Bijlage 6: Ontwerpbijdrageverordening ODU

Bijdrageverordening Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht Het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Utrecht; Gelet op Artikel 28 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht; Besluit vast te stellen de navolgende Bijdrageverordening Omgevingsdienst Utrecht Artikel 1. Begripsbepalingen Artikel 1 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht is van overeenkomstige toepassing op dit besluit. Daarnaast wordt in dit besluit verstaan onder: a. aanvullende opdracht: overeenkomst van opdracht tussen de Omgevingsdienst en de deelnemers in aanvulling op het UVP. Een aanvullende opdracht betreft altijd een PDC-product en is incidenteel van aard zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid 1 van de gemeenschappelijke regeling; b. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 7, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling; c. begrotingsjaar: het kalenderjaar waarvoor een begroting van Omgevingsdienst geldt; d. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 17, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling; e. deelnemer: een college dat deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht; f. deelnemersbijdrage: de som van de vaste bijdrage en de variabele bijdrage van een deelnemer; g.

diensten: zijn niet-tastbare prestaties van de Omgevingsdienst die bestaan uit het verrichten van werkzaamheden of het beschikbaar stellen van expertise, gericht op ondersteuning, toezicht, advisering of samenwerking. Een dienst is een in PDC specifiek omschreven opdracht, waarvoor geen kengetal kan worden vastgesteld. De prijs van een dienst wordt bepaald op basis van het werkelijk aantal uren vermenigvuldigd met het UVP uurtarief; h. DVO (dienstverleningsovereenkomst): de overeenkomst tussen de Omgevingsdienst en de deelnemer waarin afspraken over af te nemen PDC producten- en diensten worden vastgelegd ten aanzien van de door de Omgevingsdienst te leveren dienstverlening; i. opdrachten met een gezamenlijk belang: door het algemeen bestuur vastgestelde taken die ten behoeve van alle deelnemers in gezamenlijkheid worden uitgevoerd en/of een regionaal belang dienen die vanuit redenen van efficiëntie, effectiviteit, uniformiteit en/of bevorderen van specialistische expertise worden uitgevoerd. Afhankelijk van welke categorie het betreft worden deze taken of in de vaste bijdrage of in de variabele bijdrage in rekening gebracht. j.

overhead: de jaarlijkse kosten van management en bedrijfsvoering zoals de kosten van leidinggevenden, HRM, financiën/planning & control, communicatie, informatievoorziening en automatisering, juridische zaken, secretariaat, facilitaire zaken en huisvesting en bestuursondersteuning. k. PDC (Producten- en Dienstencatalogus): een overzicht van de door de Omgevingsdienst aangeboden producten en diensten. Producten en diensten, die middels het UVP worden afgenomen, zijn structurele taken. Producten en diensten, die middels aanvullende opdrachten worden afgenomen, zijn incidentele taken; l. producten: zijn concrete, repeteerbare prestaties van de Omgevingsdienst die leiden tot een afgebakend resultaat, doorgaans in de vorm van een besluit, rapport of ander einddocument. Een product is een in PDC specifiek omschreven opdracht waarvan, als het een

standaardproduct betreft, de prijs wordt bepaald door de norm in uren (kengetal) dat hiervoor geldt, vermenigvuldigd met het UVP uurtarief. Indien het geen standaardproduct betreft, wordt de prijs bepaald door het werkelijk aantal uren vermenigvuldigd met het UVP uurtarief; m. project: overeenkomst van opdracht tussen de Omgevingsdienst en de deelnemers boven op het UVP. Een project betreft geen PDC-product en is incidenteel van aard zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid 1 van de gemeenschappelijke regeling; n. UVP (uitvoeringsplan): het geheel aan en voor een deelnemer uit te voeren basistaken en eventuele plustaken vertaald in uren per PDC product, voor het desbetreffende jaar; o. UVP uurtarief: het door algemeen bestuur vastgestelde UVP uurtarief dat is gebaseerd op de totale loonkosten van de formatie van de uitvoering van de desbetreffende afdelingen en kan een risico-opslag als buffer voor tegenvallende kosten bevatten. Het algemeen bestuur stelt dit tarief jaarlijks vast; p. variabele bijdrage: de bijdrage op basis van de afname van producten en diensten uit de PDC, alsmede de bijdrage voor de door het algemeen bestuur vastgestelde opdrachten met een gezamenlijk belang die jaarlijks met een staffel worden vastgesteld in kadernota; q.

vaste bijdrage: de jaarlijkse bijdrage die is verschuldigd voor vaste kosten van de Omgevingsdienst waaronder in ieder geval begrepen de overhead, de materiele kosten primair proces, de post onvoorzien en een aantal door het algemeen bestuur vastgestelde opdrachten met een gezamenlijk belang zoals het in stand houden van de infrastructuur (inclusief consignatie regeling) en de afstemming en coördinatie in de regio. Het algemeen bestuur bepaalt het bedrag dat in de vaste bijdrage wordt opgenomen voor de (jaarlijkse) doorontwikkeling van producten en diensten (innovatie);

Artikel 2. Grondslag bijdrage 1. Een deelnemer is op basis van deze verordening jaarlijks een vaste bijdrage en een variabele bijdrage verschuldigd aan de Omgevingsdienst voor uitvoering van het UVP. 2. Een deelnemer sluit met de Omgevingsdienst een DVO als bedoeld in artikel 6, tweede lid van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht. 3. De DVO wordt uitgewerkt in een UVP waarin de verdeling van af te nemen producten en diensten in de PDC is vastgesteld. Het totaal aan uren in de DVO en het UVP zijn gelijk aan elkaar. 4. Naast de afspraken in het DVO kan de deelnemer ook aanvullende opdrachten en projecten afnemen. Hiervoor betaalt de deelnemer een vergoeding, die in rekening wordt gebracht nadat hierover overeenstemming is bereikt tussen de Omgevingsdienst en de deelnemer. 5. Indien er geen nieuwe DVO wordt gesloten door de deelnemer voor het daaropvolgend jaar, dan gelden de afspraken uit het DVO van het voorgaande jaar.

Artikel 3. Vaststelling van de bijdrage en vergoeding 1. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de voorlopige deelnemersbijdrage vast.

2. Het algemeen bestuur stelt de vaste bijdrage per deelnemer vast naar rato van het af te nemen totaal aantal uren zoals dat in de UVP van het desbetreffende begrotingsjaar is vastgelegd.

3. De variabele bijdrage wordt vastgesteld op basis van de UVP’s van alle deelnemers voor het desbetreffende begrotingsjaar en de in het UVP opgenomen UVP uurtarief.

4. Indien de waarde van de daadwerkelijke afname van producten en diensten bij de Omgevingsdienst opgeteld met de aanvullende opdrachten en projecten van een deelnemer, de variabele bijdrage

volgens het UVP van die deelnemer in een jaar met ten minste 10% overschrijdt, zal de vaste bijdrage voor die deelnemer opnieuw worden berekend op basis van de daadwerkelijke afname van dat begrotingsjaar. Hierdoor kan de vaste bijdrage voor andere deelnemers lager worden. Deze herijking zal plaatsvinden op basis van de daadwerkelijke jaarafname in waarde.

5. De vergoeding die een deelnemer voor aanvullende opdrachten betaalt, is het UVP uurtarief met een opslag van 15% dan wel minimaal de verwachte inhuurkosten indien deze hoger zijn dan het UVP uurtarief. Voor projecten worden individuele afspraken met een deelnemer over de vergoeding gemaakt.

Artikel 4. Verdeelsleutel bij een positief exploitatiesaldo 1. Is er bij vaststelling van de jaarrekening over een begrotingsjaar sprake van een positief exploitatiesaldo, dan wordt dit saldo toegevoegd aan de algemene reserve als weerstandsvermogen, tenzij het algemeen bestuur een andere resultaatverdeling vaststelt.

2. Bereikt de algemene reserve een niveau van meer dan 7% van het totaal van de opbrengsten zoals opgenomen in de jaarrekening van het desbetreffende jaar, dan wordt het surplus terugbetaald aan de deelnemers, zoals opgenomen in artikel 28 derde lid van de gemeenschappelijke regeling. De terugbetaling per deelnemer vindt plaats naar rato van het in de UVP’s opgenomen totaal aantal uren uit de laatst vastgestelde begroting van het desbetreffende jaar.

Artikel 5.

Verdeelsleutel bij een negatief exploitatiesaldo

1. Is er bij vaststelling van de jaarrekening over een begrotingsjaar sprake van een negatief exploitatiesaldo dan wordt dit saldo onttrokken aan de algemene reserve, tenzij het algemeen bestuur een andere resultaatverdeling vaststelt, zoals opgenomen in artikel 28 vierde lid van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht.

2. Indien het negatieve exploitatiesaldo niet kan worden opgevangen door de algemene reserve van de Omgevingsdienst, dan dragen de deelnemers bij naar rato van het in de UVP’s opgenomen totaal aantal uren zoals ook opgenomen in de laatst vastgestelde begroting van het desbetreffende jaar.

3. Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers wanneer een negatief exploitatiesaldo dreigt, zo spoedig mogelijk na de constatering daarvan, en wanneer dit effect zal hebben op de deelnemersbijdragen.

Artikel 6. Betaling en afrekening van de bijdrage 1. De deelnemers betalen telkens uiterlijk op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober een voorschot in de kosten van het lopende begrotingsjaar ten bedrage van telkens 25% van de deelnemersbijdrage.

2. Indien het voor de benodigde liquiditeitspositie gedurende afzonderlijke kwartalen noodzakelijk is, kan het dagelijks bestuur besluiten dat een afwijkend voorschotbedrag wordt gefactureerd.

3. Binnen uiterlijk twee maanden na afloop van ieder begrotingsjaar vindt afrekening per deelnemer plaats.

4. Deze afrekening bestaat uit het verschil tussen de bevoorschotting als bedoeld in het eerste lid, over het begrotingsjaar en de daadwerkelijke geleverde productie door de Omgevingsdienst.

5. Indien artikel 3 lid 4 van toepassing is voor een deelnemer over dat begrotingsjaar, vindt een verrekening van de vaste bijdragen voor alle deelnemers plaats.

Artikel 7. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking ervan. Artikel 8. Evaluatie Het algemeen bestuur draagt ervoor zorg dat, in afwijking van artikel 38 uit de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht, de bijdrageverordening in ieder geval binnen vier jaar wordt geëvalueerd. Artikel 9. Citeerwijze Deze verordening wordt aangehaald als Bijdrageverordening Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Utrecht d.d xxxxxxx 2025,

De voorzitter,

De secretaris

TOELICHTING OP BIJDRAGEVERORDENING A.

Algemeen deel

In de bijdrageverordening staan de uitgangspunten voor de kostenverdeling over de verschillende deelnemers, alsmede de sleutel voor de verdeling van overschotten en het aanvullen van tekorten. De bijdrage die de deelnemers betalen op basis van de bijdrageverordening financiert de uitvoering van takenpakket van de ODU. In het vervolg van de toelichting wordt een aantal artikelen specifiek toegelicht. B.

Specifieke toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen 1i) Opdrachten met een gezamenlijk belang: voor de definiëring en werkwijze met betrekking tot opdrachten met een gezamenlijk belang wordt een memo uitgewerkt. Er zal een interne Omgevingsdienst Utrecht notitie overhead worden uitgewerkt. 1j) Overhead: voor de definiëring en werkwijze met betrekking tot overhead wordt interne notitie overhead Omgevingsdienst Utrecht uitgewerkt, welke gebaseerd zal zijn op de laatste notitie overhead voor de BBV. Hierbij zal ook de werkwijze voor de verdeling van overhead over de taakvelden uitgewerkt. Artikel 2. Grondslag bijdrage Om tegemoet te komen aan de gewenste eenvoud kunnen in de DVO enkel producten, diensten en regionale taken worden opgenomen, zoals die zijn omschreven in de Producten- en Dienstencatalogus. Dit houdt voor producten in dat het kengetal en frequentie wordt opgenomen zoals deze is vastgesteld in de PDC. Is een gewenste opdracht niet in de PDC vastgesteld, dan kan deze als aanvullende opdracht in de DVO worden opgenomen. Het is hierbij uitdrukkelijk niet de bedoeling om in de PDC vastgestelde producten en diensten ‘uitgekleed’ op te nemen als ware een ontbrekende product of dienst. Artikel 3.

Vaststelling van de bijdrage en de vergoeding Lid 3 Indien er door een meerderheid van de deelnemers wordt verzocht om de werking van dit artikel nader te evalueren met als bedoeling een oneerlijke manier van de afrekening van de vaste bijdrage te voorkomen, kan er eerder dan in het artikel 8 genoemde termijn een evaluatie plaatvinden. Artikel 4. Verdeelsleutel bij een positief exploitatiesaldo en Artikel 5. Verdeelsleutel bij een negatief exploitatiesaldo In deze twee artikelen staat het proces en de afspraken beschreven die gelden bij een positief en een negatief exploitatieresultaat van de ODU. Als er een negatief saldo bij de jaarrekening is, zal dat in eerste instantie door de ODU zelf worden opgevangen. Mocht er een positief saldo zijn, dan wordt dat ingezet voor het opbouwen van het weerstandsvermogen (zijnde de Algemene Reserve en onverdeeld jaarresultaat) tot het maximum van 7% van de begrotingsomvang is bereikt. Pas wanneer de algemene reserve de 7%-norm overschrijdt of de algemene reserve negatief wordt, is een verdeelsleutel van belang. Namelijk in de gevallen dat moet worden geretourneerd, dan wel worden aangevuld, door de deelnemers. Om de afrekening eenduidig en eenvoudig te houden wordt voor de verdeelsleutel het afgesproken totaal aantal uur zoals blijkt uit de laatst vastgestelde begroting van het desbetreffende jaar.