Financiële verordening De Ronde Venen 2022
Tekst van het document
Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2022 De raad van de gemeente De Ronde Venen; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ##-2022; Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
Besluit: vast te stellen de volgende verordening:
Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2022;
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen Artikel 1
Definities 1.
In deze verordening wordt verstaan onder: a.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente De Ronde Venen en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
b.
besluit begroting en verantwoording: Provinciale en gemeentelijke wetgeving in zake besluiten, begroten en verantwoorden.
c.
college: burgemeester en wethouders
d.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
e.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
f.
economische categorieën: landelijke eenheden waarin de baten en lasten van activiteiten binnen en taakveld worden uitgedrukt;
g.
EMU-saldo: het
geraamde
onderscheidenlijk
gerealiseerde
saldo
van
de
ontvangsten en uitgaven van een provincie onderscheidenlijk een gemeente, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie. h.
financiële organisatie:
1
het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente De Ronde Venen om te komen tot een goed inzicht in: -
de financieel-economische positie;
-
het financiële beheer;
-
de uitvoering van de begroting;
-
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
-
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
i.
overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces;
j.
programma: een onderdeel van de programmabegroting bestaande uit een samenhangend geheel van activiteiten om beoogde maatschappelijke doelen te bereiken én waarin doelstellingen en middelen worden gekoppeld.
k.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.
l.
taakvelden: landelijke eenheden waarin de programma’s zijn onderverdeeld;
m.
verbonden partij: Een privaat of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft.
Hoofdstuk 2 Planning en controlcyclus Artikel 2
P&C-kalender 1.
Het college biedt ter informatie jaarlijks voorafgaand aan een kalenderjaar een bestuurlijke planning aan de raad over het aanbieden en vaststellen van planning- en controldocumenten.
2.
De planning- en controldocumenten omvat: a. Kadernota; b. Programmabegroting; c. Bestuursrapportage; d. Programmarekening (jaarverslag en jaarrekening).
Artikel 3
Kadernota 1.
Het college biedt een kadernota aan over de beleidsmatige en financiële kaders op hoofdlijnen voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren.
2.
De raadsbehandeling van de kadernota vindt plaats voor het zomerreces.
2
Artikel 4
Programmabegroting 1
De raad stelt de indeling van de programma’s vast.
2.
De indeling van de programma’s kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode gemotiveerd worden herzien.
3.
4.
Bij het domein wordt aangegeven: −
Welk maatschappelijk effect willen we bereiken?
−
Wat gaan we daarvoor doen?
−
Wat is de bijdrage van verbonden partijen aan dit domein?
−
Wat mag het kosten?
In de begroting wordt naast de wettelijke paragrafen volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten een paragraaf subsidies opgenomen.
5.
De raad kan een nieuwe paragraaf instellen voor projecten groter dan € 1 miljoen en een tijdshorizon van langer dan 4 jaar.
Artikel 5
Bestuursrapportage 1.
In een bestuursrapportage worden de volgende onderwerpen opgenomen: a.
Stand van zaken beleidsuitvoering begroting;
b.
Voorstel voor onderwerpen die achter lopen op schema;
c.
Financiële ontwikkelingen (verschuivingen, incidenteel en structureel);
d.
Ontwikkelingen reservepositie;
e.
Stand
van
zaken
rechtmatigheid,
accountant
en
landelijke
ontwikkelingen. f. 2.
ICT-bijlage met financieel overzicht.
De bestuursrapportage gaat specifiek in op de voortgang van de programma’s en
de
eventuele
afwijkingen
van
/
gevolgen
voor
de
beoogde
maatschappelijke effecten die in de programmabegroting zijn aangegeven, op financiële afwijkingen en de risico’s. Artikel 6
Programmarekening 1.
Het college zorgt voor een adequate vertaling van de collegeproducten naar de verantwoording van de raad-programma’s.
2.
Bij het domein wordt aangegeven: −
Welk maatschappelijk effect is bereikt?
−
Wat is daarvoor gedaan?
−
Wat was de bijdrage van verbonden partijen aan dit domein?
−
Wat heeft het gekost?
3
Hoofdstuk 3 Autorisatie budgetten en informatieplicht Artikel 7
Autorisatie budgetten: 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per domein.
2.
De
raad
autoriseert
met
het
vaststellen
van
de
begroting
de
investeringsbudgetten die in een apart overzicht zijn opgenomen. 3.
Verschuiving in budgetten zijn mogelijk door het college als deze worden opgenomen in een bestuursrapportage. Hierbij gelden de volgende criteria: a.
de verschuiving is beleidsarm en vindt plaats binnen een domein; en
b.
het betreft incidentele budgetten tussen twee kalenderjaren en daarbij geldt als minimumbedrag € 25.000 voor een budgetoverheveling.
4.
Bij nieuw beleid worden aanpassingen vanaf € 50.000 via een raadsvoorstel aan de raad aangeboden. Er is sprake van nieuw beleid, indien afgeweken wordt van het bestaande beleid en de daarbij behorende financiële kaders.
5.
Bij nieuw beleid onder de € 50.000 wordt de raad via een informatienota en Griffiebrief geïnformeerd met de mogelijkheid daarop binnen twee weken te reageren. Vervolgens wordt dit opgenomen in een bestuursrapportage.
Artikel 8
Informatieplicht 1.
Het college besluit niet over de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten, het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties indien deze niet passen binnen het bestaande beleid en de daarbij behorende financiële kaders. De raad dient eerst geïnformeerd te worden over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid zijn gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
2. Het college rapporteert in de P&C documenten over incidentele baten en lasten vanaf € 25.000. Artikel 9
EMU-saldo Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
4
Hoofdstuk 4 Financieel beleid Artikel 10
Financiële positie In de programmabegroting en –rekening wordt naast de wettelijke onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording in de beleidsmatige en financiële samenvatting een integraal beeld gegeven van al het beleid waartoe de raad heeft besloten. Hierbij wordt een samenvatting opgenomen van verschillende dwarsdoorsneden en eventuele verwijzingen naar paragrafen en bijlagen.
Artikel 11
Activeren, waarderen en afschrijven Het college biedt de raad een Nota activeren, waarderen en afschrijven aan.
Artikel 12
Grondbeleid Het college biedt de raad een Nota grondbeleid aan.
Artikel 13
Verbonden partijen Het college biedt de raad een Nota verbonden partijen aan.
Artikel 14
Voorziening voor oninbare vorderingen 1.
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
2.
Voor de vorderingen vanwege belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 15
Reserves en voorzieningen 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves aan de taakvelden plaats. 2. Het college biedt de raad een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen. 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van de reserve; en d. de maximale looptijd. 4. Als een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een besteding valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd. 5. Incidentele lasten worden vanaf een drempelbedrag van € 25.000 bekostigd uit de algemene reserve. 6. Vanaf het begrotingsjaar 2022 wordt jaarlijks € 1.500.000 toegevoegd aan de algemene reserve ter dekking van incidentele lasten. 5
Artikel 16
Kostprijsberekening en tarieven 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (btw). 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten. 4.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend. 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel. 6. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.
Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. 7. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.
6
Artikel 17
Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke
tarieven
voor
de
belastingen,
de
rioolheffing,
de
afvalstoffenheffing, leges en marktgelden. 2. Het college biedt de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de levering
van
gemeentelijke
goederen,
werken
en
diensten
aan
overheidsbedrijven en derden en voor de huren en de erfpachten. 3. Het college legt bij een tussentijdse wijziging van prijzen, huren en erfpachten ten opzichte van de kaders uit de nota vooraf een besluit voor aan de raad. Artikel 18
Financieringsfunctie (Treasury) 1. Het college biedt het Treasurystatuut aan ter vaststelling door de raad. 2. Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording van de treasuryfunctie vooraf en achteraf mogelijk.
Artikel 19
Borg en garantstellingen 1. Het college biedt een Nota borg en garantstellingen aan ter vaststelling door de raad. 2. In de Nota borg en garantstellingen zijn opgenomen de uitgangspunten en het risicobeheer.
Hoofdstuk 5 Financieel beheer en interne controle
Artikel 20
Administratie 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, contracten, enz.; c.
het verschaffen van informatie voor budgetbeheer en voor het maken van kostencalculaties;
d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
7
Artikel 21
Registratie bezittingen, activa en vermogen 1. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen
en
het
vermogen
van
de
gemeente
systematisch
worden
gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. 2. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Artikel 22
Financiële organisatie Het college draagt zorgt voor: 1. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams; 2. een
adequate
scheiding
van
taken,
functies,
bevoegdheden,
verantwoordelijkheden; 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten. 4. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; 5. de te maken afspraken met de ambtelijke organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; 6. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden; 7. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; 8. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en 9. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 23
Interne controle 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college stelt jaarlijks een Controleplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits over lid 1 zijn opgenomen.
8
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel 24
Intrekken oude verordening en overgangsrecht De Financiële verordening gemeente De Ronde Venen, vastgesteld op 15 december 2016, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2022.
Artikel 25
Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op ##-2022. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2022.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van ##-2022. De voorzitter,
De griffier,
9
Bijlage 1. Verschillen tussen de nieuwe en de oude verordening Artikel van de
Artikel van de oude
nieuwe verordening
verordening
Toelichting
-
-
Jaartal in de titel is aangepast van 2016 naar 2022
1
1
Administreren is aangepast naar administratie
1
1
Definitie van besluit begroting en verantwoording is toegevoegd.
1
1
Definitie van een verbonden partij is toegevoegd.
1
1
De definities zijn op alfabetische volgorde gezet.
-
3.2
Artikel 3.2 is geschrapt, we betrekken altijd de meest actuele informatie bij de kadernota, dit komt uit een veelvoud van bronnen.
4.2
4.2
Het woord “gemotiveerd” is toegevoegd.
4.3
4.3
Aangepast: “Wat willen we bereiken?” is aangepast naar: “Welk maatschappelijk effect willen we bereiken?”
4.3
4.3
Per programma is vervangen door per domein.
4.5
4.5
Artikel 4 lid 5 is smarter geformuleerd. “Grote projecten” is aangepast naar projecten groter dan € 1 miljoen en “lange tijdshorizon” is aangepast naar langer dan 4 jaar.
5.1
5.1
1c en 1d zijn verwijderd. De bestuursrapportage rapporteert alleen over het lopende boekjaar. 1c. Meerjarige begrotingsresultaten; 1d.
Meerjarige
financiële
ontwikkeling
per
programma; 5.1
5.1
Toegevoegd: ICT-Bijlage met financieel overzicht.
5.1
5.1
Aangepast: bij de stand van zaken accountant en landelijke
ontwikkelingen
is
het
woord
“rechtmatigheid” toegevoegd. 5.2
5.2
Artikel 5.2 is
aangepast met een duidelijke
doelstelling waar de bestuursrapportage voor is bedoeld. 6.1
6.1
Aangepast:
“Wat
wilden
we
bereiken?”
is
aangepast naar: “Welk maatschappelijk effect is bereikt?” “Wat hebben we daarvoor gedaan?” is aangepast naar “Wat is daarvoor gedaan?”. 6.2
6.2
Per programma is vervangen door per domein.
7
7
Per programma is vervangen door per domein.
7.4
7.4
Definitie van nieuw beleid is toegevoegd.
8.2
-
Grensbedrag voor rapporteren van incidentele baten en lasten van € 25.000 opgenomen in de informatieplicht.
9
19
Artikel inzake EMU-saldo is verschoven naar het hoofdstuk 10
informatieplicht.
Hierdoor
wijzigt
de
Artikel van de
Artikel van de oude
nieuwe verordening
verordening
Toelichting nummering van de artikelen 9 t/m 19.
11
10
Lid 1 t/m 5 zijn verwijderd en een verwijzing naar de vastgestelde
Nota
investeren,
waarderen
en
afschrijven is opgenomen. 15.2
14.2
De termijn van iedere 2 jaar is verwijderd.
15.5
Een drempelbedrag van € 25.000 is toegevoegd.
15.6
De jaarlijkse dotatie van € 1.500.000 aan de algemene reserve is toegevoegd.
17.2
16.2
De termijn van iedere 4 jaar is verwijderd.
18.1
17.1
Het woord (bijgestelde) is verwijderd.
20.1a
20.1a
De woorden “en in de afdelingen” is verwijderd.
20.1c
20.1c
De
woorden
“aan
de
budgetbeheerders”
is
aangepast naar “voor budgetbeheer”. 21
20
Vanwege het dubbel opnemen van artikel 20 (onjuiste
doornummering)
is
de
nummering
aangepast vanaf artikel 20. 22.1
21.1
Het woord “afdeling” is vervangen door “teams”.
22.5
21.5
Het
24
23
woord
“afdelingen”
is
vervangen
door
verordening
is
“ambtelijke organisatie”. Intrekking
van
de
oude
geactualiseerd. -
23.2
25
24
Artikel inzake investeringen voor 1-1-2017 met een maatschappelijk nut is verwijderd. Inwerkingtreding van de nieuwe verordening is geactualiseerd.
11