Bijlage 5 - Overzicht verordeningen en besluiten inrichting van GR RANU

Overzicht op te stellen documenten en besluiten ten behoeve van de inrichting van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht Aan

:

College's van B&W en Raden van deelnemende gemeenten in het RHCVV

Van

:

Bestuur Regionaal historisch Centrum Vecht en Venen

Datum

:

26 juni 2025

Voor een volledige en tijdige inrichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie RANU per 1 januari 2026, dienen een aantal aanvullende documenten te worden opgesteld en vastgesteld. Het betreft zowel mandaatbesluiten van de colleges, als verordeningen en reglementen die door het bestuur van RANU zelf moeten worden vastgesteld. Daarnaast moeten inrichtingsdocumenten worden opgesteld zoals de Producten- en Dienstencatalogus (PDC), een model-dienstverleningsovereenkomst, en documenten voor de planning- en controlcyclus. De documenten worden in samenhang voorbereid door het bestuur van RHCVV en voor zover nodig ter vaststelling of besluitvorming aan de colleges en raden voorgelegd. Deze bijlage biedt een overzicht van de benodigde documenten, het bevoegde orgaan en het beoogde moment van besluitvorming. De planning is indicatief en kan in de uitvoeringsfase nader worden afgestemd.

Mandaatbesluiten (te nemen door de colleges): Worden bij voorkeur tegelijk met het collegebesluit tot het treffen van de GR genomen of direct daarna als separaat besluit  Mandaat voor het bestuur van RANU ten aanzien van de uitvoering van de basistaken (zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling)  Mandaat voor het bestuur van RANU om, indien gewenst, plustaken uit te voeren conform artikel 5, vierde lid van de regeling Verordeningen (vast te stellen door het bestuur van RANU): Onderstaande verordeningen moeten uiterlijk bij de start van de bedrijfsvoering op 1 januari 2026 gereed zijn (bestuursbesluit op 1 januari 2026).  Financiële verordening  Financiële Controleverordening  Bijdrageverordening (Besluit van bestuur na zienswijze van de Raad)  Reglement van orde voor het bestuur

Pagina 1 van 2



Arbeidsvoorwaardenregeling / rechtspositieregeling voor het personeel van RANU. (Moet gereed zijn vóórdat personeel in dienst komt. Voorbereiding in 2025, vaststelling in Q1 2026)

Overige inrichtingsdocumenten (vast te stellen door het bestuur van RANU):  Producten- en dienstencatalogus (PDC), waarin de basistaken en plustaken van RANU worden omschreven (voorbereiding najaar, besluit 1 januari, is nodig voor uitvoering taken vanaf de start);  Model-dienstverleningsovereenkomst voor de uitvoering van plustaken, af te sluiten tussen RANU en individuele colleges (besluit vanaf januari 2026 mogelijk)  Functiebeschrijving en positionering van de secretaris-directeur / streekarchivaris (voor 1 januari 2026)  Nulmeting en indicatoren voor evaluatie Voorbereiding in 2026, uitvoering per peildatum 1 januari 2027. Vaststelling van indicatoren door het bestuur in 2026  Stukken ten behoeve van de planning- en controlcyclus, waaronder begroting, jaarrekening en bestuursrapportages (eerste begroting wordt voorbereid in najaar 2025, vastgesteld op 1 januari 2026)

Pagina 2 van 2