Bijlage 5. Voorstel inzet resultaat 2025

Bijlage 8 – bestuursvergadering RANU 20 april 2026

Voorstel inzet resultaat 2025 Aan Van Betreft Datum

: : : :

Bestuur Regionaal Archief Noordwest Utrecht Roosmarijn Ubink, directeur Regionaal Archief Noordwest Utrecht Voorstel inzet positief resultaat 2025 20 april 2026

Aanleiding Het resultaat over 2025 bedraagt circa € 286.000 (positief). De voorzitter heeft verzocht te verkennen op welke wijze dit resultaat kan worden ingezet om de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdragen te dempen, met name voor 2027. Bij de voorstellen voor de inzet van het resultaat zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • incidentele middelen worden uitsluitend incidenteel ingezet (BBV-conform); • de begroting blijft structureel in evenwicht; • inzet draagt bij aan stabiliteit en voorspelbaarheid van de gemeentelijke bijdrage; • reserveringen zijn doelgericht en bestuurlijk uitlegbaar. Voorstel inzet resultaat Voorgesteld wordt om het resultaat 2025 als volgt te bestemmen: 1. Bestemmingsreserve Erfgoed (€ 50.000) Het bestuur heeft in de november 2025 besloten om de begrotingspost Erfgoed te verhogen met 10.000. Voorgesteld wordt om deze verhoging de komende 5 jaar op te vangen vanuit het positief resultaat en daarvoor een bestemmingsreserve Erfgoed te vormen. Doel is om erfgoed- en publieksactiviteiten in de periode 2027– 2031 te kunnen continueren en doorontwikkelen, zonder deze direct structureel in de begroting op te nemen. De reserve biedt ruimte om op basis van opgedane ervaring een afgewogen besluit te nemen over het structurele niveau van deze activiteiten.

In de begroting 2027 zijn deze kosten reeds opgenomen en onderdeel van de bijdragen van de gemeenten. Als besloten wordt tot de reserve dan zal de totale bijdrage van de deelnemende gemeenten per jaar 10.000 lager uitvallen dan nu opgenomen in de ontwerpbegroting 2027. 2. Jubileumjaar 2027 (€ 30.000) Voorgesteld wordt een reservering voor het 30-jarig jubileum van het Regionaal Archief in 2027. Het betreft een incidentele intensivering van publieksactiviteiten, passend bij het karakter van het jubileum. Door het vormen van deze reserve drukken de kosten niet op de reserve Robuust. 3. Dekking investeringen en kapitaallasten (€ 25.000) Voorgesteld wordt om een deel van het resultaat in te zetten voor investeringen in de klimaat-/luchtkoeling en daaraan gerelateerde maatregelen. De inzet van de reserve betreft een tijdelijke (incidentele) dekking van kapitaallasten en leidt tot een gefaseerde opname in de exploitatie. De investering is nu voorzien in de begroting, het vormen van een reserve zou deze lasten voor de komende jaren verlagen. 4. Demping gemeentelijke bijdrage (restant: € 181.000) Het resterende deel van het resultaat wordt via een bestemmingsreserve ingezet ter demping van de gemeentelijke bijdrage in 2027 en 2028. De inzet wordt gespreid over meerdere jaren om schommelingen in de bijdrage te beperken.

De demping betreft een tijdelijke inzet van incidentele middelen en heeft geen structureel effect op de gemeentelijke bijdrage. De begroting blijft structureel in evenwicht. Deze werkwijze is in lijn met het BBV, waarin onttrekkingen aan reserves als incidentele dekkingsmiddelen worden aangemerkt en egalisatie van lasten en bijdragen is toegestaan, mits dit transparant wordt toegepast. Het bestuur wordt voorgesteld om: het resultaat 2025 te bestemmen overeenkomstig het voorstel; 1. een bestemmingsreserve Erfgoed van € 50.000 te vormen; 2. € 30.000 te reserveren voor het jubileumjaar 2027; 3. een bestemmingsreserve te vormen voor dekking van kapitaallasten klimaatsysteem (€ 25.000); 4. € 181.000 in te zetten ter demping van de toename van de gemeentelijke bijdragen 2027-2028. De nadere financiële uitwerking wordt na besluitvorming verwerkt in de begroting 2027.