Bijlage 4 - Beslispuntenmemo definitieve keuzes GR RANU

PROOF Adviseurs BV. Aan

Van

RHC Vecht en Venen T.a.v. Roosmarijn Ubink

Jan Willem Botter en Matthia Goedegebuur 3000 CS Rotterdam

Plaats/datum

Betreft

www.proofadviseurs.nl

Rotterdam, 18 juni 2025

Ingevulde beslispuntenmemo

Rabo NL43RABO0303425660

actualisering GR RHC Vecht en Venen

Btw NL8550.87.250.B01

Postbus 2704

info@proofadviseurs.nl (+31)850471007

KvK 63089068

1 Inleiding Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHC Vecht en Venen) heeft de wens om haar gemeenschappelijke regeling aan te passen conform de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Daarnaast is de wens de geldende centrumregeling aan te passen aan de huidige praktijk, waarbij een bestuur besluiten neemt over de samenwerking binnen RHC Vecht en Venen. De gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht willen daarom de huidige centrumregeling omzetten in een beter passende regeling, waarbij een zelfstandige organisatie met rechtspersoonlijkheid in het leven geroepen wordt. Daarnaast dient de regeling aangepast te worden omdat de gemeente Weesp sinds 1 januari 2022 is uitgetreden. Om deze wensen te vertalen in een concept gemeenschappelijke regeling (GR), dienen er keuzes te worden gemaakt voor uitgangspunten waaraan de op te stellen GR moet voldoen. In het geval van RHC Vecht en Venen geldt dat, zo is aan ons aangegeven, veel keuzes feitelijk al gemaakt zijn omdat in de huidige praktijk al zo wordt gewerkt. De te maken keuzes zijn daarmee, in ieder geval voor een deel, een formalisatie van de huidige praktijk. Hierbij kan gedacht worden aan de keuze voor de vestigingsplaats Stichtse Vecht (op dit moment is gemeente Stichtse Vecht centrumgemeente en is RHC Vecht en Venen fysiek gevestigd in Breukelen).

Ook besluitvorming met gelijke (krachts)verhoudingen tussen de gemeenten binnen het bestuur van de in te richten organisatie betreft één van deze formaliseringen van de huidige praktijk. Dit neemt echter niet weg dat nog daadwerkelijk besloten en vastgelegd dient te worden dat deze keuzes zo worden gemaakt. Als algemeen uitgangspunt zijn twee kenmerken voor de GR benoemd die nog bestuurlijk dienen te worden vastgesteld: -

RHC Vecht en Venen dient rechtspersoonlijkheid te hebben, met een enkelvoudig bestuur (dus geen verdeling in algemeen bestuur en dagelijks bestuur); De nieuwe GR dient uit te gaan van dezelfde verdeling van zeggenschap tussen de deelnemers als waarvan op dit moment sprake is (gelijke ‘krachtsverdeling’ oftewel, elke deelnemer heeft evenveel zeggenschap binnen de samenwerking).

Op 19 november 2024 heeft de ambtelijke werkgroep besproken welke keuzes aan het bestuur en de Regievoerders worden voorgesteld. Zodra de voorgestelde keuzes zijn vastgesteld door het bestuur, fungeert deze ingevulde beslispuntenmemo als basis voor het wijzigen van de GR. Op 10 april 2025 heeft het bestuur van RHC Vecht en Venen vergaderd over de beslispunten. De bestuurlijke besluitvorming is verwerkt in deze definitieve versie van de beslispuntenmemo. De voorgestelde beslissingen zijn verwerkt in de ontwerp gewijzigde GR.

proofadviseurs.nl

Pagina 1 van 19

2 Beslispunten De Wgr kent één rechtsvorm die aansluit bij de hiervoor genoemde uitgangspunten. Dit is een bedrijfsvoeringorganisatie. Om de centrumregeling te wijzigen naar een bedrijfsvoeringorganisatie en de gewijzigde Wgr te implementeren dienen besluiten genomen te worden voorafgaand aan het opstellen van een concept GR. Deze besluiten hebben wij in gecategoriseerd op basis van de volgende onderwerpen: • • • • •

algemeen (paragraaf 2.1|); inrichting bestuur (paragraaf 2.2); taken en financiering (paragraaf 2.3); nieuwe instrumenten Wgr (paragraaf 2.4), en wijziging, toetreding en geschilbeslechting (paragraaf 2.5).

2.1 Algemeen 1) Naam van de gewijzigde GR De huidige naam van de GR is ‘Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen’. Uit deze naam is niet te herleiden dat het specifiek over een centrumregeling gaat. Dit betekent dat de naam van de GR in beginsel niet gewijzigd hoeft te worden. Dit kan, indien gewenst, wel. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) De naam van de GR niet te wijzigen, of b) De naam wel van de GR wel te wijzigen, te weten in….. Voorgestelde keuze: RHC Vecht en Venen is niet formeel een Regionaal Historisch Centrum zoals in elke provincie is aangewezen. Daarom wordt een wijziging voorgesteld waarbij de term ‘Regionaal Historisch Centrum’ komt te vervallen en waar in ieder geval tot uitdrukking komt dat het een regionaal archief is. Er wordt op dit moment nog gezocht naar een goed passende naam. Gekozen wordt dus voor optie b). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform de ambtelijk voorgestelde keuze besloten de naam van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen te wijzigen, en stelt de colleges voor de naam te wijzigen in Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 2) Vestigingsplaats De huidige GR is gevestigd in Breukelen en kent een zelfstandige locatie. Het is de verwachting dat de omvang van de organisatie bij de omvorming naar een BVO hetzelfde blijft.

Er is geen directe aanleiding om de vestigingsplaats te veranderen. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: Voorgestelde keuze a) De vestigingsplaats (Stichtse Vecht) niet te wijzigen. Er is geen reden om van de huidige werkwijze af te wijken. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025:

proofadviseurs.nl

Pagina 2 van 19

Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen de vestigingsplaats niet te wijzigen. 3) Rechtsvorm van de RHC Vecht en Venen De huidige GR is een centrumregeling en zoals eerder genoemd functioneert de centrumregeling in de praktijk al als een bedrijfsvoeringsorganisatie. In de Wgr zijn twee rechtsvormen opgenomen die rechtspersoonlijkheid bezitten, te weten de bedrijfsvoeringsorganisatie en het openbaar lichaam. Er lijkt op dit moment geen noodzaak en wens om de centrumregeling om te vormen naar een openbaar lichaam. RHC Vecht en Venen heeft hier eerder advies over ingewonnen bij Vijverberg Advocaten. Een complete exercitie over afwegingen tussen een bedrijfsvoeringsorganisatie en openbaar lichaam lijkt op dit moment niet nodig. Mocht dit wel gewenst zijn dan kan hier aanvullend advies over worden gegeven. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: Voorgestelde keuze: a) De centrumregeling om te zetten naar een bedrijfsvoeringorganisatie. Dit betreft een formalisering van de feitelijke huidige werkwijze. Daarnaast is het ook het best passend omdat een bedrijfsvoeringsorganisatie geschikt is voor een uitvoerende organisatie zoals RHC Vecht en Venen. Een openbaar lichaam is, vanwege het gelede bestuur, complexer dan een bedrijfsvoeringsorganisatie.

Een dagelijks bestuur bestaat wettelijk verplicht uit minimaal een voorzitter en twee leden. Ook mag een dagelijks bestuur geen meerderheid hebben in het algemeen bestuur. Dat betekent dat het algemeen bestuur uit minimaal 6 leden zou moeten bestaan zodat elk college minimaal 2 leden zou moeten aanwijzen om in het algemeen bestuur plaats te nemen. Tot slot is niet gewenst dat (raads)bevoegdheden of kaderstellende bevoegdheden worden ingebracht in de samenwerking. Dit zou een openbaar lichaam vereisen omdat een bedrijfsvoeringsorganisatie alleen uitvoerende taken en beleidsarme taken opgedragen mag krijgen. In zoverre is een bedrijfsvoeringsorganisatie (veel) meer geschikt als toekomstige rechtsvorm voor RHC Vecht en Venen. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de centrumregeling te wijzigen in een bedrijfsvoeringsorganisatie.

4) Het belang van de gemeenschappelijke regeling In artikel 3 van de huidige GR is het doel van de GR opgenomen: 1) De gemeente Stichtse Vecht, De Ronde Venen, De Bilt en Weesp werken onderling samen met het doel: a) Het beheer van de ingevolge artikel 12, eerste lid, van de Archiefwet 1995 in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van deze gemeenten alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van deze gemeenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, gezamenlijk te doen verrichten; b) Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale geschiedenis.

proofadviseurs.nl

Pagina 3 van 19

Los van de actualisatie van deze bepaling (uittreden Weesp) lijkt er op dit moment geen nut en noodzaak om het doel van de GR te wijzigen. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: Voorgestelde keuze: a) Het belang/doel zoals vermeld in de huidige GR te behouden. De huidige omschrijving voldoet en hoeft om die reden niet vervangen of aangepast te worden. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen het huidige belang/doel van de gemeenschappelijke regeling te behouden.

2.2 Inrichting 1) Inrichting van het bestuur; In de huidige GR is opgenomen dat er een Algemeen Bestuur is waarin de vertegenwoordigers van de deelnemende gemeente plaats nemen. Elk college wijst uit hun midden één vertegenwoordiger aan. Een bedrijfsvoeringsorganisatie kent, in tegenstelling tot de huidige formulering, een enkelledig bestuur en sluit daarmee aan op de huidige praktijk. Wij adviseren om in plaats van Algemeen Bestuur er een gewoon bestuur van te maken. Het Algemeen Bestuur impliceert namelijk dat er ook nog een Dagelijks bestuur is. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie is geen sprake van een splitsing in dagelijks- en algemeen bestuur. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: Voorgestelde keuze: a) De huidige praktijk te formaliseren en elk deelnemend college vanuit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid aan te laten wijzen in het bestuur van RHC Vecht en Venen. Het aan te wijzen lid in het bestuur kan een burgemeester zijn, een portefeuillehouder archivering, of een andere wethouder van het college. Ingezet wordt op het hanteren van de huidige werkwijze waarbij de burgemeester wordt benoemd als lid van het bestuur. Het is uiteindelijk aan de colleges om hier een keuze in te maken. Naast elk lid wordt ook een plaatsvervangend lid aangewezen door elk van de colleges.

Dit zorgt ervoor dat de vertegenwoordiging van elke deelnemer in het bestuur geoptimaliseerd is. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de huidige praktijk te formaliseren en elk deelnemend college vanuit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid aan te wijzen in het bestuur van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 2) Aanwijzing voorzitter in het bestuur In de huidige GR is opgenomen dat de vertegenwoordiger van de centrumgemeente fungeert als voorzitter van het Algemeen Bestuur. Met het wijzigen van de GR vervalt de rol van centrumgemeente. Dit betekent dat er een nieuwe systematiek gehanteerd moet worden.

proofadviseurs.nl

Pagina 4 van 19

Daarnaast is in de GR opgenomen dat het algemeen bestuur uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter kiest. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: Voorgestelde keuze: a) Het bestuur uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan te laten wijzen. Het voorstel houdt in dat er geen vast roulatieschema wordt gehanteerd en dat de voorzitter ook niet altijd afkomstig is uit dezelfde, in de GR genoemde, gemeente. Dat betekent dat het bestuur de vrijheid heeft naar goeddunken de voorzitter uit haar eigen midden aan te wijzen. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om het bestuur uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan te laten wijzen. 3) Quorum vergaderingen van het bestuur In de huidige GR is geen quorum voor vergaderingen opgenomen. Aangezien het bestuur van RHC bestaat uit drie leden zijn er twee mogelijkheden. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Het quorum voor vergaderingen van het bestuur vast te stellen op twee derde van het aantal zittende leden, of b) Het quorum voor vergaderingen van het bestuur vast te stellen op de aanwezigheid van alle zittende leden.

Voorgestelde keuze: Gelet op het feit dat besluiten in het bestuur bij consensus worden genomen, is het logisch om een quorum te stellen dat volledige aanwezigheid van de bestuursleden (of hun plaatsvervangers) vereist om de vergadering van het bestuur te kunnen openen. Dus optie b). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om het quorum voor bestuursvergaderingen vast te stellen op de aanwezigheid van alle zittende leden. 4) Stemverdeling In de huidige GR is geen stemverdeling opgenomen. In de nieuwe GR is dat wel nodig. In de huidige praktijk heeft elk lid één stem. Hiervan kan in de nieuwe situatie van worden afgeweken. Dit betekent dat er twee mogelijkheden zijn. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Elk lid van het bestuur bij alle besluiten één stem te geven, of b) Elk lid van het bestuur bij alle besluiten een gewogen stem te geven bijvoorbeeld op basis van inwoners, financiële bijdrage, afname taken etc.

proofadviseurs.nl

Pagina 5 van 19

Voorgestelde keuze: Gelet op de huidige werkwijze wordt voorgesteld ieder bestuurslid één stem te geven, zodat sprake is van gelijkwaardigheid in de besluitvorming. Dit past ook bij de gelijkwaardige samenwerking. De drie gemeenten hebben ongeveer evenveel historische archieven die terug gaan tot ongeveer dezelfde historische periode. Daarnaast sluit de evenwichtigheid in besluitvorming ook aan op de wijze waarop de kosten over de deelnemers worden verdeeld. Dus optie a). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om elk lid van het bestuur bij alle besluiten één stem te geven. Het bestuur voegt daaraan toe dat het streven, in lijn met de gelijkwaardige samenwerking, is om in goed overleg tot beslissingen te komen. 5) Besluitvorming In de huidige GR is niet opgenomen hoe besluiten worden genomen. In de nieuwe GR is dit wel nodig. Er zijn hiervoor drie mogelijkheden.

Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Alle besluiten worden genomen bij unanimiteit, of b) Alle besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen, of c) Gewone besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid en bijzondere besluiten bij unanimiteit, namelijk: [invullen welke besluiten bijzondere besluiten zijn, bijv vaststellen van de begroting of…] Voorgestelde keuze: De huidige praktijk voldoet, te weten dat unanimiteit van stemmen benodigd is om besluiten te kunnen nemen. Er zijn geen redenen om daarvan af te wijken. Dus optie a).

De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: In lijn met de gemaakte opmerking van het bestuur onder ‘4) Stemverdeling’ betreffende het streven om in goed overleg tot bestuursbesluiten te komen, heeft het bestuur besloten dat bestuursbesluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen, in plaats van het ambtelijk geadviseerde (zijnde besluiten enkel met unanimiteit). Het bestuur merkt hierbij op dat allereerst gestreefd wordt naar unanieme besluitvorming. In het geval dat niet lukt, geldt dat besluiten genomen kunnen worden met meerderheid van stemmen 6) Dagelijkse leiding en personeel De dagelijkse leiding van RHC berust bij de streekarchivaris. In de huidige GR is opgenomen dat deze werkzaamheden worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van het college van B&W van de centrumgemeente. Daarnaast is opgenomen dat de streekarchivaris en het overig personeel wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college van de centrumgemeente op voordracht van het algemeen bestuur. Met het wijzigen van de GR worden alle deze bevoegdheden opgedragen aan het bestuur. Dit neemt niet weg dat de streekarchivaris officieel in dienst kan blijven bij de gemeente Stichtse Vecht. Dit geldt ook voor het overige personeel.

Het is niet verplicht het personeel juridisch onder te brengen bij de bedrijfsvoeringsorganisatie, maar het kan wel vanwege de rechtspersoonlijkheid van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

proofadviseurs.nl

Pagina 6 van 19

Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Het bestuur de bevoegdheid te geven om de streekarchivaris te benoemen, schorsen en ontslaan, en b) De uitvoering van de werkzaamheden van de streekarchivaris te laten vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Voorgestelde keuze: Wettelijk gezien is het bestuur verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie. De directeur, in casu de streekarchivaris, is de opdrachtnemer van het bestuur voor de uitvoering van de taken die het bestuur gemandateerd krijgt van de deelnemende colleges. Het bestuur dient dus de bevoegdheid te hebben de streekarchivaris in dienst te benoemen, de schorsen en te ontslaan. De streekarchivaris is verantwoording schuldig aan het bestuur voor de uitvoering van de werkzaamheden. Dus optie a) en b). De vraag of de streekarchivaris, en het overige personeel van het regionale archief, in dienst komen bij de BVO of in dienst blijven bij de gemeente Stichtse Vecht, is nadere uitwerking en niet beslissend voor de wijze waarop de gemeenschappelijke regeling wordt opgesteld. Om de deelnemende colleges te helpen hierin en keuze te maken, wordt een korte toelichtende memo opgesteld over de mogelijke consequenties voor het personeel bij overgang naar de BVO.

De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om het bestuur de bevoegdheid te geven de streekarchivaris te benoemen, schorsen en ontslaan en de uitvoering van de werkzaamheden van de streekarchivaris te laten vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.

2.3 Bevoegdheden, taken, verantwoording, deelname financiering 1) Bevoegdheden De centrumgemeente Stichtse Vecht voert op dit moment in mandaat bevoegdheden uit voor de gastgemeenten De Bilt en De Ronde Venen. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie zouden deze bevoegdheden ook gedelegeerd kunnen worden. Het verschil tussen delegatie en mandaat is dat bij mandaat namens de opdragende partij wordt uitgevoerd, terwijl bij delegatie de bevoegdheid wordt overgedragen. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Bevoegdheden van de colleges aan het bestuur te mandateren, of b) Bevoegdheden van de colleges aan het bestuur te delegeren.

Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om de taken aan de het bestuur te mandateren, dus optie a). Feitelijk wordt nu ook gewerkt met mandaat, aangezien delegatie niet mogelijk is bij samenwerking op basis van een centrumregeling. Voor een uitvoerende organisatie als een regionaal archief, zijn er geen logische redenen te bedenken om gebruik te maken van delegatie van bevoegdheden, zodat het logisch is vast te houden aan mandatering.

proofadviseurs.nl

Pagina 7 van 19

Dit betekent dat de colleges hun bevoegdheden behouden, maar de taakuitvoering aan de bedrijfsvoeringsorganisatie opdragen. De taken worden dan namens de opdragende colleges uitgevoerd. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om collegebevoegdheden van de deelnemende colleges te mandateren aan het bestuur van Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 2) Indeling van taken; In de huidige GR is opgenomen dat de streekarchivaris is belast met het 1) beheer van de archiefbescheiden en 2) het toezicht op de naleving van de Archiefwet als het gaat om niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten. Op dit moment is bij ons niet bekend dat er een wens is om deze taken te wijzigen. Om flexibiliteit in te bouwen voor de toekomst kan ervoor gekozen worden toe te staan dat buiten de GR om per DVO door één of meer deelnemers taken worden opgedragen aan het bestuur. Daarnaast kan ervoor gekozen worden om toe te staan dat RHC Vecht en Venen taken voor derden (dus niet-deelnemers) kan verrichten.

Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) De huidige taken te behouden en deze door iedereen verplicht af te laten nemen (geen onderscheid tussen basis en plustaken), of b) De mogelijkheid opnemen dat plustaken afgenomen kunnen worden, of c) De mogelijkheid wel/niet opnemen om buiten de GR om per DVO taken te kunnen opdragen aan bestuur, of d) De mogelijkheid wel/niet in de GR opnemen om taken voor derden (niet-deelnemers) uit te voeren. Voorgestelde keuze: Gelet op het onderscheid in werkzaamheden voor de colleges, bijvoorbeeld op het gebied van erfgoed, is het belangrijk om een indeling te maken in basistaken, die iedereen afneemt, en plustaken die optioneel afgenomen kunnen worden. Dus optie b). Hierbij kan een verwijzing worden gemaakt naar een Producten- en diensten catalogus (PDC), die nu in ontwikkeling is. Door in de GR te verwijzen naar de PDC, hoeven de plustaken niet in de GR uitgeschreven te worden, zodat flexibiliteit mogelijk is. Daarnaast wordt gekozen voor optie d). Het moet, binnen de kaders die de Aanbestedingswet 2012 daarvoor biedt, mogelijk zijn om taken voor derden uit te voeren. Hierbij kan gedacht worden aan het inzetten van het expertisepunt voor niet-deelnemers of de verhuur van depotruimte. Overigens is deze keuze ook een formalisatie van de huidige werkwijze, waar niet iedere deelnemer precies dezelfde taken afneemt.

Daarnaast worden er op dit moment ook taken voor derden uitgevoerd. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om in de gemeenschappelijke regeling basis- & plustaken te specificeren. Eveneens blijft het mogelijk

proofadviseurs.nl

Pagina 8 van 19

voor Regionaal Archief Noordwest Utrecht om, binnen de kaders van de Aanbestedingswet, taken voor derden uit te voeren. 3) Deelname In de huidige GR is niet opgenomen of het bestuur deel kan nemen aan gemeenschappelijke regelingen, stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, of deze kan oprichten. Een reden om te kiezen voor de mogelijkheid aan privaatrechtelijke rechtspersonen deel te nemen is bijvoorbeeld een eventuele wens om lid te worden van een werkgeversvereniging. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) In de GR op te nemen dat het bestuur kan besluiten tot oprichting van of deelname aan de genoemde privaatrechtelijke rechtsvormen of publiekrechtelijke rechtsvormen, of b) Niet in de GR opnemen dat het bestuur kan besluiten tot oprichting van of deelname aan de genoemde privaatrechtelijke rechtsvormen (dan kan het ook niet zonder een GR-wijziging door te voeren). Voorgestelde keuze: Om flexibiliteit in de GR in te bouwen wordt voorgesteld te kiezen voor optie a). Van deze optie hoeft geen gebruik te worden gemaakt, het kan in zoverre dus geen kwaad de optie in de GR op te nemen.

Als er wel gebruik van wordt gemaakt, is het (wettelijk) verplicht dat de raden van de drie gemeente bij een dergelijk besluit betrokken worden omdat het besluit niet genomen kan worden zonder dat wensen en bedenkingen van de raden worden gevraagd. Een concreet voorbeeld om van deelname aan een private rechtspersoon gebruik te maken ontstaat bijvoorbeeld als personeel in dienst komt van de BVO. In dat geval ontstaat wellicht ook de wens dat de BVO ten behoeve van het personeel lid wordt van een werknemersvereniging. Dit is echter alleen mogelijk als die optie in de GR is opgenomen. Is deze mogelijkheid niet opgenomen dan is eerst een GRwijziging noodzakelijk, en daarmee dus een zware en langdurige procedure noodzakelijk. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om in de gemeenschappelijke regeling op te nemen dat het bestuur kan besluiten tot het oprichten van of deelname aan bovengenoemde publiek- en/of privaatrechtelijke rechtsvormen. 4) Verantwoording In de huidige GR is opgenomen dat de raad van de centrumgemeente de begroting van inkomsten en uitgaven vaststelt en dat het algemeen bestuur zorgt voor een controle op de rekening.

Ook is opgenomen dat de ontwerpbegroting en ontwerpjaarrekening voor zienswijze aan de raad worden aangeboden en dat er een verslag wordt opgesteld door de streekarchivaris en vastgesteld door het bestuur. Als de GR een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt, geldt in ieder geval de verplichte P&C-cyclus zoals opgenomen in de Wgr. Het bestuur zal zelfstandig de kadernota, begroting en jaarrekening vaststellen. Voor de ontwerpbegroting geldt dat de raden hiervoor in gelegenheid gesteld dienen te worden om zienswijze in te dienen. Optioneel kan er ook voor gekozen worden zienswijze te vragen op de ontwerpjaarrekening en de kadernota, maar de Wgr verplicht hier niet toe. In beginsel worden de kadernota en de ontwerpjaarrekening alleen ter kennisgeving aan de raden gezonden zodat deze betrokken kunnen worden bij de voorbereiding op de zienswijze op de begroting.

proofadviseurs.nl

Pagina 9 van 19

Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: a) De GR omtrent de kadernota, begroting en jaarrekening overeen te laten komen met het regime van de Wgr, en b) Optioneel, aanvullend op a) nog aanvullende afspraken te maken over de verantwoordingsrelatie, te weten: Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om te kiezen voor optie a). Er zijn op dit moment geen wensen om andere afspraken dan de wettelijk verplichte verantwoordingsrelaties vast te leggen. Overigens laat deze optie ook de mogelijkheid vrij dat op een later moment, in andere documenten dan de GR, aanvullende afspraken worden gemaakt. Eenmaal in de GR vastgelegde afspraken moeten worden nagekomen en komen pas te vervallen na een wijzigingsprocedure van de GR. Het vastleggen van aanvullende afspraken buiten de GR biedt dus meer flexibiliteit voor wat betreft het eventueel wijzigen er van en het inspelen op nieuwe behoeften en afspraken. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om het regime van de Wet gemeenschappelijke regelingen te volgen betreffende de verantwoordingscyclus van de P&C. Wel is hieraan toegevoegd dat de raden gelegenheid krijgen zienswijze te geven op de kadernota.

5) Financiering taakuitvoering GR; Op basis van de huidige GR dragen de deelnemende gemeente bij op basis van strekkende meter en inwoneraantal. Deze financiële systematiek kan behouden blijven in de nieuwe GR. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) De huidige financiële systematiek te behouden, of b) De huidige systematiek te wijzigen naar… : Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om te kiezen voor optie b). De financiële systematiek wordt dan buiten de GR, in een bijdrageverordening opgenomen. Dit kan betekenen dat de huidige wijze van financieren ongewijzigd blijft, maar de plaats waar dit is opgenomen verandert. De bijdrageverordening wordt vastgesteld door het bestuur. Er kan in de GR worden opgenomen dat voor de vaststelling van de bijdrageverordening door het bestuur, eerst zienswijze gevraagd moet worden aan de raden. (zie ook paragraaf 2.4 onder 1, zienswijze). Tot zal straks ook sprake zijn van een digitaal archief, waar een aanvullende verdeelsleutel voor vastgesteld zal moeten worden. Als in de GR de huidige financiële systematiek vastlegt, dan zou dat betekenen dat een GR-wijziging nodig is om de systematiek aan te passen op de dan gewenste situatie. Een keuze voor optie b maakt het mogelijk deze aanpassing te doen zonder zware procedure van een GR-wijziging.

De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de financiële systematiek van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht op te nemen in een

proofadviseurs.nl

Pagina 10 van 19

bijdrageverordening. Deze wordt vastgesteld door het bestuur. De huidige verdeling tussen de gemeenten blijft ongewijzigd.

2.4 Nieuwe instrumenten Wgr 1) Zienswijze Volgens de gewijzigde Wgr moet in een GR worden opgenomen welke bestuursbesluiten, voorafgaand aan het nemen ervan, voor het geven van een zienswijze moeten worden voorgelegd aan de raden waarvan de colleges deelnemen in een GR. Naast de wettelijk verplichte zienswijze-procedures, is het verplicht om iets op te nemen over de bestuursbesluiten die voor zienswijze aan raden voorgelegd worden. Het ligt voor de hand te kiezen om ingrijpende besluiten of besluiten met een (grote) financiële consequentie voor zienswijze aan de raden voor te leggen. Oftewel, besluiten die de kaderstellende, controlerende en budgettaire bevoegdheden van de raden raken. Te denken valt bijvoorbeeld aan algemeen verbindende voorschriften 1, al dan niet financieel, of de vaststelling van meerjarenbeleidsplannen.

Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Geen zienswijze over besluiten van het bestuur te vragen tenzij wettelijk anders is bepaald, of b) Het bestuur vraagt zienswijze over alle besluiten die aanzienlijk financieel of politiek belang hebben, of c) Het algemeen bestuur vraagt in ieder geval zienswijze over de volgende besluiten: i) Vaststellen begroting (verplicht!) ii) Wijziging begroting (verplicht, tenzij…) iii) Jaarrekening (wens?) iv) Bijdrageverordening? v) Kadernota? vi) … Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om optie b) en optie c) met elkaar te combineren. Dit betekent dat in de GR wordt opgenomen op welke besluiten van het bestuur in ieder geval zienswijze wordt gevraagd. Dat zijn in ieder geval die besluiten waarvoor het wettelijk verplicht is. Daarnaast het vaststellen en wijzigen van de bijdrageverordening, zodat de raden zienswijze geven op het besluiten die de wijze van financiering van het samenwerkingverband wijzigen. Aanvullend wordt de mogelijkheid gecreëerd dat alle besluiten waarvan het bestuur van oordeel is dat ze aanzienlijk financieel of politiek belang hebben, ook ter zienswijze aan de raden worden aangeboden. Vooralsnog wordt ervoor gekozen niet in de GR op te nemen dat op de kadernota en de conceptjaarrekening zienswijze wordt gevraagd.

Wettelijk is dit niet verplicht en zijn de betreffende documenten alleen bedoeld om de raden voor te bereiden (informatie) op de zienswijze op de conceptbegroting. Wel kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over het moment van versturen van de kadernota en jaarrekening en de manier waarop de raad kan reageren op de kadernota en jaarrekening, maar het wordt wenselijk geacht niet in de GR op te nemen dat deze verplicht ter zienswijze aan de raden voor moeten worden gelegd. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om in de ontwerpregeling op te nemen dat in ieder geval alle besluiten waarvoor dat wettelijk verplicht

1

Bij een collegeregeling zoals die van RHC Vecht en Venen is dit niet van toepassing.

proofadviseurs.nl

Pagina 11 van 19

is zienswijze te vragen van de raden. Daarnaast acht het bestuur het wenselijk dat de kadernota verplicht wordt voorgelegd aan de raden ter zienswijze, zodat voorgesteld wordt dit in de ontwerpregeling op te nemen. Wat de bijdrageverordening betreft, daarvan stelt het bestuur, in afwijking van het ambtelijk advies, voor om niet in de ontwerpregeling op te nemen dat verplicht zienswijze wordt gevraagd aan de raden voorafgaand aan het vaststellen van de bijdrageverordening. Het bestuur zal er wel voor zorgdragen dat in zij in haar huishoudelijk reglement vastlegt dat de colleges worden betrokken bij het vaststellen en wijzigen van de bijdrageverordening en dat bij majeure wijzigingen de raden ook betrokken worden in de besluitvorming. 2) Participatie van inwoners en andere belanghebbenden: Volgens de gewijzigde Wgr wordt in een gemeenschappelijke regeling opgenomen op welke wijze de ingezetenen (van de gemeenten waarvan bestuursorganen deelnemen aan een gemeenschappelijke regeling) en belanghebbenden betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Het originele wetsvoorstel liet de ruimte om per gemeenschappelijke regeling een afweging te maken of er mogelijkheden voor participatie van inwoners en belanghebbenden in worden opgenomen.

Echter, in het aangenomen amendement van Bromet is opgenomen dat het niet mogelijk is in een gemeenschappelijke regeling op te nemen dat geen ruimte wordt gegeven voor participatie. Er moet, met andere woorden, in elke gemeenschappelijke regeling een minimale variant van participatie worden opgenomen. Er dient daarom nagedacht te worden over de wijze waarop RHC Vecht & Venen participatie wil opnemen in de gemeenschappelijke regeling. In de huidige GR is hier nog niets over opgenomen. Voor RHC Vecht & Venen geldt dat enkel sprake is van mandatering van taken door de deelnemende colleges en dat sprake is van een uitvoeringsorganisatie. Dit betekent dat het logisch is aansluiting te zoeken bij de wijze waarop participatie binnen de gemeenten, waarvan de colleges deelnemen aan GR RHC Vecht & Venen, wordt toegepast. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Participatie verloopt via gemeenten waarvan de colleges deelnemen aan de GR (ligt voor de hand bij taakuitvoering in mandaat), en dus niet: b) Participatie verloopt via de GR, bestuur stelt een participatieverordening op (dit ligt voor de hand bij gedelegeerde bevoegdheid (dus overdracht) tot uitvoering van taken). Voorgestelde keuze: Gelet op de keuze voor mandaatverlening aan het bestuur en het feit dat het een uitvoerende organisatie betreft, ligt de keuze voor optie a) voor de hand.

Daarom wordt voorgesteld ook voor deze optie te kiezen. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de participatie via het participatiebeleid van de individuele gemeenten te laten lopen. 3) Invulling actieve informatieplicht; Sinds 1 juli 2022 moet ook in gemeenschappelijke regelingen opgenomen worden op welke wijze inlichtingen door het bestuur van een gemeenschappelijke regeling worden verstrekt aan de raden waarvan de colleges deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling. Dat betekent dat door RHC Vecht & Venen beslist moet worden op welke wijze dit gebeurt en dit dient in de regeling te worden opgenomen.

proofadviseurs.nl

Pagina 12 van 19

In de huidige GR is hier niets over opgenomen en geldt het wettelijke regime van de Gemeentewet. De GR dient hierop wel aangevuld met de actieve informatieplicht, zodat deze voldoet aan de minimale wettelijke vereisten. Er zijn hier verschillende opties mogelijk. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Opnemen wettelijk minimum (actief toezenden van alle informatie die de raden nodig hebben voor het bestuur), of b) Opnemen dat een informatieprotocol wordt opgesteld door het bestuur, of c) In de GR opnemen op welke wijze de informatie actief wordt gedeeld met de raden. Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om te kiezen voor optie a). Deze optie geeft de vrijheid om aanvullende afspraken buiten de GR om te maken en creëert flexibiliteit. Dat betekent dat eenvoudig ingespeeld kan worden op veranderende wensen bij raden en/of colleges/bestuur. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om het wettelijke minimum, zijnde het actief toezenden van alle informatie die raden nodig hebben, als zodanig in de gemeenschappelijke regeling op te nemen. 4) Evaluatie In de huidige GR is niets opgenomen over evaluatie van de regeling. Dit is wel verplicht gesteld met het wijzigen van de Wgr.

Uit de toelichting op de wetswijzing volgt dat verplicht is om in elke regeling iets op te nemen over evaluatie maar dat dit ook betekent dat mag worden opgenomen dat er geen evaluatie plaats zal vinden. Wordt er niet geëvalueerd dan wordt dat opgenomen in de GR en hoeven er geen verdere keuzes gemaakt te worden. Wordt ervoor gekozen om wel te evalueren dan is het ook goed om na te denken over de frequentie en de termijn van de evaluatie. Bijvoorbeeld minstens eens per zes jaar of elke vier jaar. Ook kan er iets worden opgenomen over het moment. Zo is het bijvoorbeeld aan te raden om de evaluatie niet vlakbij of rondom verkiezingen te laten plaatsvinden omdat dan de evaluatie mogelijk niet de aandacht krijgt of het momentum mee heeft om het een nuttige evaluatie te laten zijn. Overigens kan de keuze voor het moment ook buiten de GR gelaten worden om niet ‘vast te liggen’. Hoe specifieker in de GR wordt opgenomen hoe met de evaluatie om te gaan, hoe ‘vaster’ dit ligt en hoe minder flexibiliteit er is daarvan af te wijken indien de omstandigheden daarom vragen. Tot slot is het ook goed om bij voorbaat na te denken over wát het onderwerp van de evaluatie dient te zijn. Ziet dat bijvoorbeeld op de inhoudelijke taken die zijn opgedragen? Of de wijze waarop de financiën worden geregeld en de deelnemers bijdragen? Het staat vrij om hier iets over op te nemen in de regeling.

Denk hierbij ook aan de mogelijkheid om op te nemen dat een jaar voorafgaand aan de evaluatie een besluit wordt genomen door de deelnemers of door het bestuur over de inhoud van de geplande evaluatie. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) b) c) d) e) f)

In de GR op te nemen dat de regeling wordt niet geëvalueerd, of De regeling wordt op verzoek van [aantal] of meer colleges of raden geëvalueerd, of Het bestuur bepaalt of de regeling wordt geëvalueerd, of De regeling wordt elke [aantal] jaar geëvalueerd, of Een combinatie van b), c), d) en e), of Iets anders, namelijk

Voorgestelde keuze:

proofadviseurs.nl

Pagina 13 van 19

Voorgesteld wordt om op te nemen dat minimaal eens per 10 jaar wordt geëvalueerd of dat op verzoek van minimaal 2 colleges wordt overgegaan tot evaluatie. Hiermee wordt in ieder geval een vaste minimale frequentie van evaluatie bereikt en ook is de mogelijkheid opgenomen dat op verzoek wordt geëvalueerd. Gekozen wordt dus voor een combinatie van optie b) en c). Wat betreft de evaluatiecriteria wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Het bestuur stelt de evaluatiecriteria vast of b) Het bestuur stelt de evaluatiecriteria vast nadat de raden voorafgaand in kennis zijn gesteld van deze criteria of c) Het bestuur stelt de evaluatiecriteria vast na zienswijze aan de raden/ te hebben gevraagd Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om het bestuur de evaluatiecriteria te laten kiezen. Dus optie a). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de regeling 10-jaarlijks te evalueren of op verzoek van minimaal 2 deelnemende colleges. Eveneens benadrukt het bestuur, in lijn met het ambtelijk advies, om het bestuur de evaluatiecriteria te laten vaststellen. Daaraantoe voegt het bestuur wel toe dat zij het wenselijk acht om de evaluatiecriteria voor te leggen aan de colleges, om deze mogelijkheid te geven tot inspraak.

Waar dit formeel wordt vastgelegd is nadere uitwerking, er wordt in ieder geval niet voor gekozen dit in de ontwerpregeling op te nemen. 5) Wettelijke termijnen In de gewijzigde Wgr zijn de termijnen ook gewijzigd. Wat betreft de gewijzigde termijnen geldt dat deze vanaf 1 juli 2022 in werking zijn getreden. De termijnen zoals in de GR zijn opgenomen worden hierop aangepast. Omdat het uiterste termijnen betreft, behoeft hier in beginsel geen keuze te worden gemaakt. Wel kan ervoor gekozen worden om andere termijn in de GR op te nemen, bijvoorbeeld vanwege de P&C-cyclus van de verschillende gemeenten of omdat er regionale afspraken over de termijnen zijn gemaakt. Als hiervoor gekozen wordt dan laat dit onverlet dat de uiterste wettelijke termijnen hoe dan ook gelden, dus afwijkende termijnen moeten in ieder geval passen binnen de uiterste wettelijke termijnen. Afwijkende termijnen hoeven dus niet in de GR te worden vastgelegd, maar als deze in de GR worden vastgelegd dan dient iedere deelnemer zich daar ook aan te houden. Afwijkende termijnen kunnen als zogenoemde ‘stok achter de deur’ worden gebruikt. Tot slot kan ervoor gekozen worden in de GR slechts te verwijzen naar de geldende wettelijke bepalingen voor wat betreft de termijnen.

Dit heeft als voordeel dat een wijziging van de uiterste wettelijke termijnen niet in de GR hoeft te worden aangepast maar heeft als nadeel een verminderde zelfstandige leesbaarheid van de GR. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) De wettelijke uiterste termijnen in de GR op te nemen (praktijkafspraken buiten de GR om mag altijd zolang deze binnen de wettelijke uiterste termijnen vallen) of b) In de GR afwijkende afspraken vast te leggen die binnen de wettelijke uiterste termijnen vallen (wijzigingen van de afwijkende afspraken vragen een GR-wijziging).

proofadviseurs.nl

Pagina 14 van 19

Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om de uiterste wettelijke termijnen in de GR op te nemen. De Eventuele aanvullende afspraken kunnen dan flexibel worden bepaald en buiten de GR worden vastgelegd. De GR bepaalt daarmee de kaders en je voorkomt dat voor het aanpassen van de aanvullende afspraken zware procedures vereisen. Er wordt dus voorgesteld te kiezen voor optie a). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de uiterste termijnen van de P&C cyclus uit de Wet gemeenschappelijke regeling over te nemen in de komende gemeenschappelijke regeling. 6) Uittreding Alhoewel in de huidige GR bepalingen zijn opgenomen over de wijze waarop deelnemers kunnen uittreden, is het sinds de wetswijziging van 1 juli 2022 verplicht om deze bepalingen uit te breiden. Uit de bepaling moet duidelijk worden welke gevolgen uittreding heeft voor het vermogen van de rechtspersoon en voor het vermogen van de gemeente waarvan de bestuursorganen deelnemen in de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat in GR moet worden opgenomen op welke wijze wordt bepaald wat de gevolgen van de uittreding zijn en op welke manier het vermogen van de deelnemers wordt beïnvloed. In artikel 13 van de GR RHC Vecht & Venen is op dit moment een uittredingsregeling opgenomen.

Deze voldoet echter nog niet aan de minimale wettelijke vereisten omdat onvoldoende is uitgewerkt welke gevolgen een uittreding heeft voor het vermogen van de RHC Vecht & Venen en voor het college waarvan het college uittreedt uit de GR en tot slot voor de gemeenten waarvan de colleges blijven deelnemen aan GR. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: Uittreding GR (opzegtermijn) a) Een opzegtermijn van 1 jaar, ingaande op 1 januari van het tweede jaar na besluit tot uittreding dient in acht genomen te worden of b) Een opzegtermijn van 2 jaar, ingaande op 1 januari van het tweede jaar na besluit tot uittreding dient in acht genomen te worden of c) Anders namelijk… Uittreding (vaststelling gevolgen van uittreding) a) Financiële, juridische, personele en organisatorische gevolgen die het directe gevolg zijn van de uittreding worden in kaart gebracht door een onafhankelijke deskundige, of b) Financiële, juridische, personele en organisatorische gevolgen die het directe gevolg zijn van de uittreding worden in kaart gebracht door een onafhankelijke registeraccountant, of c) Anders namelijk… Uittreding (voorstel gevolgen uittreding voorleggen ter zienswijze?) a) De uittredende deelnemer krijgt voorafgaand aan de vaststelling door het algemeen bestuur gelegenheid zienswijze te geven op het voorstel tot uittreding, of b) De uittredende deelnemer krijgt voorafgaand aan de

vaststelling door het algemeen bestuur geen gelegenheid zienswijze te geven op het voorstel tot uittreding, of c) Anders namelijk… Uittreding (vaststelling voorstel gevolgen uittreding)

proofadviseurs.nl

Pagina 15 van 19

a) Het algemeen bestuur besluit bij unanimiteit over vaststelling van het voorstel gevolgen uittreding, of b) Het algemeen bestuur besluit met een volstrekte meerderheid over vaststelling van het voorstel gevolgen uittreding, of c) Het algemeen bestuur besluit met een 2/3e meerderheid over vaststelling van het voorstel gevolgen uittreding, of d) Anders namelijk… Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om een op proces strakke uittredingsregeling op te nemen, waarbij duidelijke afspraken worden gemaakt over de wijze waarop een uittreding mogelijk is, zowel qua proces als qua financiële afwikkeling. Hiervoor wordt een voorbeeldregeling opgesteld die in ieder geval voldoet aan de eisen die daar, vanwege de gewijzigde Wgr, aan gesteld worden. Wel moet een vorm van flexibiliteit ingebouwd worden voor die gevallen dat de uittreder en de blijvende partijen het daar over eens zijn. Wat in ieder geval meegenomen wordt, is dat een werkbare opzegtermijn opgenomen wordt, zodat de organisatie voldoende tijd heeft met de bedrijfsvoering in te spelen op de gewijzigde situatie maar tegelijkertijd uittreding niet onmogelijk wordt gemaakt.

Omdat binnen de ambtelijke werkgroep op dit moment onvoldoende in beeld is welke keuzes op de variabelen gemaakt dienen te worden, wordt voorgesteld aan de hand van een uitgewerkt voorbeeld van een uittredingsregeling te gaan bepalen of, en zo ja welke, aanpassingen daarop gedaan moeten worden. Dit geeft ook de ook de ruimte om inhoudelijk verder na te denken over de precieze wensen met betrekking tot een uittredingsregeling. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om een strakke uittredingsregeling op te nemen waarbij duidelijke afspraken worden gemaakt over mogelijkheden van uittreding, zowel op procesniveau als de financiële, personele en overige consequenties van uittreding.

2.5 Wijziging, toetreding en geschilbeslechting 1) Toetreding tot de GR In de huidige GR is opgenomen dat andere gemeente of een waterschap kunnen toetreden. De toetredingsprocedure dient aangepast te worden op een bedrijfsvoeringsorganisatie. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) De huidige toetredingsprocedure te wijzigen conform de Wgr, zodat de raden in gelegenheid worden gesteld om zienswijze te geven. De huidige systematiek met 2/3 meerderheid kan worden behouden, of b) De toetredingsprocedure te wijzigen naar… Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om toetreding tot de GR alleen bij unanimiteit te laten besluiten, anders dan de huidige systematiek van 2/3e meerderheid. Dit past bij de overige besluitvorming in het bestuur. Het bestuur bepaalt daarnaast tegen welke voorwaarden toetreding mogelijk is. Er wordt dus gekozen voor optie b). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025:

proofadviseurs.nl

Pagina 16 van 19

Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om de toetredingsprocedure enkel bij een bestuursbesluit met anonimiteit mogelijk te maken. Het bestuur bepaalt eveneens tegen welke voorwaarden toetreding mogelijk is. 2) Wijzigen en opheffen; In de huidige GR is opgenomen dat de regeling bij tweederde meerderheid kan worden gewijzigd of worden opgegeven. Deze procedure dient in ieder geval aangepast te worden op een bedrijfsvoeringsorganisatie. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) De wijzigings- en opheffingsprocedure te wijzigen conform de Wgr, zodat de raden in gelegenheid worden gesteld om zienswijze te geven. De huidige systematiek met 2/3 meerderheid kan worden behouden, of b) De wijzigings- en opheffingsprocedure te wijzigen naar… Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om wijziging van de GR alleen bij unanimiteit te laten besluiten, anders dan de huidige systematiek van 2/3e meerderheid. Dit past bij de overige besluitvorming in het bestuur. Er wordt dus gekozen voor optie b). De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om wijzigingen enkel bij unanimiteit besluit van de colleges te laten plaatsvinden. 3) Geschilbeslechting In de huidige GR is, los van bij uittreding, geen bepaling over geschilbeslechting opgenomen.

Geadviseerd wordt om dit wel te doen. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen uit: a) Geen bepaling over geschilbeslechting op in de regeling op te nemen, of b) Formele geschilbeslechting (bij GS) op te nemen in de GR, of c) Informele geschilbeslechting opnemen in GR i) Minnelijke oplossing zoeken ii) Geschillencommissie iii) Combinatie van i) en ii) Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om te kiezen voor het inbouwen van een informele geschilbeslechting in de GR. Deze wordt gebruikt als verplichte voorloper op een eventueel formeel geschil volgens de bepalingen die daarover in de Wgr zijn opgenomen. Er wordt dus gekozen voor optie c) onder i. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om een informele geschilbeslechting in de gemeenschappelijke regeling op te nemen door tezamen te zoeken naar een minnelijke oplossing. Ditgeen als voorloper van formele geschilbeslechting bij gedeputeerde staten, in lijn met de Wet gemeenschappelijke regelingen. 4) Inwerkingtreding

proofadviseurs.nl

Pagina 17 van 19

Het laatste artikel in de GR gaat over de inwerkingtreding. Deze procedure is door het wijzigen van de Wgr veranderd. Aan het bestuur wordt voorgesteld om te kiezen voor: a) Te streven naar een inwerkingtreding per 1 januari 2026 en om de gemeente Stichtse Vecht de opdracht te geven te publiceren in het gemeenteblad, zoals ook uit de Wgr voortvloeit. Voorgestelde keuze: Voorgesteld wordt om te streven naar inwerkingtreding per 1 januari 2026. Dat betekent dat alle voorbereidende besluiten en procedurestappen daartoe tijdig moeten worden genomen. Normaal gesproken is dit meer dan voldoende tijd om de benodigde stappen te zetten. De door het bestuur gemaakte keuze op 10 april 2025: Het bestuur heeft conform het ambtelijk advies besloten aan de colleges voor te stellen om te streven naar de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht per 1 januari 2026.

3 Vervolg proces uitgelijnd Tijdens de kennismakings- en keuzesessie bespraken wij alle bovenstaande keuzes die gemaakt moeten worden voor de te wijzigen GR RHC Vecht en Venen. De werkgroep stelt de in de memo opgenomen keuzes voor. Deze ingevulde beslispuntenmemo leggen wij voor aan de werkgroep ter controle. Nadat eventuele voorgestelde aanpassingen zijn verwerkt, leggen wij de beslispuntenmemo voor aan de betrokken bestuurders om de betreffende beslispuntenmemo vast te stellen. Zodra de beslispuntenmemo is vastgesteld door het bestuur, is dit de basis op grond waarvan een gewijzigde gemeenschappelijke regeling RHC Vecht en Venen opgesteld kan worden. Met andere woorden, we maken een juridische vertaalslag van de gemaakte keuzes naar een ontwerp-gemeenschappelijke regeling RHC Vecht en Venen. Nadat de ontwerpregeling is opgesteld, leggen we deze aan de ambtelijke werkgroep voor en bespreken deze. Nadat eventuele aanpassingen zijn verricht, wordt bestuurlijk de inhoud van de ontwerpregeling alvast afgestemd door de ontwerpregeling aan de bij RHC Vecht en Venen betrokken bestuurders voor te leggen. Zodra de bestuurders hun akkoord hebben gegeven op de inhoud van de ontwerpregeling, bieden wij deze via de regievoerders aan bij de colleges van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De colleges vragen zienswijze aan de raden van hun gemeente.

Eventuele zienswijzen worden verzameld en daarop wordt gereageerd. Eventueel leiden deze zienswijzen tot aanpassing van de ontwerpregeling RHC Vecht en Venen, die wij in de ontwerpregeling verwerken. Het definitieve ontwerp van de GR Vecht en Venen leggen wij deze nogmaals aan de werkgroep voor. Na akkoord van de werkgroep wordt eveneens de inhoud van de definitieve ontwerpregeling inhoudelijk afgestemd met het bestuur van RHC Vecht en Venen. Nadat het bestuur van RHC Vecht en Venen inhoudelijk akkoord is met de definitieve ontwerpregeling bieden wij deze, via de regievoerders, wederom aan de colleges aan. De formele besluitvorming over het wijzigen van de GR Vecht en Venen vangt aan doordat de colleges ieder voor zich een voorgenomen besluit tot wijziging van de GR RHC Vecht en Venen neemt, conform de bijgesloten ontwerp-regeling. De colleges vragen ieder voor zich toestemming aan de raad om tot wijziging van de GR over te gaan. Nadat de raden daartoe toestemming hebben gegeven, kan elk college voor zich besluiten de GR Vecht en Venen te wijzigen. Nadat alle colleges definitief hebben besloten tot wijziging van de GR RHC Vecht en Venen, is de regeling gewijzigd.

proofadviseurs.nl

Pagina 18 van 19

Na bekendmaking van de gewijzigde GR RHC Vecht en Venen, treedt deze gewijzigde regeling in werking. Onderstaand is een afbeelding opgenomen met daarin de mijlpalen voor het bestuurlijke besluitvormingstraject tot wijziging van de GR RHC Vecht en Venen.

Oktober 2024

proofadviseurs.nl

november/december 2025

Pagina 19 van 19