatoren! > In het geval van Cultuurpunt Ronde Venen bevat de aanvraag een planning voor drie activiteiten: kennis delen, makelaardij en belangenbehartiging en voor culturele projecten en worden samenwerkingsprojecten beknopt benoemd. Er worden verder geen uitvoeringsdoelen benoemd in termen van aantal deelnemers of bezoekers. > Uit de bestudeerde casus blijkt dat het bewonersplatform wel een dorpsplan heeft opgesteld maar deze wordt door de gemeente niet gebruikt om sturing te geven aan de subsidieaanvraag, bijvoorbeeld door het dorpsplan te verbinden met concrete gemeentelijke beleidsdoelen. Als laatste worden doelen nauwelijks vertaald naar samenwerking tussen organisaties onderling.

Enkel bij de casus Cultuurpunt Ronde Venen is dit in de subsidieaanvraag nadrukkelijk een onderwerp. Deelvraag 6 Het samenspel met de gemeente wordt als goed ervaren. De organisaties waarderen het dat zij contact hebben met een vaste ambtelijk contactpersoon die meedenkt in de voorbereiding van een subsidieaanvraag en daarbij gemeentelijke doelen, kaders en aandachtspunten inbrengt. Ook wordt gewaardeerd dat er lopende het jaar regelmatig overleg is en ingespeeld kan worden op lopende ontwikkelingen, eventueel door eenmalig aanvullende subsidie aan te vragen. De subsidieontvangers zien nog wel ruimte voor verdere verbetering: > De algemene maatschappelijke doelen uit de Maatschappelijke Agenda vormen het uitgangspunt voor de subsidieaanvraag, dat wordt breed gedeeld. De organisaties vragen zich wel af hoe deze doelen samen met de gemeente meer vertaald kunnen worden naar concrete maatschappelijke effecten. > De organisaties hebben de afgelopen jaren verschillende ambtelijk contactpersonen gehad door personele wisselingen in de ambtelijke organisatie van de gemeente. Daardoor moest meermalen geïnvesteerd worden in het opbouwen van de relatie, de communicatie en een goede overdracht van de Maatschappelijke Agenda. > De subsidieaanvraag en -administratie kan eenvoudiger door jaarlijkse en eenmalige projectsubsidies van organisaties te bundelen in één aanvraag.

Pagina 29

7.1 Proces van aanvragen, toekenning en vaststelling Zoals eerder beschreven in hoofdstuk 6 zijn de algemene proceskaders voor subsidieverlening beschreven in de Algemene subsidieverordening De Ronde Venen 2017. De proceskaders geven aan hoe het werkproces en de regels rondom het aanvragen, toekennen, verantwoorden en vaststelling van subsidies zou moeten verlopen. Hieronder presenteren we hiervan op hoofdlijnen een overzicht op basis van de Algemene subsidieverordening.

Figuur 7.1: het subsidieproces conform de Algemene subsidieverordening De Ronde Venen 2017. Alle subsidies kunnen digitaal worden aangevraagd. Het subsidieproces en de regels voor jaarlijkse en projectsubsidies verschillen in hoofdlijnen niet van elkaar, behalve dat aanvragen voor projectsubsidies niet altijd uiterlijk 1 oktober van het jaar dienen te worden ingediend. De voorbereiding van subsidieaanvragers op de subsidieaanvraag is wel maatwerk. In het geval van een grotere jaarlijkse subsidie is er regelmatig overleg met de ambtelijk contactpersoon. Deze kan vooraf specifieke kaders of wensen van de gemeente onder de aandacht brengen. Zie ter illustratie de onderstaande casussen. VOORBEREIDING ALS MAATWERK

Stichting Kunst Rond De Venen (KRDV) Voor de subsidieaanvraag voor het jaar 2019 is de gemeente in gesprek gegaan met KRDV vanuit de wens van de gemeente dat KRDV een netwerkorganisatie zou moeten worden. Over de wijze waarop KRDV hier invulling aan kan geven zijn gesprekken gevoerd. In de subsidieaanvraag voor 2019 heeft KRDV aangegeven hoe dit voor dat jaar vorm zal worden gegeven. Bron: Interviews

Pagina 30

VOORBEREIDING ALS MAATWERK

Stichting Tympaan-De Baat Het kader voor de subsidieaanvraag is de Maatschappelijke Agenda van de gemeente, die in samenwerking met maatschappelijke organisaties is ontwikkeld. Jaarlijks dient Tympaan-De Baat een subsidieaanvraag in op basis van deze kaders. Voorafgaande aan de aanvraag vinden mondelinge gesprekken plaats met de ambtelijk contactpersoon over de inhoud van de aanvraag. Zo is de bezuinigingstaakstelling voor het jaar 2020 meegegeven als financieel kader. Ook vinden er regelmatig een gesprekken plaats tussen de portefeuillehouder van de gemeente en de directeur van Tympaan-De Baat. Bron: Interviews In nadere subsidieregelingen kan afgeweken worden van de algemene regels, in het bijzonder ten aanzien van de aanvraagtermijnen. In dat licht bieden de nadere regelingen ook meer maatwerk. NADERE SUBSIDIEREGELINGEN ALS MAATWERK De aanvraag kan tot uiterlijk 1 november worden ingediend, in plaats van 1 oktober. NADERE SUBSIDIEREGELING GROENE DAKEN EN GROENE GEVELS De aanvraag kan op elk moment van het jaar worden ingediend. Vanaf een bepaald moment in 2020 was het echter niet meer mogelijk om een aanvraag in te dienen omdat het subsidieplafond was bereikt.

7.2 Vertalen van doelen naar afspraken In de kern draait het bij het verstrekken van subsidies om het vertalen van gemeentelijke beleidsdoelen naar afspraken met subsidieontvangers. In het voorgaande hoofdstuk is beschreven dat de gemeente wil dat gesubsidieerde activiteiten aantoonbaar moeten bijdragen aan de beleidsdoelstellingen van het betreffende programma van de gemeente21. Met ‘aantoonbaar bijdragen aan doelen’ geeft het college aan subsidies in te willen zetten met oog op een concreet resultaat. Om helder te krijgen hoe dit in de praktijk werkt zijn de zes geselecteerde casussen op dit punt bestudeerd. Dit door relevante subsidiedocumenten te bestuderen (audit subsidiedossier) en gesprekken te voeren met de organisaties. Onderwerp van gesprek was de wijze waarop gemeentelijke beleidsdoelen worden vertaald naar de organisaties. Daarnaast is gevraagd naar het samenspel met de gemeente en wat eventuele verbeterpunten voor de gemeente zouden kunnen zijn voor het subsidiebeleid en het proces. Hieronder lichten we de bevindingen per casus toe.

7.2.1 Stichting Tympaan-De Baat STELLEN VAN DOELEN Servicepunt & Tympaan-De Baat is een welzijnsorganisatie in de regio De Ronde Venen. De organisatie biedt mantelzorgondersteuning, organiseert sociaal culturele activiteiten en helpt inwoners te zoeken naar passend vrijwilligerswerk. Vanuit de organisatie zijn 600 vrijwilligers actief en die worden ondersteund door circa 20 fte betaalde krachten. Het grootste deel van de kosten van de organisatie bestaat uit salariskosten (85%), de rest betreft huisvestings- en organisatiekosten. Tympaan-De Baat

21 Bron: Coalitieakkoord 2018-2022, Verbindend, Innovatief en Ondernemend

Pagina 31

vraagt voor gedeeltelijke dekking voor deze vaste kosten jaarlijks een subsidie aan. De activiteitenkosten worden voor het grootste deel gedekt met een eigen bijdrage van de deelnemers. De Maatschappelijke Agenda is in samenwerking met de gemeente en andere maatschappelijke partners opgesteld. De doelen uit deze Maatschappelijke Agenda vormen het uitgangspunt voor de subsidieaanvraag. Tympaan-De Baat vertaalt deze doelen naar diensten, activiteiten en projecten. SAMENWERKING: SAMENSPEL MET DE GEMEENTE De samenwerking met de gemeente is goed. Iedere maand is er overleg met de ambtelijk contactpersoon. Met de ambtelijk contactpersoon worden ook de kaders en aandachtspunten besproken voor indiening van de subsidieaanvraag voor het komende jaar. Daarnaast is gaandeweg het jaar ook een bijstelling mogelijk met eenmalige subsidies. Dit om goed in te kunnen spelen op ontwikkelingen die zich voordoen in de samenleving. Bijvoorbeeld: vanwege het instellen van het vuurwerkverbod was er extra aandacht nodig voor jongeren. SUGGESTIES VOOR VERBETERINGEN Tympaan-De Baat is tevreden met het wijze waarop het subsidieproces is ingericht. Het subsidieproces verloopt volgens een consistente werkwijze en jaarcyclus.

Tympaan-De Baat ziet nog wel mogelijkheden voor verbetering en/of aandachtspunten voor verdere doorontwikkeling: > Zoals eerder genoemd vormen de doelen uit de Maatschappelijke Agenda het uitgangspunt voor de subsidieaanvraag. De volgende stap is om uiteindelijk ook het maatschappelijk effect te kunnen meten van de activiteiten van de maatschappelijke partners. Hier ligt nog wel een vraagstuk: hoe doe je dat op een goede wijze? De gemeente en de maatschappelijke partners zijn hierover in gesprek met elkaar. > Tympaan-De Baat heeft de afgelopen jaren verschillende ambtelijk contactpersonen gehad door personele wisselingen in de ambtelijke organisatie van de gemeente. Daardoor moest meermalen geïnvesteerd worden in het opbouwen van de relatie, in de communicatie en in een goede overdracht van de Maatschappelijke Agenda. Dat gebeurde niet altijd in voldoende mate, bijvoorbeeld doordat de nieuwe ambtelijk contactpersoon informatie op een andere wijze ordende, leidde dat tot communicatieproblemen en extra administratief werk. Overigens heeft Tympaan-De Baat nu al geruime tijd dezelfde ambtelijk contactpersoon waardoor deze problemen zich niet meer voordoen. > Tympaan-De Baat ontvangt de goedkeuring voor de jaarlijkse subsidieaanvraag tussen kerst en oudejaarsdag. Dat is vanwege lopende arbeidscontracten te laat om eventueel bij te sturen op personele capaciteit.

Met een financiële reserve worden dit soort risico’s opgevangen. AUDIT DOSSIER In het onderzoek zijn de stukken voor het subsidieproces bestudeerd. Het dossier is compleet en het subsidieproces is goed te volgen in het informatiesysteem (zaaksysteem) van de gemeente. Het dossier bevat: 1 De digitale subsidieaanvraag22: het aangevraagde subsidiebedrag, korte omschrijving van doelen, doelgroepen en activiteiten met een verwijzing naar een jaarplan, een begroting, jaarrekening van het voorgaande jaar, met welke organisatie wordt samengewerkt, op welke wijze bekendheid wordt gegeven aan activiteiten en als laatste hoe invulling wordt gegeven aan social return on investment. 2 Het werkplan voor het komende jaar. Het werkplan sluit aan op de zes thema’s uit de Maatschappelijke Agenda van de gemeente. Per thema worden interventies benoemd met het beoogde resultaat (uitvoeringsdoel) en resultaatindicatoren. De resultaatindicatoren zijn maatstaven waarmee kan worden gemeten in welke mate de beoogde resultaten worden

22 Bron: de gemeente heeft hiertoe screenshots van het zaaksysteem aangeleverd.

Pagina 32

3

4 5

gerealiseerd. De lijst met prestatie-indicatoren is zeer omvangrijk; het gaat om tientallen indicatoren. Enkele voorbeelden worden in de onderstaande tabel gepresenteerd. De subsidiebeschikkingen: > De jaarlijkse subsidiebeschikking van de gemeente omvat de hoogte van het subsidiebedrag uitgesplitst naar welzijnsactiviteiten en jongerenwerk, buurtsportcoach, bewonersbudget, servicepunten en een leerwerkplaats. De gemeente stelt dat de aanvraag aansluit op de Maatschappelijke Agenda en geeft daarbij nog een aantal specifieke uitvoeringsdoelen mee, onder andere voor de doelgroep jongeren tussen 15-17 jaar. Bijvoorbeeld: “minimaal 20 jongeren per jaar worden via de leerwerkplaats doorgeleid naar een stage- of werkplek.” > De eenmalige beschikking van de gemeente omvat specifieke projecten. Bijvoorbeeld voor het oprichten van een platform voor het delen van initiatieven in De Ronde Venen. Een jaarverslag en jaarrekening. In het volgende hoofdstuk 8 ‘Resultaten: informeren en evalueren’ wordt dit verder toegelicht. De vaststelling van subsidie. De subsidiecyclus wordt afgesloten met de vaststelling van de subsidie over het desbetreffende jaar. Het dossier bevat een vaststellingsbrief van de gemeente met daarin genoemd het vastgestelde subsidiebedrag en in hoeverre dat afwijkt van de ontvangen subsidie.

In het geval van Tympaan-De Baat wijkt het vastgestelde subsidiebedrag niet af van de verleende subsidie.

Maatschappelijke Agenda Beoogd effect

Interventie

Resultaat

Resultaat indicator

Meedoen

Individuele begeleiding & ondersteuning van jongeren van 14-23 jaar.

• • • • •

Gezond leven

Ondersteuning van jongeren.

Voor jezelf zorgen

Informatie huisbezoek (77 jarigen).

• Jongeren met problemen zijn in beeld en worden waar nodig ondersteund. • Jongeren zijn in beeld en in contact met jongerenwerkers. • Jongeren worden ondersteund in het vergroten van sociale weerstand. • Jongeren worden ondersteund in het verkleinen van isolement. • Jongeren worden ondersteund in het vergroten van taalvaardigheid. • Jongeren worden ondersteund in het opbouwen van een gezond leefritme. • Het netwerk van jongerenwerkers wordt actief ingezet. • 75- jarigen zijn op de hoogte van relevante wet- en regelgeving en voorzieningen en weten de weg daar naartoe makkelijker te vinden. • Gemeente en welzijnsorganisaties beschikken over relevante informatie voor beleidskeuzes.

Tabel 7.1: voorbeelden van beoogde resultaten en resultaat indicatoren. Bron: Werkplan Tympaan- De Baat 2019.

Aantal contacten. Aantal begeleidingen. Aantal verwijzingen. Aantal vrijwilligers. Aantal deelnemers aan gerichte activiteiten.

• Aantal trajecten.

• Aantal bezoeken informatief huisbezoek. • Aantal vervolgacties door sociaal werkers. • Aantal signalen verstrekt aan beleidsmakers.

Pagina 33

7.2.2 Stichting Senior Sportief Actief STELLEN VAN DOELEN De stichting ontvangt drie subsidies: (1) een jaarlijkse subsidie voor reguliere activiteiten, (2) een subsidie voor eenmalige activiteiten en (3) een subsidie voor de Buurtsportcoach Senioren. Hiervoor dient de stichting jaarlijks aanvragen voor subsidie in.

Volgens de stichting is de sturing vanuit de gemeente de afgelopen jaren meer gericht op de beleidsdoelen die de gemeente voor ogen heeft met het verstrekken van subsidies. Tevens worden bij het ontwikkelen van beleid maatschappelijke organisaties geconsulteerd. Een voorbeeld is de ontwikkeling van het Lokaal Sportakkoord, waar onder andere Senior Sportief Actief bij is betrokken. De gemeente stelt ook doelen bij de reguliere subsidie, die aansluiten op de missie van Senior Sportief Actief: “Zoveel mogelijk senioren uit De Ronde Venen te stimuleren om te bewegen, met als doel om gezond ouder te worden en langer zelfredzaam en vitaal te blijven.” Dit is een maatschappelijk doel en gericht op de doelgroep ouderen. Senior Sportief Actief richt zich op deze doelgroep met bijzondere aandacht voor kwetsbare ouderen: in de vorm van de Beweeggroep Parkinson, de Brein Actief Groep, Alzheimer- en revalidatietrajecten. Daarnaast stelt de gemeente ook doelen voor de projecten die worden gesubsidieerd. Senior Sportief Actief organiseert een drietal projecten zogenaamde ‘Beweeg Stimuleringsprojecten’: Oktober Actief, Valpreventie en de Vitaliteitstest. SAMENWERKING: SAMENSPEL MET DE GEMEENTE Senior Sportief Actief ervaart een goede samenwerking met de gemeente.

Er is regelmatig overleg, de buurtsportcoach heeft dagelijks contact met de beleidsmedewerkers van de gemeente en heeft op woensdagmiddag ook een werkplek bij de gemeente. De lijnen naar de gemeente zijn daarmee kort. Verder is er ook periodiek overleg met de portefeuillehouder van de gemeente en heeft de penningmeester met regelmaat contact met een ambtelijk contactpersoon over financiële zaken.

Ook is er via de buurtsportcoach contact tussen Senior Sportief Actief en de eerstelijnszorg van een welzijnsorganisatie. SUGGESTIES VOOR VERBETERINGEN Senior Sportief Actief ziet de volgende aandachtspunten voor de gemeente: > De subsidieaanvraag en -administratie kan eenvoudiger door de eerste twee genoemde subsidiestromen samen te voegen in één aanvraag. Voor het subsidiejaar 2022 heeft de gemeente inmiddels besloten en afgesproken om deze subsidiestromen samen te voegen23. > Naast sturen op beleidsdoelen is het ook aan te bevelen te sturen op de kwaliteit van de organisatie en mensen van subsidieontvangers. Senior Sportief Actief beschikt over gekwalificeerde leraren waarmee de kwaliteit is gewaarborgd. AUDIT DOSSIER In het onderzoek zijn de stukken voor het subsidieproces bestudeerd. Het dossier is grotendeels compleet en bevat: 1 De digitale subsidieaanvraag. Geen aanvraag voor de jaarlijkse reguliere subsidie. De gemeente verwijst in de subsidiebeschikking wel naar de digitale aanvraag. De onderzoekers nemen daarmee

23 Bron: ambtelijke verificatie van het conceptrapport van bevindingen.

Pagina 34

2 3

4 5

aan dat de aanvraag digitaal is gedaan. Een aanvullende aanvraag voor eenmalige subsidie voor de projecten: Oktober Actief, Valpreventie en de Fittest. Het werkplan voor het komende jaar. Voor de projecten worden de uitvoeringsdoelen benoemd in termen van aantal deelnemers. De subsidiebeschikkingen: > De jaarlijkse subsidiebeschikking van de gemeente omvat de hoogte van het subsidiebedrag en een toelichting waaraan dit door de gemeente is getoetst: de Algemene subsidieverordening, de subsidieregeling De Ronde Venen 2017, de beleidsnota gezondheid ‘Samen Gezonder’, de uitvoeringsnota sport- en beweegbeleid ‘Samen Sterker’ en de Maatschappelijke Agenda. > De eenmalige beschikking van de gemeente omvat de subsidie voor de buurtsportcoachregeling. Een jaarverslag, evaluaties en een jaarrekening. In het volgende hoofdstuk 8 ‘Resultaten: informeren en evalueren’ wordt dit verder toegelicht. De vaststelling van de subsidie. De subsidiecyclus wordt afgesloten met de vaststelling van de jaarlijkse subsidie over het desbetreffende jaar. Het dossier bevat een vaststellingsbrief van de gemeente met daarin genoemd het vastgestelde subsidiebedrag en in hoeverre dat afwijkt van de ontvangen subsidie. In het geval van Senior Sportief Actief wijkt het vastgestelde subsidiebedrag niet af van de verleende subsidie.

7.2.3 Cultuurpunt De Ronde Venen, voorheen Stichting Kunst Rond de Venen STELLEN VAN DOELEN In januari 2014 heeft Kunst Rond de Venen voor de eerste keer een subsidie aangevraagd bij de gemeente die destijds is toegekend voor een periode van drie jaar. Na die periode gaf de gemeente aan dat het subsidiebedrag ten bate moest komen van alle aanbieders en organisaties op het gebied van de amateurkunsten. Toen is het idee geboren om de organisatie om te bouwen naar een netwerkorganisatie. Doel van de netwerkorganisatie is om met allerlei verenigingen op het terrein van kunst en cultuur gezamenlijke projecten te ontwikkelen en uit te voeren, waarbij kunsteducatie centraal staat. Hierbij wordt ook samenwerking met de scholen gezocht. Per 1 oktober 2020 is de naam van Kunst Rond de Venen veranderd in Cultuurpunt Ronde Venen, mede om de netwerkfunctie meer tot uitdrukking te laten komen.

De organisatie maakt ieder jaar een jaarplan voor het komende jaar. Daarin worden concrete doelen geformuleerd zoals het aantal workshops voor scholen, het aantal te bereiken jongeren binnen schooltijd, het aantal te bereiken buiten schooltijd, het aantal projecten en aantal bezoekers et cetera. Dit zijn uitvoeringsdoelen. Het huidige cultuurbeleidsplan van de gemeente ‘Delen en Beleven’ (periode 2015 – 2019) is volgens Cultuurpunt Ronde Venen aan vernieuwing toe. Het is namelijk zeer breed te interpreteren en biedt daardoor te weinig houvast om concrete doelen te vertalen naar een subsidieaanvraag. Door de grote cultuureducatiepartners wordt samen met de gemeente een visiestuk en uitvoeringsplan opgesteld. Daarin zullen specifieker de gemeentelijke beleidsdoelen worden beschreven, en een heldere verbinding worden gemaakt met de doelen van Cultuurpunt Ronde Venen24. SAMENWERKING: SAMENSPEL MET DE GEMEENTE Cultuurpunt Ronde Venen ervaart de samenwerking met de gemeente als goed. Wel zijn er de afgelopen jaren bij de gemeente veel wisselingen geweest van ambtenaren. De continuïteit is daardoor onvoldoende gewaarborgd. Het subsidieproces verloopt verder wel efficiënt, mede omdat een subsidieaanvraag digitaal via het webportaal van de gemeente kan worden aangevraagd.

24 Bron: Interviews

Pagina 35

SUGGESTIES VOOR VERBETERING Cultuurpunt De Ronde Venen ziet de volgende aandachtspunten en mogelijkheden voor verbetering: > Borging van de continuïteit binnen de ambtelijk organisatie; > Aandacht voor de maatschappelijke waarde van kunst- en cultuureducatie. In de subsidieaanvraag zijn uitvoeringsdoelen geformuleerd, maar uiteindelijk gaat het om de maatschappelijke kernwaarde. Die zijn tot op heden moeilijk te vatten in een subsidieaanvraag. AUDIT DOSSIER In het onderzoek zijn de stukken voor het subsidieproces bestudeerd. Het door de onderzoekers ontvangen dossier is grotendeels compleet. Het ontvangen dossier bevat: 1 De digitale subsidieaanvraag. Geen aanvraag voor de jaarlijkse reguliere subsidie. De gemeente verwijst in de subsidiebeschikking wel naar de digitale aanvraag. De onderzoekers nemen daarmee aan dat de aanvraag digitaal is gedaan. 2 Het werkplan voor het komende jaar. De aanvraag bevat verder een begroting en een planning voor drie activiteiten: kennisdelen, makelaardij en belangenbehartiging en voor culturele projecten. Ook worden samenwerkingsprojecten beknopt benoemd, bijvoorbeeld de najaarsmarkt, het straattheaterfestival en het atelierbezoek. Er worden verder geen uitvoeringsdoelen benoemd in termen van aantallen deelnemers of bezoekers.

3 De subsidiebeschikkingen: > De jaarlijkse subsidiebeschikking van de gemeente omvat de hoogte van het subsidiebedrag en een toelichting waaraan dit door de gemeente is getoetst: de Algemene subsidieverordening, de subsidieregeling De Ronde Venen 2017 en de nota Kunst en Cultuur ‘Delen en Beleven’. 4 Een jaarverslag en jaarrekening. In het volgende hoofdstuk 8 ‘Resultaten: informeren en evalueren’ wordt dit verder toegelicht. 5 De vaststelling van de subsidie. De subsidiecyclus wordt afgesloten met de vaststelling van de jaarlijkse subsidie over het desbetreffende jaar. Het dossier bevat een vaststellingsbrief van de gemeente met daarin genoemd het vastgestelde subsidiebedrag en in hoeverre dat afwijkt van de ontvangen subsidie. In het geval van Cultuurpunt De Ronde Venen wijkt het vastgestelde subsidiebedrag niet af van de verleende subsidie.

7.2.4 Regeling subsidie Groene daken en gevels STELLEN VAN DOELEN Het doel is vastgelegd in de nadere subsidieregeling groene daken en gevels van de gemeente. De maatschappelijke doelen zijn: de biodiversiteit verhogen, het voorkomen van wateroverlast, het reduceren van vuillast uit de riolering naar oppervlaktewater, het reduceren van CO₂ door energiebesparing en het tegengaan van de opwarming van de bebouwde omgeving. Dit zijn allemaal doelen op het terrein van verduurzaming en milieu en zijn niet evalueerbaar geformuleerd. Er zijn verder geen uitvoeringsdoelen vastgesteld, zoals bijvoorbeeld het aantal m² te vergroenen daken en gevels. SAMENWERKING: SAMENSPEL MET DE GEMEENTE De aanvraag van subsidie verloopt geheel digitaal en er is verder interactie met een gemeentelijk contactpersoon. Het is voor de aanvrager een kwestie van een formulier invullen en voorzien van tekeningen en foto’s van het dak en de factuur van de aannemer. Het aanvragen was een online proces met DigiD. In de praktijk ontvangt de aanvrager binnen 14 dagen een brief van de gemeente voor vaststelling.of er subsidie kan worden verstrekt. SUGGESTIES VOOR VERBETERING Het subsidieproces is efficiënt ingericht en de aanvragers zijn hier zeer tevreden over. Aandachtspunten die worden genoemd zijn:

Pagina 36

>

>

De aanvrager moet, voordat subsidie kan worden aangevraagd, het dak of de gevel vergroenen. De aanvrager moet dit dus zelf voorfinancieren. Dat kan voor inwoners met een laag inkomen een belemmering zijn. Het subsidiebudget is beperkt en daarmee niet voor iedereen toegankelijk, want ‘wie het eerst komt wie het eerst maalt’. Als het budget is uitgeput kunnen er geen aanvragen meer worden ingediend.

AUDIT DOSSIER In het onderzoek zijn de stukken voor het subsidieproces bestudeerd. Het dossier is compleet en bevat: 1 De subsidieaanvragen. Een lijst met toegewezen en afgewezen aanvragen per adres. 2 De subsidiebeschikkingen en vaststellingen. Een lijst met datums van afgegeven beschikkingen en vaststellingen. Bij beschikking wordt direct vastgesteld, op basis van verslag van de aanvragers over het aangelegde groene dak of gevel.

7.2.5 Bewonersplatform en dorpsvereniging STELLEN VAN DOELEN Bewonersplatformen kunnen jaarlijks een kleine subsidie voor dekking van organisatiekosten aanvragen. De ambtelijk contactpersoon (buurtregisseur) helpt bij het aanvragen van de subsidie. Er worden vanuit de gemeente vooraf geen doelen gesteld. Wel heeft de gemeente met het subsidiëren van bewonersplatformen algemene doelen voor ogen: het vergroten van de leefbaarheid van de straat, buurt of wijk25 en het verbeteren van de sociale cohesie26. Het bewonersplatform Dorpscomité De Hoef heeft in 2016 zelf een dorpsvisie opgesteld en deze voorgelegd aan inwoners van het dorp. Met een dorpsvisie wil het bewonersplatform richting geven aan ontwikkelingen in het dorp die het dorp toekomstbestendig en vitaal houden27. De dorpsvisie wordt verder niet gebruikt om sturing te geven aan de subsidieaanvraag. Daarbij merken we op dat dit ook nog niet mogelijk is. Veelal vallen de doelen, zoals gesteld in de dorpsvisie, niet binnen de reikwijdte en handelingsruimte van het bewonersplatform. Bijvoorbeeld doelen als: ‘bestaande voorraad sociale woningbouw uitbreiden’, of ‘goede openbaar vervoerverbindingen’. Andere doelen vallen mogelijk wel binnen de reikwijdte van het bewonersplatform maar daar zijn tot op heden geen afspraken over gemaakt tussen de gemeente en het bewonersplatform.

SAMENWERKING: SAMENSPEL MET DE GEMEENTE De samenwerking met de gemeente wordt als goed ervaren. De ambtelijk contactpersoon voor de bewonersplatformen is de buurtregisseur van de gemeente en deze speelt een belangrijke rol in de samenwerking. De buurtregisseur woont vergaderingen van bewonersplatformen bij, begeleidt het proces van subsidieaanvragen en informeert en adviseert het bewonersplatform. Doordat de buurtregisseur de schakel is tussen het dorpsplatform en de ambtelijke organisatie zijn de lijnen naar de gemeente kort. SUGGESTIES VOOR VERBETERINGEN De voor dit onderzoek gesproken bewonersplatformen geven aan dat de lijnen naar de gemeente kort zijn, maar dat het echter lang duurt voordat de gemeente eenmaal afgesproken acties uitvoert. Een voorbeeld is een bijeenkomst met inwoners over de verkeersituatie. Hieruit zijn voor de gemeente concrete actiepunten voortgekomen maar het duurt lang voordat de gemeente deze uitvoert.

25 Subsidieregeling bewonersbudget (eenmalige subsidie) 26 Subsidiebeschikking Vereniging Wilnis, 23 oktober 2019 27 Bron: Interviews

Pagina 37

AUDIT DOSSIER In het onderzoek zijn de stukken voor het subsidieproces bestudeerd. Het door de onderzoekers ontvangen dossier is compleet. Het ontvangen dossier bevat: 1 De digitale subsidieaanvraag. Geen aanvraag voor de jaarlijkse reguliere subsidie. De gemeente verwijst in de subsidiebeschikking wel naar de digitale aanvraag. De onderzoekers nemen daarmee aan dat de aanvraag digitaal is gedaan. 2 De subsidiebeschikkingen en vaststelling: bij beschikking wordt direct vastgesteld. > De jaarlijkse subsidiebeschikking van de gemeente omvat de hoogte van het subsidiebedrag en een toelichting waaraan dit door de gemeente is getoetst: de Algemene subsidieverordening, de subsidieregeling De Ronde Venen 2017 en de Maatschappelijke Agenda. 3 Een jaarverslag. Het dossier bevat een beknopt verslag van verrichte activiteiten.

7.2.6 Voor- en vroegschoolse educatie (VVE) STELLEN VAN DOELEN Voorschoolse educatie is er voor peuters van 2,5 tot 4 jaar. Zij krijgen dit op de peuteropvanglocatie van een kinderdagverblijf of bij de kinderopvang. Het consultatiebureau geeft kinderen die (een risico op) een onderwijsachterstand hebben een zogenaamde VVE-indicatie.

In het najaar ontvangen de organisaties, die het jaar daarvoor ook een jaarlijkse subsidie ontvingen, richtlijnen van de gemeente en worden gesprekken gevoerd met de ambtelijk contactpersoon. De richtlijnen bevatten landelijke voorschriften en kwaliteitseisen en het door de gemeente gestelde uurtarief. De organisaties schatten in hoeveel kinderen gebruik zullen maken van de VVE. Dat zijn kinderen die via het consultatiebureau worden doorverwezen en kinderen waarvan de ouders geen toeslag krijgen. Op basis van het aantal geschatte kinderen en het uurtarief ontvangen de organisaties een subsidie. De doelen die de gemeente stelt liggen dus op het terrein van aantal kinderen en uurtarief. Dit zijn uitvoeringsdoelen die ook evalueerbaar zijn. Het maatschappelijke doel is geformuleerd in de nadere subsidieregeling van de gemeente, namelijk het bevorderen van de ontwikkelingsmogelijkheden van peuters. Dit doel is niet evalueerbaar geformuleerd. SAMENWERKING: SAMENSPEL MET DE GEMEENTE De samenwerking met de gemeente wordt als goed ervaren. De gemeente is proactief door tijdens de harmonisatie via een eenmalige subsidie een van de organisaties te helpen voldoen aan de kwaliteitseisen die gesteld worden aan de VVE-opvang. Ook is er intensief contact gedurende de coronacrisis omdat de kindercentra open moesten blijven voor kinderen van ouders met een cruciaal beroep.

De gemeente heeft dit goed gecoördineerd28.

De organisaties ontvangen geen eenmalige subsidies voor projecten en worden verder niet gestimuleerd door de gemeente om met anderen structureel dan wel projectmatig samen te werken. SUGGESTIES VOOR VERBETERINGEN

Het subsidieproces is goed geregeld, daar valt volgens de organisaties niet veel meer aan te verbeteren. Punten van verbeteringen die worden genoemd zijn: > In een aantal gevallen kiezen ouders voor een peuteropvang en basisschool buiten hun woonplaats, omdat deze dan dichterbij hun werk is gesitueerd. Subsidie is dan niet mogelijk want voor het verstrekken van de subsidie is de woonplaats van de ouders en het kind het uitgangspunt.

28 Bron: Interviews

Pagina 38

>

>

Elke gemeente heeft andere voorwaarden voor het verstrekken van subsidies. De tarieven verschillen en er zijn verschillen in de reikwijdte van de doelgroep. Dit zorgt voor hoge administratieve lasten voor organisaties met locaties in meerdere gemeenten. De financiering van voor- en vroegschoolse educatie is ingewikkeld en vaak niet financieel sluitend voor de organisaties. Dit doordat vanwege de kwaliteitseisen meer mensen en middelen nodig zijn dan voor reguliere kinderopvang. Het is jaarlijks een puzzel om de bijdrage van de gemeente en die van ouders goed op elkaar af te stemmen en een deel van de financiële dekking ook te vinden vanuit de reguliere kinderopvang.

AUDIT DOSSIER In het onderzoek zijn de stukken voor het subsidieproces bestudeerd. Het door de onderzoekers ontvangen dossier is compleet. Het ontvangen dossier bevat: 1 De digitale subsidieaanvraag. De aanvraag bevat een overzicht van het aanbod uren per peuter, het uurtarief, de kosten per peuter, een prognose van het aantal bezette peuterplaatsen en de te ontvangen ouderbijdragen. 2 De subsidiebeschikking: > De jaarlijkse subsidiebeschikking van de gemeente omvat de hoogte van het subsidiebedrag en de grondslag hiervan op basis van de prognoses uit de subsidieaanvraag. 3 De vaststelling van subsidie. De subsidiecyclus wordt afgesloten met de vaststelling van de jaarlijkse subsidie over het desbetreffende jaar. Het dossier bevat een vaststellingsbrief van de gemeente met daarin genoemd het vastgestelde subsidiebedrag en in hoeverre dat afwijkt van de ontvangen subsidie, op basis van het verschil tussen de geprognotiseerde bezetting en werkelijke bezetting.

7.2.7 Afwijzingen subsidieaanvragen De gemeente kan aanvragen voor subsidies afwijzen. De weigeringsgronden voor een subsidie staan beschreven in de Algemene subsidieverordening De Ronde Venen 2017. Het college wijst een subsidie af indien: − − − − − −

De Europese Commissie heeft vastgesteld dat de subsidie onverenigbaar is met de interne gemeenschappelijke markt; De te subsidiëren activiteiten onvoldoende ten goede komen aan de gemeente of haar ingezetenen; Als niet is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor het verrichten van de activiteiten; Onder de voorwaarden van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen; De aanvraag niet voldoet aan de regels die zijn gesteld om voor subsidie in aanmerking te komen; De subsidieverstrekking in strijd zou zijn met de wet- en regelgeving, het algemeen belang of de openbare orde.

Verder is de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen (Wet Bibob) verankerd in de Algemene subsidieverordening. Deze wet geeft het openbaar bestuur de mogelijkheid om een onderzoek te doen naar (de achtergronden van) de aanvrager van een vergunning of een subsidie. De Wet Bibob heeft als doel om misbruik van de vergunning of subsidie te voorkomen. Er zijn in totaal 6 afgewezen en deels toegekende aanvragen bestudeerd. De dossiers zijn getoetst aan de hand van de onderstaande criteria. Toegepaste toetsingscriteria • Het dossier is volledig en bevat alle relevante stukken die zijn voorgeschreven in het protocol van de gemeente. • De afwijzing van de subsidieaanvraag is schriftelijk beargumenteerd en is valide. • De argumenten voor afwijzing zijn valide en komen overeen met de regelgeving.

Pagina 39

• •

Er is een goede balans tussen de juridische maat en menselijke maat: begrijpelijke en inlevende taal in de brieven en de gemeente helpt de aanvrager om vanuit mogelijkheden alsnog tot een toekenning van de subsidie te komen. Een eventueel bezwaar van de subsidieaanvrager is rechtmatig behandeld.

AFGEWEZEN AANVRAGEN Er zijn drie aanvragen op procedurele gronden afgewezen, een aanvraag op inhoudelijke en twee aanvragen om de reden van overschrijding van het gemeentelijke subsidiebudget. Bijvoorbeeld: > Procedurele afwijzing: een inwoner vraagt in het kader van de subsidieregeling Groene daken en gevels een subsidie aan. De vergroeningswerkzaamheden zijn echter nog niet uitgevoerd. De gemeente geeft aan dat daardoor de subsidie niet kan worden verleend; > Inhoudelijke afwijzing: een inwonerscollectief vraagt subsidie aan voor lancering van een platform voor en van inwoners en het uitbrengen van een inwonersmagazine en een communicatietour. De aanvraag wordt deels afgewezen voor wat betreft het magazine en de communicatietour. De gemeente ziet geen meerwaarde in deze extra activiteiten en vindt deze onvoldoende passen binnen het beleid van de gemeente; > Afwijzing door overschrijding subsidiebudget: een stichting vraagt een jaarlijkse subsidie aan. De gemeente geeft aan dat niet meer budget beschikbaar is en dat het binnen het gemeentelijk beleid niet past om meer subsidie voor dezelfde activiteiten te verstrekken.

De dossiers zijn volledig en aanvragers worden met argumenten schriftelijk op de hoogte gebracht van de afwijzing. De taal en toon is formeel maar wel begrijpelijk. De gemeente steekt daar waar mogelijk ook de helpende hand uit om mee te denken hoe een aanvraag wel gehonoreerd kan worden. Bijvoorbeeld: > Na een van de afwijzingen is er op informele wijze e-mail contact tussen de aanvrager en de gemeente om alsnog de aanvraag op de juiste wijze te doen; > De gemeente raadt de aanvrager aan om bij toekomstige aanvragen voor aanvullende bedragen het doel van de verhoging te motiveren en te specificeren; > Na de afwijzing biedt de gemeente aan om de aanvrager te helpen bij het inventariseren van de haalbaarheid en het opstellen van een plan.

Pagina 40

7.3 Samenspel met de gemeente In het onderzoek zijn gesprekken gevoerd met aanvragers van een subsidie. Hierbij is gevraagd hoe zij de samenwerking met de gemeente ervaren en of zij nog verbetersuggesties hebben voor de gemeente. We vatten de belangrijkste punten uit de gesprekken hieronder samen. HET SAMENSPEL WORDT ALS GOED ERVAREN In alle bestudeerde casussen wordt het samenspel met de gemeente als goed ervaren. De organisaties waarderen het dat zij contact hebben met een vaste ambtelijk contactpersoon die meedenkt in de voorbereiding van een subsidieaanvraag en daarbij gemeentelijke doelen, kaders en aandachtspunten inbrengt. Ook wordt gewaardeerd dat er lopende het jaar regelmatig overleg is en ingespeeld kan worden op lopende ontwikkelingen, eventueel door eenmalig aanvullende subsidie aan te vragen.

In het geval van subsidieregelingen voor inwoners richt de gemeente het subsidieproces op een andere wijze in. Het gaat dan om grote hoeveelheden aanvragen per jaar, bijvoorbeeld in het geval van de subsidieregeling voor Groene daken en gevels. In dat geval wordt het subsidieproces door de aanvragers als zeer efficiënt ervaren. De aanvraag kan geheel digitaal worden ingediend en wordt snel in behandeling genomen. Er is nagenoeg geen mondeling contact nodig met de gemeente. VERBETERSUGGESTIES In de voorgaande paragraaf worden de verbetersuggesties genoemd die de gesprekspartners van de casussen tijdens gesprekken voor dit onderzoek hebben ingebracht. Daarbij zijn suggesties gedaan die betrekking hebben op de specifieke casus maar er zijn ook suggesties gedaan die relevant zijn voor meerdere casussen. We lichten deze laatste hieronder kort toe: > De algemene maatschappelijke doelen uit de Maatschappelijke Agenda vormen het uitgangspunt voor de subsidieaanvraag, dat wordt breed gedeeld. De organisaties vragen zich wel af hoe deze doelen meer vertaald kunnen worden naar concrete gewenste maatschappelijke effecten en of de gemeente hen hierbij kan helpen. > De organisaties hebben de afgelopen jaren verschillende ambtelijk contactpersonen gehad door personele wisselingen in de ambtelijke organisatie van de gemeente.

Daardoor moest meermalen geïnvesteerd worden in het opbouwen van de relatie, de communicatie en een goede overdracht van de Maatschappelijke Agenda. > De subsidieaanvraag en -administratie kan eenvoudiger door jaarlijkse en eenmalige projectsubsidies van organisaties te bundelen in één aanvraag.

Pagina 41

8

De resultaten: informeren en evalueren

In dit hoofdstuk staat blok C van het evaluatiemodel centraal. De deelvragen 7 en 8 sluiten aan op dit blok en worden direct beantwoord onder het onderstaande kader. De beantwoording van de deelvragen is gebaseerd op bevindingen die verder zijn beschreven in de verschillende paragrafen van dit hoofdstuk. In dat licht zijn de antwoorden op de deelvragen ook op te vatten als een samenvatting van de belangrijkste bevindingen, in dit rapport ‘kernbevindingen’ genoemd. DEELVRAGEN 7 Hoe informeren en verantwoorden subsidieontvangers zich over de bereikte resultaten en geleverde prestaties? 8 Dragen de verstrekte subsidies bij aan de door de gemeente geformuleerd doelen in termen van maatschappelijke effecten? − Heeft de gemeente daar een helder zicht op? − Vindt er op basis van (tussentijdse) evaluatie bijsturing plaats? TOEGEPASTE NORMEN − Subsidieontvangers verschaffen tijdige en relevante informatie aan het college en deze informatie sluit aan bij de gemaakte afspraken of doelstellingen. − Aan de hand van de verstrekte informatie heeft de gemeente zicht op maatschappelijke effecten. Kernbevinding en beantwoording deelvragen Deelvraag 7 Subsidieontvangers verantwoorden zich conform het gestaffelde verantwoordingsregime zoals gesteld in de Algemene subsidieverordening. De zwaarte van het verantwoordingsregime is afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag.

Hoe hoger het subsidiebedrag hoe uitgebreider de verantwoording. Los van de formele verantwoordingsdocumenten is er ook regelmatig overleg tussen de gemeente en de instellingen. Deelvraag 8 De verantwoording die subsidieontvangers afleggen bevindt zich met name op het niveau van uitvoeringsprestaties. Het uiteindelijke maatschappelijk effect is niet aan de orde. De basis ligt hier al in de vertaling van beleidsdoelen naar afspraken met de instellingen. In het geval beleidsdoelen niet evalueerbaar zijn geformuleerd op het niveau van maatschappelijke effecten, worden de doelen van de instellingen ook niet op dat niveau geformuleerd. Uit alle bestudeerde casussen blijkt dat de desbetreffende subsidieontvangers de gemeente informeren over gerealiseerde uitvoeringsprestaties, activiteiten, status van projecten, ingezette uren, kosten en baten. Dat doen zij achteraf met jaarverslagen maar ook tussentijds op basis van evaluaties en rapportages. De rapportages liggen in lijn met de eisen die vanuit de Algemene subsidieverordening worden gesteld. Los van de formele rapportages is er met de subsidieontvangers ook regelmatig overleg. Deze overlegmomenten worden gebruikt om daar waar nodig bij te sturen, daar zijn in het onderzoek verschillende voorbeelden van aangetroffen.

Pagina 42

Algemeen Uit de bestudeerde casussen blijkt dat de desbetreffende organisaties de gemeente informeren over behaalde resultaten. Het gaat daarbij om uitvoeringsprestaties, verrichte activiteiten, de status van de projecten, ingezette personele capaciteit en financiële baten en lasten. Daarbij is er sprake van verantwoordingsregime dat afhankelijk is van de hoogte van het subsidiebedrag: > Licht regime. Een kleine subsidie (< €5.000,-) wordt direct vastgesteld en de subsidieontvanger toont op verzoek aan dat de activiteiten zijn verricht. Een goed voorbeeld hiervan zijn de subsidies voor Groene daken en gevels. Bij de subsidieaanvraag levert de aanvrager direct foto’s van het aangelegde groene dak en/of de groene muur en de factuur van de aannemer. > Middelzwaar regime. Subsidies vanaf €5.000,- tot €50.000,- moeten worden voorzien van een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten zijn verricht. Een goed voorbeeld hiervan zijn de jaarverslagen van de Senior Sportief Actief en Cultuurpunt Ronde Venen. > Zwaar regime. Vanaf €50.000,- moet er worden voorzien in een inhoudelijk verslag, een overzicht van activiteiten en daaraan verbonden kosten, een financieel verslag, een balans van het subsidietijdvak met toelichting en een controleverklaring van een accountant. Stichting TympaanDe Baat voldoet aan dit zwaardere verantwoordingsregime.

Los van de formele rapportages is er met de subsidieontvangers ook regelmatig overleg, veelal met een ambtelijk accounthouder en in het geval van Senior Sportief Actief ook via de buurtsportcoach. Deze overlegmomenten worden gebruikt om daar waar nodig bij te sturen. Daar zijn verschillende voorbeelden van: (a) Stichting Kunst Rond de Venen: wijziging in de functie naar een netwerkorganisatie, (b) Tympaan- De Baat: bezuinigingstaakstelling voor de subsidieaanvraag 2020 en (c) Senior Sportief Actief: beter betrekken van de doelgroep jongere ouderen/medioren. De verantwoording die subsidieontvangers afleggen beweegt zich met name op het niveau van uitvoeringsprestaties. Het maatschappelijk effect van deze prestaties is minder aan de orde. De basis ligt hier al in de vertaling van beleidsdoelen naar afspraken met de instellingen. In het geval beleidsdoelen niet evalueerbaar zijn geformuleerd op het niveau van maatschappelijke effecten, worden de doelen van de instellingen ook niet op dat niveau geformuleerd. Specifiek Er vallen ook een aantal specifieke zaken op ten aanzien van de verantwoordingsinformatie. We behandelen deze hieronder per casus. TYMPAAN-DE BAAT: ZWAAR REGIME Tympaan-De Baat legt verantwoording af aan de gemeente met een jaarverslag en jaarrekening.

In het jaarverslag wordt langs de thema’s uit de Maatschappelijke Agenda door Tympaan-De Baat verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten. Tympaan- De Baat doet dat op hoofdlijnen, niet alle resultaatindicatoren worden verantwoord (zie tabel 7.1 uit het voorgaande hoofdstuk). Gezien het aantal indicatoren (vele tientallen) is dit volgens ons ook begrijpelijk. De resultaten worden verder uitgedrukt in getallen en voorzien van een publiekstoegankelijke (goed leesbare en begrijpelijke) toelichting. Het is echter niet helder hoe de selectie van gepresenteerde resultaten tot stand is gekomen: welke resultaatindicatoren wel of niet te rapporteren? De jaarrekening omvat een financiële verantwoording met een baten/lasten overzicht, balans, kasstroomoverzicht en een toelichting. De jaarrekening is voorzien van een controleverklaring van een accountant.

Pagina 43

SENIOR SPORTIEF ACTIEF: ZWAAR REGIME Senior Sportief Actief legt verantwoording af aan de gemeente met een jaarverslag en jaarrekening. In het jaarverslag wordt per woonkern (Mijdrecht, Wilnis, Vinkeveen, De Hoef en Abcoude) het aantal groepen deelnemers gepresenteerd die meedoen aan activiteiten zoals sportief in de zaal, zitgymnastiek, bowling, volleybal et cetera. Ook worden de activiteiten van de buurtsportcoach en de stimuleringsprojecten verantwoord; de laatste in termen van het aantal deelnemers aan de projecten. De jaarrekening omvat een financiële verantwoording met een baten/lasten overzicht, balans, kasstroomoverzicht en een toelichting. De jaarrekening is voorzien van een controleverklaring van een accountant.

Senior Sportief Actief voert aanvullend evaluaties uit van de activiteiten van de buurtsportcoach en de projecten en rapporteert hierover aan de gemeente. Voorbeelden zijn de evaluatie buurtsportcoach over de periode 1 november 2018 tot 1 november 2020 en de evaluatie van het project Fittest. De evaluatierapporten bieden verdiepend zicht op de activiteiten en resultaten. Het evaluatierapport van de Fittest geeft bijvoorbeeld zicht op: > Het aantal aanmeldingen en deelnemers per woonkern; > De indruk van de conditie van de deelnemers. CULTUURPUNT DE RONDE VENEN: ZWAAR REGIME Cultuurpunt De Ronde Venen legt verantwoording af aan de gemeente met een, in vergelijking met Tympaan-De Baat en Senior Sportief Actief, een zeer beknopt jaarverslag met een bijlage en een jaarrekening.

In het jaarverslag worden de verrichte activiteiten over het voorgaande jaar gepresenteerd langs de drie kernactiviteiten: kenniscentrum, makelaardij & belangenbehartiging en culturele projecten. Voor het kenniscentrum wordt daarbij verwezen naar de website, dat maakt het jaarverslag moeilijk leesbaar. Voor de andere activiteiten worden in het jaarverslag hoofdzakelijk verrichtingen van de organisatie gepresenteerd: het geven van workshops, het verspreiden van flyers of het maken van afspraken met cultuuraanbieders. Resultaten van deze verrichtingen worden in het hoofddeel van het jaarverslag niet weergegeven, daarvoor moet de bijlage worden geraadpleegd. In de bijlage van het jaarverslag worden in tabelvorm de kosten per activiteit en project gepresenteerd alsmede het aantal deelnemers en bezoekers van activiteiten. De jaarrekening omvat een financiële verantwoording met een baten/lasten overzicht, balans, kasstroomoverzicht en een toelichting. De jaarrekening is voorzien van een controleverklaring van een accountant. VOOR- EN VROEGSCHOOLSE EDUCATIE: MIDDELZWAAR REGIME De organisaties verantwoorden zich, met een door de gemeente aangeleverde excel-format, over de prognose van het aantal te plaatsen peuters, het werkelijk aantal geplaatste peuters en het uurtarief. Dat doen zij achteraf na het lopende jaar en ook eenmaal het jaar tussentijds.

Als tussentijds blijkt dat het werkelijk aantal plaatsingen afwijkt van de prognose, stelt de gemeente tussentijds het subsidiebedrag bij. BEWONERSPLATFORM: LICHT REGIME De bewonersplatformen (bestudeerde casussen) informeren de inwoners, en daarmee de gemeente, achteraf met een kort financieel jaarverslag. Strikt genomen is dit richting de gemeente niet nodig want vanwege het lage subsidiebedrag vallen zij binnen het lichte verantwoordingsregime.

Pagina 44

9

Politieke kaderstelling, verantwoorden en controleren

In dit hoofdstuk staat blok D van het evaluatiemodel centraal. De deelvraag 9 sluit aan op dit blok en worden direct beantwoord onder het onderstaande kader. De beantwoording van de deelvraag is gebaseerd op bevindingen die verder zijn beschreven in de verschillende paragrafen van dit hoofdstuk. In dat licht zijn de antwoorden op de deelvragen ook op te vatten als een samenvatting van de belangrijkste bevindingen, in dit rapport ‘kernbevindingen’ genoemd. ONDERZOEKSVRAGEN 9 Is er sprake van kaderstelling en controle door de raad en waarop? − Hoe wordt de raad betrokken bij de totstandkoming van het subsidiebeleid? − Hoe en hoe vaak wordt de raad geïnformeerd over de financiële en maatschappelijke resultaten van het subsidiebeleid? TOEGEPASTE NORMEN Het college verschaft tijdige en relevante informatie aan de raad en deze informatie sluit aan bij de door de raad beoogde doelstellingen.

Kernbevindingen en beantwoording onderzoeksvragen Deelvraag 9 KADERSTELLENDE ROL De raad heeft de Algemene subsidieverordening en alle relevante beleidskaders vastgesteld, evenals de programmabegroting met het subsidiebudget. De programmabegroting is daarbij de afgelopen twee jaar doorontwikkeld. Het biedt vanaf 2020 goed zicht op de verdeling van de subsidies over de programma’s en onderliggende taakvelden. Financiële schaarse middelen moeten immers worden verdeeld over programma’s en taken. Het is voor de raad echter niet helder hoe het subsidiebudget is verdeeld over doelgroepen. Hierover kan de raad aan de hand van de programmabegroting nog geen heldere politieke keuzes maken. CONTROLERENDE ROL

De raad wordt geïnformeerd via de standaard producten uit de gemeentelijke P&C-cyclus: de kadernota, de programmabegroting en het jaarverslag. Daarnaast ontvangt de raad jaarverslagen van de grotere organisaties. Echter het is voor de raad moeilijk om aan de hand van deze verslagen een verbinding te maken tussen de doelen uit de Maatschappelijke Agenda en de activiteiten van deze organisaties: wat is het effect van deze activiteiten, in welke mate worden de doelen uit de Maatschappelijke Agenda gerealiseerd? De gemeente De Ronde Venen heeft verder geen openbaar subsidieregister. Zonder dat subsidieregister heeft de raad geen zicht op alle aan instellingen verstrekte subsidies, zowel de jaarlijkse als de eenmalige subsidies. De raad is daarmee niet in staat om te controleren aan wie welke subsidies (omvang en type) door het college worden verstrekt.

Pagina 45

Toelichting op de kaderstellende rol van de raad De raad heeft de Algemene subsidieverordening en alle relevante beleidskaders vastgesteld, evenals de programmabegroting met de daarin gestelde subsidieplafonds. De programmabegroting is daarbij de afgelopen twee jaar doorontwikkeld. De begroting voor 2019 bevat een overzicht van subsidies per taakveld. In 2020 zijn de taakvelden gekoppeld aan de programma’s van de begroting. Dat maakt dat er vanaf 2020 goed zicht is op de verdeling van de subsidies over de programma’s. De raad kan daarmee zijn kaderstellende rol, als het gaat om vaststelling van de subsidieplafonds, nauwkeuriger invullen. In hoofdlijnen stelt de raad, via vaststelling van de programmabegroting, de subsidieplafonds per programma vast en meer in detail per taakveld. Toelichting op de controlerende rol van de raad De gemeente beschikt niet over een openbaar en transparant subsidieregister waarmee de verleende subsidies per organisatie worden gepresenteerd. Wij constateren dat een dergelijk register wel in andere gemeenten beschikbaar is. Door het ontbreken van een dergelijk openbaar subsidieregister heeft de raad geen overzicht over de organisaties en instellingen aan wie het college subsidies verstrekt. Om dat te kunnen doen moet de raad hiervoor het college actief bevragen.

Daarnaast is het voor de raad ook mogelijk om werkbezoeken te plegen en de raad wordt hiertoe ook uitgenodigd door organisaties en instellingen. Een voorbeeld is Tympaan-De Baat die de raad in 2019 met een brief29 heeft uitgenodigd om met een bezoek kennis te nemen van het preventieve veld, wat daarin gebeurt en wat de effecten daarvan zijn. Tot zover de theorie op basis van de gemeentelijke stukken uit de P&C-cyclus. Om zicht te krijgen hoe de raad zijn kaderstellende en controlerende rol in de praktijk uitoefent is in dit onderzoek een gesprek gevoerd met een afvaardiging van de raad. Hieruit komen samengevat de volgende vier essentiële punten naar voren: 1 De raad heeft de Maatschappelijke Agenda vastgesteld en ziet dit als een belangrijk kaderstellend document voor subsidieontvangers. De doelen uit de Maatschappelijke Agenda moeten richting geven aan de doelen die het college vervolgens stelt aan subsidieontvangers. 2 Over het algemeen is het voor de raad echter niet helder in welke mate de activiteiten van de subsidieontvangers bijdragen aan de doelen van de Maatschappelijke Agenda.

De raad ontvangt weliswaar jaarverslagen van de grotere organisaties, maar het blijft moeilijk een verbinding te leggen tussen de doelen uit de Maatschappelijke Agenda en de activiteiten van deze organisaties: wat is het effect van deze activiteiten? 3 Voor de raad is het verstrekken van subsidies politiek relevant omdat er sprake is van een verdeelvraagstuk. Financiële schaarse middelen moeten immers worden verdeeld over programma’s en doelgroepen. De verdeling over programma’s/onderwerpen/thema’s is met de opzet van de programmabegroting helder; het is voor de raad echter niet helder hoe het subsidiebudget is verdeeld over doelgroepen. Willen we meer of minder subsidiebudget voor 55+, of voor jeugd of andere doelgroepen? Dat zijn politieke keuzes die bij de raad zouden moeten liggen. 4 Subsidies zijn ook historisch bepaald. Dat maakt het moeilijk om hierop te sturen want het voortbestaan van organisaties is dan afhankelijk van subsidies. De hierboven genoemde punten liggen in lijn met de aanpak en aandachtspunten die het college heeft. Dat blijkt uit een gesprek met het college. Een belangrijke kern van de aanpak is dat portefeuillehouders in gesprek zijn met maatschappelijke partners, via de zogenaamde ‘ontwikkeltafels’. Samen met deze partners wordt beleid ontwikkeld. Een goed voorbeeld is de Maatschappelijke Agenda.

Deze is in samenspel met maatschappelijke partners ontwikkeld waardoor de doelen breed worden gedeeld.

29 Bron: uitnodigingsbrief van Tympaan-De Baat

Pagina 46

De algemene doelen worden vervolgens door de ambtelijke organisatie vertaald naar de subsidiebeschikkingen, die gaandeweg steeds meer concretere doelen bevatten. Het college geeft daarbij aan dat het niet altijd mogelijk is om maatschappelijke effecten van activiteiten van organisatie en instellingen meetbaar te maken: > Bijvoorbeeld rondom preventieve maatregelen is dat ingewikkeld, het is vaak niet mogelijk om vooraf een inschatting te maken van het effect van dergelijke maatregelen; > Er spelen allerlei externe factoren een rol, die niet beïnvloedbaar zijn door gemeentelijk beleid; > Er zijn ook ‘onzichtbare effecten’, zoals de inzet van subsidies waardoor veel vrijwilligers inzet kunnen plegen. Vrijwilligers vormen daarbij het ‘onzichtbare bindmiddel’ in de samenleving. Volgens het college is het daarom nodig om vooral kwalitatieve analyses en metingen uit te voeren, teneinde enig zicht te krijgen op effecten van het beleid en de activiteiten van de subsidieontvangers.

Pagina 47

10 Bestuurlijke reactie van het college

Pagina 48

Pagina 49

Pagina 50

Pagina 51

11 Nawoord van de Rekenkamercommissie

Pagina 52

Deel 3: de bijlagen

Pagina 53

Bijlage 1 Evaluatiemodel en normenkader Voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen is in het onderzoek gebruik gemaakt van het onderstaande evaluatiemodel, dat aansluit op de gestelde deelvragen van het onderzoek. Toepassing van de geschetste cyclus stimuleert een doelmatige en effectieve subsidiepraktijk. Het evaluatiemodel laat alle facetten van het subsidieproces zien én wie in ieder deel van de cyclus een rol heeft.