Bijlage 4: GEZ AB 1.4 - Gezamenlijk AB oplegnotitie afronding fase 1 en start fase 2

Voorstel aan het gezamenlijk AB ten aanzien van de resultaten van fase 1 en de start van fase 2 van de vorming van “Eén Omgevingsdienst Utrecht” (agendapunt I.4) Aan:

De leden van het algemeen bestuur RUD Utrecht en De leden van het algemeen bestuur ODRU

Van:

De stuurgroep Eén Omgevingsdienst Utrecht

Opsteller:

Programmateam Eén Omgevingsdienst Utrecht

Portefeuillehouder(s)

Sjors Fröhlich en Gerrit Spelt

Onderwerp:

Besluitvorming resultaten fase 1 en besluitvorming over de start van fase 2

t.b.v.:

Gezamenlijk AB d.d. 17 oktober 2024

Bijlage:

Bijlage 1 - Concept Richtingsplan Bijlage 2 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling (a), inclusief toelichting (b) Bijlage 3 - Concept Rudimentaire begroting Bijlage 4 - Concept Routekaart fase 2 Bijlage 5 - Verantwoording realisatie begroting fase 1 Bijlage 6 - Concept aanbiedingsbrief van de stuurgroep aan de colleges Bijlage 7 - Concept collegevoorstel Bijlage 8 - Stroomschema besluitvorming gemeenschappelijke regeling

Doel: X ter besluitvorming O ter (oriëntatie) bespreking O ter kennisneming

Samenvatting en leeswijzer Op 7 december 2023 hebben de algemeen besturen van de RUD Utrecht en de ODRU ingestemd met het starten van het proces om te komen tot de vorming van één omgevingsdienst in de provincie Utrecht. De ‘Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht’ schetst de weg naar de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht per 1 januari 2026. Fase 1 ‘richten’ is ondertussen uitgevoerd en wordt bij deze opgeleverd aan het gezamenlijk AB. Het resultaat bestaat uit vier producten (zie bijlagen 1 t/m 4): een richtingsplan, rudimentaire begroting, gemeenschappelijke regeling en een routekaart voor fase 2. In samenhang vormen deze documenten de basis voor de verdere ontwikkeling van de Omgevingsdienst Utrecht in fase 2 en 3. Daarnaast zijn bijgevoegd een verantwoording over de middeleninzet in fase 1 (bijlage 5), een concept aanbiedingsbrief van de stuurgroep aan de colleges (bijlage 6), een concept van een collegevoorstel (bijlage 7) en een stroomschema voor de besluitvorming gemeenschappelijke regeling (bijlage 8). Deze notitie opent met de te nemen besluiten door het gezamenlijk AB (hoofdstuk 1).

Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 1 van 10

De notitie vervolgt met een analyse van de meerwaarde van Eén Omgevingsdienst Utrecht (hoofdstuk 2). Die meerwaarde bestaat uit: 1. Borgen van de kwaliteit van de leefomgeving; 2. Realiseren van geografische samenhang en betere samenwerking; 3. Creëren stevige basis voor toenemende (complexere) vragen van deelnemers; 4. Versterken positie arbeidsmarkt; 5. Bieden breed aan palet in taken/dienstverlening; 6. Adaptief organiseren in een complexe omgeving. De programmaorganisatie heeft met alle belanghebbenden een zorgvuldig proces doorlopen (hoofdstuk 3). Per product werkten de projectteams samen met projectklankbordgroepen (vanuit regievoerders en specialisten). Daarnaast is ook gesproken met de brede klankbordgroep, raads- en statenleden, gemeentesecretarissen, de BOR en medewerkers. Daarbij is veel opgehaald, wat is verwerkt in de laatste versies van de stukken. Het richtingsplan schetst de missie en de visie en de bestuurlijke uitgangspunten voor de Omgevingsdienst Utrecht. De gemeenschappelijke regeling biedt de juridische basis voor de nieuwe dienst en voor de uitvoering van de taken. De rudimentaire begroting laat zien dat de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht betaalbaar is. In de routekaart fase 2 zijn de belangrijkste producten benoemd die in fase 2 worden gerealiseerd. Daarbij is als bijlage een planning opgenomen voor 2025 (hoofdstuk 4).

In hoofdstuk 5 staan de voorstellen voor fase 2. Het voorstel is om een stuurgroep met zes bestuurders samen te stellen en de directeuren als adviseur aan de stuurgroep toe te voegen. Het mandaat van de stuurgroep voor fase 2 volgt de logica van de bevoegdheden van een dagelijks bestuur.

1. Besluiten Afronding fase 1 Aan het gezamenlijk AB wordt voorgesteld: Richtingsplan 1. Het richtingsplan vast te stellen en aan te wijzen als bestuurlijke basis voor de uitwerking van de Omgevingsdienst Utrecht in fase 2 (bijlage 1). Gemeenschappelijke regeling 2. De (ontwerp) gemeenschappelijke regeling (GR) Omgevingsdienst Utrecht vast te stellen en als voorstel door te sturen naar de colleges met het verzoek de ontwerp-GR vast te stellen en aan de raden/staten toe te zenden met het verzoek om binnen een termijn van 8 weken 1 hun zienswijze op de vastgestelde ontwerpregeling te geven (bijlage 2). 3. Te besluiten de aanbiedingsbrief (bijlage 6) en het concept-collegevoorstel (bijlage 7) door de stuurgroep te laten verzenden aan de deelnemers. De colleges te verzoeken om uiterlijk op 3 maart 2025, hun standpunt en de zienswijze van de raad/staten kenbaar te maken aan de Stuurgroep. 4. Te bevestigen dat de naam “Omgevingsdienst Utrecht” zoals opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, de naam is waaronder de nieuwe omgevingsdienst gaat handelen. Rudimentaire begroting 5. Kennis te nemen van de rudimentaire begroting en vast te stellen dat de Omgevingsdienst Utrecht betaalbaar is (bijlage 3).

1

De wetgever geeft de raad gelegenheid voor zienswijze binnen een termijn van acht weken (artikel 1 lid 3 WGR). Het staat het college vrij de raad een langere termijn te geven, met inachtneming van de uiterste datum voor reactie van het college aan de Stuurgroep: 3 maart 2025 (zie bijlage 7 stroomschema).

Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 2 van 10

Routekaart fase 2 6. De routekaart fase 2 vast te stellen en een nieuwe stuurgroep voor fase 2 opdracht te geven hier verder uitwerking aan te geven (bijlage 4). Te besluiten de middelen zoals beschreven in de routekaart fase 2 (zie hoofdstuk 5 en bijlage 4) beschikbaar te stellen voor de financiering van fase 2. Afronding fase 1 7. Te besluiten de stuurgroep fase 1 te ontheffen van haar verantwoordelijkheid op basis van de producten uit fase 1 en de verantwoording over de inzet van de middelen in fase 1 (bijlage 5). 8. Te besluiten het batig financiële resultaat van fase 1 (circa € 73.000) over te hevelen naar fase 2.

Start fase 2 Aan het gezamenlijk AB wordt voorgesteld: Programmaorganisatie fase 2 1. Te besluiten een stuurgroep in te stellen en deze opdracht te geven om verder uitvoering te geven aan fase 2 ’inrichten’. 2. Te besluiten de stuurgroep als volgt samen te stellen: o De beide voorzitters van de huidige omgevingsdiensten o Twee DB-leden per omgevingsdienst De directeuren en programmamanager(s) aan te stellen in de rol van adviseur van de stuurgroep. 3. De DB’s van de ODRU en RUD Utrecht ieder voor zich te verzoeken twee DB-leden aan te wijzen om plaats te nemen in de stuurgroep. 4. Te besluiten de stuurgroep het mandaat te geven om ten behoeve van de oprichting van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht op te treden als ware zij het dagelijks bestuur van de op te richten Omgevingsdienst Utrecht, waarbij het gezamenlijk AB optreedt als ware zij het AB van de op te richten Omgevingsdienst Utrecht. 5. Te besluiten de stuurgroep op te dragen de besluitvorming op basis van de resultaten van de hele programmaorganisatie in te richten conform de taakverdeling tussen AB en DB zoals opgenomen de ontwerp-gemeenschappelijke regeling. 6. Te besluiten de stuurgroep opdracht te geven de DB’s van de huidige omgevingsdiensten tijdig te informeren over de voorstellen die aan het gezamenlijk AB worden voorgelegd. Programmamanagement 7.

Te besluiten de stuurgroep opdracht te geven een of meer programmamanagers aan te stellen en die de volgende opdracht mee te geven: o Richt op basis van de contouren in routekaart fase 2 een programmaorganisatie in die in staat is de negen thema’s in fase 2 snel en daadkrachtig te ontwikkelen; o Geef de projectleiders per thema de opdracht om op basis van routekaart fase 2 een projectplan op te stellen dat past binnen de beschikbaar gestelde middelen; o Zorg gedurende fase 2 voor een zorgvuldig proces voor de opbouw van een gezamenlijke cultuur; o Ontwikkel in fase 2 met de regievoerders een manier om te komen tot een constructieve samenwerking tussen (alle geledingen van) de deelnemers en de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht; o Adviezen en/of besluiten voor te leggen aan de stuurgroep.

Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 3 van 10

2. Op weg naar Eén Omgevingsdienst Utrecht De meerwaarde van Eén Omgevingsdienst Utrecht bestaat uit: Borgen van de kwaliteit van de leefomgeving De nieuwe dienst biedt een betere borging (en waar mogelijk verbetering) van de kwaliteit van de leefomgeving in de hele provincie Utrecht. Een hogere kwaliteit en snelheid ontstaat door een betere invulling van (specialistische) functies waardoor meer continuïteit ontstaat en beter ingespeeld kan worden op calamiteiten. Ook ontstaat kwaliteit door heldere en eenvormige processen. Ook kan op deze schaal slimmer worden omgegaan met informatievoorziening (maar ook andere ondersteunende processen). Daardoor is het mogelijk onder alle omstandigheden transparant te werken en een constante kwaliteit te bieden. De mogelijkheid om snel en uniform te reageren binnen de hele provincie draagt in belangrijke mate bij aan een gelijk speelveld voor inwoners en bedrijven. Lokaal maatwerk blijft daarbij voor de deelnemers mogelijk. De ambities van de Omgevingsdienst Utrecht zorgen er ook voor dat de provincie en gemeenten in Utrecht een omgevingsdienst hebben die voldoet aan de landelijke eisen voor robuustheid. Realiseren geografische samenhang en betere samenwerking In de provincie Utrecht werken op dit moment twee omgevingsdiensten; de ODRU en RUD Utrecht.

Daarbij sluit de logica van de geografische werkgebieden eigenlijk nergens echt goed op aan. Er is bijvoorbeeld geen sprake van een indeling in stedelijk-landelijk of bijvoorbeeld naar de gekende regio’s. De oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht lost een aantal problemen op, namelijk: 1. Bedrijven die nu met twee diensten (en twee regimes) te maken hebben, krijgen nog maar met één organisatie te maken; 2. Inwoners die niet goed weten wie ze moeten bellen met vragen of klachten krijgen meer duidelijkheid; 3. Samenwerkingspartners als OM, VR, GGD en provincie krijgen te maken met één omgevingsdienst. Dit zijn essentiële punten om bedrijven en inwoners beter te kunnen bedienen vanuit het principe van één overheid. Creëren stevige basis voor toenemende (complexere) vragen van deelnemers Door de toename van de bevolking en de economische groei in de provincie Utrecht neemt ook het belang van de kwaliteit van de leefomgeving toe. Die kwaliteit komt steeds meer onder druk te staan en ook de regeldruk neemt toe. De rol van de omgevingsdiensten als “hoeders van de leefomgeving” wordt hierdoor de komende jaren alleen maar belangrijker. Dat vraagt om investeringen in kennis en kunde op uiteenlopende specialistische werkgebieden. Hierbij kan het gaan om: 1.

Toenemende vraag van deelnemers naar advisering over beleid; meer en nieuwe thema’s, die een meer integrale, kennisintensieve aanpak en oplossing vragen; 2. Integrale en complexe (gebieds)opgaven binnen de kaders van de Omgevingswet; 3. Het toenemende belang van data(analyse) t.b.v. beleid en beheer; 4. Ondersteuning en advies bij complexe (ruimtelijke gemeentelijke/provinciale) ontwikkelopgaven; 5. Noodzakelijke, snelle bijdragen vanuit kleine (specialistische) functies op het gebied van bijvoorbeeld bodem, geluid, energie etc.; 6. De levering van de juiste stuur- en verantwoordingsinformatie (inzicht in; wat is er bereikt); 7. Behoefte aan lokale ervaring en kennis in combinatie met een diepgaande kennis van landelijke en langlopende ontwikkelingen; 8. Behoefte aan een kennisplatform waar deelnemers en omgevingsdienst kennis en ervaring kunnen uitwisselen als het gaat om de leefomgeving; 9. Een krachtige speler die op landelijk niveau gesprekspartner is en voor het werkgebied de belangrijkste thema’s kan agenderen en adresseren. Versterken positie arbeidsmarkt De hiervoor genoemde punten zijn op het niveau van de huidige twee organisatie moeilijk of tegen hoge kosten te organiseren. Soms zijn ze zelfs helemaal niet te organiseren omdat deze functies op een kleinere schaal niet aantrekkelijk genoeg zijn voor de echte specialisten.

Aan de ene kant gaat het dus om noodzakelijke kwaliteit in de dienstverlening en een efficiënte bedrijfsvoering en aan de andere kant om de aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt. Op de schaal van de Omgevingsdienst Utrecht (als derde dienst van Nederland) zijn kwaliteit, efficiency en aantrekkelijk werkgeverschap goed te realiseren. Bieden breed palet in taken/dienstverlening De takenpakketten van de ODRU en RUD Utrecht verschillen. Als deze takenpakketten worden samengebracht in de Omgevingsdienst Utrecht biedt dit de deelnemers (misschien niet direct, maar wel op termijn) de mogelijkheid om meer taken bij de omgevingsdienst onder te brengen. De nieuwe Omgevingsdienst Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 4 van 10

Utrecht biedt daarnaast ook direct de kans om tot een meer éénvormig takenpakket te komen. Dit biedt de nieuwe Omgevingsdienst de mogelijkheden om efficiënt en transparant te werken. Naast de voordelen en kansen zijn er ook uitdagingen voor organisatie en deelnemers: Adaptief organiseren in een complexe omgeving De ontwikkeling van één nieuwe Omgevingsdienst Utrecht op zich is al een complexe opgave; 27 deelnemers zullen gezamenlijk de verantwoordelijkheid moeten gaan nemen voor een dienst die enerzijds op maat een belangrijke bijdrage levert aan de realisatie van lokale opgaven en anderzijds ook een taak heeft om te zorgen voor een gelijk speelveld voor inwoners en bedrijven. Deelnemers zullen (als eigenaren) een gezamenlijke koers moeten ontwikkelen voor de nieuwe dienst. Ook is er veel onzekerheid bij de deelnemers over hun financiële ruimte vanaf 2026. De verwachting is dat de deelnemers (maar ook niet allemaal) zullen moeten bezuinigen en dat er keuzes gemaakt zullen moeten worden om tot een sluitend financieel perspectief te komen. Dat kan iets betekenen voor de ambities van de deelnemers ten aanzien van het takenpakket en de kwaliteit die ze bij een omgevingsdienst willen en kunnen afnemen. Ook is nog niet duidelijk wat het landelijk beleid zal worden en wat kan worden verwacht van het ministerie I&W.

De Omgevingsdienst Utrecht moet in staat zijn om de 27 deelnemers op maat te bedienen en tegelijk te borgen dat de uitvoering van het takenpakket bij alle deelnemers aan de vereisten voldoet. De deelnemers hebben hierin een eigen opgave. Zij moeten op basis van wederzijds begrip een duidelijke en gezamenlijke koers uitzetten ten aanzien van de ambities voor de Omgevingsdienst Utrecht. Uiteraard zal de dienst dit proces faciliteren. De organisatie van de Omgevingsdienst Utrecht moet zelf een goede balans aanbrengen in de schaalbaarheid van de activiteiten. Enerzijds is het belangrijk te werken met een vast team van professionals (eigen personeel), anderzijds moet er voldoende flexibiliteit in de organisatie zijn om soepel in te kunnen spelen op het wegvallen van uren, maar ook op onverwacht meerwerk. Tenslotte zal ook de informatievoorziening (data-gedreven werken) een belangrijke waarde worden in de toekomst. Die informatievoorziening is essentieel voor bedrijven, inwoners en de maatschappij als geheel. Ook de eisen van de deelnemers nemen toe voor wat betreft sturings- en verantwoordingsinformatie. Om het werk van de dienst uit te kunnen voeren zijn data-gedreven analyses essentieel. Ook dit vraagt een andere manier van werken en organiseren. In fase 2, de inrichting, moet een organisatie ontstaan die beter in staat is om het hoofd te bieden aan deze complexe context.

3. Proces tot nu toe De producten uit fase 1 zijn ontwikkeld in afstemming met de deelnemers (portefeuillehouders, regievoerders en inhoudelijk specialisten) en de medewerkers van de beide organisaties (directeuren, MT’s en strategisch adviseurs en de Bijzondere ondernemingsraad (BOR)). De regievoerders en de inhoudelijk specialisten ondersteunden en adviseerden de projectgroepen in de projectklankbordgroepen. Daarnaast is door het programmateam zowel schriftelijk als in dialoog afgestemd met de regievoerders. Alle vragen van de regievoerders en inhoudelijk specialisten zijn beantwoord door het programmateam. De portefeuillehouders hebben in belangrijke mate bijgedragen door hun inbreng tijdens de werkbijeenkomst in “Bar Beton” in mei en door hun input tijdens het gezamenlijke AB van juni. De BOR is meegenomen in de overlegvergaderingen en tijdens informele bijpraatmomenten. Ook heeft de BOR een “position paper” opgesteld en daarmee een helder perspectief op de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht gegeven. Deze “position paper” is tijdens de laatste stuurgroep met de BOR besproken. De missie en de visie zijn ontwikkeld in een werkbijeenkomst met de MT’s, de strategisch adviseurs en leden van de BOR. Ter voorbereiding hierop is een enquête uitgezet onder de medewerkers van de RUD Utrecht en de ODRU.

Het programmateam en de stuurgroep gingen gedurende het proces van fase 1 twee keer in gesprek met raads- en statenleden. De gemeentesecretarissen zijn tijdens een bijeenkomst bijgepraat en hebben gesproken over de invulling van de verschillende rollen in de relatie tussen de deelnemers en de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht (eigenaarsrol en klantrol: regievoerders, inhoudelijk specialisten, portefeuillehouders, colleges, raden/staten). Voor alle medewerkers zijn lunchbijeenkomsten georganiseerd (totale opkomst ca. 100 medewerkers) waarbij uitvoerig is gesproken over met name fase 2. Conclusie: Het programmateam heeft alle belanghebbenden actief bevraagd en betrokken bij de inhoudelijke ontwikkeling van de producten. Met name de regievoerders hebben tijdens het proces hun zorgen geuit over de snelheid in fase 1. Voor de medewerkers is het echter van belang dat de periode van onzekerheid zo kort Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 5 van 10

mogelijk is. De kwaliteit van de stukken is voldoende geborgd door de zorgvuldige afstemming in alle geledingen. Uiteindelijk is aan de planning vastgehouden omdat de voortgang essentieel is en er toch steeds voldoende ruimte kon worden geboden om de stukken te bestuderen, van commentaar te voorzien en om daarover het gesprek te voeren en eventuele zorgen te delen. Alle commentaar is gebruikt bij het opstellen van bijgevoegde concept-stukken.

4. Toelichting producten fase 1 Op 7 december 2023 heeft het gezamenlijk AB besloten om te starten met het traject om één robuuste omgevingsdienst voor de hele provincie Utrecht op te richten. De nadrukkelijke opdracht daarbij was om de nieuwe omgevingsdienst vanuit een blanco situatie te ontwerpen en kwaliteit daarbij voorop te stellen. De route om tot één omgevingsdienst voor Utrecht te komen, is beschreven in de ‘Routekaart naar één Omgevingsdienst in Utrecht’. De route bestaat uit drie onderdelen: richten, inrichten en verrichten. In dit deel presenteert de Stuurgroep het resultaat van fase 1 'richten'. Bijgaand vindt u: a. Concept Richtingsplan; b. Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht; c. Concept Rudimentaire begroting; d. Concept Routekaart fase 2. In onderstaand plaatje is inzichtelijk gemaakt hoe deze producten zich tot elkaar verhouden. Hieronder lichten we ze kort toe.

Daarnaast wordt de verantwoording over de begroting van fase 1 aangeboden. a. Richtingsplan Het richtingsplan schetst de bestuurlijke kaders waarbinnen de nieuwe omgevingsdienst wordt opgericht. Deze kaders - in de vorm van missie, visie en bestuurlijke uitgangspunten - vormen de basis voor de inrichting en de verdere doorontwikkeling van de Omgevingsdienst Utrecht. De inhoud van het richtingsplan werkt door in de gemeenschappelijke regeling, de rudimentaire begroting en de routekaart fase 2 ‘inrichten’. Het gezamenlijk AB wordt gevraagd het richtingsplan vast te stellen als bestuurlijke basis voor de realisatie van fase 2. Dit laat onverlet dat ook in fase 2 bestuurlijk nog teruggekomen kan worden op de bestuurlijke uitgangspunten, mochten die tot ongewenste effecten leiden. Tenslotte vraagt de stuurgroep het gezamenlijk AB om de programmaorganisatie ruimte te bieden om in fase 2 de missie en de visie verder aan te scherpen. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het gezamenlijk AB van juni De tekst is aangescherpt en verbeterd op basis van de opmerkingen en vragen van AB-leden, regievoerders en de inhoudelijk specialisten. Paragraaf 2.2 (over de meerwaarde) is verduidelijkt en geconcretiseerd.

Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 6 van 10

b. Gemeenschappelijke regeling De nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) vormt de juridische basis voor de samenwerking en creëert één rechtspersoon voor de uitvoering van taken. Pas vanaf de inwerkingtreding van de GR bestaat het openbaar lichaam Omgevingsdienst Utrecht. Vanaf dat moment kunnen een AB en een DB worden ingericht en kan een voorzitter worden aangewezen. Zodra er een bestuur is benoemd kan dat besluiten nemen. De colleges kunnen ieder voor zich natuurlijk al wel bepalen welke portefeuillehouder aangewezen wordt voor het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht. Pas vanaf de inwerkingtreding (november 2025) kunnen dus ook alle formele inrichtingsdocumenten worden vastgesteld door het daarvoor verantwoordelijke AB en DB. Alles wat daarvoor wordt vastgesteld is concept, teneinde vastgesteld te kunnen worden door het nieuwe AB of DB. Vanaf dat moment treden alle inrichtingsdocumenten ook pas formeel in werking.

De besluitvorming hierover -overeenkomstig de Wet gemeenschappelijke regelingen- verloopt als volgt: allereerst een zienswijzeprocedure op de ontwerp gemeenschappelijke regeling bij de raden/staten, daarna het voornemen van de colleges om tot besluitvorming over te gaan en het verzoek tot toestemming aan de raden/staten om te besluiten de gemeenschappelijke regeling te treffen, na toestemming van de raden en staten volgt de definitieve besluitvorming door de colleges tot het treffen van de GR. De doorlooptijd van deze procedure is ongeveer een jaar. Daarom is het belangrijk dat het gezamenlijk AB de ontwerp-gemeenschappelijke regeling met toelichting op 17 oktober 2024 vaststelt en aanbiedt aan de deelnemers met het verzoek deze ontwerpgemeenschappelijke regeling in procedure te brengen, zodat de colleges eind 2025 definitief kunnen besluiten tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling (en deze gepubliceerd kan worden). In het stroomschema (bijlage 8) is opgenomen dat de colleges uiterlijk 3 maart 2025 hun standpunt en de zienswijze van de raad/staten aan de stuurgroep kenbaar maken, en dat de colleges uiterlijk 6 oktober 2025 hun besluit op instemming met de GR (deelneming) aan de Stuurgroep kenbaar maken.

De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het gezamenlijk AB van juni In artikel 4 is de mandatering door de burgemeester respectievelijk commissaris van de koning verwijderd. Zij zijn geen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling en daarom is het niet logisch de mandatering in de gemeenschappelijke regeling op te nemen. Taakuitvoering voor de burgemeester respectievelijk commissaris van de koning kan worden uitgevoerd door een separaat mandaatbesluit van de burgemeester respectievelijk commissaris van de koning. In artikel 6 was al geregeld dat bij een taakvermindering van 5% of meer (omvang in uren) een deelnemer de frictie- en desintegratiekosten verschuldigd is. Daaraan is toegevoegd dat het algemeen bestuur een regeling opstelt in hoeverre frictie- en desintegratiekosten verschuldigd zijn bij een taakvermindering (omvang in uren) van minder dan 5%. In artikel 28 is de tekst van lid 3 gecorrigeerd. Een saldo wordt niet toegevoegd aan een weerstandsvermogen, maar aan een algemene reserve. Daarnaast is het maximum voor het weerstandsvermogen verlaagd van 10% naar 7%. Dit maximum is bedoeld om de algemene reserve niet onnodig hoog te laten zijn. In artikel 36 is uitgebreider beschreven wat bij opheffing van de omgevingsdienst gebeurt met de archiefbescheiden. Tevens is een aantal tekstuele wijzigingen aangebracht. De leden 4 en 7 zijn verwijderd.

De verwijderde inhoud staat in de wet en de leden 4 en 7 hadden geen toegevoegde waarde voor de leesbaarheid van artikel 36. In artikel 44 is de datum van inwerkingtreding 1 januari 2026 verwijderd. Na besluitvorming door de 26 colleges van burgemeester en wethouders en het college van gedeputeerde staten, geplande deadline 6 oktober 2025, kan de gemeenschappelijke regeling worden gepubliceerd. De dag na bekendmaking treedt de gemeenschappelijke regeling in werking. Naar verwachting zal dit begin november plaatsvinden. Vanaf 1 januari 2026 start de taakuitvoering van de Omgevingsdienst Utrecht voor de deelnemers. De periode tussen inwerkingtreding van de regeling en de daadwerkelijke start op 1 januari 2026 wordt gebruikt om de organisatie in te richten, zoals onder andere zorgen voor de juiste en tijdige inschrijvingen bij de belastingdienst, het UWV, de Kamer van Koophandel, de BNG etc. Er zal sprake zijn van een verlengd eerste boekjaar, zodat de eerste jaarrekening op zowel de eerste maanden in 2025 en heel 2026 ziet. Voor het overige zijn tekstuele aanpassingen gedaan, waarbij met name ook is gelet op eenduidige terminologie en correcte verwijzingen. c. Rudimentaire begroting De rudimentaire begroting biedt een analyse van de betaalbaarheid van de nieuwe omgevingsdienst; het is op geen enkele wijze een conceptbegroting voor 2026.

Eventuele besluiten op basis van de uitkomsten uit fase 2 (o.a. financieringssystematiek/verdeling van de vaste kosten, formatieplan en CAO) zijn nog niet verwerkt in deze rudimentaire begroting; wel is kwalitatief geduid dat minder meerkosten worden verwacht Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 7 van 10

voor verplichte nieuwe functies en faciliteiten als gevolg van schaalvoordelen. Het gezamenlijk AB wordt gevraagd de rudimentaire begroting vast te stellen als onderbouwing van de structurele betaalbaarheid van de Omgevingsdienst Utrecht en als één van de pijlers op basis waarvan fase 2 kan worden gestart. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het gezamenlijk AB van juni Naast enkele kwalitatieve tekstuele toelichtingen, zoals over bodemtaken, is er één cijfermatige aanpassing doorgevoerd voor het effect van de per 2025 door de gemeente Houten extra ingebrachte uren. Het effect op de eigendomsverhoudingen is verwerkt. d. Routekaart fase 2 Tijdens fase 2 van het traject maken we keuzes over hoe de primaire processen en bedrijfsvoering worden ingericht en wat de Omgevingsdienst Utrecht zelf gaat uitvoeren of eventueel gaat uitbesteden. Dit gebeurt op basis van de inhoudelijke uitgangspunten die in fase 1 zijn geformuleerd in het richtingsplan. De routekaart fase 2 biedt een eerste beeld van de inrichting van fase 2. Het gaat om de producten die minimaal ontwikkeld moeten worden in fase 2, de beoogde programmaorganisatie en de planning voor 2025 (bijlage bij de routekaart). Tenslotte zijn een risicoparagraaf en een begroting voor fase 2 opgenomen. In het kader van het traject ‘Naar één omgevingsdienst in Utrecht’ is de volgende kanttekening te plaatsen.

De nog te maken kosten voor de oprichting en ontwikkeling van een nieuwe dienst zijn bijna €5 miljoen (fase 2). Vanuit de provincie en het ministerie van I&W zijn alle bedragen ter dekking van deze eenmalige kosten (ruim €2,6 miljoen). Daarnaast zijn verantwoorde besparingen doorgevoerd voor fase 2 (ruim €1,5 miljoen). Dat betekent dat een klein deel (€ 789.000) zal worden gedekt uit het beschikbare vermogen van de ODRU en de RUD Utrecht. Eventueel zou ook één of beide diensten kunnen besluiten niet de vermogens van de omgevingsdienst in te zetten, maar deelnemers te laten bijdragen via een eenmalige (project)factuur/bijdrage. Daarnaast zoekt de stuurgroep naar aanvullende middelen (I&W). De vraag aan het gezamenlijk AB is om de routekaart fase 2 vast te stellen en de stuurgroep opdracht te geven om na de besluitvorming in het gezamenlijk AB tot een verdere uitwerking en concretisering te komen. De nieuwe programmamanager(s) en de projectleiders krijgen daarbij de ruimte om tot werkbare voorstellen te komen die passen binnen de begroting.

De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het gezamenlijk AB van juni Sinds de AB-versie van juni zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd in dit document: Programma-organisatie: uitbreiding stuurgroep met twee DB-leden en de directeuren nemen als adviseur deel aan de stuurgroep; Planning van de financiële producten aangepast naar nieuwe inzichten; Begroting en dekking aangepast naar de laatste inzichten; Cultuurverandering een prominente plek gegeven; Verantwoording realisatie begroting fase 1 De realisatie van fase 1 is binnen de begroting gebleven (zoals die is opgenomen in de routekaart fase 1 (december 2023). De afwijkingen per onderdeel zijn beperkt en vragen geen toelichting. Het resultaat is circa € 73.000. Het voorstel is om dit bedrag mee te nemen naar fase 2. In bijlage 5 presenteren we de realisatie van de begroting voor fase 1. Het gezamenlijk AB wordt gevraagd de huidige stuurgroep van haar verantwoordelijkheden te ontheffen.

5. Toelichting fase 2 Inleiding Het mandaat van de huidige stuurgroep “Eén Omgevingsdienst Utrecht” loopt af op 17 oktober 2024. Voor fase 2 zal het gezamenlijk AB op voordracht van de DB’s van de ODRU en RUD Utrecht een nieuw mandaat voor een stuurgroep moeten afgeven. Een nieuwe fase Fase 2 is anders dan fase 1. Waar in fase 1 ‘richten’ de deelnemers vooral bestuurlijke keuzes hebben gemaakt ten aanzien van uitgangspunten en randvoorwaarden voor een nieuwe Omgevingsdienst Utrecht komt het in fase 2 aan op het ‘inrichten’ van de organisatie. Het inrichten gebeurt aan de hand van negen thema’s met daarbinnen onderwerpen uiteenlopend van het bepalen van de topstructuur en het aanstellen van directeuren tot het kiezen van een nieuwe huisstijl. Gezien de wettelijke (Wgr) taakverdeling tussen AB en DB (en dus ook in de verdeling tussen het gezamenlijk AB en de stuurgroep) zullen veel besluiten op het Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 8 van 10

bordje van de stuurgroep landen. Daarmee neemt de verantwoordelijkheid van de stuurgroep in fase 2 sterk toe. Een deel van deze verantwoordelijkheden kan de stuurgroep delegeren aan de programmamanager(s). Onderstaand zijn voorstellen opgenomen over: 1. De samenstelling van de stuurgroep; 2. Het mandaat aan de stuurgroep; 3. De rol en de positie van de directeuren; 4. De rol en positie van de programmamanager(s); 5. De begroting voor fase 2. Samenstelling stuurgroep De stuurgroep zal - meer dan in fase 1 - besluiten nemen over zeer uiteenlopende onderwerpen binnen verschillende thema’s (en dus disciplines). Daarnaast zal de stuurgroep leiderschap moeten tonen op de thema’s waarover de organisatie zelf geen knopen kan doorhakken, zoals structuren en functies in de nieuwe organisatie. Het is van belang om daarin als stuurgroep - bijvoorbeeld op advies van de programmamanager(s) - vroegtijdig richtinggevende uitspraken te doen om te voorkomen dat de programmaorganisatie vastloopt. Het voorstel is om voor fase 2 te kiezen voor een bestuurlijke samengestelde stuurgroep van zes deelnemers. De stuurgroep kan eventueel zelf kiezen voor een portefeuilleverdeling. Mandaat aan de stuurgroep In fase 1 heeft de stuurgroep hoofdzakelijk de voorbereiding van de besluiten in het gezamenlijk AB verzorgd.

In fase 2 zal de stuurgroep naast het voorbereiden van besluiten van het gezamenlijk AB, zelf besluiten nemen over de onderwerpen die binnen het mandaat van de stuurgroep (DB-bevoegdheden) vallen. Ook de programmamanager(s) en de programmaorganisatie hebben ruimte nodig om te handelen in fase 2. Dat betekent dat de stuurgroep nieuwe programmamanager(s) in staat moet stellen om de programmaorganisatie verder op maat te maken en ook de projectleiders per thema in staat moet stellen hun eigen plan te ontwikkelen om tot resultaten te komen. De programmaorganisatie en de planning zoals opgenomen in de routekaart fase 2, bieden dus vooral contouren maar moeten nog op maat worden gemaakt. In fase 2 moet aandacht zijn voor een nieuwe cultuur waarin de waarden, normen en doelen van de (groepen) medewerkers op elkaar en op de nieuwe organisatie worden afgestemd. Het doel is goede communicatie, betrokkenheid en soepele samenwerking. Dit moet leiden tot een positieve en constructieve nieuwe werkomgeving die in staat is medewerkers te binden en te boeien. Dat is van belang voor de medewerkers, maar zeker ook voor de organisatie (minder verloop, betere resultaten en goede samenwerking met partners en deelnemers). Het voorstel is om de stuurgroep te laten handelen in overeenstemming met de bevoegdheidsverdeling tussen AB’s en DB’s (stuurgroep als DB ten opzichte van het gezamenlijk AB).

Ook is het voorstel om de stuurgroep mandaat te geven fase 2 uit te voeren binnen de beschikbaar gestelde middelen zoals opgenomen in de begroting voor routekaart fase 2. Dat betekent ook dat de projectleiders (voorlopig) hun plan zo moeten inrichten dat de resultaten binnen budget worden gerealiseerd. Tenslotte is het voorstel om de stuurgroep de opdracht te geven programmamanager(s) aan te stellen die de programmaorganisatie ontwikkelt en stuurt en de projectleiders richting geeft en ruimte biedt bij het opstellen en realiseren van hun projectplan. De programmamanager zal zelf vorm en inhoud geven aan de samenwerking met de deelnemers (regievoerders). Rol en positie directeuren Fase 2 gaat over de inrichting van de organisatie. Hierbij is de bijdrage van de directeuren onmisbaar. De inrichting van de organisatie en met name de topstructuur raakt echter de belangen van de zittende directeuren. In een stuurgroep kunnen hierdoor dilemma’s ontstaan. Daarnaast hebben de directeuren een belangrijke rol bij het draaiend houden en uiteindelijk liquideren van de huidige omgevingsdiensten. Zeker als het gaat om de liquidaties van beide organisaties kunnen belangentegenstellingen ontstaan tussen de nieuwe en de latende organisaties. Het is dan van belang dat de directeuren kunnen optreden namens de latende organisaties.

Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 9 van 10

Het voorstel is om de directeuren als adviseur toe te voegen aan de stuurgroep, om te voorkomen dat belangentegenstelling de besluitvorming in de stuurgroep hindert. De stuurgroep heeft de directeuren opdracht gegeven de programmaorganisatie voor te bereiden. Rol en positie programmamanager(s) De nieuwe programmamanager(s) heeft/hebben ruimte nodig om zelf vorm en inhoud te kunnen geven aan de nieuwe programmaorganisatie. De hoeveelheid betrokken projectleiders is waarschijnlijk groot en de programmamanager(s) moet(en) zelf in staat worden gesteld om zowel de programmaorganisatie als de planning en de processen vorm te geven. De rol van de programmamanager(s) zal veranderen op het moment dat keuzes worden gemaakt rond de invulling van de top van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht. Het voorstel is om programmamanager(s) wel een richtinggevende, maar niet dichtgetimmerde opdracht mee te geven. Begroting fase 2 In de routekaart fase 2 is een begroting opgenomen, met daarin een toelichting op de opbouw en de logica van de kosten. Ook is aangeven wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de dekking van die kosten. Het voorstel is om de stuurgroep opdracht te geven fase 2 uit te voeren binnen de beschikbare middelen. Communicatie Op 21 oktober is er een communicatiemoment ingepland voor alle medewerkers van de twee omgevingsdiensten.

Beide omgevingsdiensten zullen naar aanleiding van het besluit van de algemeen besturen een nieuwsbericht op hun website en social media plaatsen. Ook wordt er een bericht naar de partners in de regio gestuurd.

Oplegnotitie gezamenlijk AB producten fase 1 Naar Eén Omgevingsdienst Utrecht

Pagina 10 van 10