C 0056351 Advies auditcommissie programm

POSTADRES

BEZOEKADRES

Postbus 250

T

0297 29 16 16

3640 AG Mijdrecht

F

0297 28 42 81

Croonstadtlaan 111

E

gemeente@derondevenen.nl

3641 AL Mijdrecht

I

www.derondevenen.nl

Leden van de gemeenteraad

DATUM

9 juni 2022

UW KENMERK

--

ONS KENMERK

0056351/GRIF

UW BERICHT VAN

--

CONTACTPERSOON

J. Jonker

DOORKIESNUMMER

0297 29 18 89

E-MAIL

j.jonker@derondevenen.nl

ONDERWERP

Advies auditcommissie programmarekening 2021 Geachte leden van de raad, In 2022 heeft BDO accountants de controle op de jaarrekening 2021 van de gemeente De Ronde Venen in opdracht van de gemeenteraad uitgevoerd. De auditcommissie van de raad begeleidt dit proces namens de raad. De auditcommissie doet in deze notitie verslag van de besprekingen van de programmarekening 2021 en adviseert de raad over de behandeling van de rekening. Dit is ná de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 voor de eerste keer dat de auditcommissie in een nieuwe bezetting haar rol op zich neemt. De auditcommissie heeft zich laten informeren door de accountant en door medewerkers uit de organisatie over de P&C-cyclus. De leden van de auditcommissie zijn goed te spreken over de gekregen ondersteuning, die maakt dat wij onze taak ten dienste van de gemeenteraad kunnen uitvoeren. Specifieke opmerkingen en aanbevelingen De accountants – de heren Brak en van Schaik - hebben op 25 mei 2022 een toelichting gegeven op de bevindingen aan de leden van de auditcommissie. Ook dit jaar krijgt de gemeente een goedkeurende verklaring van de accountant betreffende de getrouwheid. Voor de verklaring van de accountant betreffende de rechtmatigheid wordt dit een verklaring met een beperking.

De oorzaak hiervan is gelegen in fouten die zijn gevonden bij een aantal inkoopprocessen die Europees aanbesteed hadden moeten worden en dat is bij aanvang niet gebeurd. Een aantal van deze processen zijn afkomstig vanuit het jaar/ de jaren voor 2021. Omdat de regelgeving zegt dat tot vier jaar terug moet worden gekeken, komt dit dus meerdere keren terug. Aan de hand van het dashboard accountantscontrole is de auditcommissie verder bijgepraat over de bevindingen van de accountant. Op basis van de interim- en de jaarrekeningcontrole 2021 zijn de belangrijkste aandachtspunten voor komend jaar: -

Het verstevigen van het proces rondom Europese Aanbestedingen

REGISTRATIENUMMER

VERZONDEN

-

De doorontwikkeling van het “Business Control Framework” naar rechtmatigheidsverantwoording over 2022.

-

Het versterken van de IT-beheeromgeving, zodat alle gewenste functiescheiding aanwezig is.

De laatste aanbeveling is een continu aandachtspunt en komt daarmee jaarlijks terug. In 2021 zijn in het Sociaal Domein een aantal grote stappen gezet en er zijn meer gebieden waarop doorontwikkeld moet worden betreffende de IT beheersing. Daarbij speelt het fenomeen van functiescheiding bij een compacte gemeente ook een rol. Het landelijke personeelstekort leidt er ook in De Ronde Venen toe dat het lastig is om specialisten in huis te krijgen. Het college zal in haar reactie op de managementletter deze toelichting opnemen. Helaas zijn bij het schrijven van deze notitie de managementletter, het dashboard en de verklaringen van de accountant nog niet binnen. De directie heeft op 8 juni tijdens de auditcommissie uitgelegd dat dit komt door één specifieke factuur, gekoppeld aan de fiscale beoordeling, die vertraging veroorzaakt bij het afgeven van de controleverklaring en het accountantsverslag. Het heeft verder geen invloed op de inhoud van het gepresenteerde dashboard op 25 mei 2022. Er vindt na het afgeven van de documenten een evaluatie plaats met de griffie, de accountant en de concernstaf. Technisch onderzoek Een van de taken van de auditcommissie is het doen van een technisch onderzoek op de programmarekening.

De leden van de auditcommissie hebben dit gedaan aan de hand van de vier niveaus: bestuurlijke hoofdlijnen, jaarverslag domeinen, jaarverslag paragrafen en jaarrekening. Per niveau zijn er drie vragen besproken: - geeft dit onderdeel voldoende houvast voor de controlerende rol van de raad? - Wat zou in de toekomst beter kunnen in de opzet? - Zijn er onderdelen waarop meer duiding nodig is? Met het beantwoorden van deze vragen blijken er een aantal punten ter aanbeveling naar voren te komen: -

Het overzicht ontbreekt regelmatig. De auditcommissie stelt daarom voor om doelstellingen smart te formuleren en compactere teksten te gebruiken. Dit kan bij de begroting van 2023 al worden ingezet. Op het moment dat de doelstellingen in de begroting smart zijn, dan is dit bij de rekening beter te verantwoorden. Daarnaast is dan bovendien beter te zien welke onderdelen zijn uitgevoerd en welke doorgeschoven worden naar het volgende jaar. De auditcommissie vraagt daarbij het onderscheid tussen doelstellingen en resultaten scherper aan te geven.

REGISTRATIENUMMER

Pagina 2 van 4

-

De auditcommissie stelt voor om met elkaar nieuwe afspraken te maken over wat de raad terug zou willen zien in de bestuursrapportages, zodat de controlerende rol beter uitgevoerd kan worden. Dit kan voor de tweede bestuursrapportage worden opgepakt.

-

De indicatoren zijn vaak niet gekoppeld aan de doelstellingen en acties en zouden daarmee beter naar de bijlagen kunnen. Per domein zouden indicatoren wel beperkt ingezet moeten worden en daarmee rechtstreeks gekoppeld moeten worden aan beleid. Dan is het meetbaar en is te zien of de trend gevolgd gaat worden.

-

Een indicator (welk bedrag had volgens plan per 31-12-2022 uitgegeven moeten zijn), helpt om achterstanden (of vooruitlopen) op investeringen te beoordelen.

-

Er kan een strengere redactie op de teksten gevoerd worden. De teksten moeten concreet, compact en helder zijn. Daarbij komen doorlopende basistaken nu steeds terug. De auditcommissie adviseert de raad om afspraken met elkaar te maken wat wel en niet beschreven moet worden. Een voorbeeld daarvan is het ontbreken van wettelijke afhandeltermijnen in de domeinen en hoe vaak deze termijnen wel of niet gehaald zijn.

-

De paragrafen zijn goed leesbaar en geven een duidelijk overzicht. Wel wordt geadviseerd een overzicht toe te voegen van de belastingen waarbij een vergelijking gemaakt kan worden met de 26 gemeentes vanuit onze provincie (zoals dit bijvoorbeeld gedaan is bij de toeristenbelasting).

-

De algemene uitkering staat niet gedefinieerd in de bijlage. Afgesproken wordt dat dit de volgende keer wordt meegenomen.

-

De auditcommissie mist het totaaloverzicht van alle verstrekte subsidies en de publicatie daarvan. De organisatie gaat kijken naar een manier om dit beter naar elkaar toe te laten groeien. Dat is lastig bij dit onderdeel, omdat er op verschillende manieren naar de subsidies gekeken kan worden.

-

In de auditcommissie is gesproken over wat de raad het beste helpt om te kunnen sturen en bij te kunnen sturen. Een dashboard om te kunnen zien waar de afwijkingen en risico’s zitten, zou uitkomst kunnen bieden. Dat is het niveau waarop de raad haar controlerende taak uit kan voeren.

Advies -

De auditcommissie adviseert de jaarrekening 2021 vast te stellen

-

De aanbevelingen van de accountant over te nemen

-

De aanbevelingen van de auditcommissie over te nemen

-

Een evaluatiegesprek met de accountant te voeren

REGISTRATIENUMMER

Pagina 3 van 4

Met vriendelijke groet,

De leden van de auditcommissie BIJLAGE(N)

--

REGISTRATIENUMMER

Pagina 4 van 4