Informatienota Invulling bezuiniging amendement apparaatskosten 2021 en invulling bezuinigingen Programmabegroting 2021.

Informatienota raad AAN DATUM ORGANISATIEONDERDEEL PORTEFEUILLEHOUDER BEHANDELEND AMBTENAAR TOESTELNUMMER

de gemeenteraad 5 januari 2021 DV Alberta Schuurs Angelique Broere 0297-291596

REGISTRATIENUMMER TER INZAGE BIJLAGE(N)

Onderwerp Invulling bezuiniging amendement apparaatskosten 2021 en invulling bezuinigingen Programmabegroting 2021.

Waarom naar de raad In het kader van de taakstelling op de materiële budgetten onder het taakveld overhead domein 3 en als gevolg van het amendement “taakstelling apparaatskosten” heeft het college besloten om te bezuinigen op onderstaande budgetten. Hierover wil het college u in deze nota informeren.

Inleiding Op de apparaatskosten wordt in 2021 op drie manieren bezuinigd. 

Reductie aantal fte door het schrappen van 4,6 fte vacatureruimte en 1 fte die in 2020 nog incidenteel in dienst was



€ 50.000 structurele taakstelling



€ 250.000 op basis van het aangenomen amendement

De laatste twee waren ten tijde van de begroting nog niet concreet ingevuld en daar gaan we hier nader op in.

Kernboodschap Door de structurele taakstelling van € 50.000 in 2021 oplopend naar € 200.000 in 2024 worden bezuinigingen gerealiseerd op de materiële budgetten onder het taakveld overhead domein 3. Dit is zo opgenomen in de onlangs vastgestelde Programmabegroting 2021. Dit betreft onder andere personeel en organisatiebeleid, ICT, communicatie, vergaderkosten etc en zijn bezuinigingen die de gehele organisatie betreffen.

Informatienota raad - documentnummer: 48046

Daarnaast is er als gevolg van het amendement “taakstelling apparaatskosten” een structurele taakstelling opgenomen van € 250.000 in 2021 oplopend naar € 600.000 in 2024. Dit betreft alle personele en materiele kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (exclusief griffie en bestuur).

De taakstelling materiële kosten overhead 2021 wordt als volgt ingevuld: 1. Abonnementsvormen van licenties en/of software:

bezuiniging

€ 10.000

2. Facilitaire uitgaven

bezuiniging

€ 17.000

3. Werving & selectie:

bezuiniging

€ 21.000

4. Bedrijfsbijeenkomsten

bezuiniging

€ 2.000

Totaal

€ 50.000

ad 1. Abonnementsvormen van licenties en/of software verlagen ( € 10.000.- ) Voor het opmaken van flyers en het monitoren van social media en de website worden digitale tools gebruikt. Deze licenties en/of software werken met verschillende pakketten; hoe meer functionaliteiten hoe hoger de prijs van het abonnement. Door bij een aantal van deze licenties scherper te zijn in must- en nice to haves kan er € 10.000 euro worden bespaard. Een aantal functionaliteiten is soms gratis verkrijgbaar, maar bijvoorbeeld minder privacy vriendelijk. Het kost een eenmalige tijdsinvestering vanuit JZ en Communicatie om over te schakelen naar betrouwbare alternatieven, maar dit verdient zich op de langere termijn terug. ad 2. facilitaire uitgaven ( € 17.000. -) Op de postverzorging is een bezuiniging mogelijk ad € 10.000, inzake koffie/thee een bedrag ad € 2.000, op kantoorartikelen een bedrag ad € 3.000, op gebak &maaltijden intern en extern een bedrag ad € 1.000 en op bloemen intern en extern € 1.000. Wat betreft de postverzorging; jaarlijks worden er gemiddeld vijf mailingen per post naar inwoners gestuurd (per mailing ongeveer € 2300.-) Dit zijn mailingen van diverse afdelingen in de organisatie. Wanneer deze vijf mailingen worden gereduceerd naar één mailing per jaar uit het budget postverzorging kan er een bezuiniging plaatsvinden van € 10.000.

Voorwaarde om deze bezuiniging te kunnen realiseren is dat de afdeling die mailingen verstuurt deze binnen het eigen budget begroot en bekostigt. Door het meer thuiswerken kan er worden bezuinigd op koffie/thee, kantoorartikelen, gebak & maaltijden. Naast de noodzaak van thuiswerken door Covid-19 is de verwachting dat in het kader van tijd-plaats onafhankelijk er meer vanuit huis wordt gewerkt. Het budget voor bloemen intern- en extern wordt met € 1.000 verlaagd. ad 3. Werving & selectie: ( € 21.000.- ) Werving- en selectiekosten variëren per vacature en kunnen bestaan uit advertentiekosten, recruiting en assessment. Er is voor 2020 € 30.000 geraamd. Door veel en soms lastig in te vullen vacatures is er in 2019 veel gebruik gemaakt van werving- en selectie bureaus en was er een tekort op het beschikbare budget. Voor 2020 is het budget net toereikend. Hoewel de arbeidsmarkt verandert, is dit voor specialistische functies nog niet zo merkbaar. De verwachting is dat het inzetten van werving- en selectiebureaus bij een aantal vacatures noodzakelijk is. In het bedrag ad € 30.000 zijn structurele kosten ad € 6.000 opgenomen inzake de verplichting die wij hebben met (het adverteren op) Gemeentebanen. Het plaatsen van vacatures op deze site is zinvol, hier wordt niet op bezuinigd. Een

Informatienota raad - documentnummer: 48046 - pagina 2

bedrag ad € 3.000 is al nodig voor de werving- en selectie van een gemeentesecretaris of afdelingshoofd. Om de genoemde bezuiniging ad € 21.000 te realiseren moeten de afdelingen, waar naast de inzet van een HRO adviseur specifieke deskundigheid nodig is, de werving- en selectiekosten binnen de eigen budgetten organiseren. Dit kan mogelijk doordat vacatureruimte ontstaat als medewerker A vertrekt per 1 oktober van een jaar en de invulling van de vacature pas per 1 december van datzelfde jaar plaats vindt. ad 4. Bedrijfsbijeenkomsten: bezuiniging ( € 2.000.- ) Onder dit product vallen onder meer de nieuwjaars- en kerstbijeenkomst. Het is mogelijk om op het totaal budget ad € 31.000 een bedrag van € 2.000 te bezuinigen. Gelet op het krappe tijdsbestek is ervoor gekozen om in 2021 incidentele bezuinigingsvoorstellen te benoemen om de taakstelling vanuit het amendement te realiseren. In het kader van de taakstelling apparaatskosten wordt er in 2021 incidenteel bezuinigd op: 1. Opleidingen

bezuiniging:

€ 85.000

2. Management

bezuiniging:

€ 40.000

3. Frictiekosten

bezuiniging:

€ 125.000

Totaal

€ 250.000

Ad 1. Opleidingen ( € 85.000.- ) De consequentie van besparen op deze post leidt op termijn tot onvoldoende kennis- en vaardigheidsontwikkeling van medewerkers en is nadelig voor doorstroom en talentontwikkeling. De verwachting is dat er in 2021, met name door Corona, minder gebruik gemaakt wordt van het opleidingsbudget. De incidentele besparing van 85k (op een totaal van 400k) is in lijn met de onderschrijding op het opleidingsbudget in 2020. Er vinden zeker opleidingen plaats, doordat dit veelal online gebeurt gaat dit met minder kosten (oa kosten van de locatie, catering, etc.) gepaard. Structureel verwachten we niet met minder budget toe te kunnen, het is cruciaal om medewerkers goed op te leiden voor de invulling van hun huidige werk en voor het zijn van een goed werkgever.

Ad 2. Management ( € 40.000.- ) Deze bezuiniging kan worden gerealiseerd door de vervroegde pensionering van een afdelingshoofd. Ad 3. Incidentele frictiekosten ( € 125.000,- ) Voor de jaren 2019 tot en met 2021 is er naast het reguliere frictiebudget jaarlijks een incidenteel budget ad € 200.000 opgenomen. Om de bezuiniging ad € 125.000 te kunnen realiseren moet de desbetreffende afdeling/ programma de benodigde frictiekosten binnen de eigen capaciteitskosten realiseren en uiteraard benoemen in P&C rapportages wanneer dit tot knelpunten leidt ten aanzien van uitvoering van beleidstaken en/of financiële middelen.

Consequenties De bezuinigingen zijn een combinatie van efficiencymaatregelen in de organisatie (verminderde materiële en apparaatskosten) en het verhogen van inkomsten. In het kader van een gezond

Informatienota raad - documentnummer: 48046 - pagina 3

financieel meerjarenperspectief hebben we onszelf een taakstelling opgelegd en zijn er in de Programmabegroting 2021-2024 diverse ombuigingen verwerkt. Naast deze taakstelling is er de extra taakstelling apparaatskosten. Dit vergt een gezamenlijke organisatiebrede inzet om de efficiencymaatregelen op een dusdanige wijze te blijven uitvoeren zodat de ambitie voor een toekomstgerichte organisatie overeind blijft.

Vervolg De invulling van de in deze informatienota genoemde taakstellingen wordt technisch verwerkt via een begrotingswijziging welke wordt opgenomen in de 1e bestuursrapportage 2021. In januari 2021 wordt gestart met de voorbereidende gesprekken voor het invullen van de structurele bezuinigingsmaatregelen voor 2022 en verder. Dit sluit aan op het proces van de kadernota 2022.

Informatienota raad - documentnummer: 48046 - pagina 4