Bijlage 4 bij beantwoording schriftelijke vragen - Samenvatting observaties en aanbevelingen - 10nov2020

Samenvatting belangrijkste inzichten en aanbevelingen 10 nov 2020

Documenten Het eindrapport van project ‘Grip op Sociaal’ bestaat uit twee delen: ■ ■

Deel 1: Aanbevelingen ten behoeve van betere monitoring kosten in het Sociaal Domein Deel 2: Actualisatie prognoses Sociaal Domein (jeugdwet en WMO)

Daarnaast worden na afloop van de samenvatting de individuele projectvragen los beantwoord

Samenvatting deel 1 | observaties en aanbevelingen ten behoeve van betere monitoring ■

■

■

■

■

■

De late meldingen van overschrijdingen in het Sociaal Domein laten zien dat de monitoring van de kosten in het sociaal domein niet op orde is. Dit komt door een combinatie van factoren; o.a. vertraging in de data-overdracht, beperkt beschikbare inzichten om een discussie over te voeren en onvolledigheden in de forecastingmethodiek. Op een deel van deze factoren zijn in 2020 al verbeteringen gestart; er zijn themabijeenkomsten sociaal domein opgestart, er is een managementrapportage sociaal domein ontwikkeld (vanaf september) en er vindt een eenvoudige periodieke controle op het facturatiegedrag van aanbieders plaats. Dit zijn echter eerste stappen en nog niet afdoende maatregelen. Wel maken deze maatregelen de kans op een herhaling van de gebeurtenissen van dit jaar kleiner. Om de monitoring van de kosten op orde te krijgen worden in het rapport aanbevelingen gedaan voor het gehele monitoringsproces; de eerste lijn, tweede lijn en het primaire proces. Aanbevelingen ten aanzien van de eerste lijn - De managementrapportage Sociaal Domein fungeert als belangrijkste beheersinstrument. Deze dient sterk verbeterd en uitgebreid te worden, o.a.

door directe aansluiting op de begroting, het benoemen van een verantwoordelijk functionaris per begrotingspost en het inzichtelijk maken van de forecastmethodiek - De forecastmethodiek dient aangepast te worden en rekening te houden met facturatiegedrag, inhoudelijke duiding en beschikkingen. - De opgestarte thema-bijeenkomsten en managementrapportages dienen voorlopig op maandelijke basis voortgezet te worden. Op termijn (eind 2021) te bepalen wat de benodigde actualisatiefrequentie is voor de verschillende onderdelen. Aanbevelingen ten aanzien van de tweede lijn - Het inrichten van een gestructureerd proces om de ca. 20 grootste (gemeentebreed) risicoposten op de begroting te voorzien van een extra inhoudelijke financiële discussie. Door als outside blik te fungeren kan de 2e lijn de kwaliteit van de aannames en methodiek van de 1e lijn verbeteren. Aanbevelingen voor het primaire proces

1

-

■

Opstellen van richtbudgetten per aanbieder per gemeente (ipv. voor de gehele regio zoals nu gebeurt door het inkoopbureau) - Verbeteren van controles op facturatiegedrag door te kijken naar het verwachte en gerealiseerde facturatiegedrag van de grootste aanbieders - Beter benutten van inzichten uit de verplichtingenadministratie. Door gestructureerd de verplichtingenadministratie uit te lezen kan de forecast aangescherpt worden Een belangrijk deel van de aanbevelingen (managementrapportage, forecasting en controle op facturatiegedrag) is op korte termijn (<2-3 maanden) te realiseren omdat alle benodige informatie voorhanden is. Wel is additionele financiële en implementatiecapaciteit benodigd om dit te realiseren.

Samenvatting deel 2 | actualisatie prognoses Sociaal Domein (jeugdwet en WMO) ■

■

■

De verwachte kosten voor het volledige jaar 2020 zijn herijkt door enkele van de aanbevelingen uit deel 1 toe te passen: de aangepaste forecastmethodiek en een systematische doorlichting van alle (sub)begrotingsposten. De totale additionele verwachte kosten als gevolg van de herijking zijn ca. 671k-963k op de posten jeugdwet en WMO. - Bij jeugdwet (+486k - +608k) komt de bijstelling vooral door correctie voor nog te ontvangen facturen bij gespecialiseerde zorg, één specifieke tegenvaller door significante nafacturatie van één aanbieder en een overschrijding bij SAVE - Bij WMO begeleiding (+60k-115k) komt de bijstelling vooral door het correct meenemen van de COVID-impact in de forecast - Bij WMO rolstoelen, vervoer en woonvoorzieningen (+100k-200k) betreft het met name individuele casuistiek. Deze post bevat relatief een beperkt aantal kostbare voorzieningen en is daarmee moelijker te ramen. - Bij WMO huishoudelijke hulp (+25k-40k) betreft het een beperkte bijstelling De PGB budgetten zijn niet herijkt

2

Overzicht beantwoording onderzoeksvragen Beantwoording van onderzoeksvragen inclusief verwijzingen naar het rapport / 06-11-2020 Introductie Het eindrapport van project ‘Grip op Sociaal’ bestaat uit twee delen: ■ ■

Deel 1: Aanbevelingen ten behoeve van betere monitoring kosten in het Sociaal Domein Deel 2: Actualisatie prognoses Sociaal Domein (jeugdwet en WMO)

Dit document fungeert als ‘wrap-up’ en beantwoordt in het kort de specifieke vragen inclusief verwijzingen naar de relevante onderdelen van het rapport en kan zodoende gebruikt worden als leeswijzer of om het antwoord op een specifieke vraag snel terug te vinden. Hoofdonderzoeksvragen Hoofdvraag 1: Wat gaat er mis bij de monitoring en daaruitvolgende signalering van overschrijdingen in het sociaal domein, waardoor het college geconfronteerd werd met hogere kosten? De late signalering van de kostenoverschrijding wordt primair veroorzaakt door de volgende factoren: ■

■

■

■

■

Beperkt gestructureerd overzicht van de financiën en financiële ontwikkelingen in het Sociaal Domein waardoor het voeren van een financieel inhoudelijke discussie in de 1e en 2e lijn wordt bemoeilijkt. - Met de invoering van de managementrapportage sociaal domein vanaf september 2020 is hier een belangrijke eerste stap gezet. Bij gebrek aan bovenstaande zijn de formele P&C producten en tijdslijn de belangrijkste momenten om de begroting te herijken. De tijdslijn van de de bestuursrapportages en begroting zijn echter niet adequaat als enige instrument. - Bij de eerste bestuursrapportage is er nog beperkt informatie voorhanden wat een correcte actualisatie bemoeilijkt, daarna duurt de periode tot de tweede bestuursrapportage te lang. De gebruikte forecastmethodiek voor de belangrijkste kostenposten in het sociaal domein houdt onvoldoende rekening met nog te ontvangen facturen en bijzondere omstandigheden zoals COVID. Hierdoor zijn de kosten onderschat, ook in de tweede bestuursrapportage. De rollen aangaande het begrotingsproces zijn benoemd. Er is echter onderling beperkt zicht op wie een bepaalde rol voor welke begrotingspost heeft. Hierdoor ontbreekt een duidelijke controle op compleetheid en zijn niet alle sub-begrotingsposten geactualiseerd bij de herijking.

Daarnaast spelen verschillende zachtere factoren een rol; de benodigde aandacht voor de COVID crisis evenals het werken op afstand hebben de invoer van de reeds gedefinieerde verbeteringen vertraagd. Daarnaast staat het zelfcorrigerend vermogen op basis van kennis

3

(wat zou kunnen fungeren als mitigatie voor de beperkte informatievoorziening) onder druk door het hoge aantal nieuwe medewerkers. In 2020 zijn er door de organisatie reeds verschillende verbeteringen gestart en geïmplementeerd die de kans op een herhaling van het late signaleren zoals in 2020 verminderen. De managementrapportage, verdere uitbouw van de BI-Tool, betere controle op facturatiegedrag en het blijvend periodiek met elkaar overleggen in de thema-bijeenkomsten spelen hierin de grootste rol. Deze observaties worden toegelicht in deel 1 van het rapport. Hoofdvraag 2: En op welke manier kan het sociaal domein verbeteringen aanbrengen ten aanzien van monitoringsprocessen en de daarbij behorende rollen en verantwoordelijkheden? In het rapport worden aanbevelingen gedaan om het monitoringsproces te verbeteren. Deze aanbevelingen betreffen zowel het primaire proces, de eerste lijn beheersing en de tweede lijn controle. Belangrijkste aanbevelingen zijn: ■

■

■

Aanbevelingen ten aanzien van de eerste lijn - Verbeteren van de managementrapportage door directe aansluiting bij de begroting, specifiek behandelen van bijzondere contracten met eigen bekostigingsafspraken, toevoegen van informatie voor belangrijkste aanbieders, vergroten van toegankelijkheid door toevoeging referentiegetallen en verbeterde visualisaties - Toepassen van verbeterde forecastmethodiek - Continueren van de thema-bijeenkomsten en rapportage op maandelijkse basis. Op termijn (eind 2021) te bepalen wat de benodigde actualisatiefrequentie is voor de verschillende onderdelen. Aanbevelingen ten aanzien van de tweede lijn - Inrichten van gestructureerd proces om de ca. 20 grootste (gemeentebreed) risicoposten op de begroting te voorzien van een extra inhoudelijke financiële discussie. Door als outside blik te fungeren kan de 2e lijn de kwaliteit van de aannames en methodiek van de 1e lijn verbeteren. Aanbevelingen voor het primaire proces - Opstellen van richtbudgetten per aanbieder per gemeente (ipv. voor de gehele regio zoals nu gebeurt door het inkoopbureau) - Verbeteren van controles op facturatiegedrag - Beter benutten van inzichten uit de verplichtingenadministratie

Deze aanbevelingen worden toegelicht in deel 1 van het rapport.

4

Deelvragen Vraag 1: Hoe lopen de administratief/financiële processen binnen de toegang? Toegang valt te splitsen in twee onderdelen; 1) toegang via de gemeentelijke kernteams, 2) toegang via overige verwijzers. In beide gevallen is het belangrijkste administratieve proces om een beschikking via het berichtenverkeer te melden. Afhankelijk van de omvang van de beschikking wordt er bij de kernteams door het afdelingshoofd een additionele controle uitgevoerd op juistheid. Dit proces is formeel ingeregeld maar wordt door beperkte informatievoorziening weinig uitgevoerd. De beschikkingen worden vervolgens uitgelezen bij de administratie van de gemeente en verwerkt in de verplichtingenadministratie. Pagina 16 in deel 1 van het rapport geeft een totaaloverzicht van de belangrijkste processen. Het hierbovenstaande is onderdeel van de eerste processtap. Vraag 2: Wat is de doelmatigheid van deze processen en hoe efficiënt zijn ze? De (kosten) efficiëntie van de processen zijn in dit onderzoek niet geanalyseerd. Informatieverstrekking via het berichtenverkeer is goed ingeregeld. Er kan meer inzicht gehaald worden uit deze informatie door met name de beschikkingen gestructureerder te analyseren. Door een beheersing en analyse op de beschikkingen in te stellen kunnen er automatisch signalen afgegeven worden over omvangrijjke beschikkingen en/of opvallendheden.

Deze signalen kunnen zowel in de financiële als inhoudelijke monitoring gebruikt worden. Pagina’s 17 en 20 in deel 1 van het rapport bevat de aanbevelingen omtrent het beter gebruik van de verplichtingenadministratie.

Vraag 3: Hoe is de monitoring van het zorggebruik – en de –kosten? Het belangrijkste document bij de monitoring van het zorggebruik en de kosten betreft de recent gestarte managementrapportage Sociaal Domein. Deze wordt gemaakt op basis van informatie uit de BI-Tool die sinds eind 2019 operationeel is. Deze managementrapportage is een aanvulling op de P&C producten.De monitor kijkt per zorggebied naar de ontwikkeling van de kosten en aantallen op totaalniveau. Meer specifieke informatie over de ontwikkeling van specifieke soorten zorg worden momenteel beperkt gemonitord. De invulling van deze monitoring wordt opgepakt in project 2: ‘Doorlichting Toegang Jeugd’. De inzichten uit de managementrapportage worden maandelijks besproken in één van de drie (jeugd, WMO, participatie) thema-overleggen binnen het Sociaal Domein. De monitoring van het zorggebruik wordt toegelicht in deel 1 van het rapport.

5

Vraag 4: hoe kunnen we per kwartaal zicht hebben op de financiële voortgang en weten wat er de komende (2) maanden nog aan facturen over dat betreffende kwartaal komt? Als onderdeel van het project is de forecast methodiek aangevuld en verbeterd. De verbeterde methodiek maakt gebruik van daadwerkelijke facturatie, te verwachten facturen, onverwachte ontwikkelingen, kwalitatieve toevoegingen vanuit de beleidsafdeling en een periodieke check bij de belangrijkste zorgaanbieders In deel 1 (pagina 12-13) leggen we de aanbevelingen voor de forecastmethodiek uit, in deel 2 van het rapport wordt de nieuwe forecastmethodiek toegepast. Vraag 5 : hoe kunnen we Inkoopbureau Utrecht West beter inzetten om minder afhankelijk te zijn van data van zorgaanbieders. Zodat wij als gemeente eerder in gesprek kunnen met de zorgaanbieders over mogelijke kostenstijgingen, overschrijdingen van budgetindicaties en de resultaten van afgesproken transformatiemaatregelen? Door samen met het inkoopbureau Utrecht West budgetindicaties per gemeente te ontwikkelen kunnen de gefactureerde kosten van de grootste zorgaanbieders beter vergeleken worden met de budgetten. Eventuele overschrijdingen worden zo eerder opgemerkt. Op dit moment is er alleen een budgetindicatie voor Utrecht West als geheel.

Het berichtenverkeer komt bij gemeente binnen, daarmee heeft de gemeente de meest actuele inzichten in facturen en beschikkingen van de aanbieders. Het inkoopbureau kan wel een rol spelen in het breder vergelijken van de ontwikkelingen met de overige gemeenten en in gesprekken met zorgaanbieders. Te overwegen is om het inkoopbureau een grotere rol te laten spelen waar het gaat om analyse, rapportage en duiding. De behoefte is bij alle deelnemende gemeenten grotendeels gelijk. Echter, op dit moment heeft het inkoopbureau daarvoor nog niet de benodigde data en middelen. Aan centrale analyse bij het inkoopbureau zitten voor- en nadelen gerelateerd aan uitvoeringskosten en aansturing. De budgetrichtlijn per aanbieder wordt toegelicht op pagina 18 van deel 1. Vraag 6: hoe is de verbinding lokaal-regionaal georganiseerd. Wie vervult welke rol. Er zijn overeenkomsten met zorgaanbieders op vier niveau’s ■ Lokale contracten: (kortstondige) contracten met aanbieders die geen contract hebben met Inkoopbureau Utrecht West en zorg aanbieden die niet via de bestaande contracten kan worden geleverd. ■ Regionale contracten: contracten met individuele zorgaanbieders via Inkoopbureau Utrecht-West. ■ Bovenregionale contracten: specifieke organisaties/samenwerkingsverbanden voor specialistische jeugdzorg (YEPH) en jeugdbescherming & veilig thuis (SAVE).

Bij deze contracten is er sprake van getrapte sturing en monitoring via regio Utrecht West. ■ Nationale contracten: landelijk gecontracteerde jeugdhulp via door de VNG afgesloten contracten voor hele specifieke hulp die weining voorkomt en waarbij aanbieders te weinig clienten hebben om regionale contracten aan te gaan.

6

Vraag 7: wat is er nodig om te bereiken dat we 1 maand na het sluiten van een kwartaal 95% zicht hebben op de (nog komende) facturen? Als onderdeel van het project is de forecast methodiek aangevuld en verbeterd. De verbeterde methodiek maakt gebruik van daadwerkelijke facturatie, te verwachten facturen, onverwachte ontwikkelingen, kwalitatieve toevoegingen vanuit de beleidsafdeling en een periodieke check bij de belangrijkste zorgaanbieders Pagina 29 van deel 1 laat de toepassing van dit model zien op historische kwartaaldata Vraag 8: hoe komen we tot een werkwijze die past bij de complexiteit van het werkveld? Zie antwoord op hoofdvraag 2. En deel 1 van het rapport. Vraag 9: hoe is de informatie ladder? Wanneer naar management/DMT/PH/college. Wanneer een beschikking wordt afgegeven wordt deze automatisch via het berichtenverkeer opgenomen in de informatievoorziening. Bij uitgaven boven een gespecificeerd mandaat bedrag wordt eerst nog extra afgestemd met de teamleider voordat een traject wordt goedgekeurd. Hogere kosten en zorggebruik worden gesignaleerd in de themaoverleggen. De uitkomsten van dit overleg worden gedeeld in het AMT. Vanuit het AMT worden relevante signalen gecommuniceerd naar de portefeuillehouder en/of het DMT.

Op dit moment heeft de managemantrapportage die gebruikt wordt in de thema-overleggen nog geen formele status en circulatie, een aanbeveling uit het rapport is om dat wel te gaan doen. Zie deel 1 pagina 14 voor meer informatie over de managementrapportage. Vraag 10: waar en bij wie is er geborgd dat er gewerkt wordt met gekwalificeerde aanbieders? Voor de regionale contracten doet het Inkoopbureau Utrecht-West een check op de kwalificaties van de aanbieders. Voor lokale contracten wordt de controle gedaan door de de inkoop & contractmanager. Vraag 11: op welke manier en door welke processen worden de niet gecontracteerde aanbieders gemonitord? De accountmanager is verantwoordelijk voor afstemming en monitoring met de aanbieder. Bij lokale contracten vervult de inkoop- en accountmanager van de gemeente deze rol. Vraag 12: zijn er opdrijvende aspecten in de kosten? Deze vraag wordt in opdracht 2 beantwoord. Vraag 13: wat leveren de gecontracteerde aanbieders? Deze vraag wordt in opdracht 2 beantwoord.

7

Vraag 14: Hoe is de verhouding in de uitgaven van gecontracteerde en niet gecontracteerde partijen. Deze vraag wordt in opdracht 2 beantwoord.

8

OPDRACHTOMSCHRIJVING GRIP OP DE BUDGETTEN SOCIAAL DOMEIN d.d.:

23 september 2020

Probleemstelling. Op een heel laat moment is het college overvallen door hoge(re) kosten in het sociaal domein.

Hoewel er een systeem is ingericht om de kosten in het sociaal domein te monitoren is het college voor de 2de keer op een laat moment overvallen door hogere zorgkosten. Onderdelen van de probleemstelling:

▪

▪ ▪

▪

▪

Er is onvoldoende zicht op de (financiële) gevolgen van de afgegeven beschikkingen. De organisatie heeft te weinig inzicht in de gevolgen van het eigen handelen bij het afgeven van de beschikkingen en de mogelijke kosten die eraan verbonden zijn. Daarbij treedt er onvoldoende zicht op de gevolgen van dit handelen en zijn die gevolgen pas (te) laat zichtbaar. De werkelijke kosten worden immers pas zichtbaar bij de facturatie. Er blijven hiaten zitten in de mate en de manier van inzichtelijk krijgen en houden van kosten. Facturen hebben we ca 2 maanden na de behandeldatum en soms nog later. Er lijkt geen helderheid te bestaan over het monitoren van afgegeven beschikkingen. Hierdoor wordt pas bij facturering van een (deel van een) traject duidelijk welke kosten ermee gemoeid zijn. Zowel intern als extern zijn in processen rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk. Onduidelijk is waar de diverse teams (I&M, financiën, control) voor verantwoordelijk zijn en op welke onderdelen van het proces. Bij het onvoldoende overzicht hebben in de zorgkosten komt ook de vraag naar boven naar het aandeel en de kwaliteit van de aanbieders hierin.

Hoofdonderzoeksvraag.

Wat gaat er mis in signalering en monitoring van het sociaal domein, waardoor het college geconfronteerd werd met hogere kosten in het sociaal domein. En op welke manier kan het sociaal domein verbeteringen aanbrengen ten aanzien van monitoringsprocessen en de daarbij behorende rollen en verantwoordelijkheden? Deelvragen. ▪ Hoe lopen de administratief/financiële processen binnen de toegang. ▪ Wat is de doelmatigheid van deze processen en hoe efficiënt zijn ze. ▪ Hoe is de monitoring van het zorggebruik – en de –kosten. ▪ Hoe kunnen we per kwartaal zicht hebben op de financiële voortgang en weten wat er de komende (2) maanden nog aan facturen over dat betreffende kwartaal komt. ▪ Hoe kunnen we Inkoopbureau Utrecht West beter inzetten om minder afhankelijk te zijn van data van zorgaanbieders. Zodat wij als gemeente eerder in gesprek kunnen met de zorgaanbieders over mogelijke kostenstijgingen, overschrijdingen van budgetindicaties en de resultaten van afgesproken transformatiemaatregelen? ▪ Hoe is de verbinding lokaal regionaal georganiseerd. Wie vervult welke rol. ▪ Wat is er nodig om te bereiken dat we 1 maand na het sluiten van een kwartaal 95% zicht hebben op de (nog komende) facturen. ▪ Hoe komen we tot een werkwijze die past bij de complexiteit van het werkveld. ▪ Hoe is de informatie ladder? Wanneer naar management/DMT/PH/college.

9

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

o Bij afgeven van beschikking. o Bij signaleren van hogere kosten. o Bij rapporteren op ingezette maatregelen. Waar en bij wie is er geborgd dat er gewerkt wordt met gekwalificeerde aanbieders. Op welke manier en door welke processen worden de niet gecontracteerde aanbieders gemonitord. Zijn er opdrijvende aspecten in de kosten. Wat leveren de gecontracteerde aanbieders. Hoe is de verhouding in de uitgaven van gecontracteerde en niet gecontracteerde partijen.

Betrokken partijen. Intern: Teams I&M, Toegang, Beleid, Financiën, Concern control. Extern: inkoopbureau Utrecht West, doorverwijzers zoals huisartsen, SAVE, Veilig Thuis. Doorlooptijd. De raad krijgt de mogelijkheid om input te leveren voor de onderzoeksvragen. Dit kunnen zij doen schriftelijk voor 29 september of tijdens de commissievergadering mondeling op 29 september 2020. De eerste bevindingen worden verwacht 5 weken na start van het onderzoek.

10