Raadsvoorstel 11 Archiefverordening De Ronde Venen 2021

Voorstel raad AAN

de gemeenteraad

AGENDAPUNT NUMMER

REGISTRATIENUMMER TER INZAGE

11/21

BIJLAGE(N) 1

RAADSVERGADERING COMMISSIE ORGANISATIEONDERDEEL PORTEFEUILLEHOUDER BEHANDELEND AMBTENAAR ORGANISATIEONDERDEEL

Commissie SI DV M.Divendal Leo Mes DV

Onderwerp Archiefverordening De Ronde Venen 2021.

Voorstel Vast te stellen de Archiefverordening De Ronde Venen 2021.

Inleiding Op 4 juni 2020 heeft u ingestemd met de doorontwikkeling van digitaal documentair informatiemanagement. In het Programmaplan “Invoering digitaal documentair informatiemanagement en facilitaire zaken” is de omslag naar digitaal informatiebeheer vastgelegd. Een van de acties in dit plan vormt het actualiseren van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Met dit voorstel voeren we dit actiepunt uit. Voor de nieuwe ontwerpverordening is gebruik gemaakt van het meest actuele VNG-model. Inhoudelijk ligt de nadruk op het verbinden van het archiefbeleid met het informatiebeleid. De zich snel opvolgende digitale ontwikkelingen maken het noodzakelijk om het inrichten van de informatiehuishouding en bij het vormen van de digitale archiefbescheiden rekening te houden met het waarborgen van het duurzaam ontsluiten van informatie.

Beoogd effect Het juridisch faciliteren van de omslag naar eigentijds, efficiënt en digitaal informatiebeheer.

Voorstel raad - documentnummer: 48308

Argumenten 1.1 De nieuwe Archiefverordening voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. De huidige Archiefverordening uit 2014 is tegen de achtergrond van de verdergaande digitalisering en verhoging van de juridische kwaliteit , niet meer in lijn met gewijzigde wet- en regelgeving. Daarom is een nieuwe ontwerpverordening opgesteld. Ook is het ontwerp in vergelijking met de huidige versie flink gedereguleerd. Zo zijn de bepalingen geschrapt die enkel herhaalden wat al in landelijke regelgeving was geregeld, bepalingen die niet in een raadsverordening thuishoren maar de bevoegdheid van het college zijn en bepalingen waarin ontoelaatbaar werd afgeweken van landelijke regelgeving. Ook is de opbouw van het model grondig aangepast. We noemen hier de volgende onderdelen die in vergelijking met de huidige verordening in het ontwerp niet meer terug komen: -

De opsomming van definities.

-

De regels voor archiefzorg en archiefbeheer.

-

Het aanwijzen van een archiefbeheerder.

-

Regels voor het vervangen van de archivaris.

-

Verplichting om mee te werken aan goed toezicht door de archivaris.

-

Informatieplicht van de archiefbeheerder aan de archivaris over de organisatorische en proces gerelateerde zaken.

1.2 De toezichthouders dringen aan op herziening van de huidige lokale archiefregelgeving Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (hierna: RHCVV) en Gedeputeerde Staten hebben als toezichthouders in hun beoordelingen van de afgelopen jaren gewezen op de noodzaak de lokale archiefregelgeving te moderniseren. Uit het oordeel vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie, de oordelen van het RHCVV over de jaarlijkse kwaliteitsrapportages en uit het in maart 2020 verschenen archiefinspectierapport blijkt namelijk dat de lokale regelgeving bijvoorbeeld qua rollen en taken niet meer aansluit bij de feitelijke situatie in onze gemeente. 1.3 De nieuwe Archiefverordening geeft een formele basis voor de digitalisering van processen. De nieuwe Archiefverordening geeft een formele basis voor de doorontwikkeling van de organisatie en de archieffunctie in de richting van digitalisering van de processen. Het ontwerp sluit daarmee aan bij de digitale ontwikkelingen. 1.4 Na vaststelling van de nieuwe Archiefverordening kan het college een nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer vaststellen. Na vaststelling van de Archiefverordening De Ronde Venen 2021 is het nodig een nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer vast te stellen. Hierin staan nadere regels voor het beheer van nog niet aan het RHCVV overgedragen archiefbescheiden. Het college is bevoegd die regeling vast te stellen.

1.5 De nieuwe Archiefverordening vormt de basis voor het uitvoeren van kwaliteitszorg. De actualisatie van de verordening is van belang voor de uitvoering van de kwaliteitszorg als onderdeel van de prestatienormen voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) en de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's).

Voorstel raad - documentnummer: 48308 - pagina 2

Kanttekeningen 1.1 In 2022 wijzigt de Archiefwet 1995. Naar verwachting wijzigt in 2022 de Archiefwet 1995. Deze wijziging leidt mogelijk weer tot aanpassing van de lokale archiefregels. Het is dus denkbaar dat de nieuwe verordening en de daarop gebaseerde uitvoeringsregels al weer binnen één tot twee jaar herzien moet worden.

Financiën De vaststelling van de nieuwe Archiefverordening heeft geen financiële consequenties.

Betrokkenheid en communicatie De concept-verordening is afgestemd met de archivaris. Zij is in dienst van het RHCVV.

Vervolg Na vaststelling van de Archiefverordening wordt deze aan Gedeputeerde Staten medegedeeld, en op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Evaluatie Niet van toepassing.

Het ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van De Ronde Venen, de secretaris,

Voorstel raad - documentnummer: 48308 - pagina 3

de burgemeester,

De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel nr. 11/21 van 1 april 2021).

Gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet; Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;

Besluit Vast te stellen de Archiefverordening De Ronde Venen 2021.

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel 2. Taken gemeentearchivaris 1. In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht én over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 3.

De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, tweede lid; b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, derde lid, en c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Artikel 5. Intrekking oude verordening De Archiefverordening De Ronde Venen 2014 wordt ingetrokken. Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de eerstvolgende dag na bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Archiefverordening De Ronde Venen 2021”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 1 april 2021.

De raad voornoemd, de griffier,

Voorstel raad - documentnummer: 48308 - pagina 5

de voorzitter,