Bijlage E, Raadsvoorstel 48 27 juni 2019 Vernieuwing gemeentehuis

Initiatiefvoorstel raad AAN AGENDAPUNT NUMMER RAADSVERGADERING COMMISSIE ORGANISATIEONDERDEEL PORTEFEUILLEHOUDER BEHANDELEND AMBTENAAR

de gemeenteraad 4f 48/19 27 juni 2019 ABZF Griffie Martin de Graaf

GEWIJZIGD

REGISTRATIENUMMER TER INZAGE BIJLAGE(N)

Onderwerp Vernieuwing van het gemeentehuis Het initiatiefvoorstel wordt aangeboden door de bouwcommissie, waarin alle fracties uit de gemeenteraad zijn vertegenwoordigd

Voorstel 1. Overwegende dat de raad zich bewust is dat bij zowel het vernieuwen van het gemeentehuis als in geval van niets doen aan de huidige huisvesting, de jaarlijkse huisvestingslasten stijgen, het college te vragen mogelijke scenario’s verder te onderzoeken en hiervoor een dekkingsvoorstel op te stellen zodat de initiatieffase kan worden afgerond en de definitiefase gestart. 2. Een incidenteel budget van € 65.000 voor begrotingsjaar 2019 beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve voor het vervolg van de initiatieffase.

Inleiding Het huidige gemeentehuis bestaat uit twee delen. Het oudste deel is in 1978 gebouwd en het nieuwere deel in 1994. Beide delen voldoen niet meer aan de (technische) eisen en normen waaraan een eigentijds gemeentehuis moet voldoen. In het coalitieakkoord van 2018 heeft het college de wens uitgesproken de vernieuwing van het gemeentehuis op te pakken: “Ons gemeentehuis is aan vervanging of grondige renovatie toe. Dit biedt een kans om het gebouw aan te laten sluiten bij wat inwoners van ons en onze manier van werken vragen zoals benoemd in de Maatschappelijke Agenda en de Visie op Dienstverlening. Het kan de benodigde cultuuromslag en een moderne manier van besturen ondersteunen. Tegelijkertijd kan een andere inrichting van de ruimte sterk bijdragen aan de economie en levendigheid van het centrum van Mijdrecht en zijn er

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 1

ideeën voor multifunctioneel gebruik en een combinatie van publieke voorzieningen. Omdat het een onderwerp is met een keuze voor de lange termijn, veel verschillende kansen en de nodige risico’s, willen we dit graag raadsbreed oppakken”.

Huidige situatie Het behouden van het huidige gemeentehuis zonder enige vorm van renovatie is geen optie. Beide delen voldoen niet meer aan de normen en eisen die worden gesteld aan een eigentijdse werkomgeving: 

Daglicht toetreding en ventilatie voldoen bijvoorbeeld aan de wetgeving maar zijn niet conform de huidige standaard. Het gemeentehuis voldoet niet aan de minimale Arbo-eisen qua functionaliteit zoals het minimaal benodigd vloeroppervlak per medewerker (dit is te wijten aan de hoge bezetting en aan de inefficiënte indeling van het gebouw), geschikte vergaderruimten, voldoende mindervaliden toiletten en een plek voor de medewerkers om ontspannen te kunnen eten.



Het binnenklimaat kan ontoereikend worden gecontroleerd om gedurende het gehele jaar een werkbaar klimaat te garanderen.

Er zal een preciezere beoordeling van de Arbo-omstandigheden plaatsvinden met het oog op de verdere uitwerking. Daarnaast heeft uw raad op 20 april 2017 het Spoorboekje vastgesteld waarin is neergelegd dat de gemeente De Ronde Venen klimaatneutraal moet zijn in 2040. Als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie. Ook voldoet het gemeentehuis niet aan huidige en toekomstige eisen die andere, nieuwere manieren van samenwerken vragen; binnen de organisatie maar juist ook samenwerken tussen de gemeentelijke (bestuurlijke en ambtelijke) organisatie en haar inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven. Bouwcommissie Om de raad breed te betrekken bij het vraagstuk van de vernieuwing van het gemeentehuis is een bouwcommissie ingesteld. In deze commissie zijn alle fracties en het projectteam uit de ambtelijke organisatie vertegenwoordigd. In eerste instantie is gesproken over de ambitie en visie vanuit de gemeente en heeft de bouwcommissie zich op mogelijke scenario’s georiënteerd (nieuwbouw, renovatie, locatie, etc.) en de processen die hierbij komen kijken. Vervolgens is besloten een haalbaarheidsstudie uit te laten voeren. Na meerdere overleggen blijken onderstaande scenario’s (incl. enkele varianten) mogelijk: 0)

Niets doen.

1)

Renovatie van huidig gebouw (oudbouw en gedeelte uit 1994).

2)

Renovatie + passage met plintfuncties + extra verdieping op nieuwbouwgedeelte.

3)

Renovatie nieuwbouwgedeelte + sloop en nieuwbouw oudbouwgedeelte en realisatie passage

4)

Nieuwbouw op een andere locatie, verkoop huidige locatie voor herontwikkeling.

met plintfuncties.

De bouwcommissie houdt de mogelijkheid open uit dat na consultatie van in- en externe stakeholders (medewerkers, inwoners, ondernemers) en experts op het gebied van publieke en commerciële voorzieningen en vastgoed ander scenario’s, zoals splitsing van functies als frontoffice en backoffice, aan de orde komen en nader worden uitgewerkt.

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 2

Om u een indicatie te geven van de toename van de huisvestingslasten van de vier scenario’s zijn deze op hoofdlijnen doorgerekend. Uitgangspunten scenario’s 1 t/m 4: 

Om te voorzien in de tijdelijke huisvesting bij scenario 1 t/m 3 zal bij het vaststellen van het realisatie budget vooruitlopend een rente en afschrijvingslast worden opgenomen. Dit zal worden gebruikt om de kosten voor tijdelijke huisvesting te dekken.



In scenario’s 2 en 3 is de plint voorzien van een commerciële invulling. Deze opbrengsten zijn in mindering gebracht op de investering.



In scenario 4 wordt de bestaande locatie van het gemeentehuis verkocht waarbij de opbrengsten in mindering zijn gebracht op de investering.

Ook is op hoofdlijnen een indicatie gegeven van de optie ‘niets doen’. Bij deze optie is een leeswijzer gevoegd (zie pagina 4). Deze geeft aan welke uitgangspunten zijn gehanteerd. Tabel 1: Indicatie bandbreedte afschrijvings- en rentelasten ver- en/of nieuwbouw gemeentehuis

Afschrijvings- en Rentelast Reserveren vervangen huisvesting 2034 Nieuwe onderhoudsreservering Jaarlasten

Scenario 1 renovatie

Scenario 2 renovatie + plintfuncties + extra verdieping

Scenario 3 renovatie + sloop / nieuwbouw oude gedeelte

Scenario 4* nieuwbouw Instandhouding huidige situatie andere bj 1978/1994 locatie, verkoop huidige locatie

€ 665.000

€ 695.000

€ 730.000

€ 620.000

€ 335.000

a.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

pm

b.

€ 100.000

€ 100.000

€ 100.000

€ 100.000

€ 295.000

c.

€ 765.000

€ 795.000

€ 830.000

€ 720.000

€ 630.000

Vermindering in lasten: Energiebesparing Huidige structurele reservering onderhoud Toename jaarlijkse lasten

-€ 65.000

-€ 65.000

-€ 65.000

-€ 65.000

-€ 55.000

-€ 185.000

-€ 185.000

-€ 185.000

-€ 185.000

-€ 185.000

€ 515.000

€ 545.000

€ 580.000

€ 470.000*

€ 390.000 + pm

* Scenario 4 heeft nog open einden. De grond- en locatie gebonden kosten moeten nog worden onderzocht om de financiële gevolgen helder te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor ontsluiting van een locatie, mogelijke bodemvervuiling, hindercirkels, etc.

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 3

d.

Leeswijzer tabel 1 (kolom instandhouding) a. -

Kosten verduurzamen conform ambitie 2040 zijn € 3.500.000,- en vervangen van de bekabeling € 800.000 van het ICT-netwerk. Om deze kosten te dekken ontstaat er een afschrijvings- en rentelasten van € 335.000,-.

-

Geen budget voor verbouwen raadzaal, opwaarderen van de kantooromgeving of andere kwaliteitsverbeterende werkzaamheden.

-

Geen budget voor o.a. cultuuromslag, multifunctioneel gebruik en maatschappelijke agenda. Deze kosten zijn in deze tabel nog niet meegenomen.

-

Situatie voldoet niet aan de huidige minimale eisen voor arbeidsomstandigheden. Arbonormen zijn sinds 1978 en 1994 sterk veranderd, kantoorruimten voldoen niet meer aan de huidige eisen.

-

Het klimaat kan niet toereikend worden beheerst vanwege een verouderd klimaatsysteem. Er is geen budget opgenomen dit te kunnen verbeteren.

b. Dit is een pm-post. Wanneer de rente en afschrijvingslast is verlopen, zou een reservering moeten worden gestart voor de nieuwbouw. Dit geldt alleen bij de optie "instandhouding" omdat de rente- en afschrijvingslast van het huidige gebouw dan is vervallen. Uitgaande van een nieuw vervangingsmoment van 40 jaar en startjaar 1994 ten tijde van het deel van de bouw aan de Croonstadtlaan zal er een nieuwe reserve worden gevormd om de besteding in 2034 te dekken. De hoogte van de reservering is afhankelijk van de te verwachten investering 2034. c. Dotatie aan de onderhoudsvoorziening dient te worden verhoogd om nieuwe pieken in onderhoudslasten te kunnen opvangen. Dit geldt voor dagelijks en planmatig onderhoud. De huidige structurele reservering onderhoud (€ 185.000,-) zal stijgen naar € 294.000,-. d. Energiereductie vindt in mindere mate plaats omdat de indeling van de ruimten niet kan worden aangepast voor een optimaal rendement van de klimaatinstallatie.

Instandhouding huidige gebouw is geen duurzame en efficiënte optie Wanneer uw raad besluit niets te doen, heeft dit naast de eerder opgesomde nadelen onder ‘huidige situatie’ de volgende consequenties: Financieel Door instandhouding van de huidige situatie loopt de toename van jaarlijkse lasten op met minimaal € 390.000 per jaar (exclusief de pm-post voor vervanging van het gemeentehuis). Dit is op termijn een desinvestering in tegenstelling tot wat is geschetst in scenario’s 1 t/m 4. Deze scenario’s gaan uit van een grondige aanpak waarbij de afschrijvings- en rentelasten worden ingezet om een hedendaags, kwalitatief goed, en weer verkoopbaar gebouw te krijgen met een markconforme waarde. Niets doen is een desinvestering Niets doen is een desinvestering omdat meer investeren (hogere kosten) niet leidt tot een hogere maar juist een steeds mindere wordende kwaliteit en waardevermindering van het pand. Instandhouding leidt tot een gebouw dat in gebruik gelijkwaardig is aan het gebouw zoals dat in 1978 en 1994 voldeed. Functionaliteit, indeling, gebruik, manier van werken, klimaat en dergelijke wijzigen niet en voldoen dus niet aan de (Arbo) eisen die tegenwoordig worden gesteld. De lasten worden

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 4

hoger zonder dat de kwaliteit verbetert. Alhoewel verduurzaamd, blijft het gebouw zwaar verouderd en kwalitatief slecht. Reservering Er ontstaan hoge lasten door het reserveren uit de algemene middelen voor ver- en of nieuwbouw. Ten tijde van het vrijvallen van de afschrijvings- en rentelasten van het huidige gebouw is de crisis uitgebroken. De tekorten tijdens de crisis waren fors waardoor ervoor is gekozen (tijdelijk) niet specifiek voor vervanging van het gemeentehuis te reserveren. Bij scenario’s 1 t/m 4 worden de nieuwe lasten gebruikt als afschrijvings- en rentelasten voor de ver- en of nieuwbouw. Bij instandhouding wordt hiervoor alsnog een reserve gevormd. Daarnaast moet er worden geïnvesteerd in duurzaamheid en onderhoud om het pand te laten voldoen aan de duurzaamheids- en veiligheidseisen. Resultaat hiervan is dubbele lasten. Er moet immers niet alleen worden geïnvesteerd in het bestaande gebouw, maar vanuit financieel beleid ook voor nieuwbouw. Dienstverlening Vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk medewerkers te faciliteren zodat zij hun werk in goede, efficiëntere werkomstandigheden kunnen doen en daardoor productiever kunnen zijn. Dit komt ten goede aan het niveau van dienstverlening aan de inwoners. De gemeente voert een actief wervingsbeleid voor nieuwe medewerkers. Omdat er krapte is op de arbeidsmarkt kunnen mensen kiezen voor een werkgever.

Eigentijdse huisvesting en goede faciliteiten is voor mensen die op zoek zijn naar een nieuwe werkgever ook een selectiecriterium. De gemeente kan dan ‘vissen uit een grotere vijver’. Het huidige gebouw geeft geen mogelijkheden voor multifunctioneel gebruik.

Beoogd effect De bouwcommissie vindt dat het gebouw ten alle tijden een nieuwe wijze van dienstverlening en toekomstige manieren van werken moet faciliteren. Belangrijk is dat het gebouw naar de toekomst (20-30 jaar) flexibel is en veranderingen met invloed op dienstverlening en formatie kan opvangen. Bovenal moet het een passende werkomgeving bieden aan de ambtelijke organisatie. Belangrijk zijn: -

De mogelijkheden van multifunctioneel gebruik van het gemeentehuis en een combinatie van publieke voorzieningen. Naast de diensten van de gemeente kan een inwoner in het gebouw ook terecht voor andere (maatschappelijke) voorzieningen.

-

Een gemeentehuis passend bij het dienstverleningsconcept. De organisatie legt haar focus naar buiten. In praktijk betekent dit dat de medewerkers meer naar de inwoners en andere stakeholders toegaan. In de toekomst moet het dan ook vanzelfsprekend zijn dat een afspraak niet per se in het gemeentehuis plaatsvindt, maar bijvoorbeeld bij de inwoner thuis of in één van de kernen bij een café of andere openbare locatie. De samenwerking met inwoners wordt zowel fysiek als digitaal gezocht.

-

Het gemeentehuis moet de medewerkers die daar werken faciliteren met een passende werkomgeving. Dit is een werkomgeving waarin medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken en de juiste tools aangereikt krijgen om hun werkzaamheden uit te voeren.

-

Uitgangspunt is een sober en doelmatig nieuw/vernieuwd gemeentehuis.

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 5

-

De gemeente heeft een voorbeeldrol op het gebied van duurzaamheid. Het nieuwe gemeentehuis moet hét voorbeeld zijn van een duurzaam gebouw. Hier wordt maximaal op ingezet, zowel tijdens de bouw als het resultaat: het gebouw in de exploitatie.

-

De locatie moet laagdrempelig en goed bereikbaar zijn (ook met openbaar vervoer) voor alle inwoners en medewerkers van de gemeente. Het gemeentehuis moet onderdeel worden van een aantrekkelijke omgeving.

Argumenten 1.1

Nader onderzoek naar mogelijke scenario’s is nodig.

Voordat u als gemeenteraad een juiste afweging kunt maken, is er verdiepend onderzoek nodig om inzicht te krijgen in de voor- en nadelen en kosten van mogelijke scenario’s van ver- en/of nieuwbouw van het gemeentehuis. De scenario’s worden uitgewerkt nadat ze zijn onderzocht op een aantal aspecten zoals de ruimtelijke en economische gevolgen voor en op de omgeving, stedenbouwkundige kwaliteit, bereikbaarheid en betaalbaarheid. Ook volgen gesprekken met in- en externe stakeholders (medewerkers, inwoners, ondernemers) en experts op het gebied van publieke en commerciële voorzieningen en vastgoed. De input die hieruit volgt, wordt verwerkt in de scenario’s. 1.2

Opstellen van een dekkingsvoorstel.

Als de mogelijke scenario’s op een gedetailleerder niveau zijn onderzocht, is het mogelijk de benodigde investeringen en bijbehorende afschrijvings- en rentelasten meer precies te ramen en te voorzien van een dekkingsvoorstel. 1.3

Nader onderzoek is nodig om de initiatieffase af te kunnen sluiten.

Met het nemen van een besluit door uw raad over het gewenste scenario kan de initiatieffase worden afgesloten en de definitiefase worden opgestart. In de definitiefase wordt onder andere het programma van eisen opgesteld en een architect geselecteerd. 1.4

Een nieuw gemeentehuis draagt bij aan de doelstellingen die zijn geformuleerd in het Coalitieakkoord en de kadernota, en zoals genoemd in de Visie op Dienstverlening, de Maatschappelijke Agenda en de Omgevingswet.

Op 26 januari 2017 heeft u ingestemd met de Visie op Dienstverlening en op 23 maart 2017 met de Maatschappelijke Agenda. Deze agenda vraagt om een andere manier van denken en werken van medewerkers. Medewerkers willen samen met inwoners en maatschappelijke partners deze manier van werken ontdekken en in de praktijk brengen. Hierbij hoort een gemeentehuis dat deze nieuwe werkwijze faciliteert. Een nieuw of vernieuwd gemeentehuis geeft de kans om het gebouw te laten aansluiten bij de nieuwe manier van werken en ons dienstverleningsconcept. Wij werken aan een organisatie die eigentijdser en wendbaarder wordt met het oog op de lange termijn. Dit is medebepalend voor de wijze waarop een nieuw of vernieuwd gemeentehuis de gemeentelijke organisatie kan faciliteren.

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 6

Voor nader onderzoek naar mogelijke scenario’s is een budget van € 65.000 nodig.

2.1

Wanneer uw raad opdracht geeft aan het college om nader onderzoek te verrichten om de initiatieffase af te ronden, is hiervoor een geraamd budget van € 65.000 nodig. Dit budget is nodig voor: € 25.000

- Extern verdiepende onderzoeken (o.a. locatie/parkeer/verkeersonderzoek) - Onderzoek naar constructie gemeentehuis

€ 7.000

- Organisatie gesprekken en sessies stakeholders

€ 3.000

- Opstellen visie stedenbouw en beeldkwaliteit

€ 15.000

- Aanvulling inhuur extern adviesbureau

€ 15.000 __________________ € 65.000,-

Financiën Budget 2018 Van het in 2018 incidenteel beschikbaar gestelde budget van € 20.000,- is € 11.000,- besteed. Het restant van € 9.000,- is vrijgevallen aan de algemene reserve. Budget 2019 Het incidenteel beschikbare gestelde budget van € 75.000,- heeft de volgende bestemming: -

€ 30.000,- inhuur extern huisvestingsadviesbureau

-

€ 45.000,- inhuur bouwkundig adviseur

Budget afronden initiatieffase Voorstel is een aanvullend incidenteel budget beschikbaar te stellen van € 65.000 voor begrotingsjaar 2019. Het incidentele budget 2019 voor de verkenning naar de toekomst van het gemeentehuis wordt hiermee verhoogd naar € 140.000. Voorgesteld wordt het aanvullend incidentele budget in de begroting 2019 op te nemen en te verwerken onder programma 9 ‘Bestuur en Ondersteuning’ onder het taakveld Overhead.

Betrokkenheid en communicatie Dit raadsvoorstel is namens de bouwcommissie door de projectgroep opgesteld. Op het moment dat het voorstel openbaar is geworden, zijn medewerkers en de directe omgeving van het gemeentehuis geïnformeerd en heeft de media een toelichting gekregen van een aantal vertegenwoordigers van de bouwcommissie. Na besluitvorming van uw raad wordt communicatie met gebruikers, omgeving en stakeholders verder vormgegeven. Dit betekent dat hen wordt gevraagd mee te denken en input te leveren. Op die manier kan met wensen rekening worden gehouden en wordt een breed draagvlak gecreëerd.

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 7

Vervolg Na uw besluit om de initiatieffase te vervolgen en af te ronden, worden de volgende stappen genomen:  Bepalen ambitie met stakeholders waarna het ambitiedocument wordt afgerond. Hiervoor worden sessies georganiseerd met bewoners, ondernemers en medewerkers van de gemeente. Planning: voorbereiding voor de zomer, uitvoering na de zomer.  Consultatie stakeholders vastgoed en maatschappelijke organisaties over plannen vanuit de gemeente omtrent herontwikkeling en peilen van hun interesse voor mogelijke invulling van vierkante meters. Planning: voorbereiding en inplannen gesprekken in mei-juni, voeren gesprekken juni-augustus.  Opstellen stedenbouwkundig en programmatische invulling. Hiervoor is nodig: - Inzicht in de randvoorwaarden vanuit de stedenbouw en beeldkwaliteit. - Inzicht (van makelaars/winkeliersvereniging) welke behoefte er is voor de invulling van vastgoed (winkels, horeca of woningen) binnen de gemeente. - Inzicht in de interesse van mogelijke partners en hun financiële draagkracht. - Inzicht in de parkeerbehoefte bij verschillende programma’s. - Verkenning locaties. Planning: mei t/m september. Bij de uitwerking van de voorgaande punten zal de Bouwcommissie een intensieve rol vervullen en participeren in het te doorlopen traject, bovendien vraagt de Bouwcommissie extra aandacht te geven aan communicatie in brede zin.

Gekoerst wordt op een raadsbesluit over het definitieve scenario en de definitieve locatie in december 2019. Hierna kan worden gestart met de definitiefase. Overall procesplanning Een indicatieve planning (ervan uitgaand dat alles voortvarend verloopt) van het te doorlopen proces van de herontwikkeling van het gemeentehuis is als bijlage toegevoegd.

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 8

Evaluatie N.v.t. Het ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Namens de bouwcommissie uit de gemeenteraad van De Ronde Venen de raadsfracties, CDA

VVD

Ronde Venen Belang

D66

Seniorenpartij

PvdA/GroenLinks

ChristenUnie-SGP

Lijst 8 Kernen

Voorstel raad - documentnummer: 37744 - pagina 9

De raad van de gemeente De Ronde Venen gelezen het voorstel van de bouwcommissie (raadsvoorstel nr. 48/19 van 27 juni 2019).

Besluit

1. Overwegende dat de raad zich bewust is dat bij zowel het vernieuwen van het gemeentehuis als in geval van niets doen aan de huidige huisvesting, de jaarlijkse huisvestingslasten stijgen, het college te vragen mogelijke scenario’s verder te onderzoeken en hiervoor een dekkingsvoorstel op te stellen zodat de initiatieffase kan worden afgerond en de definitiefase gestart. 2. Een incidenteel budget van € 65.000 voor begrotingsjaar 2019 beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve voor het vervolg van de initiatieffase.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 27 juni 2019.

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,